Dokumen Perusahaan

Pengaturannya :
1. KUHD : Pasal 7 -12
2. UU No 8 Tahun 1997tentang
Dokumen Perusahaan
 Istilah dan Pengertian
 Istilah
- KUHD : pembukuan
tidak menjelaskan mengenai pengertiannya.

- UU No 8 Tahun 1997 : dokumen perusahaan.

- Pengertian : Pasal 1 Butir 2 :
- Data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain
maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang
dapat dilihat, dibaca dan didengar.
 Bentuk-bentuk dokumen perusahaan
 Pasal 2 UUDP : ada 2 bentuknya :
1. dokumen keuangan
2. Dokumen lainnya.

Ad 1. Dokumen keuangan terdiri dari :

a. Catatan yaitu terdiri dari :
- neraca tahunan : menggambarkan posisi kekayaan, utang dan modal
pada akhir tahun buku.
- perhitungan laba rugi tahunan
- rekening ( buku besar/perkiraan): catatan yang dibuat perusahaan
untuk menampung transaksi yang sejenis digunakan sebagai dasar
penyusunan laporan keuangan.
- jurnal transaksi harian : menggambarkan transaksi dapat berupa buku
harian/catatan harian/tulisan lainnya.
- setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban dan
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
b. Bukti pembukuan, terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai
dasar yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan modal.
- Warkat : dokumen tertulis yang bentuk dan pengunaannya
ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi.
Contoh : cek, bilyet giro, wesel, dll.

c. Data pendukung administrasi keuangan terdiri dari :

- data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.
Contoh : rekening antar kantor, rekening harian/mingguan
- Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan.
Contoh :. surat perintah kerja, kontrak/perjanjian
 Ad. 2. dokumen lainnya
 Terdiri dari : data atau setiap tulisan yang
berisi keterangan yang mempunyai nilai
guna bagi perusahaan meskipun tidak
berkaitan langsung dengan dokumen
keuangan.

 Setiap perusahaan wajib membuat

dokumen perusahaan.
 Jangka Waktu Penyimpanan
 Dalam KUHD :
- Setiap catatan mengenai keadaan kekayaan dan
semua hal yang menyangkut keadaan
perusahaan disimpan selama 30 tahun.
- Penentuan jangka waktu 30 tahun ini berkaitan
dengan daluarsa yang dianut dalam Pasal 1967
KUHPerdata. Di mana setelah 30 tahun semua
tuntutan hukum menjadi gugur.

- Surat-surat, telegram-telegram yang diterima

serta turunannnya disimpan selama 10 tahun.
 menurut UU Dokumen Perusahaan :
- Dokumen keuangan disimpan selama 10 tahun terhitung
sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

- Data pendukung administrasi keuangan disimpan sesuai

dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

- Dokumen lainnya jangka waktu penyimpanannya

ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.
 Kekuatan Pembuktiannya
 Pembuatan dokumen perusahaan tidak bersifat memaksa karena
tidak ada sanksi.

 Kegunaan dari dokumen perusahaan salah satunya sebagai alat

bukti.
 Kekuatan buktinya tidak bersifat mengikat hakim, artinya
memberikan kepada hakim kebebasan menurut keyakinannya
untuk menguntungkan si pembuat.

 Setiap orang tidak dapat memaksa seseorang untuk membuka

pembukuannya, kecuali :
1. Jika mengenai tuntutan waris;
2. Tuntutan seorang sekutu dalam persekutuan;
3. Terjadinya kepailitan.
Pengalihan Dokumen Perusahaan
 pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan :
- Mikrofilm : film yang memuat rekaman bahan tertulis,
tercetak dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
- Media lainnya : penyimpanan informasi yang bukan
kertas dan mempunyai tingkat pengaman yang dapat
menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau
ditransformasikan.
Contoh : CD ROM, WORM

- Setiap pengalihan dokumen perusahaan naskah aslinya

harus tetap disimpan dan naskah asli ini mempunyai
kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung
kepentingan hukum tertentu.
 Legalisasi

 Setiap pengalihan dokumen dari kertas ke bentuk lainnya wajid dengan

legalisasi.

 Legalisasi : tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan

atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lainnya yang
menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang
terkandung di dalamnya sesuai dengan aslinya

 Legalisasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk

di lingkungan perusahaan dengan dibuatkan berita acaranya.

 Isi berita acara tersebut sekurang-kurangnya memuat :

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
2. Keterangan bahwa pengalihan dilakukan dalam bentuk apa dan dinyatakan
sesuai dengan aslinya;
3. Tanda tangan dan nama pejabat yang bersangkutan.
 Pemusnahan Dokumen Perusahaan
 Pemusnahan dokumen perusahaan dilaksanakan berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan.

 Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan dapat

segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan
perusahaan.

 Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat berita acara, yang

sekurang-kurangnya memuat:
1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan datahun dilakukannya
pemusnahan;
2. Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
3. Tanda tangan dan nama pejabat yang melaksanakan
pemusnahan.
