ADMINISTRASI PROYEK

KULIAH ADM PROYEK

JURUSAN TEKNIK SIPIL
POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA
2017
DR.M Ridwan, ST, M Eng
ADMINSTRASI PROYEK
 merupakan suatu sistem instruksi laporan-
evaluasi - koreksi secara terus menerus dari
suatu proyek
 Sistem administrasi memungkinkan manajer
untuk selalu mengikuti jalannya pekerjaan
yang dilakukan oleh satuan bawahan
(monitor), dan atau dengan pekerjaan lain.

mridwan2000/CE/PM/2017 2
ADMINSTRASI PROYEK
 Digunakan sebagai feed back data dari eselon
bawahan ke eselon atasannya.
 Memudahkan pengelolaan informasi yang ada
di proyek, harus direncanakan sistem dasar
seperti siapa yang membutuhkan, siapa yang
merancang formnya dan apa yang
diperlukan/ dibuthkan untuk diketahui.

mridwan2000/CE/PM/2017 3
PENGELOMPOKAN DATA-FILE
 Tentang tenaga kerja :
 Pegawai baru
 Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja
 Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja
 Surat-surat peringatan kepada pekerja
 Surat-surat pemutusan hubungan kerja
 Daftar alokasi tenaga kerja
 Laporan kecelakaan
 Surat-surat permohonan cuti pegawai
 Tentang Instalasi lapangan :
 Surat permohonan untuk instalasi
 Surat permohonan untuk transport
 Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri
 Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa
 Catatan pemindahan peralatan
 Kerusakan dan cacat dari peralatan

mridwan2000/CE/PM/2017 4
Pengelompokan.....
lanjutan1
 Tentang material :
 Pengendalian material
 Kemajuan material
 Penaksiran material di lapangan
 Pemindahan material
 Pengembalian material ke supplier
 Tentang aspek kontrak :
 Ketetapan dari instruksi lapangan
 Catatan kerja extra sub kontraktor
 Lembar kerja harian
 Produksi :
 Laporan produksi mingguan
 Catatan harian lapangan
 Senggang waktu produksi kritis/ berbahaya
mridwan2000/CE/PM/2017 5
Komponen sistem kontrol yang perlu
diperhatikan
 Mudah dimengerti oleh yang mempergunakan
 Harus ada hubungannya dengan organisasi proyek
 Harus memperhitungkan penyimpangan yang akan terjadi
 Harus efektif dan fleksible
 Harus ekonomis
 Dapat membedakan sifat tindakan korektif
 Dikembangkan dari partisipasi pimpinan eselon organisasi
SIKLUS KEGIATAN ADMINISTRASI

PERENCANAAN
RUTIN & KOREKSI
EVALUASI INSTRUKSI

LAPORAN

mridwan2000/CE/PM/2017 6
PENGENDALIAN BIAYA
(COST CONTROL)
 Salah satu tujuan manajemen adalah mencapai sasaran pekerjaan /usaha masih
dalam batas anggaran yang direncanakan.
 Memelihara kemajuan pekerjaan/ progres sesuai dengan jadwal pada
hakekatnya bertujuan untuk mengendalikan biaya.
 Efisiensi kerja yang stabil sangat besar pengaruhnya terhadap anggaran yang
disediakan dan mutu yang direncanakan.
 Agar pengendalian biaya dapat dilaksanakan, maka diperlukan administra si
proyek.

 Administrasi proyek yang bertujuan pengendalian biaya antara lain meliputi :

 Proyek audit
 Laporan periodik dari biaya nyata dengan biaya yang direncanakan
 Mengikuti perkembangan pelaksanaan dari tindakan koreksi
 Memperlancar penyaluran anggaran yang diperlukan
 Membuat program kerja keseluruhan proyek untuk efisiensi dan
penghematan
 Pertanggung jawaban bagian administrasi untuk tujuan pengendalian
biaya adalah laporan keuangan

mridwan2000/CE/PM/2017 7
SISTEM PENGENDALIAN
(SYSTEM CONTROL)

 Ada dua sistem pengendalian dalam administrasi yang tidak dapat dipisah kan,
yaitu :
 Pengendalian anggaran (Budgetary control)
 Pengendalian pelaksanaan program
 Pada umumnya pengendalian diartikan sebagai pengawasan saja, tetapi
seharusnya meliputi kegiatan yang lebih dari itu yang berkaitan dengan
manajemen. Sehingga ada istilah “administrasi” untuk manajer yang tidak
melakukan tugas kepemimpinan langsung atas terselenggaranya usaha untuk
mencapai sasaran kegiatan.
 Untuk menghasilkan sistem pengendalian yang baik, perlu ditetapkan terlebih
dahulu hal-hal sebagai berikut :
 standard
 panjangnya periode laporan
 evaluasi laporan-laporan

mridwan2000/CE/PM/2017 8
Standard
 Standar adalah kriteria yang dipergunakan untuk menilai hasil-hasil yang
dicapai pada masa lalu atau masa sekarang seperti prosedur, kebijaksanaan
unjuk kerja, dan lain-lain.
 Proses penentuan standar dapat dilihat pada siklus sebagai berikut:
TETAPKAN
STANDART
PERHATIKAN
KOREKSI PELAKSANAAN

BANDINGKAN
NYATA & RENC.
 Adapun parameter standar adalah : biaya, mutu, dan waktu
 Standar ditetapkan untuk : harga satuan produksi, anggaran, pengembalian
modal investasi, standar fisik, rata-rata kemajuan kerja, dll.

mridwan2000/CE/PM/2017 9
 Panjangnya Periode Pelaporan
 Laporan pelaksanaan oleh unit kerja adalah sarana untuk usaha pengendali an pelaksanaan
yang sedang dijalankan.
 Panjangnya periode laporan sangat tergantung dari : kesempatan yang tersedia untuk
pemeriksaan dan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.
Jarang Manajer
Puncak Ringkasan

Manajer
Posisi struktural Pengendali

Pelaksana Detail
Sering
 Dari bagan di atas maka bentuk laporan dapat berupa laporan harian, laporan mingguan,
laporan bulanan , atau laporan triwulan, semester, dan tahunan.

mridwan2000/CE/PM/2017 10
Evaluasi laporan
 Tujuannya untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi,
terutama yang merugikan pelaksanaan.
 Ada dua sarana untuk mengukur penilaian laporan, yaitu anggaran dan
program kerja yang harus sesuai dengan siklus administrasi.
 Laporan kemajuan pekerjaan berisikan tentan kemajuan fisik pelaksanaan dan
pemakaian anggaran biaya, dan laporan ini dibuat dari unit yang ter bawah
sampai unit yang teratas (laporan harian, mingguan, dan bulanan).
 Laporan yang dibuat manajer lapangan (site manager) kepada pimpinan proyek
(Project Manager) harus sudah memuat data-data yang diperlukan untuk usaha
manajerial yang dikatagorikan kedalam pegendalian program kerja dan
anggaran.
 Pegendalian program kerja dan anggaran adalah cara mengendalikan proyek
agar sesuai dengan perencanaan yang dibantu dengan alat pengendali proyek
seperti bar chart, kurva S, CPM, dll.
 Dengan menganalisa program kerja maka pihak manajemen dapat me -ngetahui
kondisi proyek yang sebenarnya dan tindakan korektif apa yang dapat
dilakukan.

mridwan2000/CE/PM/2017 11
 Sistem dan Prosedur
Operasional
Laporan Harian
SISTEM DAN PROSEDUR OPERASIONAL
PROYEK :
LOKASI :
INSTANSI PEMBERI PENG. TEKNIK KONSULTAN KONSULTAN KONTRAKTOR PIHAK
NO. PROSEDUR TUGAS ADM. KEUA PERENCANA PENGAWAS INFORMASI
PELAKSANA LAIN

1 PELAPORAN
1.1 LAPORAN HARIAN (LH)
1.2 LAPORAN MINGGUAN (LM)
LH/ LM LH/ LM

SETUJU
LH/ LM

LH/ LM
LH/LM 1
2

LH/LM LH/LM 4
3

mridwan2000/CE/PM/2017 12
SISTEM DAN PROSEDUR OPERASIONAL
PROYEK :
LOKASI :
LH/LM
INSTANSI PEMBERI PENG. TEKNIK KONSULTAN KONSULTAN KONTRAKTOR PIHAK
LPM
NO. PROSEDUR TUGAS ADM. KEUA PERENCANA PENGAWAS PELAKSANA LAIN

1.5 LAPORAN BULANAN (LB)

LAPORAN HARIAN (LH)
LKP
LAPORAN MINGGUAN (LM)
LAPORAN PRODUKTIVITAAS
MINGGUAN (LPM)
LAPORAN KEMAJUAN
PEKERJAAN (LKP) EVALUASI

LB LH/ LM
1

LB 2

LB 3
4

mridwan2000/CE/PM/2017 13
 Contoh Form Laporan Harian
Halama : dari
Form :
DEVISI : PELAKSANA Tanggal :
Perihal : LAPORAN HARIAN Mulai jam :
Seksi : ............................. Selesai jam :
Kontraktor : ......................... Jam kerja ef:
Nomer :
No. Pay Item Jenis Kegiatan /Material Sat Volume Lokasi

NO. JENIS PERALATAN JUMLAH NO. TENAGA KERJA JUMLAH

LAPORAN CUACA :

Catatan (kalau perlu pakai kertas ekstra)

Kontraktor : .................................................. Chief inspektor : ................................... Devisi Pelaksana : .........................

mridwan2000/CE/PM/2017 14
Kontrol Mutu
 Dilakukan oleh pihak pemberi tugas/kontraktor
sendiri
 Untuk menjaga kualitas pekerjaan agar sesuai
dengan spesifikasi
 Menghindari pekerjaan dan pengeluaran uang yang
mubazir.

mridwan2000/CE/PM/2017 15
Inspeksi
 Untuk membuktikan kebenaran dari laporan yang telah disampaikan
oleh unit yang di bawah (pelaksana/ site manajer)
 Untuk mencegah terjadinya kesalahan pelaksanaan yang disebabkan
karena tidak dimengertinya instruksi manajer atau sebab-sebab lain.
 Merupakan wewenang dari pimpinan proyek, biasanya dalam inspeksi
selalu didampingi oleh project engineer dan kepala bagian operasi
 Inspeksi tidak dapat disamakan dengan kunjungan pimpinan proyek ke
satuan-satuan bawahannya (staff visit), dimana staff visit adalah
kunjung an yang bersifat menjenguk untuk mengetahui dari dekat
keadaan unit-unit yang ada di bawahnya.

mridwan2000/CE/PM/2017 16
Pengadaan Material
 Material merupakan salah satu bagian terbesar dari proyek pembangunan yang
dapat mencapai sepertiga dari total biaya proyek, sehingga pada tempatnya bila
masalah pengadaan material mendapat perhatian dari penyelenggaraan proyek.
 Kegiatan yang ada dalam pengadaan material meliputi:
 pembelian
 pemeriksaan
 ekspedisi
 pengepakan /pembungkusan
 pengakutan
 penerimaan
 dan penyimpanan material di lokasi
 Sehingga lingkup kegiatan pengadaan material adalah sebagai berikut:
 Mendapatkan material yang bernilai paling baik dalam arti harga yang
rendah, memenuhi persyaratan teknis dan mutu
 Menyerahkan material dilokasi dalam jadwal dan kondisi yang sesuai
dengan ketentuan, kemudian mengurus kelebihan yang mungkin ada.

mridwan2000/CE/PM/2017 17
lanjutan ........ 1
 Dalam hubungannya dengan proyek, macam material dan jasa dapat
dikelompokan menjadi :
 Material yang dirancang oleh rekanan atau kontraktor utama dan di buat
dipabrik seperti beton precast, dll
 Material curah seperti semen, pasir, kerikil, dll
 Jasa yang diberikan oleh sub kontraktor.
 Proses pengadaan material meliputi langkah-langkah sbb:
 Menyiapkan surat permintaan keperluan material (Material Requirement
/RM) yang didalamnya terdapat penjelasan tentang kualitas, kuantitas dan
jadwal yang dikehendaki.
 Mencari rekanan atau pabrik yang mempu menyediakan material yang
dimaksud
 Mengadakan lelang
 Melakukan pemeriksaan
 Melakukan pemantauan dan pengawasan agar penyerahan material dan
trasportasinya sesuai jadwal
 Mengurus kelebihan material

mridwan2000/CE/PM/2017 18
 A purchasing procedure
ESTIMATE Pre-construction & Construction Period
Estimator
PRETENDER
Accounts Enquiry Selection Supply Settlement
Copy order Check with
dept.
delivery note
& order
Authorise
payment

Construction Prepare Check with

Copy order delivery
Contracts Programe for delivery
note order
dept & site delivery & note ord.

Buying dept. Enquiry Material Enquiry Comparason

Schedule of quatation
Order Progress
& Control

Suppliers Quatation Comparason

Ackn. Advice
of quatation Delivery Invoice PAID
Order note

mridwan2000/CE/PM/2017 19
Refference
 Asnudin, A, Unsur-unsur Proyek Konstruksi, Univesitas Tadulako

mridwan2000/CE/PM/2017 20