Written Communication

Tipe (A)

• Letters
– Printed
– Electronic mail
• Memos
• Faxes
• Forms
• Instructions
• Notice
• SMS
 Tipe (B)
• Promoting materials:
– Brochures
– Leaflet
– Booklet
• Company profile
• Manuals
 Tipe (C)
• Portfolio
• Report
• Annual report
• Writing for media:
– News
– Advertorial
– Press release
Mengembangkan Komunikasi
tertulis yang baik
• Tentukan tujuan anda:
– Untuk mendapatkan silang infromasi atau
pengetahuan
– Untuk membujuk seseorang untuk melakukan
sesuatu
– Untuk mengekspresikan simpati atau dukungan
– Untuk mempengaruhi orang untuk menolak ide
orang lain
– Untuk hiburan atau membuat orang tertawa
– Untuk membuat sesorang menjadi percaya diri
terhadap dirinya
– Lain-lain….??
Mengembangkan Komunikasi tertulis

• Mulailah dari pertanyaan:

“Apa yang
akan coba saya
lakukan?”
 Mengembangkan Komunikasi
tertulis
• Mengembangkan Rencana atau struktur
– Prinsip yang paling utama: “Tahu apa yang akan
dikatakan sebelum mengatakannya lewat
tulisan”
– Orang-orang yang Cepat dalam menulis biasanya
dapat mengembangkan kebiasaanya dalam
mengimajinasikan sesuatu dalam beberapa versi
jenis tulisan yang mereka inginkan sebelum mereka
menuliskannya dalam kata-kata
– Kalimat singkat adalah satu dari kunci keberhasilan
dalam menulis
 Mengembangkan Komunikasi
tertulis
• Drafting dan Efisiennya
Lebih banyak pengalaman
menulis maka akan,
semakin sedikit anda perlu
membuat draft
 Etika dlm komunikasi
tertulis
• Tujuan dari komunikasi harus dapat
dikomunikasikan sehingga dapat saling dipahami
• Jujur dan akurat
• Setiap orang dalam suatu organisasi berhak
mengetahui informasi mengenai masalah yang
mempengaruhi terhadap kerja mereka.
• Setiap orang dalam organisasi harus dapat
bersikap sopan dalam mengkomunikasikan sesuatu
baik kepada temannya, atasan, maupun orang yang
lebih muda
 Bahasa yang digunakan
dalam berbisnis
• Kejelasan
• Kesempurnaan
• Keringkasan
• Konkrit
• Kepastian
• Kesopanan
 Menulis Laporan
• Tujuan Penulisan Laporan:
– Untuk memberikan informasi secara jelas baik
spesifik dan umum
– Untuk mengusulkan suatu pendekatan baru atau
ide baru
– Untuk melaporkan hasil temuan
– Untuk merekomendasikan tindakan yang harus
dilakukan selanjutnya
• Jenis Laporan:
– Informasi
– Analisis
– Gabungan antara keduanya
 Menulis Laporan
• Mendefinisikan istilah dengan tepat
• Menentukan pembacanya:
– Siapa orangnya, kelompok atau departement,
diluar dan didalam suatu organisasi?
– Apa tingkat pendidikan mereka dan apakah
cukup familiar dengan bahasan yang tulis?
– Siapa yang bertugas dalam pembuatan laporan
dan mengapa?
– Akan dipergunakan untuk apa laporan ini bagi si
pembaca?
 Menulis Laporan
• Tentukan waktu dan dana yang akan dikeluarkan
dalam pembuatan laporan
– Waktu yang perlu disediakan untuk melakukan
penelitian dan pencarian data
– Waktu yang perlu disediakan untuk penulisan
laporan
– Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan draft
dan untuk melakukan revisi
– Waktu yang digunakan utnuk
mengetik,mengcopy dan lain hal yang terkait
dalam hal menghasilkan laporan akhir yang siap
untuk dipublikasikan
• Tentukan issue utama
– Siapa, apa, kapan, dimana,mengapa,
bagaimana ( W5 H Questions)
 Langkah dalam penulisan
Laporan

• Kerangka untuk rencana awal

• Tahapan dari penelitian
• Menafsirkan data
• Membuat rekomendasi
 Terima Kasih

• Practice
and

practice