PERENCANAAN

marwansyah@polban.ac.id
Failing to plan is planning to fail
Anonymous (proverb)
Perencanaan (planning)
 proses penetapan tujuan dan cara-cara
atau tindakan yang tepat untuk
mencapai tujuan.
 A process that involves defining the
organization’s goals, establishing an
overall strategy for achieving those
goals, and developing a comprehensive
set of plans to integrate and coordinate
organizational work.
[Robbins & Coulter,  2012]
Manfaat Perencanaan
[Robbins & Coulter,  2012]

 Planning provides directions for managers

and nonmanagers alike.
 Planning reduces uncertainty by forcing
managers to look ahead, anticipate
change, consider the impact of change,
and develop appropriate responses.
 Planning minimizes waste and
redundancy.
 Planning establishing the goals or
standards that are used in controlling.
TUJUAN (Goals)
 Suatu sasaran atau hasil
akhir yang ingin dicapai oleh
suatu organisasi di masa
depan.
 Goals (objectives) are desired
outcomes or targets.
[Robbins & Coulter,  2012]
Rencana (plans)
 Documents that outline how goals are
going to be met including resource
allocations, schedules, and other
necessary actions to accomplish the goals.
[Robbins & Coulter,  2012]
Arti Penting Tujuan (1)

 Goals provide a sense of

direction.
 agar individu dan organisasi
tidak berjalan tanpa arah
 Goals focus our efforts.
 prioritas dan komitmen tentang
cara penggunaan sumber daya
yang terbatas
 Goals...
Arti Penting Tujuan (2)

 Goals guide our plans and

decisions.
 acuan bagi rencana & keputusan
 Goals helps us evaluate our
progress.
 sbg standar/tolok ukur dalam
pengawasan/pengendalian.
Cara Menetapkan Tujuan

1. Specify the goal to be reached or

tasks to be done
Apa yang ingin Anda capai?
 Apakah Anda ingin meningkatkan
penjualan?
 Mengurangi biaya?
 Meningkatkan kualitas?
 Memperbaiki pelayanan kepada
konsumen?
Cara Menetapkan Tujuan (lanjutan)

2. Specify how the performance will be

measured
Parameter utk mengukur hasil (kinerja):
(a) unit fisik [misal: jumlah produksi, pangsa pasar,
jumlah kesalahan, jumlah barang yg ditolak
dalam pengendalian mutu];
(b) waktu [waktu untuk melayani pelanggan,
penyelesaian suatu proyek, jam masuk, ketepatan
waktu];
(c) uang [laba, penjualan, biaya, anggaran, utang,
pendapatan].
Cara Menetapkan Tujuan (lanjutan)

3. Specify the standard or target to be

reached
Berdasarkan jenis ukuran yg dipilih dalam
langkah 2, tetapkan derajat kinerja yg akan
dicakup dalam tujuan.
Contoh:
 menghasilkan 40 unit per jam, atau
 mengurangi kesalahan sebesar 2%, atau
 menyelesaikan proyek pada 15 Desember, atau
 menjawab telepon pada deringan ketiga, atau
 meningkatkan penjualan sebesar 10%.
Cara Menetapkan Tujuan (lanjutan)

4. Specify the time span involved

Agar diperoleh dampak positif terhadap
kinerja, tujuan perlu memuat jangka waktu
tertentu.
Contoh:
 Dalam bidang produksi, tujuan dapat ditetapkan
berdasarkan produksi per jam atau per hari.
 Dalam bidang jasa, jangka waktunya bisa berupa
waktu pemberian layanan.
Cara Menetapkan Tujuan (lanjutan)

5. Prioritize the goals

Jika ada beberapa tujuan, maka perlu
ditentukan prioritas, sehingga upaya dan
tindakan dapat diarahkan secara proporsional
berdasarkan tingkat kepentingan setiap
tujuan itu.
Cara Menetapkan Tujuan (lanjutan)

6. Determine coordination requirements

Sebelum penetapan tujuan diakhiri, penting
untuk mengkaji apakah pencapaian tujuan ini
bergantung pada kerja sama dan kontribusi
orang lain  Jika YA, diperlukan koordinasi
dengan orang lain  koordinasi horisontal
dan koordinasi vertikal.

 Lihat juga Robbins & Coulter, 2012, h. 210-211

Characteristics of Well-Written Goals
[Robbins & Coulter,  2012]

 Written in terms of outcomes rather than

actions
 Measurable and quantifiable
 Clear as to a time frame
 Challenging yet attainable
 Written down
 Communicated to all necessary
organizational members
4 Pendekatan Dalam Perencanaan

 The top-down approach.

 The bottom-up approach.
 A mixture of the top-down
and bottom-up approach.
 The team approach.
 PROSES PERENCANAAN

Misi Tujuan Rencana

Pencapaian
Tujuan
(efisiensi
dan
efektivitas
organisasi)

Sumber: Bartol & Martin, Management,  1991.

 Langkah-langkah yang perlu dilakukan
dalam merumuskan rencana secara umum

1. Mendefinisikan persoalan yang direncanakan

secara jelas sesuai tujuan yg telah ditetapkan.
2. Mengumpulkan informasi yang berkaitan
dengan kegiatan-kegiatan yang mungkin akan
terjadi dalam rangka pencapaian tujuan
tersebut.
3. Melakukan analisis atas informasi yang telah
dikumpulkan dan mengklasifikasikannya
berdasarkan kepentingannya.
4. Menetapkan batasan-batasan perencanaan.
5. Menetapkan...
Sumber: Siregar & Samadhi [Ed]., Manajemen,  1997
 Langkah-langkah yang perlu dilakukan
dalam merumuskan rencana secara umum

5. Menetapkan alternatif-alternatif rencana.

6. Memilih rencana yang akan digunakan
dari sejumlah alternatif yang ada.
7. Menyiapkan langkah-langkah
pelaksanaan yang lebih rinci dan
menjadwalkan pelaksanaannya.
8. Melakukan pemeriksaan ulang (review)
atas rencana yang diusulkan sebelum
rencana dilaksanakan.

Sumber: Siregar & Samadhi [Ed]., Manajemen,  1997

HIRARKI TUJUAN DAN RENCANA
ORGANISASI (1)
 Tujuan strategis: sasaran/hasil akhir yang
bersifat umum/luas yang ditetapkan oleh
manajemen puncak.
 Tujuan taktis: sasaran/hasil akhir yang
biasanya ditetapkan oleh manajemen madya
untuk departemen/unit tertentu.
 Tujuan operasional: sasaran/hasil akhir yang
ditetapkan oleh manajemen di tingkat bawah
yang menggambarkan hasil spesifik dan
terukur dari pelaksana di tingkat bawah.
HIRARKI TUJUAN DAN RENCANA
ORGANISASI (2)
 Rencana (Plan): cara-cara yang
dirumuskan untuk mencapai tujuan
 Rencana Strategis (Strategic Plans):
rencana untuk mencapai tujuan
organisasi yang bersifat umum
 Rencana Operasional (Operational Plans):
rencana yang berisi rincian untuk
menjalankan atau mengimplementasikan
rencana-rencana strategis dalam bentuk
aktivitas sehari-hari
HIRARKI TUJUAN DAN RENCANA
ORGANISASI (3)
 Misi: tujuan organisasi yang bersifat
umum/luas atau alasan-alasan
fundamental yang mendasari eksistensi
suatu organisasi.
 Mission Statement: deklarasi yang
bersifat umum/luas tentang tujuan dasar
dan unik dari suatu organisasi, serta
menggambarkan ruang lingkup
kegiatan/operasi yang membedakan satu
organisasi dari organisasi lainnya yang
sejenis.
HIRARKI RENCANA

PERNYATAAN Pendiri, Dewan Direksi, atau

MISI Para Manajer Puncak

RENCANA Manajer Puncak dan

STRATEGIS Manajer Madya

RENCANA Manajer Madya dan

OPERASIONAL Manajer Lini-Pertama
 PERENCANAAN DALAM
HIRARKI ORGANISASI

Perencanaan
Strategis MANAJER
PUNCAK

MANAJER
MADYA

Perencanaan MANAJER TK.

PERTAMA
Operasional

[Robbins & Coulter,  2012]

Perbedaan Rencana Strategis &
Rencana Operasional (1)

 Jangka waktu
 Rencana strategis biasanya mempunyai
jangkauan waktu bertahun-tahun,
bahkan bisa menjangkau satu dekade.
 Untuk rencana operasional, perioda
waktu yang lazim digunakan adalah
satu tahun atau kurang.
Perbedaan Rencana Strategis &
Rencana Operasional (2)

 Cakupan
 Rencana strategis mencakup rentang
kegiatan organisasi yang luas
(misalnya, aspek pemasaran,
keuangan, dan sumber daya manusia)
 Rencana operasional memiliki
cakupan yang sempit dan lebih
terbatas (misalnya, rencana
pemasaran saja).
Perbedaan Rencana Strategis &
Rencana Operasional (3)
 Kerincian
 Tujuan-tujuan strategis seringkali
dinyatakan dlm terminologi yg tampak
simplistik/sederhana dan umum. Tetapi,
"keluasan" ini diperlukan utk mengarahkan
orang-orang dlm organisasi utk berpikir dlm
kerangka operasi organisasi scr
keseluruhan.
 Rencana operasional--sebagai turunan dari
rencana strategis--dinyatakan dalam bentuk
yang lebih rinci.
Jenjang Strategi
 Corporate-level strategy: dirumuskan oleh
manajemen puncak utk mewujudkan
kepentingan dan operasi/kegiatan perusahaan
secara keseluruhan.
 Business-unit strategy: dibuat untuk mencapai
tujuan-tujuan sebuah bidang usaha tertentu
(disebut juga line-of-business strategy).
 Functional-level strategy: dirumuskan oleh
bidang fungsional yang spesifik dalam upaya
untuk menjalankan strategi unit usaha tertentu.
STRATEGI DAN MANAJEMEN STRATEGIS

 Strategi  program umum untuk

mendefinisikan dan mewujudkan tujuan-
tujuan organisasi; atau tanggapan
organisasi terhadap lingkungannya.
 Manajemen Strategis  proses
manajemen yang mencakup upaya-upaya
organisasi untuk menyusun perencanaan
strategis dan kemudian mewujudkan
rencana-rencana itu.
 THE HIERARCHY OF ORGANIZATIONAL PLANS
GOALS

STRATEGIC PLANS
Operational Plans
for nonrecurring activities for recurring activities
SINGLE-USE PLANS STANDING PLANS

PROGRAMS POLICIES
BUDGETS
PROJECTS STANDARD
PROCEDURES & METHODS

RULES
Sumber: Stoner, et al., Management.  1995
 TYPES OF PLANS

Breadth Time Frame Specificity Frequency of Use

STRATEGIC LONG TERM DIRECTIONAL SINGLE USE

OPERATIONAL SHORT TERM SPECIFIC STANDING

[Robbins & Coulter,  2005]

Menjalankan Strategi

 Rencana operasional
 Rencana yang memuat rincian yang
diperlukan untuk menerjemahkan
strategi ke dalam operasi atau
kegiatan sehari-hari
 terdiri atas
“single-use plan” dan
“standing plan”
Rencana Operasional
 Single-use plan
 “course of action” yang rinci, yang
digunakan hanya satu kali atau sewaktu-
waktu untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terjadi berulang-ulang
 Bentuk-bentuknya …
 Program
 Proyek, dan
 Anggaran
Single-use plan
 Program: mencakup sejumlah aktivitas
organisasi yang relatif besar dan menyatakan
secara spesifik langkah-langkah pokok, urutan
dan waktunya, dan unit yang bertanggung
jawab atas setiap langkah tsb.
 Proyek: porsi atau bagian yang lebih kecil dan
terpisah dari program.
 Anggaran: pernyataan formal yang berbentuk
kuantitatif dari sumber daya yang dialokasikan
bagi program atau proyek tertentu untuk
periode tertentu.
Rencana Operasional
 Standing plan
 rangkaian keputusan yang telah menjadi
ketetapan, yang digunakan oleh para
manajer untuk menangani aktivitas-
aktivitas organisasi yang bersifat reguler
atau berulang
 Bentuk-bentuknya …
 Kebijakan
 Prosedur, dan
 Peraturan
Standing plan
 Kebijakan: berisi pedoman-pedoman
umum untuk membuat keputusan.
 Peraturan: menjelaskan secara rinci
tindakan-tindakan spesifik yang harus
diambil dalam situasi tertentu.
 Prosedur: memuat pedoman rinci untuk
menangani tindakan-tindakan
organisasi yang terjadi secara reguler.
Hambatan Potensial Terhadap
Perencanaan
 Lingkungan yang berubah secara cepat,
sehingga pembuatan rencana menjadi lebih
sulit karena rencana seringkali harus diubah
atau direvisi.
 Pandangan di kalangan sebagian manajer
bahwa perencanaan tidak diperlukan.
 Tekanan pekerjaan sehari-hari terhadap para
manajer, yang dapat mengalihkan perhatian
mereka dari perencanaan, meskipun mereka
percaya bahwa perencanaan itu bermanfaat.
Hambatan Potensial Terhadap
Perencanaan
 Kurangnya pengetahuan dan
keterampilan para manajer lini tentang
pembuatan rencana.
 Kadang-kadang, perencanaan efektif
dapat terhambat jika para staf ahli
perencanaan (staff specialists) diberi
peluang untuk mendominasi proses
perencanaan, yang dapat menyebabkan
rendahnya keterlibatan para manajer
yang akan mengimplementasikan
rencana.
Langkah-Langkah Untuk Mengurangi
Hambatan Terhadap Perencanaan

 Mendorong munculnya dukungan

yang kuat dari manajemen puncak
terhadap proses perencanaan 
manajer puncak secara pribadi
terlibat dalam proses perencanaan
dan memberi perhatian pada
implementasi rencana.
 Mengupayakan …
Langkah-Langkah Untuk Mengurangi
Hambatan Terhadap Perencanaan

 Mengupayakan secara sungguh-sungguh

agar staf perencanaan (corporate
planners), tetap menjalankan peran sbg
fasilitator/pembantu, dan tidak
melakukan perencanaan secara langsung.
 Sering meninjau ulang (reviewing)
rencana, terutama bila lingkungan
cenderung berubah secara cepat, atau
membuat “contingency planning”.
LANGKAH-LANGKAH “BENCHMARKING”

[Robbins & Coulter,  2005]