Bab 2

Pengantar
Pemrosesan TPS
Transaksi
 Tujuan Pembelajaran Bab 2
• Memahami tujuan umum dari siklus transaksi
• Mengenali jenis-jenis transaksi yang diproses
oleh ketiga siklus transaksi
• Mengetahui catatan akuntansi dasar dalam
TPS
• Memahami hubungan antara catatan
akuntansi tradisional dengan ekuivalen
magnetisnya dalam sistem berbasis
komputer
• Memahami dasar dari teknik dokumentasi
• Memahami perbedaan antara pemrosesan
batch dan pemrosesan real time serta
 Transaksi Keuangan
• Kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aset
dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam
akun-akunnya, dan diukur dalam satuan
mata uang.
• Jenis transaksi yang sama dikelompokkan
dalam tiga siklus transaksi:
– Siklus pengeluaran (the expenditure
cycle),
– Siklus Konversi (the conversion cycle), dan
– Siklus Pendapatan (the revenue cycle).
Hubungan antara Siklus-siklus Transaksi
 Setiap Siklus Mempunyai 2 Subsistem
• Expenditure Cycle: perbedaan waktu antara saat akuisisi
persediaan dengan saat pembayaran kas kepada supplier:
– Komponen fisik (akuisisi persediaan)
– Komponen keuangan (pengeluaran kas ke
supplier/pemasok)
– Terdiri dari sistem pembelian/utang, sistem pengeluaran kas,
sistem penggajian, dan sistem aset tetap
• Conversion Cycle :
– Sistem Produksi (planning, scheduling, and control produk
fisik dalam proses produksi)
– Sistem Akuntansi Biaya (memantau arus informasi biaya
yang berkaitan dengan produksi)
• Revenue Cycle: perbedaan waktu antara pemrosesan penjualan
kredit dan penerimaan kas dari konsumen:
– Komponen fisik (pemrosesan pesanan penjualan/sales
order)
– Komponen keuangan (penerimaan kas)
 Pencatatan Akuntansi dengan
Sistem Manual
• Source Documents – digunakan untuk
menangkap dan memformalisasi data
transaksi yang diperlukan untuk memproses
siklus transaksi
• Product Documents – hasil dari
pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang
memicu mekanisme proses
• Dokumen perputaran (Turnaround
Documents) – dokumen produk dari satu
sistem yang menjadi dokumen sumber dari
sistem lainnya
 Pencatatan Akuntansi dgn Sistem Manual
• Journals – catatan ayat-ayat secara kronologis
– special journals – mencatat kelas transaksi
khusus yang muncul dalam volume besar
– general journal – mencatat transaksi yang jarang
terjadi atau yang tidak sama
• Ledger (Buku Besar) – buku akun keuangan
yang mencerminkan pengaruh keuangan dari
transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal
– general ledger – merangkum aktivitas dari setiap
akun organisasi
– subsidiary ledger - shows activity by detail for
each account type
Arus Informasi dari Kegiatan
Ekonomi ke Buku Besar
 Jejak Audit (Audit Trail)

Source General Financial

Journal
Document Ledger Statements

Financial General Source

Statements Journal Document
Ledger

Akuntan harus bisa menelusuri transaksi dari dokumen ke

laporan keuangan atau sebaliknya.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 metode yang sering dipakai.
 Sistem Berbasis Komputer
• Jejak audit dalam sistem berbasis
komputer kurang bisa diamati daripada
sistem manual tradisional, tetapi tetap
ada.
• Data entry dan program komputer
adalah jejak fisik (physical trail).
• Data disimpan dalam file magnetis.
 File Komputer
• Master File – umumnya berisi data akun (cth:
general ledger dan buku besar pembantu)
• Transaction File – file sementara yang menyimpan
catatan transaksi yang akan digunakan untuk
mengubah atau memperbaharui data dalam file
master (cth: penerimaan persediaan dan
penerimaan kas)
• Reference File – menyimpan data yang digunakan
sebagai standar untuk memproses transaksi (cth:
tabel pajak dan daftar harga)
• Archive File (File Arsip) – catatan transaksi masa
lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa
depan (cth: buku besar periode sebelumnya)
 Teknik Dokumentasi
• Dokumentasi dalam lingkungan berbasis
komputer sangat penting.
• Teknik dokumentasi:
– Entity Relationship Diagram
– Data Flow Diagrams (Diagram Arus Data)
– Document Flowcharts (Bagan Alir Dokumen)
– System Flowcharts (Bagan Alir Sistem)
– Program Flowcharts (Bagan Alir
Program)
 Data Flow Diagrams (DFD)
• Menggunakan simbol-simbol untuk
menyajikan entitas, proses, arus data,
dan penyimpanan data yang berkaitan
dengan suatu sistem.
• Digunakan analis sistem untuk mewakili
elemen logis dari sistem.
• Teknik ini tidak mewakili the physical
system
Data Flow Diagram Symbols
Nama Nama Penyimpanan
Entitas Data

N
Deskripsi
Proses Arah arus data
 Bagan Alir Dokumen
(Document Flowcharts)
• Digunakan untuk menggambarkan
elemen-elemen dari sistem manual,
termasuk catatan akuntansi (dokumen,
jurnal, buku besar dan file), departemen
organisasional yang terlibat dalam proses,
dan aktivitas (fisik dan administratif) yang
dilakukan dalam departemen tersebut.
• Lebih detil daripada DFD
Simbol-simbol Document Flowcharts
Terminal yang menunjukkan Total batch yang
sumber atau tujuan dokumen dihitung
dan laporan

Dokumen sumber atau

laporan
Konektor intrahalaman

Operasi manual
Konektor antarhalaman

File untuk menyimpan Deskripsi proses

dokumen sumber dan atau komentar
laporan

Catatan akuntansi (jurnal,

Garis alir dokumen
register, log, buku besar)
Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department

Sales A
Customer
Order #1 Sales
Order2
Customer Sales
Checks
Order Credit Order 4
Credit
Records Sales
Picks Stock
Prepare Records Order3
Goods
Sales
Orders Signed Sales
Order #1
Customer Sales Picks
Order Order2 Goods
Sales
Order #1
Sales
Sales
Order #1
OrderSales
#1 Sales
Order #1 Order 4
Sales
Signed Sales Order3
N Order #1
Sales
Order2 N
Distribute
SO and
File A
Customer
Sales Customer
Order
Signed Sales
Order #1 Order 4
Sales Finished Document Flowchart
Order3
Sales Showing Areas of Activity
N
Order2
 System Flowcharts
• Digunakan untuk menggambarkan
hubungan elemen-elemen kunci--input
sources, programs, and output products
—dari sistem komputer
• Ipe media yang digunakan (paper,
magnetic tape, magnetic disks, and
terminals)
• Dalam praktek, tidak banyak perbedaan
antara document flowcharts dengan
system flowcharts
Simbol-Simbol System Flowcharts
alat input/
Hard copy output terminal
(Dokumen sumber dan output)

Proses komputer
Aliran proses

Koneksi
Akses langsung ke real-time
penyimpanan (paket (online)
disket)
Perangkat
tampilan
video
Pita magnetis
(alat penyimpanan
berurutan)
Sales Department Computer Operations Department Warehouse Shipping Department

Customer Sales A
Edit and Credit file Order1
Credit Check
Customer Sales
Order Order 3
Picks Stock Sales
Sales Records Order2
Goods
Orders

Terminal
AR File
Update Sales Picks
Program Order1 Goods
Customer Inventory Sales
Order Order2
Sales
Order3

N A
N
Sales Sales
Order 3 Order1
Sales
Order2
Sales
Order1
Customer

Finished System Flowchart Showing All Facts

Translated into Visual Symbols
Program Flowcharts

Menyajikan logika program

Simbol-Simbol Program Flowchart

Operasi mulai dan

Proses logis
akhir terminal

Operasi
Input/output
Keputusan
Aliran proses
logis
 Sistem Modern vs Sistem Warisan
(Legacy System)
• Sistem modern:
– client-server (network) based
– Pemrosesan transaksi real time
– Menggunakan tabel database relasional
– Integrasi proses dan data sharing tinggi
– Sebagian besar berupa mainframe based dan menggunakan
pemrosesan batch

• Legacy systems :
– Aplikasi mainframe-based
– Cenderung berorientasi batch
– legacy systems awal menggunakan file datar untuk
penyimpanan data
– Perkembangan selanjutnya legacy systems menggunakan
database hirarkis dan database jaringan
– Sistem penyimpanan data di atas mengguankan single-user
environment yang tidak mendukung integrasi informasi
 Sistem Akuntansi Berbasis
Komputer
• Terdiri dari:
– batch systems
– real-time systems
 Pemrosesan Batch
• Sistem batch menyusun transaksi ke
dalam kelompok-kelompok untuk
pemrosesan.
• Dalam pendekatan ini, selalu terdapat
jeda waktu antara terjadinya suatu
peristiwa ekonomi dan waktu yang
direfleksikan dalam akun perusahaan
• Panjangnya jeda waktu tergantung pada
frekuensi pemrosesan batch.
Batch Processing/Sequential File
Unedited
Sales Keying Transactions
Orders

catches clerical errors

Errors Edit
Run
correct errors and
resubmit
Edited
Transactions

rearranges the transaction data by

Sort key field so that it is in the same
Run sequence as the master file

Transactions

Old Master
(father)
AR

Update changes the values in the master file to

Run reflect the transactions that have occurred

AR

Transactions (eventually transferred to an archive file)

New Master
(son)
Keuntungan Batch Processing
• Organisasi dapat meningkatkan efisiensi
dengan mengelompokkan sejumlah
besar transaksi sejenis dalam batch
daripada memprosesnya setiap kali
terjadi kejadian ekonomi.
• Batch processing menyediakan
pengendalian dari pemrosesan transaksi
melalui fitur pengendaliannya.
 Real-Time System
• Memproses transaksi secara individual pada
saat peristiwa ekonomi muncul.
• Tidak terdapat jeda waktu antara munculnya
peristiwa ekonomi dengan pencatatannya
• Contoh: pemesanan tiket pesawat terbang.
• Umumnya memerlukan sumber daya yang
lebih besar karena menggunakan file akses
langsung yang memerlukan peralatan
penyimpanan yang lebih mahal.
• Memiliki waktu pengembangan sistem yang
lebih lama