ADMINISTRASI UMUM C1

SMK Kelas 10

PERTEMUAN Agt 1
BAB 2 Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada
Kegiatan Administrasi

3.2 Menganalisis Jabatan, tugas dan Uraian

Pekerjaan pada Kegiatan Administrasi
4.2 Membuat uraian tugas setiap tingkatan Jabatan
pada kegiatan Administrasi
A. Pengertian Jabatan
KBBI  jabatan diartikan sebagai pekerjaann(tugas) dalam pemerintahan atau
organisasi; fungsi; dinas; jawatan;
Sesuai dengan pengertiannya, jabatan merupakan bagian yang tidak dapat
disimpulkan dalam suatu organisasi.
Jabatan (occupation) adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi serta
memiliki kualifikasi berdasarkan standar yang ada di perusahaan itu sendiri, dengan
fungsi yang spesifik.

B. Jenis-jenis Jabatan
a. Kepala kantor
b. Manajerial
c. Staff atau pembantu ahli
d. Kepala personalia
e. Kepala administrasi
f. Jabatan fungsional
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan
sejumlah orang dari dalam ataupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja
dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan
sumber daya manusia
C. Analisis Jabatan (Job Analysis)
Analisis jabatan (job Analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa
saja yang harus dilakukan, bagaimana cara mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan
tersebut harus dilaksanakan.

Langkah-langkah dalam melakukan analisis jabatan:

1. Melakukan kajian organisasi secara keseluruhan dan disesuaikan dengan tiap
jabatan yang ada dalam suatu organisasi
2. Menentukan langkah menganalisis infromasi dalam organisasi, misalnya
bagaimana jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari analisis
jabatan
3. Memilih penggunaan teknik-teknik analisis jabatan. Teknik teknik tersebut
digunakan untuk mengumpulkan data tentang karakteristik jabatan, perilaku yang
diisyaratkan, dan karakteristik yang perlu dimiliki pegawai dalam melaksanakan
pekerjaannya
4. Menyiapkan spesialisasi jabatan
 Hasil Analisis jabatan akan memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal
berikut:
1. Deskripsi pekerjaan (Job Descriptioni)
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification)
3. Desain pekerjaan (job desaign)
Manfaat Analisis Jabatan adalah:
1. Perekrutan dan seleksi pegawai
2. Kompensasi gaji pegawai
3. Evaluasi jabatan
4. Penilaian prestasi kerja pegawai
5. Latihan (training)
6. Promosi dan penempatan pegawai
7. Organisasi
8. Penyederhanaan pekerjaan

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam analisis jabatan antara lain:
1. Kuesioner (daftar pertanyaan)
2. Pengamatan /observasi
3. Wawancara /interview
4. Menulis laporan pekerjaan secara singkat
D. Jabatan Aministrasi dan Uraian Tugasnya
1. Office administrative (administrasi kantor)
2. Junior Administrative assistant (sekretaris Junior)
3. Administrative Assistant (sekretaris)
4. Executive administrative assistant (sekretaris eksekutif)
5. Office manager (manager kantor)

Tugas manajer kantor :

a. Mendukung kegiatan administrasi manajemen perusahaan
b. Menjamin kelancaran manajemen perusahaan sesuai dengan visi dan misi
organisasi
c. Melaksanakan kegiatan eksternal untuk memastikan manajemen organisasi
sesuai dengan harapan pelanggan
A. Office administrative (administrasi kantor)
1. Pembuatan naskah sederhana, lembar kerja, dan bahan presentasi melalui
pemakaian software yang sesuai
2. Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada pihak yang dituju
3. Menggunakan peralatan kantor, seperti mesin feximile dan mesin potokopi
4. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju
5. Menerima dan mengatur tamu
6. Melakukan pengarsipan dan memasukan data ke dalam lingkup dan konteks yang
terbatas d bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya
B. Junior administrative assistant (sekretaris Junior)
Uraian Tugas sekretaris adalah:
1. Membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software
yang sesuai
2. Menggunakan internet untuk mencari data
3. Menerima dan mengatur tamu
4. Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada pihak yang dituju
5. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju
6. Melakukan pengarsipan dan memasukan data
7. Menggunakan peralatan kantor seperti, mesin feksimile mesin fotokopi, LCD, OHP,
printer, scanner
8. Membantu pekerjaan yang dilimpahkan, baik oleh administrative assistant maupun
executive assistant,
9. Melakukan fungsi resepsionis