Pemusnahan dokumen rekam

medis

Marta Simanjuntak, SST.MIK., M.K.M

 Pemusnahan dokumen rekam medis
 Pemusnahan adalah suatu kegiatan
menghancurkan secara fisik dokumen rekam
medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak
memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan
tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.
Penghancuran tersebut harus dilakukan secara
total yaitu dengan cara membakar habis,
mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak
dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.
  Tujuan dari pemusnahan
 Mengurangi beban penyimpanan dokumen
rekam medis.
 Mengabadikan formulir-formulir rekam medis
yang memiliki nilai guna.
 Syarat dari pemusnahan
 Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dilaporkan kepada direktur rumah sakit.
 Direktur rumah sakit membuat surat keputusan
tentang pemusnahan rekam medis dan menunjuk Tim
Pemusnah Rekam Medis.
 Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan
pemusnahan dan membuat Berita Acara Pemusnahan
yang disahkan Direktur Rumah Sakit.
 Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit
dengan tembusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik.
Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis
 Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai
ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan
beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait
berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.
 Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in
aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor
rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan,
diagnosis terakhir.
 Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan
cara antara lain:
 Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
 Dicacah, dibuat bubur.
 Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim

pemusnah.
Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis
 Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada
saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh
Ketua tim Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan
diketahui oleh Direktur rumah sakit.
 Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah
rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya
menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak
dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan
Isi Dari Daftar Pertelaan Sebagai Berikut:
  (DepKes, RI. 2006)
Penilaian Nilai Guna Dokumen Rekam
Medis
   Penilaian nilai guna rekam medis adalah
suatu kegiatan penilaian atau pemisahan
terhadap formulir-formulir rekam medis yang
mempunyai nilai guna atau perlu diabadikan
dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata cara
penilaian formulir rekam medis adalah
dokumen rekam medis yang dinilai yaitu
dokumen rekam medis yang telah 2 tahun in
aktif.
 Indikator yang Digunakan Untuk Menilai
Dokmumen Rekam Medis In Aktif
 Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan
dan penelitian.
 Mempunyai nilai guna:
1) Nilai guna primer yaitu:
a.Administrasi
b.Hukum
c.Keuangan
d.Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
2) Nilai guna sekunder yaitu:
e.Pembuktian
f.Sejarah
 Prosedur penilaian nilai guna berkas rekam
medis, antara lain:
 Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Resume penyakit
c. Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)
d. Identifikasi bayi lahir
e. Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)
f. Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu
pada formulir ringkasan masuk keluar)
g. Dokumen rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan
meliputi:
1) Kartu Indeks.
2) Buku Register.
3) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur
rumah sakit
(Shofari, B. 2002)
 Peraturan PerMenKes No
269/MenKes/Per/III/2008.
 Berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat b tentang
pemusnahan dokumen rekam medis bahwa:
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun. Sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik (PerMenKes, RI. 2008).
 Pengabadian dokumen rekam medis 
 dengan cara merekam dokumen yang
diabadikan kedalam microfilm.

 Microfilm adalah: suatu proses fotografi

dimana dokumen atau arsip direkam pada film
dalam ukuran yang terkecil untuk
memudahkan penyimpanan, transportasi, dan
penggunaannya.
 (Amsyah, Z. 2003)

Keuntungan dari penggunaan microfilm :

 Penghematan ruang penyimpanan
 Perlindungan terhadap dokumen atau arsip
 Memudahkan pengiriman dan dengan biaya rendah
 Penemuan dokumen atau arsip lebih efisien

 Kerugian penggunaan microfilm :
 Membutuhkan biaya yang tinggi
 Kesulitan mata untuk melihat dalam waktu lama
 Kesulitan dalam memperbarui (updating)

dokumen atau arsip

 Cara Pelaporan Berita Acara
Pemusnahan
 Berita acara pemusnahan adalah rangkaian
acara pemusnahan yang dibuat untuk dilaprkan
sebagai bukti pertanggungjawaban kepada
pemilik Rumah Sakit dan Dirjen Yanmed.
Berita acara pemusnahan dibuat pada saat
pemusnahan berlangsung yang ditandatangani
oleh Ketua tim pemusnah, Sekretaris tim
pemusnah dan diketahui Direktur rumah sakit.
 Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis Dibuat
Rangkap Tiga yaitu:
 Lembar berita acara pemusnahan rekam medis
yang asli disimpan oleh Rumah sakit sebagai
arsip.
 Lembar berita acara pemusnahan kedua
dikirim kepada pemilik Rumah sakit
 Lembar ketiga dikirim vertikal kepada Dirjen
Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI.
 Persyaratan pemusnahan bila dilakukan oleh pihak
ketiga yaitu:

1. Membuat berita acara penyerahan dokumen rekam medis yang

akan dimusnahkan kepada pihak ketiga dengan isi:
 Pihak yang menyerahkan dokumen.
 Penerima dokumen.
 Jumlah dokumen yang diserahkan.
2. Membuat daftar pertelaan
3. Membuat berita acara pemusnahan oleh pihak ketiga dan saksi
dari tim pemusnah rumah sakit pada saat pemusnahan
berlangsung.
4. Melaksanakan pemusnahan dokumen dengan cara:
 Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
 Dicacah atau dibuat bubur, didaur ulang
 Bila pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga harus
disaksikan oleh tim pemusnah pihak rumah sakit
dengan membuat Berita Acara Pemusnahan tersendiri
dengan bukti sebagai berikut:
 Lembar berita acara pemusnahan yang pertama
disimpan oleh pihak Rumah sakit sebagai arsip rumah
sakit.
 Lembar berita acara pemusnahan yang kedua disimpan
oleh pihak ketiga pihak pelaksana pemusnahan.
 Lembar berita acara yang ketiga dikirim ke Direktorat
Jenderal Pelayanan Medik atau Dinas Kesehatan Kota
setempat sesuai dengan status kepemilikan rumah sakit

(Shofari, B. 2002)
TERIMAKASIH