APLIKASI MANAJEMEN PERKANTORAN

(DMH1A3)

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA – UNIVERSITAS

TELKOM
SEMESTER GASAL TAHUN AKADEMIK 2016-2017

OTOMATISASI PERKANTORAN

Hanya digunakan di lingkungan Program Studi D3 Manajemen Informatika – Fakultas Ilmu Terapan – Universitas Telkom
Capaian Pembelajaran

 Mahasiswa memahami konsep otomatisasi perkantoran

 Mahasiswa memahami konsep data dan Informasi
 Mahasiswa memahami konsep Sistem Basis Data
 Mahasiswa mampu mendemokan penggunaan Ms Access untuk menyimpan data
Outline

 Mengelola otomatisasi Perkantoran

 Data dan Informasi
 Konsep Sistem Basis Data
 Sejarah Otomatisasi Perkantoran

 Pada masa revolusi industry tahun 1873, E. Remington dan Sons (New York) menciptakan mesin tulis dan
mengakibatkan perubahan ekonomi dan sosial dimana ribuan wanita belajar mengetik dan stenografi yang
berimbas kepada menjamurnya profesi sekretaris yang melayani bos
 Terjadi permasalahan pada penciptaan, penggandaan, dan penyebaran informasi
 Pada awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi
mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
 Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang
biasa dilakukan oleh manusia.
 Sejarah otomatisasi Perkantoran

 Masalah yang melatarbelakangi lahirnya otomatisasi perkantoran:

 Pengeluaran tinggi untuk biaya kompensasi/penggajian (sekretaris) serta pengeluaran untuk biaya
pembelian kertas
 Pekerjaan perkantoran hamper seluruhnya (75%) komunikasi internal, dalam bentuk surat/dokumen
 Proses memproduksi dan menyebarkan informasi bergantung pada jasa pos (memakan banyak waktu dan
tidak efisien)

 
 Definisi otomatisasi Perkantoran

 Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi
yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen- dokumen dan
komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor
merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk
meningkatkan perusahaan.
 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “otomatisasi” berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga
mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan
manusia
 Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan
komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Konsep Dasar otomatisasi Perkantoran

 Otomatisasi kantor sebagai sarana untuk memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
 Dalam Proses pelaksanaan otomatisasi kantor selalu terorganisir yang mengarah terhadap otomatisasi.
 otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang
terrencana dan terpadu.
 otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
 otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

 
Tahapan Penerapan Otomatis Kantor

 Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan
produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing
 Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya
aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
 Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource
Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
 Model Otomatisasi Kantor

 Sistem Komunikasi Elektonik

 Sistem komunikasi elektronik (electronic communication system) merupakan sistem teknologi informasi yang
digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam
system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.
 Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan
di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain
 Sistem Kolaborasi Elektronik
 Sitem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya menukarkan komunikasi atau pesan, tetapi juga
bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
 Contoh aplikasi yang tergolong dalam sistem kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
 Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan
kantornya
 Model Otomatisasi Kantor

 Sistem Publikasi Dan Pengolahan Image Elektronik

 Sistem publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan
pembuatan dokumen tercetak.
 Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan image elektronik adalah desktop publishing, elektonic
document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
 Elektonic document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data image
(image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
 Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.
 Multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam
beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.
 Model Otomatisasi Kantor

 Sistem Pengolahan Kantor 

 Sistem pengolahan kantor (office management systems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-
orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka.
 Yang termasuk dalam sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
 Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam
janjian.
 Electronic scheduling membantu pemakai sistem ini untuk mengatur jadwal kerja mereka.
 Model Otomatisasi Kantor

 Sistem Elektronik Formal

 Sistem Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan
untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
 System Elektronik Informal 
 System Elektronik Informal tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan Sistem Pendukung Pengambilan
Keputusan / Decision Support System (DSS)
 Tujuan otomatisasi Perkantoran
 Tujuan utama adalah untuk meminimalisir kesalahan dan pengoptimalan hasil dari kegiatan yang dilakukan oleh suatu kelompok
kerja atau perusahaan
 Secara umum tujuan otomatisasi kantor adalah:
 Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
 Mempermudah proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
 Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
 Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
 Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
 Salah satu contoh Otomatisasi Kantor yakni sebuah komputer dalam keberadaannya dapat menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban
pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel
 Pemecahan masalah kolompok atau tim
 Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan
semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya

 
Manfaat Otomatisasi Perkantoran

 Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat dan efisien;

 Mengurangi kebutuhan tenaga kerja;
 Tidak membutuhkan banyak tempat untuk menyimpan dokumen dalam bentuk data;
 Dapat dikelola oleh beberapa orang untuk memperbarui data sesuai dengan kebutuhan;
Kebutuhan Data dan Informasi

 Dalam era globalisasi, sebuah kantor modern tidak akan berjalan tanpa data dan
informasi
 Setiap kegiatan dan pengambilan keputusan di kantor (Perencanaan, Pengorganisasian,
Pengerahan Sumber Daya Manusia, Pengawasan) membutuhkan data dan informasi
 Pengertian Data

 Data berasal dari kata “Datum” yang berarti materi / kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa.
 Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu
pengolahan.
 Data menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata. Data dapat  berwujud suatu
keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita
gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
 Menurut The Liang Gie, data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu
pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan.
 Dari sudut pandang bisnis, data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu(resources) dan
kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization’s description of things (resources)and events
(transactions) that it faces).
Jenis – Jenis Data

 Data Menurut Cara Memperolehnya

 Data Primer adalah data yang secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh
peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21
untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.
 Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti
mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau
metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang
menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.
Jenis – Jenis Data

 Data Berdasarkan Sumber Data

 Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi
secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
 Data Eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar
organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat
preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Jenis – Jenis Data

 Berdasarkan Sifat Data

 Data Diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contohnya : berat badan ibu-ibu
pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.
 Data Kontinyu yaitu data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai
yang satu ke nilai yang lainnya. Contoh : penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan
sebagainya. Dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.
Jenis – Jenis Data

 Data Menurut Waktu Pengumpulannya

 Data Cross Section yaitu data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contohnya laporan
keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dsb.
 Data Time Series / Berkala yaitu data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke
waktu atau periode secara historis. Contoh data time series adalah data perkembangan nilai
tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah
Nurdin M. Top dan Doktor Azahari dari bulan ke bulan, dll.
Jenis – Jenis Data

 Berdasarkan Jenis Datanya

 Data Kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah
jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain.
 Data Kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna.
Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para
ahli terhadap psikopat dan lain-lain.
Data di Perkantoran

 Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan, pengeluaran (belanja), hutang serta piutang
perusahaan dll.
 Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan alat tulis (ATK) dll.
 Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam kerja lembur.
 Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data kantor cabang, dll.
 Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian mesin serta suku cadang dll.
 Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan data jumlah produksi.
 Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data sisa barang.
 Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data barang terjual.
 Pengertian Informasi

 Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang
memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Informasi juga bisa disebut
sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
 Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and
Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata,
berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
 Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi
merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
 Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu
kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
 Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and
Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan bisnis.
Siklus Informasi
Karakteristik Informasi

 Ketidakpastian: informasi sering mengurangi ketidakpastian mengenai berbagai peristiwa di dunia

nyata
 Pengetahuan: informasi memberikan dampak pada kedaan pengetahuan yang kita miliki megenai
sesuatu (memberikan pembenaran bagi suatu keyakinan)
 Ambiguitas: informasi selalu mengandung ambiguitas, sehingga perlu penafsiran dalam suatu konteks
untuk menemukan sebuah makna yang pasti
 Interdeminasi (tidak pasti): seseorang yang merekam atau mengirim informasi tidak mempunyai
jaminan mutlak mengenai siapa yang akan menerima informasi tersebut dan bagaimana mereka
menafsirkan informasi tersebut.
 Ridanden: informasi yang tidak penting ikut terbawa
 Sistem yang saling bergantung: pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara
Nilai Informasi

 Informasi yang memiliki nilai lebih memiliki ciri-ciri khusus, dan ditentukan berdasarkan pada:
 Semakin sulit mendapatkannya, semakin tinggi harga informasi tersebut
 Cakupan yang luas dan lengkap (informasi menjadi lebih akurat)
 Ketelitian (dalam pencatatan dan perhitungan)
 Kecocokan (antara keluaran informasi dan diperoleh tepat pada saatnya memiliki nilai yang tinggi)
 Kejelasan (bebas dari istilah yang membingungkan)
 Keluwesan (dapat disesuaikan dengan lebih dari satu keputusan)
 Dapat dibuktikan (sehingga diperoleh kesimpulan yang sama)
 Tidak ada prasangka (tidak ada keraguan dalam menerima informasi)
 Dapat diukur kebenarannya (bukan desas-desus, kabar angin, dugaan)
Nilai Informasi

 Nilai informasi bagi suatu organisasi makin dirasakan jika ia tidak dimiliki oleh pesaingnya
 Keberadaan sumber informasi yang dikelola secara baik dapat meningkatkan keefektifan kinerja
organisasi
 Peran penting informasi dalam kegiatan bisnis:
 Informasi menjadi bahan mentah dan pokok utama dalam proses bisnis
 Informasi mendukung kegiatan bisnis seperti pengendalian dan pengawasan dalam system akunting
Konsep Sistem Basis Data
 Analogi  Lemari Arsip

FILE
MAP Disk

Lemari arsip Basis data

NRP Nama Alamat Tgl Lahir

0400100252 Adi Jl. Akasia 12 Januari 1980

0400200144 Sandi Jl. Pulau Kawe 1 April 1981

0300100312 Heru Jl. Ahmad Yani 31 Juli 1980

0400100252 Adi Jl. Akasia 12 Januari 1980

Konsep Sistem Basis Data (Cont)

 Karakteristik Basis Data

 Kumpulan data yang saling berhubungan
 Diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah
 Tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu
 Tujuan Basis Data
 Kecepatan dan kemudahan (speed)
 Efisiensi ruang penyimpanan (space)
 Keakuratan (accuracy)
 Ketersediaan (availability)
 Kelengkapan (completeness)
 Keamanan (security)
 Kebersamaan pemakai (shareability)
Konsep Sistem Basis Data (Cont)

 Penerapan Sistem Basis Data

 Banking : transaksi perbankan
 Airlines : reservasi, penjadwalan
 Universities : registrasi, penilaian
 Sales : customers, produk, pembelian
 Manufacturing : produksi, persediaan, orders
 Human Resources : data karyawan, penggajian, pajak
 dll…
Hirarki Data

 Karakter : satuan data terkecil, terdiri dari abjad,

angka, tanda baca, simbol, atau kombinasinya. Ukuran
karakter di dalam komputer dinyatakan dalam satuan
Karakter Terkecil
byte.

Field
 Field (kolom data): kumpulan karakter yang memiliki
kar
Record  Record (baris data): Kumpulan field yang saling
terkait. Disebut juga tuple.
File / Table
 File/Table : kumpulan record yang membentuk tabel.
Database Terbesar Sering disebut relasi.
 Database : kumpulan table yang saling berhubungan,
dan diorganisasikan secara khusus.
Ilustrasi Hirarki Data dalam Basis Data

Field
Daftar Mahasiswa
NRP NAMA KELAS Table
1408010 Yani MI-03
Record 1408129 Doni MI-02
Database
2408065 Fajar MI-01
2408045 Asep MI-02

Daftar IP Mahasiswa
NRP TA SEM IP
1408010 20082009 7 3,35
1408010 20082009 8 3,75
Database Management System (DBMS)

 DBMS adalah perangkat lunak (software) yang digunakan untuk memanipulasi database
 Misal : Ms. Access, Oracle, SQL Server, PostgreSQL, MySQL, dll…
 DBMS <> Bahasa Pemrograman
 Bahasa pemrograman adalah software yang digunakan untuk membangun aplikasi
program/coding (menulis program)
 Misal : Visual Basic, C, Java, Pascal, dll…