APLIKASI MANAJEMEN PERKANTORAN

(DMH1A3)

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA – UNIVERSITAS

TELKOM
SEMESTER GASAL TAHUN AKADEMIK 2016-2017

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

Hanya digunakan di lingkungan Program Studi D3 Manajemen Informatika – Fakultas Ilmu Terapan – Universitas Telkom
Capaian Pembelajaran

 Mahasiswa memahami konsep daur hidup data kantor

 Mahasiswa mampu mendemokan penggunaan teknologi cloud storage sebagai media
penyimpanan
Outline

 Daur Hidup Data Kantor

 Mengelola Peralatan dan Perlengkapan Pengolahan Data
 Daur Hidup Data Kantor

 Setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian juga dengan data kantor juga melewati
siklus
 Siklus data kantor:
(5) (1)
1. Penciptaan (creation)
Pemusnahan Penciptaan
2. Penggunaan (utilization)
3. Penyimpanan (storage)
(4) (2)
4. Temu kembali (retrieval), dan Temu Kembali Penggunaan
5. Pemusnahan (retention/destruction)
(3)
Penggunaan
Siklus Data Kantor

1. Tahap Penciptaan (Creation)

 Dimulai dari mendesain atau merancang formulir, laporan dan sebagainya
 Dalam tahap ini perlu diperhatikan tata letak (layout) sekaligus petunjuk pengisian
formulir/laporan, sistem penyimpanan, serta pendistribusiannya
 Formulir perlu dievaluasi untuk menghindari tumpang tindih
 Tahap ini sangat penting karena penciptaan yang cermat akan sangat membantu pengumpulan
dan penyimpanan data yang dibutuhkan
2. Tahap Penggunaan (Utilization)
 Menakankan pada proses pemakaiannya, mulai dari pengisian formulir, analisis dan
pengumpulan data yang telah diisi, hingga penngiriman formulir kepada individu yang
membutuhkan
 Kemudahan dan kecepatan dalam menggunakan formulir sangat diperhitungkan
3. Tahap Penyimpanan (Storage)
 Penyimpanan yang tidak sesuai akan menghambat pekerjaan kantor
 Sistem penyimpanan yang baik dan sistematik akan membantu kemudahan pada tahap temu kembali
4. Tahap Temu Kembali (Retrieval)
 Tahap ini menekankan pada kecepatan dan ketepatan
 Sangat bergantung kepada system penyimpanan yang digunakan
 Program computer dapat digunakan untuk mempercepat proses pencarian (temu kembali)
5. Tahap Pemusnahan (Retention/Destruction)
 Jadwal retensi digunakan untuk menentukan masa aktif suatu data
 Jika jadwal retensi menunjukkan bahwa suatu arsip sudah tdak terpakai lagi, arsip tersebut dapat dimusnahkan, atau jika
masih diperlukan, dapat dialihbentukkan ke dalam tempat yang lebih praktis (disc atau sistem computer)
Pedoman Perawatan

 Arsip yang tidak dimusnahkan harus dirawat

 Pedoman perawatan:
 Perawatan permanen: untuk dokumentasi yang berhubungan dengan pendirian badan usaha atau organisasi,
akta yang digunakan sebagai bukti dalam hokum
 Perawatan dalam jangka panjang: dokumentasi yang sewaktu-waktu diperlukan di masa yang akan dating
meskipun sehari-hari tidak benar-benar diperlukan, seperti: kontrak kerja, kuitansi
 Perawatan jangka pendek: dokumentasi yang karena tujuannya hanya dapat melayani keperluan sementara
waktu, missal: surat undangan rapat
Filing

 Masalah yang sering dijumpai dalam manajemen data adalah masalah penyimpanan dokumen/arsip,
yang biasa disebut dengan filing
 Filing adalah proses penyimpanan surat-surat atau dokumen pada suatu wadah atau tempat yang
acceptable, menurut peraturan yang sudah ditetapkan, sehingga setiap surat atau dokumen dapat
ditemukan dengan cepat dan mudah
 Filing mencakup: penyimpanan, penempatan, dan temu kembali
 Sistem filing dibedakan dalam tiga kelompok:
1. Alfabetis
2. Numerik, dan
3. Alfanumerik
Filing – Sistem Alfabetis

 Adalah system penyimpanan berdasarkan abjad

 Ditujukan pada arsip yang bisa disusun berdasarkan
 Nama orang, perusahaan atau organisasi
 Topik atau subjek (misal: asuransi, pajak, pesanan, personel)
 Geografis
 Kentungan:
 Sistem alfabetis luwes
 Sederhana, sebab arsip atau dokumen dapat dicari langsung tanpa menggunakan alat bantu
 Pengawasan lebih mudah
 Kelemahan:
 Kesalahan penamaan akan mengganggu akurasi dan berkas bisa tertukar
 Terpisahnya dokume-dokumen yang isinya saling berkaitan
 Penerapannya agak sulit karena harus mematuhi aturan-aturan mengindeks
 Filing – Sistem Numerik

 Adalah system penyimpanan berdasarkan angka, urutan nomor, atau kronologis, seperti urutan tanggal, hari, minggu, bulan, atau tahun
 Digunakan untuk arsip seperti: cek bank, faktur, dokumen yang berhubungan korespondensi, surat memorandum, peringatan, korespondensi
tertentu, rekening, taguihan
 Angka disusun menurut nomor seri atau menurut kode
 Contoh 925614, dimana:
 92 = nomor map
 56 = kartu petunjuk
 14 = laci ke-14
 Keuntungan:
 Memungkinkan ekspansi angka untuk membuat kode-kode baru dalam jumlah tak terbatas
 Menjaga kerahasiaan hingga tingkat tertentu
 Dari urutan kronologis, dapat mengingatkan bahwa ada pekerjaan yang belum selesai
 Kelemahan:
 Kecenderungan salah membaca angka
 Harus menggunakan alat bantu indeks untuk temu kembali
Filing – Sistem Alfa Numerik

 Merupakan system penyimpanan hasil dari penggabungan antara angka dan huruf
 Contoh system ini adalah: nomor surat, nomor mobil, nomor kelas system Dewey Decimal
Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC)
 Keuntugan:
 Memungkinkan banyak kombinasi sehingga dapat menghasilkan banyak kode
 Kelemahan:
 Harus memiliki alat bantu indeks untuk temu kembali
Pertimbangan Pengelolaan Arsip

 Berbagai pertimbangan yang digunakan pada saat perencanaan pengelolaan arsip:

1. Periode penyimpanan
2. Perlindungan terhadap pencurian, kebakaran, kelembaban, banjir, debu, dll
3. Ketelambatan dalam pengolahan
4. Kemampuan petugas
5. Teknik mendeskripsikan data, termasuk system klasifikasi
 Perubahan bentuk arsip yang semula dalam bentuk kertas (tercetak) menjadi digital (elektronik) harus
diwaspadai seiring dengan semakin beragamnya informasi yang tersimpan di dalamnya
Sistem Filing yang Efektif

 Sederhana
 Sistem filing sebaiknya mudah diikuti dan dipraktikkan baik oleh staf ahli maupun bukan ahli
 Ketersediaan dan keamanan arsip
 Sistem filing sebaiknya memungkinkan arsip disimpan dan dikelola dalam waktu singkat, sehingga arsip selalu
ada jika sewaktu-waktu dibutuhkan
 Sistem filing harus memperhatikan aspek keamanan sehingga arsip dapat diketahui keberadaannya, diakses
(digunakan) oleh orang yang tepat, serta diketahui kapan arsip diakses
 Lengkap dan padat
 Sistem filing sebaiknya lengkap dan padat dalam penyimpanannya, sehingga dapat menghemat waktu, tenaga,
dan biaya
 Sistem rujukan silang atau indeks
 Jenis system temu kembali yang umumnya manual seperti kartu katalog, diperlukan untuk memudahkan
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan
 Dibantu dengan kartu panduan/guide card
 Sistem klasifikasi yang memadai
 Ketepatan system klasifikasi, khususnya pada subjek akan menentukan berapa banyak ruang yang dibutuhkan
untuk menyimpan arsip
 Jika subjek terlalu rinci, makan akan memerlukan banyak folder, tetapi jika subjek terlalu umum dapat
menyebabkan folder akan menjadi tebal karena terlalu banyak isinya
Peralatan Pengolahan Data

 Perlengkapan dalam pengolahan data secara langsung menentukan keberhasilan manajemen kearsipan
 Pertimbangan pada saat membeli peralatan dan perlengkapan adalah sebagai berikut:
 Bentuk dan jenis arsip yang akan disimpan, seperti: ukuran, jumlah, berat, dan nilai kegunaannya
 Frekuensi penggunaan arsip
 Jangka waktu penyimpanan file aktif dan inaktif
 Lokasi fasilitas penyimpanan (sentralisasi atau desentralisasi)
 Luas ruang penyimpanan dan kemungkinan perluasannya
 Tipe dan letak penyimpana arsip inaktif
 Bentuk organisasi
 Tingkat kemanan penyimpanan arsip
Peralatan Penyimpanan

 Jenis umum peralatan penyimpanan arsip:

 Penyimpanan tegak.
 Biasa disebut sebagai lemari arsip (filing cabinet)
 Bentuknya berupa lemari yang berdiri dari lantai hingga atap
 Penyimpanan menyamping
 Relatif sama dengan jenis pertama, arsip diletakkan lurus ke arah belakang lemari
 Penyimpanan elektronik
 Peralatan penyimpanan yang digerakkan dengan listrik dan dipasang secara permanen, misalnya seperti file-mobile
 Seiring perkambangan teknologi informasi dan berkembangnya arsip digital (elektronik), saat ini
banyak penyedia jasa (provider) yang menawarkan teknologi penyimpanan arsip dalam bentuk cloud