Manajemen Resiko Proyek

1
Pendahuluan
Biasanya manajemen proyek berkonsentrasi pada
masalah jadwal dan biaya.
Sejak 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya
kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke
dalam jadwal dan biaya.
Proses manajemen risiko dikembangkan dan
diimplemntasikan sehingga informasi mengenai
risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci.
Manajemen risiko meliputi:
Langkah memahami & mengidentifikasi masalah
potensi yang mungkin terjadi.
Mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi
keberhasilan proyek.
Memonitoring dan penanganan risiko
Risiko
Kombinasi dari probababilitas suatu kejadian dan
konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak
menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu
konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi
bisa merupakan hal yang positif maupun negatif.
Jenis-jenis risiko
Risiko operasional
Risiko yang berhubungan dengan sistem organisasi,
proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.
Risiko finansial
Risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku
bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuditas dan
pasar.
Hazard risk
Risiko yang berhubungan dengan kecelakaan fisik
seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta
perusahaan dan adanya ancaman perusahaan.
Strategic risk
Risiko yang berhubungan dengan strategi perudsahaan,
politik, ekonomi, peaturan dan perudangan. Risiko yang
berkaitan dengan reputasi organisasi kepemimpinan
dan termasuk perubahan keinginan pelanggan.
Manajemen risiko
Adalah proses menyeluruh yang dilengkapi dengan
alat, teknik, dan sains yang diperlukan untuk
mengenali, mengukur, dan mengelola risiko secara
lebih transparan.
Tujuan:
Mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik
akibat yang tidak terduga melalui menghindari risiko atau
mempersiapkan rencana kontingensi yang berkaitan dengan
risiko tersebut.
Definisi manajemen risiko
Risiko proyek (project risk)
Suatu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, jika terjadi
mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan
proyek. Suatu risiko mempunyai penyebab, dan jika
terjadi, membawa konsekuensi.
Secara umum
Sebagai proses, mengidentifikasi, mengukur dan
memastikan risiko dan mengembangkan strategi untuk
mengelola risiko tersebut.
Tiga kunci yang perlu diperhatikan dalam
manajemen risiko agar bisa efektif

Identifikasi, analisa dan penilaian risiko pada

awal proyek secara sistematis dan
mengembangkan rencana untuk menanganinya.
Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak
yang paling sesuai untuk mengelola risiko
Memastikan bahwa biaya penanganan risiko
cukup kecil dibanding dengan nilai proyeknya.
Toleransi terhadap risiko
Ada beberapa perilaku orang, individu atau tim
dalam menghadapi rikiso.
Setidaknya ada 3 tipe bagaimana individu atau
kelompok dalam menghadapi risiko, yaitu:
Penghindar risiko
Netral
Pencari risiko
Kepastian, risiko dan
ketidakpastian
Pengambilan keputusan secara umum bisa masuk
ke dalam tiga kategori, yaitu:
Dalam keadaan pasti
Di bawah risiko, ada probabilitas (kemungkinan)
Dalam keadaan tidak pasti
Contoh
 Misalkan suatu investasi untuk pembuatan produk dilakukan. Ada 3 strategi
pengembangan produk dan ada tiga kondisi pasar. Ketiga kondisi pasar
adalah kuat, sedang dan rendah.
 Pada tabel mengambarkan kungkinan profit yang akan didapatkan untuk
masing-masing strategi dan masing-masing kondisi pasar.

Strategi Besar Sedang Rendah

S1 50 40 -50
S2 50 50 60
S3 100 80 90
Strategi S3 adalah strategi terbaik yang harus dipilih karena dalam kondisi pasar apapun
selalu lebih baik dibanding strategi yang lain dilihat dari kemungknan profitnya.
Risiko
 Pengambilan keputusan dalam keadaan di bawah risiko, perlu
menghasilkan kemungkinan laba dari nilai ekspektasi total dari
setiap strategi.
 Tabel profit untuk masing-masing strategi dan status

Strategi Besar (peluang Sedang (peluang Rendah (peluang

0,25) 0,25) 0,5)
S1 50 40 90
S2 50 50 60
S3 100 80 -50

S1 adalah yang paling besar nilai ekspektasinya, jadi strategi S1 yang paling
menguntungkan.
Proses Manajemen Risiko
Proses yang dilalui dalam manajemen risiko adalah:
Perencanaan manajemen risiko
Identifikasi risiko
Analisis risiko kualitatif
Analisis risiko kuantatif
Perencanaan respon risiko
Pengendalian dan monitoring risiko
Perencanaan Manajemen Risiko
Perencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana
mendekati dan merencanakan aktifitas manajemen
risiko untuk proyek.
Dengan melihat lingkup proyek, rencana manajemen
proyek dan faktor lingkungan perusahaan, tim proyek
bisa mendiskusikan dan menganalisa aktifitas
manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu.
Yang diperlukan untuk perencanaan:
Project charter
dokumen yang dikeluarkan manajemen senior yang
secara formal menyatakan adanya suatu proyek.
Memberikan otoritas kepada manajer proyek untuk
menggunakan sumberdaya organisasi pada aktifitas
proyek.
Kebijakan manajemen risiko organisasi
Beberapa organisasi mungkin sudah mempunyai
pendekatan tertentu untuk analisis risiko dan respon
yang harus diterapkan untuk proyek tertentu.
Susunan peran dan tanggungjawab
Jika sudah ada tingkatan peran, tanggungjawab dan
wewenang, yang diterapkan sebelumnya untuk membuat
keputusan yang akan mempengaruhi perencanaan.
Toleransi stakeholder terhadap risiko
Bagaimana sikap atau tolenransi stakeholder terhadap
risiko akan mempengaruhi bagaimana rencana
manajemen risiko yang dibuat suatu organisasi atau
perusahaan
Template untuk rencana manajemen risiko
organisasi
Beberapa organisasi mungkin sudah mempunyai format
standar atau templet untuk pembuatan rencana
manajemen risiko yang akan digunkan tim proyek.
Work breakdown structure

Output dari rencana manajemen risiko adalah risk

manajemen plan yang berisi bagaimana identifikasi
risiko, analisis kualitatif dan kuantitatif, rencana
respon, monitoring dan pengendalian akan disusun dan
dikerjakan selama siklus hidup proyek.
Hal-hal yang tercakup dalam risk manajemen plan:
 Metodologi
 Mendefinisikan alat, pendekatan dan sumber data yang mungkin
digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu.
 Peran dan tanggungjawab
 Definisikan tanggungjawab dan peran utama, pendukung dan
keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan dalam
risk manajemen plan.
 Budget
 Rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek.
 Waktu
 Berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko akan
dilakukan selama siklus hidup proyek.
 Scoring dan interpretasi
 Metode scoring dan interpretasi yang sesuai untuk tipe dan waktu
untuk analisa risiko kualitatif dan kuantatif yang akan dilakukan.
Identifikasi Risiko
Mengenali jenis-jenis risiko yang mungkin
dihadapi oleh setiap pelaku bisnis.
Identifikasi bisa dilakukan dengan melihat asal
dan problemnya.
Analisis sumber
 Internal risiko (di bawah kontrol manajer proyek): Non-
technical Risks (manusia, material, finansial). Keterlambatan
jadwal, Cost overruns, Interruptions in cash Flow, Risiko teknis,
desain, konstruksi, operasi.
 Risiko eksternal ( di luar kontrol manajer proyek) : perubahan
peraturan, bencana alam.
Analisis problem
 Risiko berhubungan dengan kekhawatiran sebagai contoh:
khawatir kehilangan uang, melanggar informasi yang bersifat
privat atau khawatir akan terjadi kecelakaan dan korban.
Metode identifikasi risiko yang umum:
 Identifikasi risiko berdasarkan tujuan
 Perusahaan dan tim proyek mempunyai tujuan-tujuan. Setiap
kejadian yang membahayakan pencapaian tujuan secara sebagian
atau menyeluruh diidentifikasikan sebagai risiko
 Identifikasi risiko berdasarkan skenario
 Dalam analisa skenario, skenario-skenario yang berbeda diciptakan.
Skenario-skenario mungkin menjadi jalan alternatif untuk mencapai
tujuan, atau sebuah analisa dari hubungan kekuatan.
 Identifikasi risiko berdasarkan taksonomi
 Taksonomi adalah breakdown sumber risiko yang mungkin.
Berdasarkan taksonomi dan pengetahuan praktek yang ada, daftar
pertanyaan disusun. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan
menunjukkan risiko yang ada.
 Common-risk checking
 Ada beberapa daftar risiko yang sudah biasa terjadi dan di sini
dilakukan pemilihan mana yang sesuai untuk proyek yang ditangani.
Teknik mengidentifikasi risiko
 Brainstroming
 Mendaftar semua kemungkinan risiko yang ada tanpa melakukan
judgement terhadap ide-ide yang muncul di tahapan awal.
 Tim meneliti kembali daftar, mengklasifikasikan, memasukkan
risiko-risiko yang sama dalam satu kelompok dan menambahkan ide-
ide baru.
 Menggunakan informasi tentang proyek yang sama di masa lalu,
masalah-masalah harus diperhitungankan atau dipertimbangkan, dan
masalah-masalah yang dihindari.
 Interviewing
 Melakukan interview dengan para stakeholder dari proyek
 Delphi technique
 Mendengar masukan dari para pakar yang relevan dengan proyek
 Checklist
 Dapat menyelesaikan arahan-arahan yang berguna pada wilayah di
mana organisasi memiliki pengalaman yang sangat dalam, khususnya
untuk proyek yang standar atau rutin.
Analisis risiko/kualitatif
Rangkaian proses yang dilakukan dengan tujuan
untuk memahami signifikansi dari akibat yang
akan ditimbulkan suatu risiko, baik secara
individual maupun portofolio, terhadap tingkat
kesehatan dan kelangsungan proyek.
Pemahaman yang akurat tentang signifikansi
tersebut akan menjadi dasar bagi pengelolaan
risiko yang terarah dan berhasil guna.
Secara umum terdapat 2 metodologi analisa risiko:
Kuantitatif
Analisa berdasarkan angka-angka nyata (nilai finansial)
terhadap besarnya kerugian yang terjadi.
Kualitatif
Sebuah analisa yang menentukan risiko tantangan organisasi
di mana penilaian tersebut dilakukan berdasarkan intuisi,
tingkat keahlian dalam menilai jumlah risiko yang mungkin
terjadi dan potensi kerusakannya.
Analisis kualitatif

Proses menilai impak dan kemungkinan dari risiko

yang sudah diidentifikasi.
Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko
berdasarkan efeknya terhadap tujuan proyek.
Cara menentukan bagaimana pentingnya
memperhatikan risiko-risiko tertentu dan bagaimana
respon yang akan diberikan.
Contoh hasil dari analisa kualitatif
(Impak suatu risiko pada tujuan proyek)
Tujuan Sangat rendah Rendah 0,1 Menengah Tinggi 0,4 Sangat tinggi 0,8
proyek 0,05 0,2
Biaya Peningkatan Peningkatan Peningkatan Peningkatan Peningkatan biaya
biaya tidak biaya<5% biaya 5-10% biaya 10-20% >20%
signifikan
Jadwal Perubahan Perubahan Perubahan Perubahan Perubahan jadwal
jadwal yang jadwal <5% jadwal 5-10% jadwal 10- >20%
tidak signifikan 20%
Lingkup Perubahan Sedikit area Banyak area Pengurangan Hasil proyek tidak
lingkup yang yang yang lingkup tidak berguna
tidak terlalu terpengaruh terpengaruh bisa diterima
kelihatan oleh klien
Kualitas Penurunan Hanya Pengurangan Pengurangan Hasil proyek tidak
kualitas yang sedikit kualitas kualitas tidak bisa digunakan
tidak terlalu aplikasi memerlukan bisa diterima
kelihatan yang sulit persetujuan klien
yang klien
terpengaruh
Analisa risiko/kuantitatif

Mengidentifikasi risiko kemungkinan kerusakan

atau kegagalan sistem dan memprediksi besarnya
kerugian.
Berdasarkan formula-formula matematis yang
yang berhubungan dengan nilai-nilai finansial.
Digunakan untuk mengambil langkah-langkah
strategis mengatasi risiko yang teridentifikasi.
Proses menganalisa secara numerik probabilitas
dari setiap risiko dan konsekuensinya terhadap
tujuan proyek.
Tahap-tahap analisa risiko kuantitaif

Menentukan nilai informasi dan aset baik secara

tangible dan intangible.
Menentukan estimasi kerugian untuk setiap risiko
yang teridentifikasi.
Melakukan analisa risiko
Memperoleh risiko yang berpotensi terjadi.
Memilih langkah-langkah atau strategi penanganan
untuk setiap risiko.
Menentukan aksi untuk merespon risiko yang ada.
Faktor yang paling signifikan dalam manajemen
risiko lebih pada:
Penilaian risiko yang lebih sering dilakukan
Dilakukan dengan menggunkan metode yang paling
sederhana yang tersedia.
Metode yang digunakan dalam analisa kuantitatif:
 Interview
 Dilakukan terhadap para stakeholder proyek dan para ahli yang
berkompeten.
 Langkah awal dalam analisis kuantitatif
 Analisis decision tree
 Semua alternatif yang mungkin dihitung tingkat risikonya.
 Dilakukan dengan peluang dan pengaruh yang ditimbulkan untuk
setiap alternatif.
 Alternatif dengan nilai ekspektasi paling besar (profit) atau paling
kecil (biaya) itu yang dipilih.
 Simulasi
 Dalam simulasi ketidakpastian dimasukkan sebagai faktor yang
akan mempengaruhi tujuan proyek.
 Suatu teknik dengan cara melakukan simulasi proyek berulang kali
untuk menghitung suatu distribusi dari hasil yang mungkin keluar.
3 kelas klasifikasi
 Tinggi
 Dapat menimbulkan kerugian yang sangat besar pada organisasi
dan menyangkut kemampuan organisasi untuk terus beroperasi.
 Sedang
 Sering terjadi dengan kerugian yang masih dalam toleransi yang
ditetapkan.
 Risiko pada klasifikasi ini akan sangat mengganggu kinerja
organisasi bila dilihat dari besar kerugian dan frekwensi
kejadiannya.
 Rendah
 Tidak mengganggu kinerja perusahaan dan nilai kerugiannya
berada dibawah ambang batas yang ditentukan.
 Frekuensinya kejadian risiko pada klasifikasi ini sangat jarang
terjadi.
Penanganan risiko (risk response planning)
 Proses yang dilakukan untuk menimimalkan tingkat
risiko yang dihadapi sampai pada batas yang diterima.
 Secara kuantitatif upaya untuk meminimalisasi risiko
ini dilakukan dengan menerapkan langkah-langkah yang
diarahkan pada angka hasil ukur yang diperoleh dari
proses analisis risiko.
 Dilakukan dengan cara mengembangkan opsi-opsi dan
menentukan aksi untuk menambah kesempatan dan
mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.
 Meliputi langkah identifikasi dan penugasan individu
atau kelompok untuk bertanggungjawab terhadap
penanganan risiko.
Secara umum teknik yang diterapkan untuk menangani risiko
dikelompokan beberapa kategori:
 Menghindar risiko
 Reduksi risiko
 Menerima risiko
 Transfer risiko