KELOMPOK 5

Fungsi Administrasi Kantor

Anggota :

1. Annisa Fuzzi Fitriyani ( P17325120403 )

2. Fadly Rizky Rachmadi ( P17325120416 )
3. Leni Meiliana Febri Yanti ( P17325120423 )
4. Relsa Usva Munggaran ( P17325120428 )
5. Siti Thoharoh ( P17325120438 )
6. Syadza Afifah Kamila ( P17325120439 )
7. Zia Silmi Maulidiya ( P17325120445 )
Pengertian Administrasi Perkantoran
Aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan data dan
informasi, perencanaan, mengorganisir, mengarahkan,
menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang
berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha
yang tertib.

Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli:

1. George Terry
Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran
adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak
kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah
ditetapkan dapat tercapai.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
 Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell
pengertian Administrasi perkantoran adalah turunan dari
ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional
tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati
 Menurut Suparjati definisi Administrasi perkantoran adalah
suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk
mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan
melakukan fungsi manajemen.
 
4. Arthur Granger
 Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi
untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan
tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

 Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, pengertian
administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju
pada semua kegiatan operasional seperti transportasi,
manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan
marketing.
Tujuan Administrasi Perkantoran
• Teknis : yaitu memiliki manfaat dan daya guna.
• Ekonomis : yaitu harganya pantas dan sesuai dengan yang
seharusnya.
• Psikologi : yaitu dapat memberikan kepuasan.

Berikut ini beberapa tujuan administrasi perkantoran secara

lengkap:
 Untuk menyediakan data dan informasi secara lengkap
kepada pihak- pihak yang membutuhkan informasi untuk
pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.

 Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan

memberikan standar pelayanan yang berkaitan dengan
manajemen.
 Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan kantor dan administrasi aga dapat
memastikan terlaksananya standar kualitas, tepat waktu dan sesuai dengan
prosedur yang telah disepakati.

 Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja agar dapat

mengindentifikasi masalah dan penyebabnya dan berupaya untuk
menyelesaikan masalah tersebut.

 Memberikan suatu perintah dan pelatihan terhadap karyawan atau pegawai

kantor.

 Melakukan proses perekrutan karyawan kantor sesuai dengan bidangnya, mulai

dari wawancara dan memilih calon pegawai yang tepat untuk kantor tersebut.

 Melakukan verifikasi, pemantauan serta evaluasi kerja dengan membuat

laporan kerja secara terperinci terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman
dan sistem penggajian.

 Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan

perusahaan terhadap para pegawai atau karyawan.
 Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum
terdapat lima (5) fungsi administrasi perkantoran dalam
hubunganya dengan operasional suatu organisasi. Dibawah ini
merupakan suatu uraian fungsi administrasi perkantoran
tersebut:
 Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan serta penggandaan.
 Fungsi Teknis, merupakan fungsi administrasi yang
memerlukan pendapat, keputusan, dan juga keterampilan
perkantoran yang mumpuni.
 Fungsi Analis, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan
cara berpikir kritis serta kreatif dan juga kemampuan
memutuskan sesuatu dengan cepat serta tepat.
 Fungsi Interpersonal, merupakan fungsi administrasi yang
memerlukan analisis serta juga penilaian ialah sebagai dasar
dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam
berkomunikasi dengan orang lain.

 Fungsi Manajerial, merupakan fungsi administrasi yang

memerlukan perencanaan, pengukuran, pengorganisasian,
memberikan motivasi.
Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
1. Unsur administrasi kantor secara umum meliputi:
 Sekelompok manusia
 Kerja sama
 Memiliki tujuan tertentu

2. Unsur Administrasi kantor menurul para ahli :

A. Menurut Sondang P Siagian

 Terdiri dari dua orang atau lebih anggotanya
 Memiliki tujuan yang jelas
 Ada tugas yang akan dikerjakan
 Ketersediaan peralatan dan perlengkapan
B. Menurut Liang Gie

Terdiri dari 8 elemen yang saling berhubungan, yaitu:

1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5.Keuangan
6. Perbekalan
7. Ketatausahaan
8. Hubungan Masyarakat (Humas)
Sasaran Administrasi Perkantoran
Ruang perkantoran (Office Space)
 Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan
ruang,pemanasan dan peredaran udara, lukisan, fasilitas
kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan,
pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.
Komunikasi (communication)
 Komunikasi meliputi pengiriman surat,pelayanan pesuruh,
telepon, susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan
pengumuman, pelayanan terima tamu.
Kepegawaian perkantoran (Office Personnel)
 Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan,
latihan, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem
saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas
ruang, semangat kerjasama, dan disiplin.
Perabotan dan perlengkapan(Furniture and Equipment)
 Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja
panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan
fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan,
lemari perbekalan, penempatan rak, dan perabotan
perpustakaan.
Peralatan dan mesin (Appliances and machines)
 Peralatan dan mesin meliputi mesin tik, mesin hitung,
perlengkapan kirim surat, dan lain-lain perkantoran,
perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan,
penilaian peralatan dan mesin baru.
Perbekalan dak keperluan tulis (Supplies and Stationary)
 Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang
keperluan tulis, kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan,
perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.
“Terima kasih”