TATA ADMINISTRASI SURAT

MENYURAT
a. Surat Umum
b.Surat Keputusan
c. Surat Khusus
Logo REMA Kop Surat

Logo
Lembaga/Kepanitiaan
 SURAT UMUM
1. Kop Surat, berisi
 Keterangan tentang nama lembaga /kepanitiaan
& alamat sekretariat lembaga / kepanitiaan
 Bagian kiri : terdapat lambang REMA UPI “YPTK”
 Bagian kanan : terdapat lambang / kepanitiaan
(sesuai dengan kebutuhan)
2. Pokok Surat
1. Nomor Surat
1. Nomor unit surat >> nomor urut pembuatan suratKode
tujuan surat >> kode A & B
• Kode A : surat intern (surat yang dikeluarkan untuk lembaga
dalam lingkungan REMA UPI “YPTK”
• Kode B : surat ekstern (surat yang dikeluarkan untuk pihak-
pihak di luar REMA UPI “YPTK”
2. Nama LembagaDewan Perwakilan Mahasiswa Universitas :
DPMU
- Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas :
DPMF (diikuti nama fakultas masing-masing)
- Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas :
BEMU
- Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas :
BEMF (diikuti nama fakultas masing-masing)
- Unit Kegiatan Mahasiswa : UKM (diikuti
nama UKM masing-masing)
- Unit Kegiatan Khusus : UKK (diikuti nama
UKK masing-masing)
- Himpunan Mahasiswa Jurusan : HMJ (diikuti
nama jurusan masing-masing)
4. Bulan Pembuatan Surat >> menggunakan
angka Romawi ex : I, II, III, dst

5. Tahun Pembuatan Surat >> menggunakan angka latin ex : 2015, dst

6. Tempat dan tanggal pembuatan surat >> tanggal, bulan dan tahun
disesuaikan dengan pengkodean pada surat

b. Lampiran >> jumlah lampiran disesuaikan dengan kebutuhan

dengan aturan penulisan satuannya

c. Hal >> perihal yang diartikan sebagai inti atau isi singkat surat yang
ditulis secara singkat dan tepat.
Nomor Unit Tahun
Surat Kode Tujuan Pembuatan
Surat Surat

Nama Bulan Pembuatan Tanggal

Lembaga Surat Pembuatan Surat
Lampiran beserta
jumlah

Hal / Perihal
3. Alamat Surat >> kepada siapa surat
ditujukan, baik untuk lembaga/ instansi lain.
Apabila ditujukan untuk badan/ lembaga/
instansi maka penyebutannya kepada
pengurus/ pimpinan tersebut. Sedangkan
bila ditujukan untuk bagian unit suatu
lembaga maka hendaknya dilengkapi
dengan kode ”UP” (Untuk Perhatian).

Letak penulisan alamat surat pada bagian

kiri dibawah Hal
Alamat Surat
4. Salam Pembuka Surat >> surat resmi pada
lembaga kelengkapan REMA UPI “YPTK”
sebaiknya memakai kalimat assalamu’alaikum
warahmatullahi wabarakatuh. Kemudian diulas
dengan salam/ do’a untuk orang/ badan/
lembaga yang disurati.

5. Isi Surat >> terdiri dari 3 bagian, yaitu :

i. Pendahuluan
ii. Isi surat >> singkat, padat, dan tepat,
mengandung satu topik, menggunakan bahasa
yang sopan dan mudah dimengerti
iii. Penutup >> ucapan terima kasih dan harapan
agar penerima merespon surat yang diterimanya.
 Salam Pembuka Surat

Pendahu

Isi
Isi Surat Surat

Penutup
6. Salam Penutup >> jika dibuka dengan
assalamu’alaikum warahmatullahi
wabarakatuh maka ditutup dengan
wabillahitaufiq walhidayyah assalamu’alaikum
warahmatullahi wabarakatuh

7. Pengirim Surat >> pengirim (lembaga/ badan

yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
Dalam penulisan nama badan/ lembaga maupun
pejabat tidak boleh menggunakan singkatan.

8. Tembusan >> digunakan apabila surat yang

bersangkutan diteruskan kepada pihak yang lain.
 Salam Penutup

Pengirim Surat

Tembusan
 SURAT KEPUTUSAN
1. Kop Surat >> sama seperti penulisan surat umum

2. Pokok Surat >> terdiri dari :

a. Kepala dan penanggung jawab
b. Nomor surat keputusan
c. Perihal

3. Salam Pembuka Surat >> tidak dibuka dengan kalimat

”assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh” tetapi
dibuka dengan kalimat yang mengisyaratkan penyerahan diri
dan pengharapan akan petunjuk Allah SWT dalam pembuatan
keputusan tersebut.
4. Isi Surat >> SK terdiri dari beberapa
konsiderans :
a. Membaca : (diisi dengan surat/ salinan
yang dibaca dan menjadi dasar keputusan,
penulisan konsiderans ini bersifat option)
b. Menimbang : (diisi dengan pertimbangan-
pertimbanagan rasional dalam pembuatan
keputusan)
c. Mengingat : (diisi dengan pertimbangan-
pertimbangan konstitusional dalam
pembuatan keputusan)
 d. Memperhatikan : (diisi forum/ rapat yang
melatarbelakangi pembuatan keputusan)
e. Menetapkan : diisi dengan 3 (tiga) ketetapan
Pertama : .........
Kedua : ......... Isi Ketetapan

Ketiga : .........
(tanggal pemberlakuan,
perubahan/ peninjau ulang)

5. Salam Penutup >> berisi penulisan tempat

dan tanggal pembuatan surat keputusan, serta
yang menandatangani.
Kop Surat

Kepala &
Penanggung
jawab

Nomor Surat Keputusan

Perihal
Isi Surat
 Salam
Penutup
 SURAT KHUSUS
>> surat-surat lain yang tidak termasuk ke
dalam golongan surat umum dan surat
keputusan namun pada dasarnya memiliki
kesamaan dengan tata cara penulisan surat
umum maupun surat keputusan. Contohnya :
surat tugas, surat mandat, dst
 ADMINISTRASI KEARSIPAN
Teknik Pengarsipan
1. Pengkodean Arsip
a. Arsip Surat Masuk
- Surat masuk intern menggunakan kode LII
(Letter In Intern) >> surat masuk yang berasal dari
dalam REMA UPI “YPTK”
contoh : LII-DPMU

-Surat masuk ekstern menggunakan kode LIE

(Letter In Ekstern) >> surat masuk yang berasal
dari luar REMA UPI “YPTK”
contoh : LIE-BEM UNP
b. Arsip Surat Keluar
- Surat Keluar Intern menggunakan kode LOI
(Letter Out Intern) >> surat keluar yang
ditujukan untuk lembaga yang ada di dalam
REMA UPI “YPTK”.
contoh : LOI DPMU

- Surat Keluar Ekstern menggunakan kode LOE

(Letter Out Ekstern) >> surat keluar yang
ditujukan untuk lembaga di luar REMA UPI
“YPTK”.
contoh : LOE BEM KM UNAND
 TATA ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

I. DATA PRIBADI
a. Nama
b. Tempat, tanggal lahir
c. Jenis Kelamin
d. Agama
e. Suku
f. Alamat
II. DATA KEMAHASISWAAN
a. Nomor Buku Pokok
b. Lokal
c. Program Studi
d. Jurusan
e. Fakultas

III. DATA KELUARGA

1. Ayah
a. Nama
b. Tempat, tanggal lahir
c. Pendidikan
d. Alamat
 2. Ibu
a. Nama
b. Tempat, tanggal lahir
c. Pendidikan
d. Alamat
3. Anak ke ...... Dari ....... Bersaudara

V. RIWAYAT HIDUP
1. Formal
a. SD masuk tahun ........ Tamat tahun .....
b. SMP masuk tahun ........ Tamat tahun .....
c. SMA/SMK masuk tahun ...... Tamat
II. Informal/ Pengalaman Organisasi
a. ..............................................................
b. .............................................................
c. .............................................................