PEMBINAAN KETERAMPILAN BERBAHASA INDONESIA

BALAI BAHASA PROVINSI DIY

VILLA EDEN 2

BAHASA SURAT DINAS

Suharno
1. Pengertian
• Secara leksikal kata surat mengandung pengertian
(1) kertas atau kain yang mengandung berbagai maksud,
(2) secarik kertas atau kain sebagai tanda atau keterangan, dan
(3) tulisan atau yang dituliskan.

• Jika diperhatikan berdasarkan fungsinya, surat mengandung

pengertian

(1) salah satu sarana untuk menyampaikan informasi secara

tertulis dari pihak satu ke pihak lain,
(2) alat untuk menyampaikan berita atau menyampaikan suatu
maksud secara tertulis kepada seseorang atau beberapa orang.
• Surat dinas/resmi adalah surat yang yang berisi masalah
kedinasan yang dibuat oleh instansi resmi dan dapat pula
dibuat oleh perseorangan.

• Surat dinas harus ditulis dengan menggunakan bahasa

ragam tulis yang berciri

1. subjek, predikat, objek, dan keterangan (jika ada) harus

dinyatakan secara jelas,
2. kejelasan informasi dibantu oleh ejaan dan tanda baca yang
tepat,
3. struktur kalimatnya harus dibuat teratur agar informasinya
mudah dipahami, dan
4. komunikasinya terjadi tidak secara langsung dan spontan.
• Di samping itu, surat dinas harus disampaikan dalam bahasa
yang baku. Bahasa baku memiliki ciri-ciri, antara lain, sebagai
berikut.

1) Fungsi subjek, predikat, dan objek harus nyata dalam kalimat.

Baku Tidak baku
a. Rapat itu memutuskan …. Dalam rapat itu memutuskan ….
b. Ani pergi ke Jakarta. Ani ke Jakarta.

2) Prefiks me- dan ber- harus dipergunakan secara konsisten.

Baku Tidak baku
a. Serbia menyerang Bosnia. Serbia nyerang Bosnia.
b. Nanik mulai berjalan. Nanik mulai jalan.
3) Konjungsi harus dinyatakan secara jelas.

Baku Tidak baku

a. Karena sakit, ia tidak datang. Sakit, ia tidak datang.
b. Polisi tahu bahwa kau yang Polisi tahu kau yang membunuh Ali.
membunuh Ali.

4) Konstruksi sintaktiknya harus baku.

Baku Tidak baku

a. Otaknya cemerlang. Dia punya otak cemerlang
b. Adiknya sudah meninggal. Dia punya adik sudah meninggal.
5) Kata-kata kedaerahan/dialek dihindari.

Baku Tidak baku

belikan beliin
nomor nomer

6) Kata-kata yang dipergunakan beragam baku.

Baku Tidak baku

izin, jadwal ijin, jadual
kuitansi, asas kwitansi, azas
2. Bagian-Bagian Surat Dinas
• Surat dinas pada umumnya terdiri atas
beberapa bagian, yaitu
1.kepala surat,
2.pembukaan, yang meliputi nomor surat,
tanggal, lampiran, hal, alamat , dan salam
pembuka,
3.isi surat, dan
4.penutup, yang meliputi salam penutup,
tanda tangan, nama terang, jabatan,
tembusan, dan inisial.
2.1 Kepala Surat
• Dalam menyusun kepala (kop) surat penyusun harus
memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1. Kepala surat disusun secara lengkap dengan

mencantumkan nama instansi, alamat lengkap, nomor
kode wilayah, nomor kotak pos, nomor telepon, nomor
faksimile, dan lambang instansi.
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.
3. Huruf awal alamat instansi, kotak pos, nomor telepon,
nomor faksimile ditulis dengan huruf kapital kecuali kata
tugas.
4. Nama dan alamat instansi tidak disingkat.
5. Kata telepon, faksimile, dan kotak pos langsung diikuti
dengan nomor tanpa disertai oleh tanda baca.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
BALAI BAHASA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55224,
Telepon 562070, Faksimile 580667
2.2 Tanggal Surat
• Dalam penulisan tanggal surat perlu diperhatikan
hal-hal berikut.

1. Nama tempat instansi pembuat surat tidak ditulis karena

sudah tercantum dalam kepala surat.
2. Angka tahun ditulis lengkap.
3. Nama bulan ditulis dengan huruf dan penulisannya harus
cermat.
4. Penulisan tanggal surat tidak diakhiri dengan tanda baca.

Contoh: 7 November 1998

7 Juli 2002
5 Februari 2004
2.3 Nomor Surat
• Dalam penulisan nomor surat perlu diperhatikan hal-hal
berikut.

1. Kata yang harus dipergunakan adalah nomor, bukan nomer.

2. Bagian nomor surat sedikitnya terdiri atas nomor urut
pembuatan surat, kode, dan angka tahun.
3. Huruf awal kata nomor ditulis huruf kapital, jika disingkat
menjadi No.
4. Angka tahun ditulis lengkap.
5. Kata nomor diikuti tanda titik dua.
6. Pada akhir baris tidak ditutup dengan tanda baca.

Contoh: Nomor: 231/SMP2/2004

Nomor: 12/DP/2004
2.4 Lampiran
• Dalam menuliskan lampiran perlu diperhatikan hal-hal
berikut.

1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

2. Kata lampiran dapat disingkat menjadi Lamp.
3. Jumlah lampiran ditulis dengan huruf.
4. Kata lampiran diikuti dengan tanda titik dua.
5. Pada akhir penulisan baris lampiran tidak diakhiri dengan
tanda titik.

Contoh:
Lampiran: Lima lembar Lampiran: Dua berkas
2.5 Hal Surat
• Dalam menuliskan hal surat perlu diperhatikan hal-hal
berikut.

1. Huruf awal kata hal ditulis dengan huruf kapital.

2. Hal surat dinyatakan secara singkat dan jelas.
3. Panjangnya tidak melebihi separo lebar kertas.
4. Isi hal surat huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital.
5. Tidak disertai tanda baca pada akhir baris.

Contoh: Hal: Gaji ke-13 Hal: Izin belajar

• Bagian nomor surat, lampiran, dan hal lazim ditulis pada
baris yang berurutan secara vertikal dan diikuti tanda titik
dua.

• Demi keindahan surat, titik dua yang mengikuti kata

nomor, lampiran, dan hal ditulis secara vertikal.

No. : Nomor :
Lamp. : Lampiran:
Hal : Perihal :
2.6 Alamat
• Alamat Luar
• Alamat luar adalah nama seseorang dan alamat
lengkapnya yang akan dicantumkan pada sampul surat.
• Penulisan alamat luar perlu memperhatikan hal-hal
berikut.

1. Satuan “Yang terhormat” disingkat menjadi Yth.

2. Kata “Kepada” tidak perlu dituliskan karena kata
tersebut berfungsi menghubungkan antarbagian
kalimat. Oleh karena itu, pencantuman kata “kepada”
pada alamat luar sebagai suatu cara yang tidak
tepat.
3. Sapaan (Saudara, Bapak, dan Ibu) dapat
dipergunakan jika diikuti nama orang.
4. Gelar akademik atau pangkat dapat ditulis jika diikuti
dengan nama orang.
5. Jika yang dicantumkan jabatan seseorang, kata
sapaan tidak digunakan agar tidak terjadi kerancuan
penulisan.
6. Kata jalan jangan disingkat.
7. Kode pos ditulis sesudah nama kota.
Contoh:

Yth. Drs. Ahmad, S.Pd. Yth. Bapak Amiruddin

Jalan Diponegoro 4 Gang Merpati II/2
Yogyakarta 51198 Sala 50231

Yth. Kapten Suparman Yth. Kepala Dinas Pertanian

Asrama Kavaleri Jalan Burung Beo 15
Jalan Lapangan Tembak 22 Gunungkidul 55109
Ambarawa 34521
• Alamat Dalam
• Alamat dalam adalah nama seseorang dan tempat
tinggalnya yang akan dikirimi surat dan ditulis pada kertas
surat.
• Penulisan alamat dalam dapat sama seperti alamat luar
atau dapat pula tanpa mencantumkan nama jalan dan
nomor rumah.

Contoh:
Yth. Yekti Utami, S.Pd. Yth. Yekti Utami, S.Pd.
Jalan Bali 3 Bantul
Bantul

• Namun, untuk menghindari kekeliruan, sebaiknya alamat dalam ditulis

lengkap.
2.7 Salam Pembuka
• Salam pembuka diwujudkan dengan frasa “dengan
hormat’ yang penulisannya diawali dengan huruf kapital
dan baris tersebut diakhiri dengan tanda baca “koma”.

Contoh:

Dengan hormat,

………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….. dst.
2.8 Isi Surat
• Bagian isi terdiri atas alinea pembuka, alinea isi, dan alinea
penutup.

Alinea Pembuka

Alinea pembuka merupakan pendahuluan atas

permasalahan yang akan disampaikan dalam isi surat.

Contoh:

Kami beri tahukan bahwa gaji ke-13 sudah dapat dibayarkan

mulai 1 Juli 2004. …….
……………………………………………………
• Alinea pembuka dan isi surat undangan
Dalam rangka …., kami mengundang
Bapak/ Ibu/ Saudara pada
hari, tanggal :
waktu :
tempat :
acara :
• Mengingat pentingnya acara tersebut, di
mohon kehadirannya tepat pada
waktunya, demikian undangan ini, atas
kehadiran dan partisipasinya kami
mengucapkan terimakasih.

• Mengingat pentingnya acara tersebut,

dimohon kehadiran Saudara tepat waktu.
Demikian undangan ini. Atas kehadiran
dan partisipasi Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
Alinea Isi

• Alinea ini merupakan bagian yang mengandung muatan isi

surat.
• Alinea ini dihubungkan dengan alinea pembuka dengan
menggunakan penghubung alinea seperti “sehubungan
dengan hal itu”, “bertalian dengan hal tersebut’, dan “oleh
sebab itu”.

Contoh:

…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
 
Sehubungan dengan hal itu, kami minta Saudara segera
menghubungi juru bayar di Cabang Dinas Pendidikan masing-masing.
Alinea Penutup

• Alinea ini berfungsi menutup/mengakhiri surat.

• Usahakan alinea ini ditampilkan dalam bentuk singkat
dan jelas (hindarkan kata-kata mubazir).

Contoh:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2.9 Salam Penutup
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan
salam penutup ialah sebagai berikut.

1. Kata-kata yang lazim dipergunakan sebagai salam penutup,

misalnya wasalam, hormat kami, hormat saya, dan salam
takzim.
2. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital.
3. Kalau salam penutup terdiri atas dua unsur, hanya awal unsur
pertama yang ditulis denga huruf kapital.
4. Penulisan salam penutup diikuti dengan tanda baca koma.

Contoh:
Hormat kami, Wasalam,
Salam kami,
Salam takzim,
2.10 Pengirim Surat
• Dalam penulisan pengirim surat perlu diperhatikan hal-
hal sebagai berikut.

1. Pengirim surat hendaknya dilengkapi dengan jati diri

kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap
dinas.
2. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf
kapital.
3. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak berada di
antara tanda kurung, dan tidak bertanda “titik” pada akhir
baris.
4. NIP tidak perlu bertanda “titik”.
Contoh:

Wasalam, Salam kami,

Kepala Kasubbag Tata Usaha
 
 
Kingkin Respati Condro Lukito
NIP 131234860 NIP 132890980
Pada bagian pengirim surat lazim digunakan singkatan

a.n. (atas nama),

u.b. (untuk beliau), dan
anb. (atas nama beliau).

Penggunaan singkatan tersebut dapat dijelaskan

sebagai berikut.
1) Singkatan a.n. digunakan jika subjek menandatangani
surat yang diterbitkan oleh atasannya. Subjek penanda
tangan surat tidak perlu berkonsultasi dengan atasannya
ketika menandatangani surat itu.
 
Contoh:
 
a.n. Menteri Pendidikan Nasional
Sekretaris Jenderal
 
 
Dra. Emy Enggarwati, M.Sc.
NIP 130892610
2) Singkatan u.b. digunakan jika subjek yang dilimpahi
wewenang melimpahkan kewenangannya pada subjek
yang lain.

Contoh:

a.n. Menteri Pendidikan Nasional

Sekretaris Jenderal
u.b. Kepala Bagian Mutasi Pegawai
 
 
Dr. Zamroni
NIP 196009151990021002
3) Singkatan a.n.b. digunakan jika subjek tidak dapat
menandatangani surat yang diterbitkan instansinya karena
sesuatu hal, ia harus menunjuk pejabat yang dikuasakan
menandatangani surat itu. Pejabat yang menandatangani
surat itu menyertakan singkatan a.n.b. Penanda tangan
surat harus berkonsultasi dulu dengan subjek surat ketika
hendak menandatangani surat tersebut.

Contoh:

Menteri Pendidikan Nasional

anb.
Inspektur Jenderal
 
 
Sumarman, S.H., M.M.
NIP 131999111
2.11 Tembusan
• Bagian tembusan surat dipergunakan untuk menuliskan nama
instansi atau nama orang yang mendapat tembusan surat.

• Penulisannya harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1. Tembusan surat ditulis pada bagian kiri bawah.

2. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
3. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan.
4. Satuan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
5. Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan.
6. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu ditambahkan
ungkapan lain yang tidak berfungsi, misalnya sebagai
laporan.
Contoh:
 
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan
2. Kepala Seksi Kurikulum
3. Kepala Bagian Kepegawaian

Tembusan:
Kepala Dinas Pendidikan
2.12 Inisial
• Inisial merupakan kode nama pengonsep/ pengetik surat
sehingga mudah merunutnya jika diperlukan.
• Inisial ditulis dengan mengambil huruf awal nama yang
diinisialkan dan penulisannya diletakkan di bawah bagian
tembusan.

Contoh:

ER/H

ER= Endang Retnowati (pengonsep)

H = Heru (pengetik)
3. Macam-Macam Surat Dinas
• (1) surat undangan,
• (2) surat pengantar,
• (3) surat pemberitahuan,
• (4) surat permohonan,
• (5) surat keterangan,
• (6) surat tugas,
• (7) surat edaran,
• (8) surat pernyataan,
• (9) pengumuman,
• (10) surat peringatan,
• (11) surat ucapan terima kasih,
• (12) surat perintah kerja,
• (13) surat perjanjian kerja,
• (14) surat keputusan,
• (15) surat kuasa,
• (16) surat panggilan,
• (17) berita acara,
• (18) surat laporan,
• (19) surat rekomendasi, dan
• (20) surat penunjukan.
4. Penutup

• Surat dinas harus ditulis dengan sebaik-

baiknya.
• Artinya, kertasnya diusahakan yang baik
dan bersih, formatnya terjaga, bahasanya
baik, dan isinya ringkas dan jelas.
• Dengan demikian, akan tercipta suatu
komunikasi tulis yang efektif sehingga
pesan dapat sampai ke penerima secara
tepat.
Daftar Bacaan
Bratawidjaja, T.W.. 1986. Surat Bisnis Modern. Jakarta: Pustaka
Pressindo.
Moeliono, Anton M. 1998. Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Jakarta: Balai Pustaka.
Sabariyanto, Dirgo. 1992. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta:
Mitra Gama Widya.
Sudaryono. 1983. Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia.
Bandung: Alumni.
Sumantri, Maman. 1978. Surat-Menyurat. Jakarta: Pusat
Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.
Surono. 1982. Teknik Membuat Surat. Klaten: Intan.
Contoh surat yang baik

KOP SURAT
 ----------------------------------------------------------------------------------
Nomor: 123/BPB/2004 23 November 2004
Hal : Permohonan penggunaan
gedung
 
 Yth. Kepala PPPG Kesenian
Jalan Lurus Banget 3
Gunungkidul
 
Dengan hormat,

Kami beri tahukan bahwa Balai Bahasa Yogyakarta akan menyeleng-

garakan kegiatan Penyuluhan Bahasa Indonesia untuk Kepala Desa
se-Kabupaten Gunungkidul. Kegiatan tersebut akan diselenggarakan
pada tanggal 27 s.d. 29 Juli 2004.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon izin untuk dapat

menggunakan gedung pertemuan B1 di lingkungan kantor PPPG
Kesenian Kabupaten Gunungkidul sebagai tempat penyelenggaraan
penyuluhan. Kami bersedia mengikuti ketentuan yang berlaku dalam
rangka penggunaan gedung tersebut.

Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

 
Hormat kami,
Kepala
 
  
Drs. Budiharso
NIP 130629441
 

Tembusan:
Kapala Dinas Dikbud Kabupaten Gunungkidul
Ketua Panitia Penyuluhan
Terima Kasih