Manajemen Umum

Pengawasan
dan
Pengendalian
Manajemen

Disampaikan pada Kuliah Daring AROS –Kelas B- 23-01-2021

 Pengawasan vs Pengendalian

Perbedaan mendasar antara pengawasan dan

pengendalian adalah
 pengawasan dapat dilakukan secara periodik
(berkala) sedangkan
 pengendalian harus dilakukan setiap saat.
Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen

Planning Organizing
Penentuan Tujuan dan Penentuan Bagaimana
Bagaimana Cara Penyusunan Organisasi dan
Pencapaian yang terbaik Aktifitas dapat dilakukan

Controlling
Leading
Monitoring dan Perbaikan
Proses Memotivasi Anggota
Aktifitas yang sedang
Organisasi agar Planning
berjalan agar Tujuan dapat
dapat dijalankan
tercapai

Keterangan:
Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen
Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen
3
 Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan
Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi Manajemen

Organizing
Planning &
decision
Sumber Daya Organisasi
making
 Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan Organisasi
 Informasi Efektif
 Sumber Daya Manusia
Controlling

 Modal Efisien
Leading
 PENGERTIAN
 Proses untuk ‘menjamin’ bahwa tujuan- tujuan
organisasi dan manajemen tercapai

 Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik

untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-
tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar
yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumberdaya perusahaan digunakan dengan cara paling
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan
(Robert J Mockler, 1972)
 Pengertian Pengawasan
 Pengawasan adalah proses
dalam menetapkan ukuran
kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil
yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. (Schermerhorn,2002)

 Pengawasan adalah proses

untuk memastikan bahwa
segala aktifitas yang terlaksana
sesuai dengan apa yang telah
direncanakan .

(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995
)
Beberapa Istilah Asing
mengenai Pengawasan

 Controlling
 Evaluating
 Appraising
 Correcting
 TIPE-TIPE PENGAWASAN
 Pengawasan pendahuluan (feedforward
control) atau disebut “steering control”
 Pengawasan yang dilakukan bersamaan
dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent
control) atau disebut pula sebagai
“pengawasan ya-tidak”, “screening
control”, atau “berhenti-terus”
 Pengawasan umpan balik (feedback
control) atau disebut “past-action control”
 KONSEKUENSI
 Pengawasan pendahuluan dan “berhenti- terus” sangat
memadai, yang memungkinkan manajemen membuat
tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan, untuk kedua

tipe pengawasan tsb :
(1) Biaya keduanya mahal
(2) Banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor
secara terus menerus
(3) Pengawasan yg berlebihan akan menjadikan
produktivitas berkurang
 TAHAP-TAHAP DALAM PROSES
PENGAWASAN
PENETAPAN PENENTUAN PENGUKURAN PEMBANDINGAN
STANDAR PE PENGUKURAN PELAKSANAAN DG STANDAR;
LAKSANAAN PELAKSANAAN KEGIATAN EVALUASI
KEGIATAN

PENGAMBILAN
TINDAKAN
KOREKSI BILA
PERLU
 Tahap 1 : PENETAPAN STANDAR
PELAKSANAAN
 Standar mengandung arti sebagai satuan pengukuran
yang dapat dipakai sebagai patokan untuk penilaian
hasil-hasil
 Standar yg dipakai bentuknya tujuan, sasaran, kuota
atau target pelaksanaan
 Atau berbentuk target penjualan, anggaran, market
share, marjin keuntungan, sasaran produksi,
keselamatan kerja

 TIGA BENTUK STANDAR :

 (1) Standar-standar fisik
 (2) Standar-standar moneter
 (3) Standar-standar waktu
 Tahap 2 : PENGUKURAN
PELAKSANAAN KEGIATAN
 Beberapa pertanyaan untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan dengan tepat :
(1) Berapa kali (how often) pelaksanaan
seharusnya diukur – tiap jam, tiap hari, tiap
minggu, tiap bulan ?
(2) Dalam bentuk apa (what form) pengukuran
akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual,
telephone ?
(3) Siapa (who) yang akan terlibat – manajer, staf
departemen ?
 Tahap 3 : PENGUKURAN
PELAKSANAAN KEGIATAN
 Setelah frekuensi pengukuran dan sistem
monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan
dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang
dan terus menerus

Cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :

(1) pengamatan (observasi)
(2) laporan-laporan, baik lisan dan tertulis
(3) metoda-metoda otomatis
(4) inspeksi, pengujian (test) atau dengan
pengambilan sampel
 Tahap 4 : PEMBANDINGAN PELAKSANAAN
DENGAN STANDAR DAN ANALISIS
PENYIMPANGAN

 Tahap kritis dari proses pengawasan adalah

pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan
yang direncanakan atau standar yang ditetapkan
 Penyimpangan harus dianalisis, untuk menentukan
mengapa standar tidak dapat dicapai
 Tahap 5 : PENGAMBILAN TINDAKAN
KOREKSI BILA DIPERLUKAN
Tindakan koreksi dapat diambil dalam bentuk :

(1) Mengubah standar mula-mula (terlalu tinggi

atau terlalu rendah)
(2) Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi
terlalu sering frekuensinya atau kurang, bila
perlu mengganti sistem pengukurannya)
(3) Mengubah cara dalam menganalisis dan
menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan
Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan
 Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak
begitu jelas faktor penyebabnya
 Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari
adanya keluhan pelanggan)
 Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya
keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan
lain sebagainya)
 Berkurangnya kas perusahaan
 Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
 Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
 Biaya yang melebihi anggaran
 Adanya penghamburan dan inefisiensi
 FAKTOR YANG MENYEBABKAN
PENGAWASAN SEMAKIN DIPERLUKAN

(1) Perubahan lingkungan organisasi

(2) Peningkatan kompleksitas organisasi
(3) Kesalahan-kesalahan
(4) Kebutuhan manajer untuk
mendelegasikan wewenang
 LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN
PROSES PENGAWASAN
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
2. Menetapkan prediktor hasil.
Beberapa ‘early warning predictors’, yang dapat
membantu memperkirakan apakah hasil tercapai atau
tidak, yaitu :
(a) pengukuran masukan
(b) hasil-hasil pada tahap permulaan
(c) gejala-gejala (symptoms)
(d) perubahan dalam kondisi yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk hasil
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
 KARAKTERISTIK PENGAWASAN
YANG EFEKTIF
 Akurat
 Tepat waktu
 Obyektif
 Terpusat pada titik pengawasan strategik
 Realistik secara ekonomis
 Realistik secara organisasional
 Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
 Fleksibel
 Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
 Diterima para anggota organisasi
 METODE PENGAWASAN
1. Teknik Pengawasan Non Kuantitatif :
 (a) pengamatan (control by obseration)
 (b) inspeksi teratur & langsung (control by regular and spot
inspection)
 (c) pelaporan lisan atau tertulis (control by report)
 (d) evaluasi pelaksanaan
 (e) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan

2. Teknik Pengawasan Kuantitatif

 (a) Anggaran (budget)
 (b) Audit (internal, eksternal, management)
 (c ) Analisis break even
 (d) Analisis Ratio
 (e) Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan
Alat Bantu Pengawasan Manajerial
 Management-by-Exception berfokus pada perhatian
manajerial pada perbedaan substansi antara tampilan
aktual dengan tampilan yang diharapkan.
(prinsip pengecualian)

 Management-Information System berfokus pada

penyediaan informasi untuk melakukan evaluasi dari
fungsi fungsi manajemen

Management By Objective (MBO) adalah untuk memastikan bahwa

setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas terhadap tujuan atau
sasaran organisasi, seperti halnya mereka memahami peran dan tanggung
jawabnya dalam mencapai tujuan tersebut.
 PENGAWASAN DIBERBAGAI BIDANG
BIDANG SDM
Penerapan Employee Discipline System
Adanya Career Path
Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya
Kepemimpinan yang diterapkan

BIDANG INFORMASI
Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen
 PENGAWASAN DIBERBAGAI BIDANG
BIDANG KEUANGAN
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)
Pengelolaan Biaya (Cost Control)

BIDANG PEMASARAN
Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang
terkait dengan Konsumen
Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran
yang dilakukan
Pengendalian Manajemen
 Adalah suatu proses yang digunakan untuk
mempengaruhi para anggota organisasi agar
menerapkan strategi organisasi. Pengendalian
manajemen merupakan:
– Aktivitas Pengendalian Manajemen
– Keselarasan Tujuan
– Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur
organisasi, manajemen SDM, Budaya
– Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan
– Membantu Mengembangkan Strategi Baru
Batas Pengendalian Manajemen

 Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan

pengendalian:
– Strategy Formulation
– Management Control
– Task Control
Konsep Pengendalian Manajemen
 Pengendalian:
adalah proses untuk menjamin agar kegiatan
mengarah ke tujuan yang diinginkan
 Unsur Pengendalian:
– 1. Detektor atau sensor
– 2. Assesor atau penilai
– 3. Efektor atau pengubah
– 4. Jaringan Komunikasi
 TIPE PENGENDALIAN
Preliminary (awal)
Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus
dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai.
Kendali ini meyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan
sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.
Concurrent (saat ini)
Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang
disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang
sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan
dengan tepat.
Post-action (akhir)
Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil
tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada
hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.
EVALUASI, ASESMEN, PENGUKURAN
a) Evaluasi (evaluation), adalah penilaian terhadap sesuatu.
Jadi untuk mudahnya kata evaluasi itu harus dilengkapi dulu
dengan obyek yang dinilai.
b) Asesmen (assessment) adalah aktivitas menentukan
kedudukan suatu objek pada sejumlah variable yang menjadi
fokus
Istilah asesmen juga dipergunakan untuk menjaring
informasi mengenai kebutuhan tertentu (need asessment)
c) Pengukuran (measurement) merupakan aktivitas
penempatan nilai numerikal atau angka terhadap suatu
objek dengan menggunakan suatu instrument seperti mistar,
timbangan, stopwatches, dan sebagainya.