Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk
melakukan hal-hal yang tidak produktif. Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip
dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan. Serta Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya dan
hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan . Akan tetapi di kantor masa depan tidak seperti itu , untuk
mengatasi masalah itu yaitu menggunakan computer sebagai alat arsip elektronis.