MENYUSUN BUSINESS REPORT & BUSINESS

PROPOSAL

PENGERTIAN BUSINESS REPORT:

• Merupakan tulisan yang melaporkan
sesuatu di dalam perusahaan
• sebagai alat bagi manajemen
• isinya report harus jelas
• bentuknya bisa lisan atau tulisan

REPORT AND PROPOSAL 1

 PEMBUATAN BUSSINES REPORT
YANG BAIK

HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENENTUKAN

FORMAT & PENGORGANISASIAN SEBUAH REPORT
• Siapa pembuat report
• Subyek yang dibahas dalam report
• Timing (kapan report akan disajikan)
• Distribution (kepada siapa report akan dikirim)
• Purpose (tujuan yang ingin dicapai oleh report)
• Probable reception (kemungkinan tanggapan yang diharapkan dari
penerima report)

REPORT AND PROPOSAL 2

 ALUR REPORT

• UP WARD: Dari atasan ke bawahan.

Memungkinkan manajer menilai bawahannya
• DOWN WARD: Menjelaskan keputusan & strategi
perusahaan kepada bawahan tentang
operasionalisasi kerja sehari-hari
• BISA JUGA BERUPA GUIDE (panduan atau
pedoman kerja)

REPORT AND PROPOSAL 3

 PENGGUNAAN REPORT DAN PROPOSAL
DI PERUSAHAAN

• Memonitor & mengendalikan pengoperasian

jalannya usaha
• Membantu penerapan kebijakan-kebijakan dan
prosedur
• Mengetahui apakah mekanisme kerja perusahaan
telah memenuhi persyaratan hukum
• Memperoleh peluang bisnis baru atau pendanaan
REPORT AND PROPOSAL 4
 PENGGUNAAN REPORT DAN PROPOSAL
DI PERUSAHAAN
• SEBAGAI DOKUMEN UNTUK CLIENT PERUSAHAAN
- Interim progress report (Laporan perkembangan)
- Final report (Laporan akhir)
• MEMBERIKAN ARAH KEPUTUSAN MASALAH-MASALAH
KHUSUS
- Research report (Laporan riset)
- Justification report (Laporan penilaian kelayakan)
- Troubleshooting report (Laporan penyelesaian masalah)

REPORT AND PROPOSAL 5

 LIMA LANGKAH
MERENCANAKAN PENYUSUNAN
REPORT
1. TENTUKAN PERMASALAHAN & TUJUAN
- membatasi cakupan report
* apa yang perlu diputuskan?
* mengapa masalah tersebut dinilai penting?
* siapa yg terlibat dalam situasi ini?
* dimana letak masalah?
* kapan dimulainya?
* bagaimana situasi pada mulanya?
- mengembangkan pernyataan tujuan
REPORT AND PROPOSAL 6
 LIMA LANGKAH
MERENCANAKAN REPORT

2. SUSUN GARIS BESAR PERMASALAHAN UNTUK

KEPENTINGAN INVESTIGASI (penggalian data awal)
3. SIAPKAN RENCANA KERJA
4. ADAKAN RISET (pengumpulan data dan fakta)
5. ANALISIS DAN INTERPRETASI DATA, BERI
GAMBARAN KESIMPULAN & LANJUTKAN DENGAN
MEMBERIKAN REKOMENDASI

REPORT AND PROPOSAL 7

 MENGEMBANGKAN ALAT BANTU VISUAL
MENGGUNAKAN VISUAL AID
• Alasannya karena audience sangat variatif & seringkali belum
tertarik dengan ide anda
• Untuk menarik perhatian audience gunakan gambar atau
visualisasi
• Gunakan visualisasi maksimum 70% dan yang tidak berbentuk
visual maksimum 50%

Visualisasi bisa berupa

• Grafik
• Gambaran (ilustrasi) dari tulisan
REPORT AND PROPOSAL 8
 PRINSIP YANG PERLU
DIPERHATIKAN DALAM
PENYUSUNAN REPORT

• KONTINUITAS (keberlanjutan)
• KONTRAS (ada unsur pembeda)
• PENEKANAN (menggarisbawahi hal penting)
• SEDERHANA (tidak berbelit-belit)
• PENGALAMAN (menunjukkan kenyataan yang
sesungguhnya)

REPORT AND PROPOSAL 9

MEMERIKSA ALAT BANTU VISUAL

• apakah ini PERLU?

• apakah ini COCOK / PAS?
• apakah ini AKURAT?
• apakah ini JUJUR?

REPORT AND PROPOSAL 10

 PENULISAN REPORT DAN PROPOSAL

MENGORGANISASIKAN REPORT DAN PROPOSAL

• MENENTUKAN FORMAT & PANJANG REPORT: Apakah
berbentuk formulir, surat, memo, manuskrip
• MENYELEKSI INFORMASI YG AKAN DILAPORKAN
• MEMILIH PENDEKATAN LANGSUNG / TIDAK
LANGSUNG
• MENYUSUN STRUKTUR GAGASAN: mengorganisasikan
topik, dan logika pembahasannya.

REPORT AND PROPOSAL 11

SUBDIVIDING (pemisahan) report yang berisi
informasi :
- Laporan rutin
- Laporan kegiatan personal

SUBDIVIDING (pemisahan) report yang berisi analisis,

kalkulasi dan rekomendasi:
• Fokus pada kesimpulan
• Fokus pada rekomendasi

REPORT AND PROPOSAL 12

 SUBDIVIDING (pemisahan) report analitis dengan
argumentasi logis :
• PENDEKATAN MATEMATIS, contoh: report
penyelesaian masalah
• PENDEKATAN ILMIAH, contoh : proposal
• PENDEKATAN YARDSTICK (pendekatan dengan
menggunakan skala ukuran), contoh : laporan riset

REPORT AND PROPOSAL 13

PERUMUSAN REPORT DAN PROPOSAL

• MEMILIH TINGKAT FORMALITAS YANG TEPAT

• MENETAPKAN PERSPEKTIF WAKTU
• MEMBANTU PEMBACA MEMAHAMI STRUKTUR
REPORT
- Pembuka
- Judul & Daftar
- Transisi
- Penutup

REPORT AND PROPOSAL 14

 PENYELESAIAN REPORT & PROPOSAL
FORMAL
KOMPONEN REPORT FORMAL (RESMI)
• BAGIAN PENDAHULUAN
- Sampul
- Lembar judul atau halaman judul
- Surat penugasan & surat penerimaan
- Surat pengantar
- Daftar isi
- Daftar ilustrasi
- Sinopsis & ringkasan eksekutif
REPORT AND PROPOSAL 15
• TEKS LAPORAN
- Alat bantu untuk memahami teks laporan: judul,
jenis & ukuran huruf, alat bantu visual, pernyataan
tinjauan awal dan ringkasan
- Introduksi (kata pendahuluan)
- Isi report
- Ringkasan, kesimpulan, & rekomendasi
• BAGIAN TAMBAHAN

REPORT AND PROPOSAL 16

 KOMPONEN PROPOSAL FORMAL

• BAGIAN PENDAHULUAN
- salinan RFP ( request for proposal)
- surat pengantar
- sinopsis & ringkasan eksklusif
• TEKS USULAN
-introduksi
* latar belakang dan pernyataan masalah
* Tinjauan terhadap pendekatan secara
menyeluruh
REPORT AND PROPOSAL 17
LANJUTAN

* Cakupan
* Susunan Laporan
- BAGIAN ISI
* Pendekatan yang diusulkan
* Rencana kerja
* Pernyataan kualifikasi
* Biaya
- RINGKASAN DAN KESIMPULAN
REPORT AND PROPOSAL 18