PENGGUNA DAN PENGEMBANGAN

SISTEM

Universitas Muhammadiyah Metro

Angga Kurniawan, S.E., M.Sc
ORGANISASI BISNIS
Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam
organisasi-organisasi bisnis. Area-area bisnis dasar
perusahaan adalah keuangan, sumber daya manusia, layanan
informasi, produksi, dan pemasaran.
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung
keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Kerangka
kerja ini diilustrasikan di Figur 4.1 yang dimaksudkan untuk
memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer
perusahaan .
 SISTEM-SISTEM INFORMASI INI DIRANCANG KHUSUS
UNTUK ORGANISASI FISIK YAITU, CARA BAGAIMANA SUMBER
DAYA FISIK (MANUSIA, BAHAN BAKU, MESIN, DAN UANG)
DIALOKASIKAN KE BERBAGAI AREA-AREA FISIK PERUSAHAAN
– ANAK PERUSAHAAN GLOBAL, DIVISI, WILAYAH, DISTRIK,
CABANG, DAN SETERUSNYA.
STRUKTUR ORGANISASI SEPERTI INI DISEBUT SEBAGAI
ORGANISASI MAYA (VIRTUAL ORGANIZATION).
SPESIALIS INFORMASI

Istilah spesialis informasi (information specialist)

digunakan untuk menggambarkan karyawan yang tanggung
jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas
tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan.
Spesialisasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer,
dan operator. Kemudian, ditambah lagi dengan administrator
basis data, spesialis jaringan, dan Webmaster.
 ANALIS SISTEM

SPESIALIS INI BEKERJA DENGAN PENGGUNA UNTUK

MENGEMBANGKAN SISTEM-SISTEM BARU DAN MEMPERBAIKI SISTEM-
SISTEM YANG SUDAH ADA. ANALISIS SISTEM ADALAH ORANG YANG AHLI
DALAM MENDEFINISIKAN MASALAH DAN DALAM MEMBUAT DOKUMENTASI
TERTULIS MENGENAI BAGAIMANA KOMPUTER AKAN MEMBANTU
MENYELESAIKAN MASALAH-MASALAH TERSEBUT.
ADMINISTRATOR BASIS DATA. SEORANG SPESIALIS INFORMASI YANG
BERTANGGUNG JAWAB ATAS BASIS DATA DISEBUT SEBAGAI
ADMINISTRATOR BASIS DATA (DATABASE ADMINISTRATOR DBA). TUGAS
DBA TERBAGI DALAM EMPAT AREA UTAMA; PERENCANAAN,
IMPLEMENTASI, OPERASI, DAN KEAMANAN.
 CIO

Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer

Pengembangan Pemeliharaan Operasi Administrasi Jaringan
Sistem Sistem Komputer Basis data

Analis Sistem Analis Sistem Pegawai Administrator Spesialis

Operator basis data Jaringan

Programer Programer

FIGUR 4.2
SRUKTUR ORGANISASI BAGI UNIT LAYANAN INFORMASI
PERUSAHAAN YANG TERSENTRALISASI
STRUKTUR ORGANISASI INOVATIF
Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai
suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara
sentral. Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM
mengidentifikasi tiga struktur inovatif, yang disebut:
•model sekutu (partner model),
•model platform (platform model), dan
•model terskala (scalable model).
 Manajemen
Puncak

Jaringan
Penentuan
Visi

Jaringan Jaringan
Inovasi CIO Pencarian
Sumber

Area-area Perencanaan
bisnis Strategi Vendor

Penyerahan
Inovasi Nilai Manajemen
Solusi
Infrastruktur

Manajemen Penempatan
Keuangan Layanan

MODEL JARINGAN ORGANISASI SISTEM INFORMASI

KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR
Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para
spesialis informasi melakukan seluruh pekerjaan bagi para
pengguna. Pendekatan ini diilustrasikan pada Figur 4.4, dan
masih dipergunakan untuk banyak proyek-proyek sistem saat
ini, menunjukkan bagaimana spesialis informasi bertindak
sebagai perantara, yang memisahkan pengguna dari komputer.
Panah-panah di dalam figur tersebut mencerminkan aliran
komunikasi dua arah.
FIGUR 4.4
RANTAI KOMUNIKASI TRADISIONAL

Basis data
Administrator

Pengguna Sistem Analis Programer Operator Komputer

Spesialis
Jaringan

Webmaster
KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR TIMBUL DISEBABKAN OLEH
EMPAT PENGARUH UTAMA:

-Dampak pendidikan komputer. Selama awal tahun 1980-an,

dampak program-program pendidikan komputer yang baik di
sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan
perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat. Jajaran
manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi
dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik.
Antrian layanan informasi.

PARA SPESIALIS INFORMASI SELALU MEMILIKI LEBIH

BANYAK PEKERJAAN DARIPADA YANG DAPAT MEREKA TANGANI.
SITUASI INI MENJADI SUATU HAL YANG SANGAT PENTING SELAMA
AWAL TAHUN 1980-AN, KETIKA PARA PENGGUNA MULAI
MENGAJUKAN TUNTUTAN-TUNTUTAN UNTUK MENDAPATKAN
TAMBAHAN DUKUNGAN SISTEM KEPADA LAYANAN INFORMASI.
LAYANAN INFORMASI TIDAK DAPAT MEMBERIKAN RESPONS YANG
CUKUP CEPAT UNTUK MEMENUHI TUNTUTAN PENGGUNA, DAN
ANTRIAN MULAI MENUMPUK DENGAN PEKERJAAN YANG
MENUNGGU UNTUK DIKERJAKAN OLEH KOMPUTER. BEBERAPA
PENGGUNA HARUS MENUNGGU DUA ATAU TIGA TAHUN SEBELUM
PEKERJAAN MEREKA SELESAI DARI ANTRIAN.
MURAHNYA PERANTI KERAS.

SELAMA PERIODE YANG SAMA, PASAR DIBANJIRI OLEH KOMPUTER

MIKRO BERHARGA MURAH. PENGGUNA DAPAT MEMPEROLEH
SENDIRI PERANTI KERASNYA DENGAN MEMESAN DI TOKO
KOMPUTER SETEMPAT MELALUI TELEPON DAN MEMINTA SISTEM
TERSEBUT DIKIRIMKAN MENGGUNAKAN TAKSI.
-PERANTI LUNAK SIAP PAKAI. PERANTI LUNAK SIAP PAKAI INI
MENAWARKAN DUKUNGAN YANG DITINGKATKAN DAN KEMUDAHAN
PENGGUNAAN, DAN MEMUNGKINKAN PERUSAHAAN DAN
PENGGUNA-PENGGUNA INDIVIDUAL DENGAN SEDIKIT KEAHLIAN
KOMPUTER MENGIMPLEMENTASIKAN SUATU SISTEM BERBASIS
KOMPUTER.
DALAM BANYAK KASUS, PENGGUNA AKAN BEKERJA SAMA
DENGAN SPESIALIS INFORMASI DALAM MENGEMBANGKAN
SISTEM. OLEH KARENA ITU, KONSEP EUC TIDAK BERARTI
HILANGNYA KEBUTUHAN AKAN SPESIALIS INFORMASI.
KONSEP INI LEBIH DIARTIKAN BAHWA SPESIALIS INFORMASI
AKAN LEBIH BANYAK MEMAINKAN PERANAN KONSULTASI
DARIPADA YANG SEBELUMNYA PERNAH MEREKA LAKUKAN.
FIGUR 4.5 MENUNJUKKAN SUATU SKENARIO EUC DIMANA
PENGGUNA AKAN MENGANDALKAN SPESIALIS INFORMASI
UNTUK MENDAPAT DUKUNGAN PADA TINGKAT TERTENTU.
FIGUR 4.5
RANTAI KOMUNIKASI KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Spesialis
Informasi

DUKUNGAN

Pengguna Komputer
KOMUNIKASI
PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA
INFORMASI
Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya
informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam
mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini
terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut
berpartisipasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikan
komputasi pengguna akhir.
Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir
EUC memberikan dua manfaat utama:
-Menyamakan kemampuan dan tantangan. Pergeseran beban kerja dalam
pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan lagi spesialis
informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem
yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-
area tersebut.
-Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan
sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis
informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi
komputasi.
RISIKO KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

KETIKA PENGGUNA AKHIR MENGEMBANGKAN SISTEM MEREKA

SENDIRI, MEREKA AKAN MENGHADAPKAN PERUSAHAAN KEPADA
SEJUMLAH RISIKO:

*SASARAN SISTEM YANG BURUK. PENGGUNA AKHIR DAPAT

MENERAPKAN KOMPUTER PADA APLIKASI-APLIKASI YANG
SEHARUSNYA DIJALANKAN DENGAN CARA LAIN, SEPERTI SECARA
MANUAL.
*SISTEM YANG DIRANCANG DAN DIDOKUMENTASIKAN
DENGAN BURUK. PARA PENGGUNA AKHIR, MESKIPUN MEREKA
MEMILIKI TINGKAT KOMPETENSI TEKNIS YANG CUKUP TINGGI,
BIASANYA TIDAK AKAN DAPAT MENYAMAI PROFESIONALISME DARI
SPESIALIS INFORMASI DALAM HAL PERANCANGAN SISTEM.
*PENGGUNAAN SUMBER DAYA INFORMASI YANG
TIDAK EFISIEN. KETIKA TIDAK TERDAPAT KENDALI PUSAT ATAS AKUISISI
PERANTI KERAS DAN PERANTI LUNAK, PERUSAHAAN PADA AKHIRNYA BISA
MENDAPATKAN PERANTI KERAS YANG TIDAK SESUAI DAN PERANTI LUNAK
YANG BERLEBIHAN.

*HILANGNYA INTEGRITAS DATA. PENGGUNA AKHIR BISA JADI TIDAK

MENJALANKAN KEHATI-HATIAN YANG DIPERLUKAN DALAM MEMASUKAN DATA
KE DALAM BASIS DATA PERUSAHAAN.

*HILANGNYA KEAMANAN. PENGGUNA AKHIR DAPAT TIDAK MENJAGA DATA

DAN PERANTI LUNAK MEREKA.
*HILANGNYA KENDALI. PENGGUNA MENGEMBANGKAN SISTEM UNTUK
MEMENUHI KEBUTUHAN MEREKA SENDIRI TANPA MENYELARASKAN DENGAN
SUATU RENCANA YANG AKAN MEMASTIKAN DUKUNGAN KOMPUTER BAGI
PERUSAHAAN.

KARENA POTENSI MANFAAT YANG DIMILIKINYA, PERUSAHAAN HARUS

MENGEMBANGKAN SUATU RENCANA STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI
YANG MEMUNGKINKAN EUC BERKEMBANG DAN TUMBUH SUBUR.
-TEORI SISTEM (SYSTEMS THEORY) MENJELASKAN
BAGAIMANA CARA MENGGAMBARKAN SUATU FENOMENA
DALAM BENTUK STRUKTUR-STRUKTUR SISTEM NORMATIF.

-PROSES PENGEMBANGAN SISTEM (SYSTEM

DEVELOPMENT PROCESS) TERDIRI ATAS LANGKAH-
LANGKAH YANG DIAMBIL UNTUK MENGEMBANGKAN
SUATU SISTEM INFORMASI.

-PEMBUATAN MODEL SISTEM (SYSTEMS MODELLING)

TERDIRI ATAS BERBAGAI CARA UNTUK
MENDOKUMENTASIKAN SUATU SISTEM. DATA DAN PROSES
SISTEM DIBUAT MODELNYA DENGAN MENGGUNAKAN ALAT
SEPERTI: DIAGRAM HUBUNGAN ENTITAS (ENTITY
RELATIONSHIP DIAGRAM), DIAGRAM ARUS DATA (DATA FLOW
DIAGRAM), DAN DIAGRAM KELAS (CLASS DIAGRAM).
 MENGELOLA PENGETAHUAN YANG
DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA
INFORMASI PERUSAHAAN

Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang
mencerminkan sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Perusahaan sering kali
menganggap manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) sebagai sistem
jenis lain yang harus dikembangkan. Sistem seperti ini akan menciptakan
pengetahuan, mengelolanya, dan mengirimkannya ke pengguna yang tepat.
 KOMUNIKASI INTERPERSONAL DATA DAN
INFORMASI

LINGKUNGAN

PERUSAHAAN SISTEM OTOMATISASI KANTOR

APLIKASI OA
Pemecahan BERBASIS Pemecah
masalah NON KOMPUTER masalah lain

APLIKASI OA
BERBASIS
KOMPUTER
Basis data

Sumbar daya Mengubah Sumber daya

input fisik output fisik
 Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir
di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap
perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting,
lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.
Telecommuting Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara
yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja.
Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan
tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi.

HOTELING
FOKUS TELECOMMUTING PADA AWALNYA HANYA TERBATAS PADA BEBERAPA
KELAS PEKERJA KANTOR TERTENTU SAJA YANG DAPAT MELAKUKAN PEKERJAAN
MEREKA DI RUMAH, TELAH MELUAS HINGGA MELIPUTI SELURUH KARYAWAN YANG
HANYA DATANG KE KANTOR BILAMANA DIBUTUHKAN. KONSEP INI DIBERI NAMA
HOTELING, DAN IDE DI BALIKNYA ADALAH BAHWA PERUSAHAAN MENYEDIAKAN SUATU
FASILITAS TERPUSAT YANG DAPAT DIBAGI BERSAMA OLEH KARYAWAN JIKA TERDAPAT
KEBUTUHAN AKAN RUANGAN DAN DUKUNGAN KANTOR. KEUNGGULAN HOTELING
ADALAH PEMANFAATAN SUMBER DAYA DAN RUANGAN YANG LEBIH EFEKTIF DAN
FOKUS YANG LEBIH BAIK PADA APA YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENDUKUNG
PERSONEL KANTOR.
KEUNTUNGAN KANTOR MAYA
Kantor maya mampu mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti
elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata, antara
lain:
•Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja ditempat lain,
perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan
turunnya biaya untuk sewa dan perluas kantor.
•Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan
kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan seperti para
partisipan di dalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.
•Berkurangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju, banjir, badai, dan semacamnya
menjadikan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan ke tempat kerja fisik, aktivitas
perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetapi, dalam suatu kantor maya, sebagian besar
pekerjaan dapat terus dilanjutkan.
•Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-orang yang
sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang dengan cacat tubuh,
manula, dan para orang tua dengan anak-anak masih kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena
itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosial.
KERUGIAN KANTOR MAYA
Ketika perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya, maka perusahaan
tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa dampak negatif akan
dapat terjadi, yaitu:
•Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah.
Salah satunya adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tatap muka
dengan atasan dan sesama rekan kerja.
•Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk
dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya.
ORGANISASI MAYA

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat
diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan sebuah organisasi maya.
•Dampak Sosial Organisasi Maya
Meskipun kantor maya dan organisasi maya terutama diidentifikasikan sebagai suatu strategi
bisnis, konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan dampak kepada masyarakat. Kantor
maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit dan
transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang untuk di huni.
•MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSPEKTIF
Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan
penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi.
Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan. Pengembangan sistem pada awalnya
dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama-kelamaan pengguna telah
memainkan peranan yang semakin penting, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan
pengembangan.
 Pengembangan
Konsep

FUZZY FRONT Jadi/ tidak

END jadi

Pengembangan kasus Peluncuran produk dan

bisnis produksi penuh

Peninjauan Peninjauan

Pengembangan pemasaran Pengujian dan validasi

dan teknis

Peninjauan
FIGUR 4.7
SISTEM AWAL PENGEMBANGAN PRODUK BARU
 Kualifikasi ide

Ide-ide yang memenuhi

kualifikasi

Pengembangan
Konsep

Konsep yang telah

Katalog
dikembangkan

Penentuan peringkat
konsep

Penilaian Konsep

FIGUR 4.8
Konsep yang telah dinilai SISTEM PENGEMBANGAN
KONSEP PRODUK BARU
TERIMA KASIH