Developing Productive

Communication Skills

www.rajapresentasi.com 1
Daftar Isi Materi

1. Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual

2. Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi
3. Trilogi Komunikasi yang Efektif
4. Tujuh Prinsip Komunikasi yang Produktif
5. Mengembangkan Active Listening Skills
6. Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik

www.rajapresentasi.com 2
Rangkaian Keberhasilan

Nilai,
kepercayaan.
dan pikiran kita

Self-fulfilling
prophecy
Apa yang kita (Pencapaian
ucapkan dan keberhasilan
lakukan sesuai
keinginan kita)

Hasil

www.rajapresentasi.com 3
Kita berkomunikasi untuk …

• Memperoleh informasi
• Memberikan motivasi
• Membuat janji
• Memberi nasihat
• Menjual
• Mengucapkan selamat
• Menipu
• Dll

www.rajapresentasi.com 4
Verbal, vokal dan visual

Verbal :
Pesan yang kita
kirimkan

Komunikasi Vokal :
Suara yang kita
sampaikan

Visual :
Bahasa tubuh kita

www.rajapresentasi.com 5
Penelitian menyatakan 70%
kesalahan di dunia kerja adalah
hasil dari komunikasi yang buruk…..

www.rajapresentasi.com 6
Penyebab Sulitnya Komunikasi:

• Kurangnya informasi dan pengetahuan

• Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan
jelas
• Tidak mendengarkan
• Tidak memahami secara penuh dan gagal dalam
bertanya

www.rajapresentasi.com 7
Penyebab Sulitnya Komunikasi :

• Tidak memahami apa yang diperlukan orang

lain
• Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambil
kesimpulan
• Bad mood
• Gagal mencari alternatif

www.rajapresentasi.com 8
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..

• Hilangnya bisnis
• Kesalahan, pemborosan
• Penurunan produktivitas
• Lemahnya koordinasi dan kooperasi
• Merusak citra perseorangan atau perusahaan
• Frustasi, permusuhan

www.rajapresentasi.com 9
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..

• Ketidakpuasan terhadap orang lain

• Penurunan semangat juang
• Hilangnya semangat kelompok
• Tingginya pergantian karyawan
• Konflik dan perbedaan pendapat
• Jatuhnya kepercayaan dan harga diri
• Hilangnya persahabatan

www.rajapresentasi.com 10
Beberapa Filter Komunikasi

• Memberikan judgement yang terburu-buru

• Prejudice
• Kurangnya perhatian
• Stereotype
• Lemahnya kemampuan mendengarkan
• Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan
kita

www.rajapresentasi.com 11
Prinsip Dasar Komunikasi

Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi

Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali

menentukan hasil komunikasi

Cara kita menyampaikan pesan selalu

berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu
diterima dan dipahami

www.rajapresentasi.com 12
Prinsip Dasar Komunikasi

Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang

diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan

Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita

harus memberikan sebaik yang kita terima

www.rajapresentasi.com 13
Trilogi Komunikasi

Mutual
respect

Menerima Memberikan
informasi informasi
dengan baik dengan baik

www.rajapresentasi.com 14
Memberikan Informasi dengan Baik
Enam C dalam memberikan
informasi dengan baik

Clear Concise Correct

Complete Courteous Concrete

www.rajapresentasi.com 15
Memberikan Informasi dengan baik
• Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang
familiar, kalimat yang singkat?
Clear • Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat
dalam setiap kalimat?
• Apakah anda telah menggunakan bahasa yang
mudah dipahami oleh pendengar?

• Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan

tersebut?
Concise • Apakah anda telah berkata secukupnya, dan
tidak bertele-tele?
• Apakah anda telah menghindari kata-kata dan
frase “basa-basi” yang tidak ada gunanya?
www.rajapresentasi.com 16
Memberikan Informasi dengan Baik
• Apakah anda telah memberikan seluruh fakta?
• Apakah anda telah mencakup hal-hal yang
essensial?
Complete • Apakah anda telah menjawab seluruh
pertanyaannya?
• Apakah anda telah merencanakan apa yang akan
anda katakan?

• Apakah anda telah menggunakan kata-kata positif

dan sopan?
Courteous • Apakah anda telah menggunakan kata-kata “Saya
mengerti”, “silakan”, dan “terima kasih” dalam
pembicaraan anda?
• Apakah Anda merasa senang mendengarkan apa
yang anda telah katakan?
www.rajapresentasi.com 17
Memberikan Informasi dengan Baik
• Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruh
fakta?
Correct • Apakah anda telah mengeja nama pendengar
dengan benar?
• Apakah anda telah membuktikan semua bilangan
dan jumlah?

• Apakah anda telah memberikan contoh detil yang

konkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh
Concrete pendengar?
• Apakah anda telah memberikan ilustrasi dan
metafora yang membuat penjelasan Anda menjadi
lebih konkrit?

www.rajapresentasi.com 18
Memberikan Informasi dengan Baik
Ketika memberikan informasi………

• Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan

nyata
• Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual
• Berikan ilustrasi yang mudah dipahami
• Gunakan “bahasa” yang digunakan orang lain

www.rajapresentasi.com 19
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

1. Perhalus kata-kata ‘kamu’ atau ubah menjadi “Saya” untuk

menghindari suara yang seolah menekan
• Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus….’, katakan
‘Dapatkah anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’

2. Fokus pada solusi, bukan pada masalah

• Sebagai ganti dari ‘Kita kehabisan susu….’, katakan
‘Saya akan berbelaja untuk membeli susu’.

www.rajapresentasi.com 20
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa
• Sebagai ganti dari ‘Kita tidak dapat melakukan hal itu
sampai minggu depan’, katakan ‘Kita dapat melakukan
hal itu minggu depan’.
4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan
• Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya, katakan
‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal
itu’.

www.rajapresentasi.com 21
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

5. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak

anda inginkan
• Sebagai ganti dari ‘Jangan menyetir terlalu cepat’,
katakan ‘Menyetirlah dengan hati-hati’

6. Fokus ke depan, bukan ke masa lalu

• Sebagai ganti dari “Saya telah memberitahu kamu
sebelumnya untuk tidak” katakan ‘Mulai sekarang dan
seterusnya…….”

www.rajapresentasi.com 22
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh
• Sebagai ganti dari ‘Bukan, anda salah’, katakan ‘Saya
melihatnya seperti ini….’

www.rajapresentasi.com 23
 Komunikasi yang Asertive

• Membuat pernyataan yang jujur, jelas,

Secara
singkat, dan langsung
verbal, orang-
• Menggunakan pernyataan”Saya” : Saya
orang yang
senang, Saya hargai, Saya pikir
asertif :
• Membedakan antara fakta dan
pendapat
• Menanyakan, jangan bercerita
• Menawarkan usulan yang baik, bukan
menasehati dan memerintah

www.rajapresentasi.com 24
 Komunikasi yang Asertive
• Memberikan kritik yang membangun, tidak
Secara mencela, tidak berasumsi, dan tidak
verbal, orang- ‘mengharuskan’
orang yang • Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui
asertif : nasehat dan perasaan orang lain
• Menghargai hak-hak orang lain seperti
menghargai hak-haknya sendiri
• Saling membangun respek jika ada
perbedaan pendapat

www.rajapresentasi.com 25
 Komunikasi yang Asertive

Secara Non
• Membuat kontak mata yang sesuai
Verbal, orang- • Duduk atau berdiri dengan mantap dan
orang yang tegak lurus dengan nyaman
asertif:
• Mengisyaratkan secara terbuka untuk
mendukung komentar mereka
• Berbicara dengan jelas, mantap, dan
nada suara yang tegas

www.rajapresentasi.com 26
 Komunikasi yang Asertive

Secara Non • Mempertahankan keterbukaan, tegas,

Verbal, orang- ekspresi wajah yang relaks, tersenyum
orang yang apabila senang, mengerutkan dahi jika
asertif : marah
• Berkata dengan tegas, dengan ritme
yang teratur, serta menekankan kata
kunci yang ingin mendapat perhatian

www.rajapresentasi.com 27
Atur bahasa tubuh anda
• Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka

• Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang

lain

• Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan

ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkan
penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan
penekanan.

www.rajapresentasi.com 28
Atur bahasa tubuh anda

• Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkan

untuk membesarkan hati pembicara; tingkatkan kontak mata
untuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untuk
melembutkan penekanan

• Respon secara tepat dengan mendasarkan respon anda

pada apa yang baru saja dikatakan orang lain

• Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka

komunikasi dengan lebih mudah.

www.rajapresentasi.com 29
Kumpulkan Informasi yang baik
dengan EARs anda

E – explore dengan mengajukan pertanyaan

A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan

R – refleksikan kalo anda memahaminya

S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan

www.rajapresentasi.com 30
Pertanyaan Eksploratif
Pertanyaan terbuka memberikan banyak
Pertanyaan
terbuka informasi karena memberikan kesempatan
kepada individu untuk menjelaskan hal
terpenting

Probing Probing questions digunakan untuk

Questions mengelaborasi secara lebih detil isu yang
tengah didiskusikan

www.rajapresentasi.com 31
Pertanyaan Tertutup vs Terbuka

Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?

Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk

menyelesaikan perjalanan anda?

Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa

kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang
kita inginkan?

Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?

dengan baik?

www.rajapresentasi.com 32
Beberapa Probing Questions
• Apakah Anda dapat lebih spesifik?
• Apakah Anda dapat memberikan contohnya
kepada saya?
• Apa yang terjadi kemudian?
• Menurut Anda, apakah yang menjadi
penyebabnya?
• Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya
secara detail?

www.rajapresentasi.com 33
Active Listening

Memberikan perhatian penuh terhadap

Active pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya
Listening untuk memahami pokok-pokok penting dari
pembicara.
Termasuk memberikan perhatian penuh
kepada mereka dan gunakan kata-kata
pendorong seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”.
Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-
verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan
bahasa tubuh lainnya.

www.rajapresentasi.com 34
5 Active Listening Skills
• Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang
pembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri
• Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikan
emosi atau perasaan atau terlihat emosional (tersinggung,
marah, bersemangat), sampaikan empati anda dan
besarkan hati pembicara untuk melanjutkannya.
• Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang telah
disampaikan pembicara

www.rajapresentasi.com 35
5 Active Listening Skills
• Synthesizing: padukan beberapa pemikiran dari
pembicara menjadi satu tema atau pemikiran.
• Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda berada
pada posisi pembicara

www.rajapresentasi.com 36
Untuk mendengarkan lebih efektif…..

Perhatikan penampilan fisik – bahasa tubuh yang tepat akan

membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong
pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepada
kita

Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara,

dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkan
dulu, baru melakukan penilaian

Teliti pengucapan secara verbal – makna, kejelasan, teliti

lebih lanjut, rangkum pemahaman anda

www.rajapresentasi.com 37
Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik

• Menyela
• Terlalu cepat mengambil kesimpulan
• Menyelesaikan kalimat orang lain
• Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok
pembicaraan
• Kurang memperhatikan bahasa tubuh
• Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan
• Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback

www.rajapresentasi.com 38
Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif

• Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan

mengambil nuansa pembicaraan
• Mengajukan pertanyaan
• Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan
pemikirannya
• Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka
katakan sebelum memberikan opini
• Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi

www.rajapresentasi.com 39
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

• Dengarkan, jangan melawan

Menerima • Tetap tenang dan atur nafas
feedback • Biarkan bahasa tubuh anda
memperlihatkan penerimaan anda
• Ajukan pertanyaan untuk memastikan
bahwa anda telah memahaminya
• Jangan terlalu sensitif, melindungi diri
sendiri atau angkuh

www.rajapresentasi.com 40
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

• Apakah orang yang memberikan feedback

mengetahui tentang apa yang mereka
Menerima katakan?
feedback • Informasi lain apa yang anda miliki yang
dapat mendukung feedback tersebut?

• Jika anda merasa perlu mengabaikannya,

apakah anda memiliki bukti-bukti yang
bertentangan dengan feedback
tersebut?

www.rajapresentasi.com 41
Ketika menerima/mendengarkan kritikan

• Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif.

• Selami maksud pengritik anda sehingga anda akan mengetahui
bagaimana sebaiknya menghadapi informasi tersebut
• Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya.
Kemudian anda dapat merespon dengan informasi yang berguna.
• Ajukan pertanyaan sampai anda mengerti apa yang pembicara coba
katakan kepada anda
• Jangan menyela. Dengarkan agar anda mengerti.
• Fokus ke depan: apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaikinya?

www.rajapresentasi.com 42
 Composed by : Yodhia Antariksa, Msc in HR

Dimohon untuk tidak mengcopy, menggandakan, dan

mendistribusikan file presentasi ini melalui email atau

Selesai piranti digital lainnya tanpa ijin dari rajapresentasi.com

Mari kita saling berikhtiar membangun kejujuran.

Jika Anda berminat menggunakan slide ini untuk

kepentingan training di organisasi Anda, silakan terlebih
dahulu baca aturan pemakaiannya di Menu TANYA
JAWAB pada situs www.rajapresentasi.com

www.rajapresentasi.com 43
 Recommended Further Readings:

1. Kris Cole, Crystal Clear Communication : Skills for Understanding

and Being Understood, Synergy Books International
2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management
Skills, Harpers Collins Publisher

www.rajapresentasi.com 44