Kegiatan Belajar 3

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

 Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
 Ciri- Ciri Pekerjaan Kantor
 Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
  Menghimpun
Macam-Macam  Mengolah
 Menggandakan
Pekerjaan Kantor
 Mengirim
 Menyimpan
 Melakukan komunikasi
 Menghitung
 Menghimpun

Menghimpun merupakan
kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya
segala informasi yang belum
ada atau informasi yang masih
berserakan di mana-mana
sehingga siap dipergunakan
ketika diperlukan. Contohnya,
mengumpulkan data, mencari
informasi, membuat kliping,
serta mengumpulkan berita
dan menyusunnya.
Mencatat

Pekerjaan mencatat
merupakan kegiatan tulis-
menulis mengenai data-data
yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang
mempunyai arti, dapat
dikirim, dan disimpan.
Contohnya, membuat surat,
membuat notula, mencatat
kegiatan, dan membuat
tulisan di berbagai media.
Mengolah

Pekerjaan mengolah
merupakan berbagai
macam kegiatan untuk
mengerjakan data dan
informasi agar dapat
tersaji dalam bentuk
laporan yang lebih
berguna. Contohnya,
membuat rekapitulasi
data, membuat laporan
tertulis, dan membuat
laporan keuangan.
Menggandakan

Pekerjaan menggandakan
merupakan kegiatan
memperbanyak informasi
dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang
diperlukan. Contohnya,
memfotokopi surat, mencetak
informasi dengan printer atau
risograph.
 Mengirim

Pekerjaan mengirim merupakan kegiatan

menyampaikan informasi dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak kepada pihak
lain. Contohnya, mengirim surat ke luar
melalui pos, mendistribusikan informasi,
mengirim surat melalui faksimile, dan
mengirim informasi dengan e-mail.
 Menyimpan

Pekerjaan menyimpan
merupakan kegiatan
meletakkan informasi dengan
berbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
Contohnya, menyimpan
surat/arsip, menyimpan data/
informasi ke komputer, dan
menyusun buku di
perpustakaan.
 Melakukan Komunikasi

Pekerjaan melakukan
komunikasi merupakan
kegiatan melakukan
pengiriman ide atau gagasan
kepada pihak lain baik
langsung ataupun
menggunakan media dan
mendapat
respon dari penerima pesan.
Contohnya, bertelepon,
melakukan korespondensi,
chatting, dan teleconference.
 Menghitung

Pekerjaan menghitung merupakan kegiatan

melakukan penetapan data yang berkaitan
dengan angka. Contohnya, menghitung hasil
penjualan, menghitung data keuangan, dan
menghitung jumlah sarana dan prasarana.
 Persentase pekerjaan kantor
Berdasarkan hasil penelitian George R. Terry
 Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

 Bersifat Pelayanan.
 Bersifat Terbuka dan Luas.
 Dilaksanakan oleh Semua Pihak
dalam Organisasi.
 Hasil Jasa atau Produk
Pekerjaan Kantor

 Surat
 Laporan
 Formulir
 Berbagai Macam Dokumen
Tertulis
 Arsip
 Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi
buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada
pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
 Kegunaan Surat

 Sebagai alat komunikasi secara tertulis.

 Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu
diperlukan.
 Sebagai alat bukti tertulis yang sangat
otentik.
 Dapat menjadi nilai historis.
 Sebagai duta organisasi.
 Sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan pimpinan.
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
membuat surat yang baik

 Gunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standar

persuratan, yaitu kertas HVS ukuran A4 untuk
perusahaan swasta dan kertas HVS ukuran Folio (F4)
untuk lembaga pemerintahan.
 Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang
terstruktur dan bentuk surat yang dipilih.
 Bahasa surat harus dibuat dengan baik, lugas, jelas,
padat, dan tidak bertele-tele sesuai dengan jenis-jenis
surat.
 Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk
surat bahasa Indonesia, dan bahasa Inggris dengan
grammar yang baik untuk surat bahasa Inggris.
 Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi,

data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
 Fungsi laporan

Sebagai bahan pertanggungjawaban.

Sebagai alat menyampaikan informasi.
Sebagai alat pengawasan.
Sebagai bahan penilaian.
Sebagai bahan pengambilan keputusan.
  Laporan yang dibuat harus jelas
dan cermat.
 Laporan harus mengandung
kebenaran dan objektivitas.
Hal-hal yang perlu  Laporan harus lengkap.
diperhatikan  Laporan harus tegas dan konsisten.
dalam membuat  Laporan harus langsung mengenai
laporan
sasaran.
 Laporan harus disampaikan kepada
orang dan alamat tujuan yang
tepat.
 Laporan sebaiknya disertai dengan
saran-saran.
 Laporan harus dibuat tepat waktu..
 Jenis-jenis laporan

Laporan berdasarkan waktu

Laporan berdasarkan bentuk
Laporan berdasarkan penyampaian
Laporan berdasarkan sifat
Laporan berdasarkan isinya
 Laporan
berkala/periodik
Laporan berkala, yaitu
laporan yang dibuat
secara periodik atau rutin
Laporan dalam jangka waktu
tertentu (laporan harian,
berdasarkan mingguan, bulanan, atau
waktu tahunan). Contoh:
laporan kehadiran
karyawan setiap bulan.
Laporan insidental
Laporan insidental, yaitu
laporan yang dibuat
apabila diperlukan.
  Laporan berbentuk surat,
isinya antara satu sampai
empat halaman. Contoh:
Laporan jumlah siswa yang
Laporan keluar dari suatu sekolah.
berdasarkan  Laporan berbentuk naskah,
bentuk Contoh: laporan kegiatan
kepanitiaan atau notulen
rapat.
 Laporan berbentuk memo,
Umumnya isi laporan
pendek, untuk keperluan
intern, dan dilakukan
antarpejabat/pimpinan.
  Laporan lisan
 Laporan tertulis,
Laporan
Misalnya surat, naskah,
berdasarkan
dan memo.
penyampaian  Laporan visual,
Misalnya disampaikan
dengan menggunakan
media presentasi
(power point).
 Laporan berdasarkan sifat

 Laporan biasa
 Laporan penting
adalah laporan yang
adalah laporan yang
isinya bersifat biasa dan
isinya bersifat penting
tidak rahasia, sehingga
dan rahasia, sehingga
jika laporan terbaca
hanya orang tertentu
oleh orang lain tidak
saja yang boleh
akan menimbulkan
mengetahuinya.
dampak yang negatif.
  Laporan informatif adalah laporan yang
hanya berisi informasi saja.
 Laporan rekomendasi adalah laporan
yang isinya bersifat penilaian sekilas
tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.
Laporan  Laporan analisa adalah laporan yang
berdasarkan isinya berupa hasil analisa secara
mendalam.
isinya  Laporan kelayakan adalah laporan yang
berisi tentang hasil penentuan kelayakan
atau pemilihan mana yang terbaik.
 Laporan pertanggungjawaban adalah
laporan yang berisi pertanggungjawaban
tugas seseorang atau kelompok kepada
atasan yang memberi tugas tersebut.
 Langkah-langkah
membuat laporan

 Menentukan permasalahan yang akan

dilaporkan.
 Mengumpulkan bahan, data, dan fakta.
 Mengklasifikasi data.
 Mengevaluasi dan mengolah data.
 Membuat kerangka laporan.
 Kerangka Laporan

 Pendahuluan:
• maksud dan tujuan dari laporan,
• masalah pokok yang dilaporkan, dan
• sistematika laporan.
 Batang tubuh:
• data dan fakta pelaksanaan kegiatan,
• kesesuaian pelaksanaan dengan
perencanaan,
• masalah yang terjadi, dan
• pembahasan masalah.
 Kerangka Laporan….

Penutup:
• Kesimpulan, dan
• saran
 Lampiran pendukung/portofolio
 Formulir

Formulir adalah
lembaran kartu atau
kertas dengan ukuran
tertentu yang
didalamnya terdapat
data atau informasi
yang bersifat tetap, dan
ada beberapa bagian
lain yang akan diisi
dengan informasi yang
tidak tetap.
  Menghemat waktu,
tenaga, dalam hal
penulisan serta
menghemat biaya dalam
Keuntungan hal penggunaan kertas.
membuat  Memudahkan dalam
penyimpanan dan
formulir
pencatatan.
 Adanya keseragaman
sehingga mengurangi
terjadinya penyimpangan.
 Mengurangi kegiatan
fotokopi.
  Mencari suatu
keterangan tertentu.
 Menghimpun data yang
Fungsi
sama.
formulir  Menyampaikan
informasi yang sama
kepada beberapa
bagian yang berbeda.
 Sebagai bukti fisik.
 Sebagai dasar petunjuk
untuk bekerja.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
dalam membuat formulir

 Setiap formulir yang dibuat harus

mempunyai kegunaan yang jelas.
 Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir,
 Ada standarisasi dalam pembuatan
formulir.
 Informasi dibuat secara tersusun dengan
rapi, logis, dan praktis.
 Formulir dibuat secara sederhana.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat formulir….

 Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu

disediakan ruang kosong yang cukup.
 Harus ada judul nama formulir.
 Menggunakan ukuran tertentu sesuai
kebutuhan.
 Cantumkan nama organisasi untuk formulir
ke luar kantor.
 Perancangan desain formulir harus dilakukan
dengan sebaik mungkin dan direncanakan
secara matang.
 Contoh
Formulir
 Arsip

Arsip merupakan data atau

catatan berupa tulisan baik
tercetak atau terekam
berupa informasi yang telah
terjadi atau berkaitan
dengan masa lalu yang
disimpan menurut suatu
cara tertentu sehingga
informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik
dan lebih lama.