Nama : Prihatin Siti Yulaikah

Asal Sekolah : SMK Negeri 1 Purwodadi

Tugas 1 PROSEDUR PENYIMPANAN SURAT MASUK

Tahapan pengelolaan surat masuk:

1. Penerimaan surat:
(1) Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengiriman
surat
(2) Memeriksa ketepatan alamat yang dituju, jika surat salah alamat harus
segera dikembalikan kepada petugas pengirim surat
(3) Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat
2. Penyortiran surat
(1) Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas
(2) Memisahkan surat pribadi untuk sekretaris atau pimpinan
(3) Menggolongkan surat dinas atau surat dinas rutin/biasa, surat penting, dan
surat dinas rahasia
3. Pembukaan sampul surat
Adalah kegiatan mengeluarkan surat dari sampulnya. Untuk mengeluarkan surat
dari sampulnya dapat digunakan beberapa alat:
a) Alat pembuka surat dengan tangan (hand opener) seperti silet, gunting
b) Alat pembuka amplop dengan arus listrik (automatic Mail Opener)
4. Pemeriksaan lampiran
a) Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop
b) Apakah alamat dalam dan alamat luar amplop sudah cocok
c) Apakah perihal surat ada hubungannya dengan surat terdahulu
d) Apakah lampirannya sudah cocok
5. Pencatatan surat
Pencatatan surat ada 2:
a. Buku Agenda: Sistem pola lama
b. Kartu Kendali: sistem pola baru (untuk surat penting)
6. Pengarahan dan penerusan
a) Melampiri surat dengan lembar desposisi kemudian disampaikan kepada
pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat yang
merupakan informasi atau instruksi
b) Menyampaikan Kembali surat yang sudah mendapat tanggapan dari pimpinan
kepada sekretaris atau kepala tata usaha dan oleh sekretaris surat berikut
lembar desposisi disampaikan kepada unit pengolah.
7. Penyimpanan surat
Apabila surat sudah selesai diproses maka surat tersebut harus disimpan
(sepanjang masih memiliki nilai guna) dengan menggunakan system
kearsipan yang digunakan oleh kantor yang bersangkutan

PENYIMPANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM SUBYEK

1. Menentukan daftar klasifikasi sistem subyek
Contoh:
KP Kepegawaian
KP 01 Cuti
KP 01.1 Cuti Melahirkan
KP 01.2 Cuti Sakit
KP 01.3 Cuti Tahunan
2. Memeriksa berkas
Kita akan menyimpan surat dari bu Anin tentang cuti melahirkan, berarti surat
itu subyeknya adalah cuti melahirkan
3. Menentukan indeks berdasarkan masalah
Menentukan permasalahan surat dengan mencocokkan dengqn daftar
klasifikasi yang dibuat
4. Mengkode surat
Membubuhkan kode surat sesuai dengan daftar klasifikasi (kode surat KP 01.1)
5. Pencatatan surat (Buku Agenda Tunggal)
 BUKU AGENDA TUNGGAL
……………………………………………………….

No Surat Dari / Kepada Isi Ringkas Kode Ket

TGL M/K
Urut No TGL

6. Penyimpanan
Surat tentang cuti melahirkan dari bu Anin ditempatkan pada laci yang berkode
Kepegawaian, dibelakang Guide cuti, dalam folder Cuti melahirkan