Bekerja melalui Formulir FMEA

Drg. Sylvia Fatridha Situngkir, MPH

Komite Mutu, Keselamatan, dan Kinerja RSCM/FKUI
Mari kita lihat…
• Apakah Anda melakukan sesuatu untuk mencegah terlambat
datang ke RS? Ya/Tidak
• Apakah Anda mengambil jalur alternatif saat terlihat terdapat
kemacetan yang mulai terbentuk? Ya/Tidak
• Apakah Anda mencoba untuk memisahkan masalah besar
dengan masalah kecil? Ya/Tidak
• Apakah Anda melihat kesempatan untuk mengeliminasi
beberapa masalah, kemudian membutuhkan cara yang lebih
baik dengan mengajak orang lain memecahkan masalah
secara bersama - sama? Ya/Tidak
Jawaban Anda menunjukkan bahwa
Anda telah mengaplikasikan
beberapa prinsip FMEA untuk
mencegah masalah dalam kehidupan
sehari - hari
Sejarah FMEA
• Pertama kali dikenalkan pada tahun 60’an oleh NASA
untuk proyek pendaratan manusia kebulan
• Diadopsi dan dikembangkan pada industri otomotif
di tahun 70’an oleh FORD sebagai suatu reaksi
terhadap menurunnya mutu dan kehandalan produk
otomotif Amerika
• Pada tahun 80’an Diadopsi oleh banyak industri yang
menekankan pada keselamatan, kehandalan dan
mutu seperti: otomotif, elektronik, penerbangan,
komputer.
Standar PMKP 10/QPS 11:

Adanya program yang berkelanjutan

mengidentifikasi dan mengurangi kemungkinan
terjadinya insiden dan risiko keselamatan
terhadap pasien dan pegawai yang tidak
diharapkan.
- Diselenggarakan 1 tahun sekali (ME 2)
- Re-desain sistem  menguji (ME 3)
Siklus Manajemen Risiko
Analisis risiko
Identifik
Manajeme asi risiko
n tuntutan
terkait

Menyusu
n prioritas
risiko

Investiga
si insiden

Melapor
kan
Manaje risiko
men
risiko
Mitigasi Risiko
Re-design FMEA

Pengadaan sumber
daya
Mitigasi
Pembuatan
regulasi, kebijakan,
SPO
Penggantian/
Tidak Re-design penunjukkan
tenaga

Rapat koordinasi/
komunikasi

Sosialisasi, edukasi
 Risiko 1: pasokan listrik tidak
mencukupi dengan bertambahnya
jumlah alat medis baru

Sikap kita tidak FMEA?

 Risiko 2: banyaknya tenaga
pramusaji yang akan pensiun dan
peraturan rekrutmen SDM yang
semakin sulit

Sikap kita? Jika pihak ketiga perlu

FMEA
 Risiko 3: penumpukan pasien di
rawat inap yang menunggu jadwal
operasi

Sikap kita?
Risiko 4: mesin cuci piring automatis
di RS lain yang dapat menciptakan
efisiensi SDM dan sumber daya
lainnya

Sikap kita? Tidak perlu FMEA karena

rs lain sudah pernah memakai
FMEA
• Teknik yang berbasis tim, sistematis dan
proaktif yang digunakan untuk mencegah
permasalahan dari proses atau produk
sebelum pemasalahan tersebut
muncul/terjadi
• Memberikan gambaran mengenai tingkat
keparahan dari akibat yang ditimbulkan
Perbedaan FMEA dan RCA
FMEA RCA
• Proaktif • Reaktif
• Diagram alur proses • Diagram kronologis
• “Apa yang bisa terjadi?” • “Apa yang telah
terjadi?”
• Fokus pada potensi • Fokus pada kegagalan
kegagalan proses suatu sistem
sistem
• Mencegah kegagalan • Mencegah kegagalan
sebelum terjadi muncul kembali
Perubahan sistem penghargaan DPJP
terkait visite dan kehadiran

FMEA atau RCA?

 Pasien mengalami penurunan
kesadaran pasca pemasangan wsd

FMEA atau RCA?

Pembukaan layanan unit transfusi
darah

FMEA atau RCA?

Pasien meninggal pasca jatuh di
ruang rawat

FMEA atau RCA?

 FMEA/Failure Mode & Effect Analysis
 Mengecek tiap butir dalam sistem  alur proses

 Memertimbangkan potensi kegagalan pada tiap butir

dalam sistem  “Failure Mode”

 Menetapkan bagaimana dampak kegagalan tersebut

akan memengaruhi sistem  “Effect”

 Menetapkan prioritas potensi kegagalan yang harus

diatasi
 Langkah-langkah Proses FMEA
1. Pilih sebuah proses berisiko tinggi
2. Pembentukan tim
3. Gambarkan proses topik (tahapan proses)
4. FMEA Brainstorming (modus kegagalan)
5. Perhitungan Tingkat Risiko dan Keberhasilan Mitigasi
6. Redesain proses/ kontrol desain
7. Analisis dan uji proses baru tersebut  PDSA
8. Implementasikan & monitor proses redesain.
 Langkah 1: Proses Berisiko Tinggi
Karateristik
Variabel input
Kompleksitas
Kurangnya standarisasi
Proses yang berlangsung
ketat/cepat: kegagalan pada
satu langkah  “cascade of
failures”
Ketergantungan terhadap
manusia
Contoh
- Penempatan tenaga perawat yang belum efektif
- Metode perawatan khusus di ICU
- Waktu tunggu rawat jalan
- Sistem pengelolaan perbekalan farmasi
- Pengelolaan risiko jatuh pasien rawat jalan
- Pengelolaan pasien paliatif
- Tatalaksana pasien di ruang operasi
- Manajemen patient flow
- Penulisan resep
- Peracikan obat di instalasi farmasi
 Langkah 1: Proses Berisiko Tinggi
Karateristik Contoh
Batas waktu yang - Pelayanan code blue; Pelaporan hasil kritis
singkat/lama - Pelayanan pada kasus-kasus kronik (misal:
kemoterapi, HD, geriatri,dll)
Rangkaian proses risiko - Transfer pasien untuk pemeriksaan penunjang
rendah yang berdampak non cito
cedera mayor - Tata laksana pasien imobilisasi
Proses yang jarang terjadi  - Penanganan kebakaran
dampak kegagalan sangat - Penanganan gempa bumi
besar
Pelayanan/ peralatan baru - Pelayanan geriatri terpadu
- Pelayanan transplantasi
- Penggunaan EHR
Design gedung baru - Membangun gedung baru
 Langkah 2: Pembentukan Tim
The most critical steps in the FMEA process.

Komposisi tim:
• Orang yang paling dekat/mengerti dengan masalah
yang dipilih
• Orang yang akan menerapkan perubahan
• Pimpinan dengan pengetahuan luas yang disegani
dan dapat dipercaya
• Pengambil keputusan
• Orang-orang dengan latar belakang pengetahuan
berbeda.
 Peran-peran dalam Tim FMEA
• Pemimpin yang paham FMEA
• Fasilitator: objektif, mampu membuat tim
terus berjalan maju, menjamin bahwa setiap
langkah lengkap dan hasil FMEA tercatat.
• Notulis
• Pakar proses termasuk perwakilan disiplin
ilmu kesehatan tertentu  mempunyai
kompetensi tertentu, spesialisasi tertentu
 Langkah 3: Gambarkan Proses Topik
(Tahapan Proses)
• Buat dan verifikasi sebuah diagram (flow diagram)
yang menggambarkan aliran proses (diagram proses
vs. kronologis)
• Buat penomoran untuk setiap langkah dalam proses
yang teridentifikasi dalam flow diagram secara
berurutan
• Proses kompleks  identifikasi area tertentu yang
akan menjadi fokus analisis
• Identifikasi semua sub-proses dari setiap proses  jika
ada
 Langkah 3: Gambarkan Proses Topik
(Tahapan Proses)
Pasien
Waktu Tunggu Rawat Jalan (dihitung saat pasienPasien
Input diinput
dilakuk
aktivitas kunjungan oleh penata rekening/kasir sampai dengan pasien
dilaku
layana
diperiksa oleh dokter)
an
n oleh kan
asesm
penata asesm
en
rekeni en
oleh
ng/1 2 3
oleh
peraw
kasir at dokter
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
 Langkah 4: FMEA Brainstorming (Modus Kegagalan)

• FMEA mencari titik potensi kegagalan dalam proses

yang kita terapkan
• Pada dasarnya, FMEA adalah proyek curah pendapat
yang sangat besar
• Menilai dampak yang dapat terjadi dari setiap modus
kegagalan  grading
• Fokus pada rencana kegiatan yang telah kita susun
dengan baik
• Memastikan bahwa rencana kegiatan menutup akar
masalah
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
 Keparahan dari Dampak
Rating Deskripsi Definisi
1 Tidak ada dampak Tidak ada dampak pada individu/proses
2 Dampak sangat kecil Dapat mempengaruhi orang yang mengalami atau akan sedikit
berpengaruh pada proses

3 Dampak kecil Dapat mempengaruhi orang yang mengalami dan akan sedikit
berpengaruh pada proses

4 Dampak ringan sekali Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami atau menyebabkan
dampak ringan pada proses

5 Dampak ringan Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami dan menyebabkan
dampak ringan pada proses

6 Cedera sedang Akan berpengaruh pada orang dan menyebabkan dampak serius pada
proses
7 Cedera sangat sedang Akan mengakibatkan cedera sedang pada orang atau menyebabkan
dampak serius pada proses

8 Cedera berat Akan mengakibatkan cedera berat/ serius pada orang dan
menyebabkan dampak serius pada proses

9 Cedera sangat berat Akan mengakibatkan cedera sangat berat pada orang dan
menyebabkan dampak sangat serius pada proses

10 Bencana, Cacat seumur Sangat berbahaya; kegagalan akan menyebabkan kematian pada
hidup atau meninggal orang yang dilayani dan menyebabkan dampak serius pada proses
Formulir FMEA 1
 Frekuensi dari Modus Kegagalan
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1 1 dalam Tidak ada atau tidak diketahui terjadinya; sangat tidak mungkin
Tidak ada 1.500.000 kondisi akan pernah terjadi
2 Tidak ada atau sedikit diketahui terjadinya; sangat kecil
Sangat jarang 1 dalam 150.000
kemungkinan kondisi akan pernah terjadi
3 Kemungkinan Mungkin, tapi tidak diketahui datanya; kondisi terjadi dalam
lebih rendah 1 dalam 15.000 kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya sangat rendah
4 Kemungkinan Sangat mungkin, tapi tidak diketahui datanya; kondisi terjadi
1 dalam 2.000
rendah dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya rendah
5 Kemungkinan Didokumentasikan, tetapi jarang; kondisi tersebut memiliki
1 dalam 400
Moderat kemungkinan sering terjadi
6 Didokumentasikan, tetapi jarang; kondisi tersebut memiliki
Moderat 1 dalam 80
kemungkinan cukup besar terjadi
7 Kemungkinan Didokumentasikan dan sering; kondisi tersebut terjadi teratur
1 dalam 100
Tinggi dan/ atau selama jangka waktu yang wajar
8 Didokumentasikan dan sering sekali; kondisi tersebut terjadi
Tinggi 1 dalam 8 sangat teratur dan/ atau selama jangka waktu yang wajar
9 Didokumentasikan, hampir pasti; kondisi tersebut pasti akan
Yakin terjadi 1 dalam 3 terjadi selama periode panjang yang spesifik untuk langkah
atau hubungan tertentu
10 Selalu Terjadi >1 dalam 2 Didokumentasikan dan selalu terjadi pada langkah atau
hubungan tertentu
Formulir FMEA 1
 Deteksi dari Modus Kegagalan
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1 Pasti Terdeteksi 10 dari 10 Hampir selalu/ selalu terdeteksi dengan segera
2 Kemungkinan sangat
tinggi 8 dari 10 Sangat tinggi terdeteksi dengan segera
3 Kemungkinan tinggi 7 dari 10 Kemungkinan tinggi untuk terdeteksi
4 Kemungkinan cukup 6 dari 10 Kemungkinan cukup tinggi untuk terdeteksi
tinggi
5 Kemungkinan sedang 5 dari 10 Kemungkinan sedang untuk terdeteksi
6 Kemungkinan rendah 3 dari 10 Kemungkin rendah untuk terdeteksi
7 Kemungkinan sangat 2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah
rendah
8 Sangat sulit 1 dari 10 Sangat sulit terdeteksi tanpa upaya serius
9 Hampir pasti tidak
0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya serius
terdeteksi
10 Tidak ada upaya
deteksi ø Tidak ada mekanisme deteksi atau proses baru
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
 Langkah 5: Perhitungan Tingkat Risiko dan Keberhasilan
Mitigasi

Formulir 1: penentuan “risk priority number”

(RPN)
• Gunakan skor yang anda buat untuk
menentukan Angka Prioritas Risiko (RPN)
• Gunakan RPN untuk menentukan peringkat

RPN = Keparahan x Frekuensi Kejadian x Deteksi

Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Langkah 6: Mendesain ulang proses/desain kontrol

Brainstorming cara yang dapat mengatasi modus

kegagalan  Angka Prioritas Risiko (RPN)
tertinggi atau sesuai kebutuhan unit kerja.
• Menghilangkan risiko jika mungkin.

• Meminimalisir/ mengurangi risiko jika tidak

mungkin dihilangkan.
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
 Langkah 7: Analisis dan Uji Proses yang Baru

• Setelah proses baru dikembangkan  lakukan

FMEA yang lain dan periksa potensi risiko.

Masuk ke Formulir 2
Formulir FMEA 2
 Formulir 2

• Gali potensi/modus kegagalan yang mungkin

terjadi
• Gali dampak yang mungkin terjadi dari
masing-masing modus kegagalan  skoring
dampak
• Skoring frekuensi dari modus kegagalan
• Skoring deteksi dari modus kegagalan
• Hitung RPN baru
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 2
 Formulir 2
• Hitung % penurunan RPN :
(RPN lama –RPN baru) x 100%
RPN lama
• % Penurunan RPN > 80%: memberikan hasil
yang bermakna
• Tetapkan PIC dan deadline untuk setiap
rencana kegiatan
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 2
Langkah 8: Implementasi dan Pemantauan
Proses Baru

• Rencana dengan % penurunan RPN terbesar

 implementasi dan dipantau proses
perbaikannya  tetap berfokus pada modus
kegagalan

• Uji coba dapat dilakukan dengan sistem PDSA

Uji Coba Redesain Proses/Proses Baru
dengan Siklus PDSA
• Desain proses baru atau re-desain
Plan • Tetapkan indikator keberhasilan
• Cara pengumpulan data
• Tim untuk pengembangan dan evaluasi
Act sistem

• Implementasikan
lanjut • Lakukan proses baru
• Modifikasi • Amati apa yang terjadi
• Tinggalkan
Do
• Nilai hasil implementasi
• Tentukan apakah perubahan berhasil
Study
• Identifikasi pelajaran apa yang bisa dipetik
 Kesalahan yang sering dilakukan:
1. Dilakukan oleh satu atau dua orang
2. Unit terkait tidak dilibatkan  terutama
untuk korporat
3. Terburu-buru
4. Fokus menaikkan nilai RPN agar
ditindaklanjuti
5. Tidak ada tindak lanjut
Mari kita terus belajar untuk
lebih proaktif…
sylvia.situngkir@gmail.com
081284088686