Standard Operating

Procedures
Standar Operasional Prosedur (SOP), adalah seperangkat
instruksi langkah-demi-langkah yang disusun oleh sebuah
organisasi untuk membantu pekerja melakukan operasi
rutin yang kompleks. SOP bertujuan untuk mencapai
efisiensi, keluaran kualitas dan keseragaman kinerja,
sekaligus mengurangi miskomunikasi dan kegagalan
mematuhi peraturan industry atau organisasi
 Istilah

• Prosedur Operasional Standar

• prosedur operasi yang baku
• PROTAP atau Prosedur Tetap
• Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures,
Standard Working Procedures, Medi Procedures
• PK (prosedur kerja)
 SOP

• prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan

konsisten
• pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
organisasi.
 SOP: asal usul

• SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik,

lingkungan dan penyelamatan
• SOP tugas rutin yang mengandung resiko
• SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat
terbang
 Definisi

• International Conference on Harmonisation (ICH)

“Detailed, written instruction to achieve
uniformity of the performance of a specific
function”
 Definisi

Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang
di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar, dan sistematis
 Untuk siapa SOP dibuat?

• SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana

pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,
resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di
kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan

sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara
tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb
 Kapan SOP disusun?
• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
• SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan
dgn baik atau tidak.
• Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
• Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa
diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan
pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan
kerja
• Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan
perbaikan SOP secara teratur
 Sepanjang apa SOP disusun?

• Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya

SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam
orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus
lengkap dan akurat
• Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih
memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah
prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP
(seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP
Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
 Siapa yang menyusun SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:

• Penulis SOP (author)
• Pelaksana di lapangan (employee)
• Pengawas lapangan (supervisor)
• Atasan pengawas (manager)
 Persiapan SOP

• SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki

pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya
• SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah dan dalam tampilan yang
mudah dibaca dan dipahami.
 Jenis SOP

• Sederhana : langkah-langkah yang ringkas

dan hanya memerlukan sedikit keputusan
• Hirarki : dengan langkah-langkah yang
rinci, panjang, konsisten.
• Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
 Bentuk SOP

• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow
chart)
 Standard Operating Procedures:
Kedudukannya dalam Organisasi dan Manajemen
 Organisasi

Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih

yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat
yang sama yang kemudian secara sah membentuk
badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama
(Siagian,2006)
 Tagline Organisasi ideal:
(dari berbagai sumber)

• Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta

yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal yang
belum dikenalnya
• Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana
Organisasi akan dibawa
• Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara
bertahap melalui tujuan, sebagai milestone atas
pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih pendek
dari Visi
 Tagline Continued:

• Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai

aktivitas operasional dan manajerial
• Untuk menciptakan kesamaan pemahaman
terhadap aktivitas organisasi, prosedur operasi
harus dibakukan dengan menetapkan Standard
Operating Procedures
• Conclusion I: SOP adalah operasional day by day
dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi
 Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam
Organisasi untuk Mewujudkan Visi
Dituangkan dalam
Prosedur yang
Fungsi-fungsi Manajemen dibakukan melalui
SOP

Organizing
Planning &
Sumber Daya Organisasi decision making
· Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan Organisasi
· Informasi Aktivitas Efektif
· Sumber Daya Manusia Operasi
Controlling
· Modal Efisien
Leading

Menjalankan Misi
Mewujudkan Visi
Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP

• Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang

efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya
adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP
• Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang
efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi
atau proses bisnis yang ada dalam organisasi
• Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan
dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis
(Fungsi organisasi)
Standard Operating Procedures:

dalam Kerangka Sistem Mutu

 Pengertian Mutu

Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara

konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari
suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam
penggunaan, estetika dan sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “ The

totality of characteristics of an entity that bear on its ability to
satisfy stated or implied needs” (Totalitas dari karakteristik
suatu produk yang menunjukkan kemampuannya dalam
memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat “
 Tagline untuk Mutu

• Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan pelanggan

(customer need)
• Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan
pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk
menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan (“more
than”) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat
menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk
memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.
• Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements”
No less – no more
 Manajemen Mutu

Menurut standard internasional ISO 8402:

• Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang
menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan
tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya
diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti
rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan
perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
• FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:
PDCA Plan, Do, Check, and Act
 Sistem Mutu

Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality

system) didefinisikan sebagai :
• “The organisation structure, procedures,
processes and resources needed to implement
quality management.” (Struktur organisasi,
prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan
untuk menerapkan manajemen mutu)
 Dokumentasi dalam Sistem
Mutu
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul
dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya
prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi sistem
mutu merupakan hal yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu
tersebut. Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang
standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar
berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja sesuai
dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi
tertentu
 Tagline SOP dalam Mutu

SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari

dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:

“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang

ditulis”
Dokumentasi yang efektif haruslah :
1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi
dalam lingkup sistem mutu.
2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa
perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki
suatu sistem mutu untuk mencapai keberhasilan.
3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan
pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh organisasi.
4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga
perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.
 5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja
lebih efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi dapat
berlanjut efektif selama periode dimana orang yang
bertanggung jawab tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu
untuk mem-verifikasi efektivitasnya.
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut
efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut di atas”
Menyusun SOP yang
Efektif
 Pengertian Efektif dan Efisien
(Drucker)
Efektif :
• mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien :
• mengerjakan pekerjaan dengan benar atau
tepat
 SOP yang efektif adalah:

• SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,

dalam menjalankan misi Organisasi, untuk
mewujudkan Visi
• Memenuhi kriteria manual SOP
• Memahami Hambatan-hambatan dalam
penyusunan dan implementasi SOP
 7 Kriteria Manual SOP

• Specific
• Lengkap prosedur
• Jelas dan mudah dipahami
• Layak Terap (Applicable)
• Controllable
• Layak Audit
• Layak Ubah (Changeable and flexible)
 Spesifik

• Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai

dengan kebutuhan organisasi
• Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap
organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai:
Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan,
lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi,
kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan
peraturan-peraturan yang mengikat
 Lengkap prosedur

• Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur

yang dibutuhkan
 Jelas dan Mudah

• Dapat dicerna dengan baik

• Tidak menimbulkan banyak tafsiran
 Layak Terap

• Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena

ada dukungan manajemen dan budaya organisasi
 Controllable

• Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur

organisasi
 Layak Ubah

• Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau

aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP

• Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan
jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola
komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya
Organisasi)
• Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa,
Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan terhadap
peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal
untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda
standar)
 Cont’d
• Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan
Manajerial,
• Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki
Kepentingan Pribadi
 Tips
• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan anda ceritakan, kemudian
ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus
dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
• Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan
kegiatan
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
 Cont’d

• Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat

pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat
SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama
akan dirasakan oleh pembaca
 Cont’d

Panjang vs Pendek
Panjang:
• Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari
mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Pendek:
• Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
 Cont’d

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas:
• Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam
buku laporan hasil produksi

Jelas:
• Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil
produksi
 Cont’d

Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
• Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan
tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:
• Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain
 Tingkat Rincian

• Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn

seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan
menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan
training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus
berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa
digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart
utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya
pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
 Format SOP

• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart
 Flowchart : diagram alir

• Menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan

mudah dipahami oleh orang lain
• Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program
secara logis
• Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi
dan dokumentasi
Flowchart : diagram alir
• Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari
atas ke bawah
• Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
• Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir
• Gunakan penguhubung (Connector) dengan label
untuk menunjukkan keterhubungan antar path
terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
 Simbol-simbol: diagram alir
• Mulai

• Dokumen:
• Decision:
• Multidokumen
• Proses :

• Kegiatan Manual
• Penguhubung Prosedur berbeda
halaman/ Off-Page Connector
• Data:

• Input Manual:

• Penguhubung Prosedur dalam satu • Kartu:

halaman On-Page Connector
 Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur

• Tampilan • Sortir

• Penghubung • Delay

• Penggabungan • Penguraian

• Arsip Tetap • Arsip sementara

• Pemaduan • Pilihan Langkah/Or

 Simbol Diagram Alir: Garis
Penghubung
• Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai
arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar,
seperti koordinasi, monitoring, dll

• Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai

arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur
 Simbol Bagan Arus
Penyimpanan
• Pita tertanda: • Penyimpanan Internal

• Data tersimpan/Stored Data • Disrect Acces Storage

• Disket Magnetik • Sequential Acces Storage

 JENIS DAN RUANG
LINGKUP SOP: 
1. SOP PELAYANAN PROFESI :
• SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES BELAJAR
MENGAJAR, KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI,
PENELITIAN, PENMAS, DSB.
• SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.
2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI
• SOP PELAYANAN
• SOP PELAPORAN
• SOP PERENCANAAN PROGRAM
 CONTOH SOP

SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW

MENGISI FORM

MENUNJUKKAN KSK
`
PEMBERIAN STAMPEL RT

PEMBERIAN STEMPEL RW
 Contoh SOP
Petugas layanan terpadu
Tentang pakaian
1. Bagi wanita
Berjilbab, rapi, bersih, mengenakan sepatu, kaos
kaki dan name tag dikiri
TERIMAKASIH