MATERI

KESEKRETARIATAN
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Aula GIC, 18 September 2021

DISAMPAIKAN PADA
LATIHAN KADER I KOMISARIAT STAI SMQ BANGKO
HMI CABANG BANGKO
Tentang Hadi Suprapto,SE
Pemateri

Saya Saja, Saya Hadi, Pria Aries. Alamat Desa Danau Kec. Nalo Tan-
tan, tapi lahir di Pati, 6 April 1992 dalam suasana hari
raya Iedul Fitri. Kulit sawo matang. Mata tidak biru,

Bukan Yang apalagi mata duitan dak nian. Tinggi badan 168 centime-
ter. Berat badan 65 Kg. Diameter perut , tidak sixpack.
Hobi dengan hal-hal baru. Orangnya, pemalas eh pemaaf
Lain dan suka humor. Kalo tatap muka dengan lawan jenis
pemalu, pas telponan pemberani dan nyanyok dak
karuan. Ada yang tipe kayak gitu juga?

Riwayat Pendidikan Training di HMI

TK Kamboja Desa Tegalwero Kab.Pati /Tamat
SD Negeri 1 Desa Tegalwero Kab.Pati / Tamat
MTs Nurul Qur’an Desa Tegalwero Kab.Pati/ Tamat
SMA N 1 Jakenan Kab. Pati / Tamat
STKIP YPM Bangko (Tidak Tamat)
STAI SMQ Bangko / Tamat
Akun Media Sosial dan Contact
Hadi Suprapto 0852-2516-9013
Latihan Kader I (Basic Training)
Cabang Bangko Tahun 2011
Latihan Kader II (Intermediate Training)
Cabang Bireuen Aceh Tahun 2014
Latihan Kader III (Advance Training)
Badko Riau Kepri Tahun 2015
Senior Course (SC)
Cabang Jantho Aceh Besar Tahun 2014
Pembahasan

1 Pengertian Kesekretariatan

2 Kesekretariatan Dalam Organisasi

3 Mengenal Surat Ala Himpunan Mahasiswa Islam

4 Quiz
Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang pada
umumnya meyangkut administrasi yang dilakukan oleh bagian
sekretariat. Sekretariat adalah organisasi kerja yang tugas
pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan. Dimana
lazimnya pekerjaan itu menjadi tugas sekretaris.

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
 Kesekretariatan Kesekretariatan memiliki peran sebagai penunjang guna memperlancar aktifitas
pokok dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Dalam Organisasi Tujuan Sekretariat diantaranya :
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal
2. Mengamankan rahasia organisasi
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi organisasi , meliputi :
• Merencanakan (Planning), Menyusun (Arranging)
• Menghimpun (Collecting) , Mencatat (Recording)
• Mengolah (Processing) , Mengendalikan (Controling)
• Mengirim (Transfering) ,Menyimpan/Arsip (Saving)
Data/Dokumen yang diarsipkan biasanya :
1. AD/ART
2. Bentuk dan Struktur Organisasi
3. Proposal dan Laporan pertanggungjawaban perkegiatan/kepanitiaan
4. Database Kepengurusan
5. Database Anggota dan Alumni
Administrasi sehari-hari :
6. Surat Keluar/Masuk 2. Berita Acara 3.Surat Keputusan 4.Notulen
5. Surat Edaran 6. Pengumuman 7. Undangan dll

. LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Coffe Break !!!!

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
 MENGENAL
STRUKTUR SURAT ALA HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

Quote :
“Hampir bisa dipastikan organisasi ke-
masyarakatan, OKP, lembaga laba dan
nirlaba serta lembaga resmi Pemerintah
memiliki pedoman tata naskahnya mas-
ing-masing termasuk HMI”

Yuk Kito Bedah

Kop/Kepala Surat informasi yang harus ada
dalam kop surat yakni nama organisasi, alamat lengkap,
logo dan kontak.

Kop/Kepala Surat dapat ditambah sesuai dengan

tingkatan dan keperluan/jenis kegiatan.

Ingat garis melintang harus ada, dibuat mepet

dengan alamat

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Kalimat basmallah dibuat dengan huruf arab dan
dan diletakkan tepat di bawah garis melintang dengan
Center Text

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
 Nomor, Lampiran dan Perihal surat
2 3 4 5 6 7 8 Keterangan nomor surat berisi :
1. Nomor urut surat keluar
1
2. Kode Surat : “A” untuk Internal, “B” Untuk Eksternal
3. Sek-pan : Pembuat/konseptor surat
4. HMI : Singkatan Himpunan Mahasiswa Islam
Urutan Bulan Hijriah 5. KOM-STAI : Akronim Komisariat STAI
I. Muharram 6. XII : Huruf romawi untuk bulan hijriah
II. Safar 7. 1442 : Tahun Hijriah
III. Rabiul awal 8. H : Singkatan Hijriah
IV. Rabiul Akhir
V. Jumadil Awal Lampiran berisi lembar dalam surat tersebut
VI. Jumadil Akhir
VII. Rajab Perihal berisi maksud/tujuan surat ke penerima
VIII. Sya’ban
IX. Ramadhan
X. Syawal
XI. Dzulkaidah
XII. Dzulhijjah

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Tujuan Surat berisi keterangan jabatan
atau nama lengkap serta tempat kedudukan.

Misal :
Kepada Yth,
Bupati Merangin
Dr. H. Al Haris, S.Sos,MH
Di
Tempat

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Mukadimah surat berisi kalimat
Assalamu’alaikum Wr Wb yang diketik
tebal miring dan dilanjutkan sesuai contoh

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Isi surat berisi keterangan maksud atau penjabaran
dari perihal surat

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Penutup surat berisi kata penutup sesuai contoh dan
Kalimat penutup khas HMI yakni
Billahitaufiq walhidayah
Wassalamualaikum Wr Wb
Yang dicetak miring dan tebal

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Tanggal pembuatan surat berisi kota tempat
pembuatan surat dan tanggal hijriah dengan
underline disertai tanggal masehi dibawah
tanggal hiijriah

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
 LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

Keterangan pembuat surat : Dimana dibuat sesuai

dengan contoh dan dapat berubah sesuai kebutuhan
seperti GAMBAR yang diatas.
 LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

Mengerti?

Jangan Kaget
Kalo ketemu Alumni yang teliti sampai
ngeluarin penggaris untuk memastikan
surat kita benar,
Kop/Kepala Surat
Kalimat basmallah
Nomor, Lampiran dan Perihal surat

Tujuan Surat

Mukadimah surat

Isi surat

Penutup surat

Tanggal surat

Keterangan pembuat surat

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
HURUF ATAU FONT
YANG BIASA DIGUNAKAN ADALAH :

Times New Roman

Dengan Font Size 12
kertas A4 atau F4
Margin :
Bottom 2.54 cm
Left 2.54 cm
Right 2.54 cm
Top 2.54 cm

PENYETEMPELAN DILAKUKAN DI NAMA

ATAU SEBELAH KIRI SEKRETARIS

PELIPATAN SURAT DICONTOHKAN MANUAL

LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Contoh Surat
Dari OKP Lain

Sebutkan bedanya dengan surat

HMI?
Contoh Surat
Dari lembaga
Pemerintah

Sebutkan bedanya dengan surat

HMI?
 “Mendidik satu orang laki-laki sama den-
gan merawat satu orang saja, tetapi kita
beda, karena mendidik satu orang perem-
puan sama seperti merawat satu gen-
erasi”
Hamidah Rais
KETUA FORHATI MERANGIN
 “Selamat datang di HMI”

HERI S MOHZA
KETUA MD KAHMI MERANGIN
“MAU HADIAH DAK?”
QUIZ
Thank you
Yakin Usaha Sampai