PROSES PERENCANAAN

 
Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan sekumpul kegiatan dan
pemeliharaan, selenjutnya apa yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana dan oleh siapa.
Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan
kondisi di waktu yang akan datang di mana perencanaan dan
kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang
pada saat rencana dibuat.
 
Perencanaan Proses tidak berakhir
Harus di implementasikan
Perlu dimodifikasi agar tetap berguna
PERENCANAAN KEMBALI DAPAT MENJADI
FAKTOR KUNCI PENCAPAIAN SUKSES AKHIR.
 
ASPEK PENTING PERENCANAAN => PEMBUAT
KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

4 Tahapan Dasar Perencanaan : T

Tahap 3
Tahap 4 U
Tahap 2 Mengidentifi
Tahap 1 Mengemba
Merumuska
Menetapka    kasikan ngkan J
n keadaan Kemudahan
n tujuan   dan serangkaia
sekarang
n kegiatan
hambatan
  U
 
A
 
 
N
 
 
 Alasan-Alasan Perlunya Perencanaan

 Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis,

berkesinambungan dan kreatif, agar manajemen tidak
hanya akan beraksi terhadap lingkungan, tetapi lebih
menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
 2 (dua) alas an dasar perlunya perencanaan.
Perencanaan dilakukan untuk mencapai :
 Protective benefits =>yang dihasilkan dari
pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan.
 Positive benefits =>dalam bentuk meningkatkan
sukses pencapaian tujuan organisasi.
 Manfaat Perencanaan

 Perencanaan mempunyai manfaat sebagai bentuk :

 Membantu menajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan,
 Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah
utama,
 Memungkinkan manajer memahami kesalahan gambaran operasi
lebih jelas,
 Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,
 Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi,
 Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian
organisasi,
 Membuat tujuan yang khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
 Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti,
 Meghemat waktu, usaha dan dana
 Kelemahan Perencanaan

 Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan

pada kontribusi nyata,
 Perencanaan cenderung menunda kegiatan
 Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi,
 Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh setiap
masalah .
 Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

3. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen

Lainnya
 Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan

manajerial lainnya serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya

adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.
 Pengorganisasian =>Proses pengaturan kerjasama
sumber daya, sumber keuangan, fisik dan manusia
dalam organisasi,
 Pengarahan =>Fungsi pengarahan meliputi
penerapan unsur-unsur menjadi pengaruh
 Pengawasan =>1) Perencanaan dan pengawasan
saling berhubungan erat
2)Pengawasan dalam manajemen sangat penting
sebagai produk perencanaan efektif,
3)Pengawasan bertindak sebagai kriteria,
4) Penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana,
5) Pengawasan juga menjadi bagian dan rencana baru.
 Tipe-Tipe Perencanaan dan Rencana

 Pengklarifikasi perencanaan akan menentukan

isi rencana dan bagaimana perencanaan itu
dilakukan.
 Ada 5 dasar pengklarifikasian rencana-rencana
:
 Bidang fungsional
 Tingkat organisasional
 Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana
 Waktu
 Unsur-unsur rencana
 Ada dua tipe utama rencana :
 Rencana-rencana Strategik => mengiplementasikan misi
 Rencana-rencana Operasional=> penguraian lebih terinci
bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
 Ada 2 tipe rencana-rencana Operasional :
 Rencana sekali pakai => Dikembangkan untuk mencapai tujuan-
tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai,
 Rencana tetap =>pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan situasi yang dapat di perhatikan dan terjadi berulang-
ulang

5. Faktor Waktu dan Perencanaan

 Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap

perencanaan.
TINGKAT MANAJEMEN PERIODE PERENCANAAN
( Dalam Tahun )
Manajer PuncakRencana-rencana jangka panjang
antara wakil
Pesiden direktur, 2-5 tahun atau lebih.
direktur, Sebagai
contoh
manajer : Apakepala
umum, strategi
atau manajer persaingan perusahaan?.
Apa divisi. rencana produk baru?. Berapa
tingkat pertumbuhan yang akan
dicapai?.
Rencana-rencana jangka
menengah antara beberapa bulan
Manajer Menengah sampai 3
tahun. Sebagai
Manajer contoh
fungsional, :
kepala Bagaimana memperbaiki
departemen, manajer produk.scheduling dan koordinasi?.
Bagaimana memanfaatkan para manajer
lini pertama secara lebih baik?
 Rencana-rencana jangka pendek harian mingguan, bulanan (dari
Manajer lini – pertama
harian sampai 1 tahun). Sebagai contoh : Bagaimana
Penyelia, manajer satuan,
mengimplementasikan kebijaksanaan, penugasan kerja dan
pemimpin kelompok.
metode kerja baru?. Bagaimana menaikkan efisiensi?
 Gambar Perencanaan pada tingkatan manajemen dan jangka waktu yang berbeda

6. Perencanaan Strategik
 Perencanaan Strategik=> Proses pemilihan
tujuan-tujuan organisasi penentuan strategi,
kebijaksanaan dan program- program strategi
yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut
dan penetapan metode-metode yang diperlukan
untuk menjamin bahwa strategi dan
kebijaksanaan telah diimplementasikan.
Ada 3 alasan menunjukkan pentingnya perencanaan strategik :
 Perencanaan Strategik => memeberikan kerangka dasar dalam,
dimana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya harus diambil.
 Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah
pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
 Perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi
pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan
organisasi
7. Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif
 Ada 2 jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif :
1. Pengolahan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan
rencana untuk mencapainnya,
2. Ada, bukan di dalam tetapi di luar perencanaan
 Alsan manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan
membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan kerja
mereka :

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi

2. Ketidak mampuan melakukan pemahaman secara efektif
3. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
4. Biaya
5. Takut gagal
6. Kurang percaya diri
7. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternative
 Cara mengatasi hambatan-hambatan :
 Manajer mengatasi hambatan perencanaan melalui
penciptaan sistem organisasi yang melakukan penetapan
tujuan dan perencanaan.
 Hambatan dalam diri para perencanaan dapat diatasi dengan
memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.
 8. Kriterian Penilaian Efektivitas Rencana

 Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas

perencanaan, yaitu mencakup 1) Kegunaan, 2) Ketepatan dan
Obyektivitas, 3) Ruang Lingkup, 4) Efektivitas Biaya, 5)
Akuntabilitas, dan 6) Ketepatan Waktu