KEBIJAKAN SOP DALAM KONTEKS

REFORMASI BIROKRASI

OLEH :
LUKMANSYAH, S.E., M.T.
Latar Depan
 Indonesia sekarang sudah diakui sebagai salah
kekuatan ekonomi dunia (misal G-20),
perkiraan McKenzie Global Institute Indonesia
menjadi kekuatan ekonomi dunia ketujuh pada
tahun 2030.
 Namun, daya saing Indonesia dilihat dari GCI
dan ease of doing business belum banyak
mengalami perbaikan. Peringkat Indonesia
tahun 2012 menurun. Titik lemah dari daya
saing umumnya terkait dengan kinerja birokrasi
dan korupsi.
 Indonesia membutuhkan birokrasi yang
kompetitif dan SDM sektor publik kelas dunia,
agar bisa meningkatkan daya saingnya sejajar
dengan negara-negara maju.
 Birokrasi Kelas Dunia
(WCB)?
 Profesional: kompeten, tunduk pada etika profesi, dan
mampu memanfaatkan iptek.
 Integritas: jujur, bebas dari konflik kepentingan,
imparsial, dan akuntabel
 Orientasi Kepublikan: menempatkan nilai dan
kepentingan publik diatas yang lain
 Budaya Pelayanan yg tinggi: kepentingan dan
kepuasan warga sebagai pusat perhatian dan kriteria
pengambilan keputusan
 Wawasan Global; wawasan global tetapi sikap dan
prilakunya berakar pada kepentingan nasional
 Masalah dlm Membangun
(WCB)
 Politisasi birokrasi dan PNS; birokrasi dan PNS sering
menjadi mesin politik sempit, instabilitas birokrasi.
 Lokalisasi PNS. Mobilitas antar daerah, antar susunan
pemerintahan, dan antar sektor rendah. Wawasan
kebangsaan menurun.
 Sistim Manajemen SDM sektor publik secara nasional
belum solid; desentralisasi dalam manajemen SDM tidak
jelas.
 ASN belum menjadi sebuah profesi: nilai-nilai dasar, kode
etik, kode prilaku, standar kompetensi, dan organisasi
yang menyantuni pengembangan profesi
 Nilai instrinsik dalam kehidupan PNS semakin menurun.
Semangat pengabdian dan kebanggaan profesi sulit
dikembangkan karena basis legal dan moral untuk
profesionalisasi PNS lemah.
UU ASN sbg Inovasi Sektor Publik

 Sistim administrasi kepegawaian yg digunakan oleh

UU No. 8/1974 dan UU No 43/1999 tidak lagi
memadai utk menjawab tantangan global dan
mengatasi problema yg sekarang terjadi.
 Lingkungan strategis dari manajemen SDM di sektor
publik sudah berubah dan menuntut pengaturan dan
arah kebijakan yang berbeda dengan yang dulu
mendasari pembentukan UU 8/74 dan UU 43/1999.
 RUU ASN adalah keniscayaan kalau kita ingin
membentuk ASN kelas dunia, profesional, dan
imparsial. Jika ASN kelas dunia gagal dibentuk maka
daya saing bangsa semakin rendah.
UU ASN sbg Inovasi
Sektor Publik
 MANDAT UUD 1945
Pasal 8 (3), 17 (3)

UU 39/2008 KEMENTERIAN UU 23/2014 PEMDA

UU 5/2014 ASN PERPU 2/2014 PEMDA
NEGARA
Pasal 69, Ayat (1,2) Pasal 4 (1,2) Pasal 233 (1,2,4,5)
Pasal 376 (1,2,3)

PERPRES 47/2009 PERPRES 24/2010

Pembentukan & Organisasi Kedudukan, Tugas & Fungsi
Kemeneg Kemeneg Serta SOT Fungsi Eselon I
Pasal 3,23,25,26 Pasal 66,67

PERMENDAGRI 41/2010
Organisasi &Tata Kerja Kemendagri
Pasal 1199 – Pasal 1289

BANDIKLAT KEMENDAGRI
1) Peny. kebijakan teknis, renc & prog diklat pemdagri; 2) Pengkoord & fasilitasi satker diklat
di lingk Kemdagri & Pemda; 3) Pelaksanaan diklat pemdagri; 4) Pemantauan, ev & pelaporan
pelaksanaan diklat pemdagri; 5) Pembinaan & pengemb jafung di bidang pemdagri; &
6)Pelaksanaan adm Badan Diklat. 7
 UU 23/2014 PEMDA UU 5/2014
PERPU 2/2014 PEMDA ASN

URUSAN URUSAN
URUSAN KONKUREN
ABSOLUT PEMERINTAHAN UMUM

Kompetensi
Kompetensi Manajerial
Kompetensi Kompetensi Urusan
Pemerintaha (Prajabatan,
Urusan Kemendagri serta
n/Kepamonga Kepemimpinan,
Pem.Umum Urusan K/L
n Fungsional)

KEMENDAGRI K/L LAN

PROVINSI

DIKLAT BERBASIS KOMPETENSI

KABUPATEN/KOTA
8
JALAN PERUBAHAN JOKOWI - JK
UNTUK RAKYAT INDONESIA

9
Sumber: Bank Dunia, 2013
Ranking Indonesia dalam Indeks Daya Saing Global (dari 144 Negara)
Sumber : World Economic Forum, 2014

Tahun Ranking

2010 44

2011 54

2012 50

2013 38
 Kemuda Mendaft Kemu Perlindu
Memulai Kemuda Akses
Ekonomi han arkan dahan ngan Pajak
Bisnis han IMB Listrik
Berbisnis Aset Kredit Investor
 Target Capaian RB
Tahun dan Perkembangan Capaian
Target
Indikator Sasaran Satuan RPJMN
2010 2011 2012 2013 2010-2014

IPK 28 30 32 32 50
Sasaran 1 :
Penyelenggaraan Opini WTP BPK atas
Pemerintahan yang 56,41% 77 % 74% n.a 100%
LKKL (Pusat)
Bersih dan Bebas
KKN
Opini WTP atas LKPD
3% 9% 16% n.a 60%
(Daerah)

Integritas Pelaya-
6,16 7,07 6,86 7, 37 8.0
nan Publik (Pusat)

Integritas Pelayan-
5,26 6,00 6,32 6,82 8.0
Sasaran 2 : an Publik (Daerah)
Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik
IKM atas Pelayanan
60 76,6 83, 2 n.a 85
Publik

Jumlah PTSP di
394 420 444 467 530
Daerah
 Target Capaian RB
Tahun dan Perkembangan Capaian
Target
Indikator Sasaran Satuan RPJMN
2010 2011 2012 2013 2010-2014

Indeks Efektivitas
-0,26 -0,19 -0,24 n.a 0,5
Pemerintahan

Instansi Pusat yg
63,29 % 82,93 % 95,06 % 94, 04% 100%
Akuntabel

Instansi Provinsi yg
31,03 % 63,33 % 75,76 % 84,84 % 80%
Akuntabel

Sasaran 3 :
Kapasitas dan Instansi Kab/Kota yg
8,77% 12,78% 24,20% n.a 60%
Akuntabilitas Akuntabel
Kinerja Birokrasi

Instansi Pusat yg
14% 16% 40% 66,66% 100%
Melaksanakan RB

33 Prov 100% Prov,

Instansi Daerah yg
- - 33 Kab, 33 n.a 60%
Melaksanakan RB
Kota (Pilot) Kab/Kota
 Sangat mungkin!!
Salah satunya dengan
penyempurnaan proses bisnis
yang tercermin dalam
pelaksanaan SOP dan SP
NO AREA PERUBAHAN
1 POLA PIKIR & BUDAYA KERJA
2 PERUNDANG-UNDANGAN
3 ORGANISASI
4 TATALAKSANA
5 MANAJEMEN SDM APARATUR
6 PENGAWASAN
7 AKUNTABILITAS
8 PELAYANAN PUBLIK
KONDISI DIHARAPKAN
Birokrasi dengan integritas & kinerja tinggi
Regulasi tertib, tidak tumpang tindih
dan kondusif
Organisasi tepat fungsi dan tepat ukuran
Tatalaksana jelas, efektif, efisien, terukur dan
sesuai prinsip good governance
SDM apatur berintegritas, netral , kompeten,
capable, profesional, berkinerja tinggi dan
sejahtera
Penyelenggaraan pemerintahan bersih dan
bebas KKN
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas
kinerja birokrasi
Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan
harapan masyarakat
1. Setiap instansi pemerintah sampai dengan
unit yang terkecil memiliki dan
melaksanakan SOP masing-masing;
2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan
pemerintahan;
3. Ketertiban dalam penyelenggaraan
pemerintahan;
4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada
masyarakat.
SOP, SP, SPM
 SP
SPM SOP
Standar Pelayanan Minimal (SPM)
ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan
dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang
berhak diperoleh setiap warga secara minimal.
Standar Pelayanan (SP)
suatu tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian
kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji
penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka
pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah,
terjangkau, dan terukur.
Standard Operating Procedures (SOP)
Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
 TUGAS PEGAWAI NEGERI

•KONSTITUSI
•KEBUTUHAN
& TUNTUTAN
PUBLIK

UMPAN BALIK

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN
BALIK
Keterkaitan SOP, SP dan Pelayanan Publik
 Standar Pelayanan Minimal
Satuan
Batas Waktu
Jenis Pelayanan Kerja/Lembaga
No Pencapaian
Dasar Indikator Nilai Penanggung
(Tahun)
Jawab

I. Pelayanan 1. Cakupan penerbitan 100% 2011 Dinas

Dokumen Kartu Tanda Kependudukan
Kependudukan Penduduk (KTP)
2. Cakupan penerbitan 100% 2011 Dinas
akta kelahiran Kependudukan
II. Pemeliharaan 1. Cakupan petugas 50% 2015 Dinas Trantib
Ketentraman dan Perlindungan
Ketertiban Masyarakat (Linmas)
Masyarakat di Kabupaten/ Kota
2. Tingkat penyelesaian 70% 2010 Dinas Trantib
pelanggaran K3
(ketertiban,
ketentraman,
keindahan) di
Kabupaten/ Kota
Permendagri No. 62/2008
A. Pendahuluan
[Gambaran umum tugas dan fungsi unit pelayanan] Contoh Dokumen SP

B. Standar Pelayanan
Jenis Pelayanan ......................................................

No. Komponen Uraian

1. Dasar Hukum
2. Persyaratan
3. Sistem, mekanisme dan prosedur
4. Jangka waktu penyelesaian
5. Biaya/tarif
6. Produk Pelayanan
7. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
8. Kompetensi pelaksana
9. Pengawasan internal
10. Penanganan pengaduan
11. Jumlah Pelaksana
12. Jaminan Pelayanan
13. Jaminan Keamanan
14. Evaluasi Kinerja Pelaksana
15. (Komponen tambahan bila perlu)
Kepala SKPD
.......................
[Nama]
CONTOH DOKUMEN SOP

28
 LATAR BELAKANG
31

 Aspek penting dalam rangka mewujudkan

birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien
dan ekonomis adalah dengan menerapkan
standard operating procedures (SOP) pada
seluruh proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
 Standard operating procedures, penyelenggaraan
administrasi pemerintahan dapat berjalan
dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan
dapat dihindari, atau bahkan meskipun terjadi
penyimpangan, maka dapat ditemukan
penyebabnya.
 Dasar Hukum
• Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang
Penyelenggaraan Pemerintahan Yang Bersih dan Bebas KKN.
• Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem
Perencanaan Pembangunan Nasional.
• Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata
Cara Peran Serta Masyarakat Dalam Penyelenggaraan
Negara.
• Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 tentang Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2004-
2009.
• Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi.
• Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum
Penyelenggaraan Pelayanan Publik..

32
 TUJUAN DAN SASARAN (1)
TUJUAN :
untuk memberikan pedoman bagi seluruh
instansi pemerintah dalam
mengidentifikasi, merumuskan, menyusun,
mengembangkan, memonitor serta
mengevaluasi standard operating
procedures (SOP) administrasi pemerintahan
sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang
dilaksanakannya.

33
TUJUAN DAN SASARAN (2)
SASARAN :
• Setiap instansi pemerintah sampai
dengan unit yang terkecil memiliki
SOP-nya masing-masing
• Penyempurnaan proses
penyelenggaraan pemerintahan
• Ketertiban dalam penyelenggaraan
pemerintahan
• Peningkatan kualitas pelayanan
kepada masyarakat

34
• Standard Operating Procedures (SOP) adl
serangkaian instruksi tertulis yg dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, bgm dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
• Standard Operating Procedures (SOP) adl instruksi
sederhana, utk menyelesaikan tugas rutin dgn cara
yg paling efektif dlm rangka memenuhi persyaratan
operasional.
• Secara sederhana Standard Operating Procedures
(SOP) diartikan sbg penetapan tertulis mengenai apa
yg hrs dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.

35
 Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugasnya
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas
 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual
pegawai dan organisasi secara keseluruhan
 Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan
tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari
36
- Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan
tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang
akan memberikan pegawai cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Memastikan pelaksanaan tugas
penyelenggaraan pemerintahan agar dapat
berlangsung dalam berbagai situasi.
- Menjamin konsistensi pelayanan kepada
masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan
prosedur.
37
 MANFAAT SOP (3)
 Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya
 Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi pegawai
 Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya
 Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai
dari kemungkinan tuntutan hukum karena
tuduhan melakukan penyimpangan .

38
 MANFAAT SOP (4)
39

● Menghindari tumpang tindih pelaksanaan

tugas.
● Membantu penelusuran terhadap
kesalahan-kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan.
● Membantu memberikan informasi yang
diperlukan dalam penyusunan standar
pelayanan, sehingga sekaligus dapat
memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan .
 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP
 Kemudahan dan kejelasan: Prosedur-Prosedur yg
distandarkan hrs dpt dgn mudah dimengerti dan diterapkan
oleh semua pegawai bahkan seseorang yg sama sekali baru
dlm tugas pelaksanaan tugasnya.

 Efisiensi dan efektivitas: Prosedur yang distandarkan harus

merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dlm
proses pelaksanaan tugas.

 Keselarasan: Prosedur-Prosedur yg distandarkan harus

selaras dgn prosedur-prosedur standar lain yg terkait.

 Keterukuran: Output dari prosedur yg distandarkan

mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yg dpt diukur
pencapaian keberhasilannya. 40
 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP

• Dinamis : Prosedur yang distandarkan harus dengan cepat

dapat disesuaikan dgn kebutuhan peningkatan kualitas
pelayanan yg berkembang dlm penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
• Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani):
Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan
kebutuhan pengguna (customer’s needs) shg dpt memberikan
kepuasan kepada pengguna.
• Kepatuhan hukum: Prosedur-Prosedur yang distandarkan
harus memenuhi ketentuan dan PP yang berlaku.
• Kepastian hukum: Prosedur yang distandarkan harus
ditetapkan oleh pimpinan sbg sebuah produk hukum yg
ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen utk melindungi
pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

41
• Konsisten : SOP harus dilaksanakan secara
konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun,
dan dlm kondisi apapun oleh seluruh jajaran
organisasi pemerintahan.
• Komitmen: SOP harus dilaksanakan dgn
komitmen penuh dari seluruh jajaran
organisasi, dari level yang paling rendah dan
tertinggi.
• Perbaikan berkelanjutan: Pelaksanaan SOP
harus terbuka thd penyempurnaan-
penyempurnaan utk memperoleh prosedur yg
benar-benar efisien dan efektif.
42
 Mengikat : SOP harus mengikat pelaksana dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dgn prosedur standar yang
telah ditetapkan.

 Seluruh unsur memiliki peran penting : Seluruh pegawai

peran- peran tertentu dlm setiap prosedur yg distandarkan.
Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan
baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang
akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan
pemerintahan.

 Terdokumentasi dengan baik : Seluruh prosedur yang telah

distandarkan harus didokumentasikan dgn baik, sehingga
dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang
memerlukan.

43
44
 Proses Penyusunan SOP

Penilaian Integrasi dalam Monitoring dan

Persiapan Pengembangan
Kebutuhan Manajemen Evaluasi

· Membentuk Tim · Menyusun · Pengumpulan · Perencanaan · Monitoring

dan rencana tindak Informasi dan penerapan · Evaluasi
kelengkapannya penilaian Indentifikasi · Pemberitahuan
· Melakukan kebutuhan Alternatif · Distribusi dan
pelatihan- · Melakukan · Analisis dan aksibilitas
pelatihan bagi penilaian Pemilihan · Pelatihan
anggota tim kebutuhan Alternatif pemahaman
· Memberitahukan · Membuat sebuah · Penulisan SOP
kepada seluruh daftar mengenai · Pengujian dan
unit tentang SOP yang akan Riviu SOP
kegiatan dikembangkan · Pengesahan SOP
penyusunan SOP · Membuat
dokumen
penilaian
kebutuhan SOP
 JENIS-JENIS SOP (1)
46

• SOP TEKNIS
SOP teknis adl standar prosedur yg sangat rinci dan bersifat
teknis. Setiap prosedur diuraikan dgn sangat teliti shg tdk
ada kemungkinan2 variasi lain.

SOP teknis banyak digunakan pd bidang-bidang : teknik, spt:

perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan,
pengoperasian alat-alat, dll; kesehatan, pengoperasian alat-
alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat,
medical check up, dll.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP

teknis dapat diterapkan pada bidang-bidang : pemeliharaan
sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing),
kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-
pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dll.
 JENIS-JENIS SOP (2)

• SOP ADMINISTRATIF
SOP administratif adl standar prosedur yg
diperuntukkan bagi jenis2 pekerjaan yg bersifat
administratif.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan
lingkup makro, SOP administratif dpt digunakan utk
proses2 perencanaan, pengganggaran, dll, atau secara
garis besar proses dlm siklus penyelenggaraan
administrasi pemerintahan.
Dalam lingkup mikro, SOP administratif disusun utk
proses2 administratif dlm operasional seluruh instansi
pemerintah, dari mulai level unit organisasi yg paling
kecil sampai pd level organisasi secara utuh, dlm
menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

47
Format terbaik SOP adl yg dpt memberikan wadah
serta dapat menstransmisikan informasi yg
dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi
implementasi SOP secara konsisten. Format SOP
dpt berbentuk :
1. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps dpt digunakan jika prosedur yg
akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan
memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini
dpt digunakan dlm situasi dimana hanya ada bbrp
org yg akan melaksanakan prosedur yg telah
disusun. Dan biasanya merupakan prosedur rutin.
Dlm simple steps ini kegiatan yg akan
dilaksanakan cenderung sederhana dgn proses yg
pendek.
48
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan
jika prosedur yg disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan
membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan
sedikit pengambilan keputusan. Dlm hierarchical steps langkah2 yg
telah diidentifikasi dijabarkan kedlm sub2 langkah secara terperinci.

3. Grafik (Graphic)
Jika prosedur yg disusun menghendaki kegiatan yg panjang dan
spesifik, maka format ini dpt dipakai. Dlm format ini proses yg
panjang tsb dijabarkan ke dlm sub2 proses yg lebih pendek yg hanya
berisi bbrp langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dlm
melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dlm
menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau
diagram.

49
4. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts mrp format yg biasa digunakan
jika dlm SOP tsb diperlukan pengambilan
keputusan yg banyak (kompleks) dan
membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak”
yg akan mempengaruhi sub langkah
berikutnya. Format ini juga menyediakan
mekanisme yg mudah utk diikuti dan
dilaksanakan oleh para pegawai melalui
serangkaian langkah2 sbg hasil dari
keputusan yg telah diambil.

50
52
53
54
55
56
1. HALAMAN JUDUL (COVER)

57
2. KEPUTUSAN PIMPINAN KEMENTERIAN/
LEMBAGA/ PEMDA

Karena Dokumen SOP merupakan pedoman

setiap pegawai (baik pejabat struktural,
fungsional atau yg ditunjuk utk melaksanakan
satu tugas dan tanggungjawab ttt), maka
dokumen ini hrs memiliki kekuatan hukum.
Dlm halaman selanjutnya setelah halaman
judul, disajikan keputusan Pimpinan
Kementerian / Lembaga /Pemda ttg
penetapan dokumen SOP ini.
58
 DOKUMEN SOP (3)
59

3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

Daftar isi ini dibutuhkan utk membantu
mempercepat pencarian informasi dan
menulis perubahan/revisi yg dibuat utk
bagian ttt dari SOP terkait. (Catatan: Pada
umumnya, krn prosedur2 yg di SOP-kan
akan mencakup prosedur dari seluruh unit
kerja, maka kemungkinan besar dokumen
SOP akan sangat tebal. Oleh krn itu,
dokumen ini dpt dibagi ke dlm beberapa
bagian, yg masing2 memiliki daftar isi)
 DOKUMEN SOP (4)
4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN
Sbg sebuah dokumen yg menjadi manual,
maka dokumen SOP hendaknya memuat
penjelasan bgm membaca dan menggunakan
dokumen tsb. Isi dari bagian ini antara lain
mencakup : Ruang Lingkup, menjelaskan
tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan
organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan
singkat mengenai prosedur yg dibuat; dan
Definisi/Pengertian2 umum, memuat bbrp
definisi yg terkait dengan prosedur yg
distandarkan.
60
5. STANDARD OPERATING PROCEDURES

Bagian ini adalah bagian inti dari

dokumen SOP. Utk memudahkan
implementasinya, sebaiknya SOP
dibagi ke dlm klasifikasi ttt, sesuai
dgn kebutuhan instansi.

61
1. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan
2. Satuan Kerja/unit kerja
3. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan
4. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP ini dibuat
5. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi
6. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan
7. Pengesahan oleh pejabat yg berkompeten
8. Dasar hukum, peraturan perundang2 yg mendasari prosedur
9. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yg
distandarkan dgn prosedur lain yg distandarkan
10.Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan2 yg
terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan).
Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yg
mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yg ditimbulkan. Dlm
hal ini dijelaskan pula bgm cara mengatasinya

62
 KELENGKAPAN ISI SOP (2)
11. Kualifikasi Personel, memberikan penjelasan mengenai
kualifikasi pegawai yg dibutuhkan dlm melaksanakan
perannya pd prosedur yg distandarkan.

12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan

mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yg dibutuhkan.

13. Uraian SOP, dijelaskan langkah2 kegiatan scr terinci dan

sistematis dari prosedur yg distandarkan. Agar SOP ini
terkait dgn kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya
mengindikasikan mutu baku ttt, seperti: waktu yg diperlukan
utk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yg diperlukan
(standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadi
alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product)
dari sebuah proses benar2 memenuhi kualitas yg
diharapkan, sebgma ditetapkan dlm standar pelayanan.
63
14. Pencatatan, memuat berbagai hal yg perlu didata dan
dicatat oleh setiap pegawai yg berperan dlm pelaksanaan
prosedur yg telah distandarkan. Dlm kaitan ini, perlu
dibuat formulir2 ttt yg akan diisi oleh setiap pegawai yg
terlibat dlm proses. (Misalnya formulir yg menunjukkan
perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan
perijinan. Atas formulir dasar ini, akan diketahui
apakah prosedur sudah sesuai dgn mutu baku yg
ditetapkan dlm SOP). Setiap pegawai yg ikut berperan
dlm proses, diwajibkan utk mencatat dan mendata apa yg
sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bhw
langkah yg ditanganinya dpt dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi
dokumen yg memberikan informasi penting mengenai
“apakah prosedur telah dijalankan dgn benar”.

64
 CONTOH FORMAT SOP (1)
65

No.

Tanggal Dibuat
SATKER
Tanggal Direvisi

Tanggal Diberlakukan

UNIT
Nama SOP
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1….
2....
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1…
2…
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1…
2…
66
 CONTOH FORMAT SOP (3)
Pelaksana Mutu Baku
NO URAIAN KEGIATAN Pelaksana Pelaksana Pelaksana Kelengkap Ket
Waktu Output
1 2 3 an

67
Terima Kasih

68