TEKNIK MENYUSUN

UNDANGAN RAPAT
APAKAH ANDA PERNAH MENDAPAT
SURAT UNDANGAN RAPAT?

• Surat Undangan Rapat adalah :

Surat yang berisi pemberitahuan agar
orang yang dituju atau pihak yang
diundang dapat hadir dalam acara rapat.
 Macam-Macam Surat Undangan

1. Surat Undangan Resmi :

• Surat undangan yang dibuat oleh suatu organisasi,
instansi, perusahaan, lembaga atau yayasan agar orang
atau organisasi yang dituju dalam surat undangan dapat
menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak
pengundang
• Contoh : pihak sekolah mengundang orang tua siswa,
undangan rapat tahunan dalam suatu perusahaan
2. Surat undangan tidak resmi :
Undangan yang dibuat perorangan yang mewakili
dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat
hadir dalam acara yang dibuat pengundang.
contoh : undangan pernikahan, khitanan, syukuran

3. Surat undangan setengah resmi :

surat undangan yang dikeluarkan oleh suatu
organisasi untuk acara yang sifatnya tidak resmi.
contoh : undangan halal bihalal, undangan ulang
tahun perusahaan
Surat sebagai media komunikasi
tertulis akan efektif dan mencapai
tujuan bila ditulis dengan jelas hal-
hal yang ingin disampaikan
 SURAT UNDANGAN YANG TIDAK JELAS
AKAN MENGAKIBATKAN

1. Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan

keraguan bagi penerima.
2. Terjadi pemahaman yang salah (salah tafsir)
pada isi surat
3. Tidak mendapat tanggapan atau jawaban
yang diharapkan
4. Maksud dan tujuan tidak tercapai
 HAL-HAL YANG HARUS DIKUASAI DALAM
MENULIS SURAT UNDANGAN

1. Memahami atau menguasai tata bahasa yang baik

2. Mengetahui permasalahan
3. Memahami peraturan yang berkaitan dengan
surat
4. Mengetahui dan memahami kepada siapa surat
undangan ia buat
5. Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat
dengan baik
 SYARAT PENULISAN
BAHASA SURAT YANG BAIK

1. Nada bahasa surat harus tepat

2. Penggunaan bahasa/ kalimat-kalimat yang
sederhana.
3. Rumusan isi surat
4. Kejelasan makna
5. Pengaturan alinea
 BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat
2. Pembukaan
3. Isi Surat
4. Penutup
 KEPALA SURAT
• Pada bagian ini dicantumkan
nama instansi atau lembaga,
alamat instansi, nomor telepon,
lambang instansi, dll.
 PEMBUKAAN
Pada bagian ini terdapat :
 Tanggal surat
 Nomor surat
 Lampiran
 Hal atau perihal
 Nama dan alamat surat
 Salam pembuka
 ISI SURAT
• Isi surat berupa uraian lengkap dan
jelas tentang masalah yang
menyebabkan surat itu dibuat dan
dikirimkan.
• Isi surat biasanya dituangkan ke
dalam alinea pembuka, alinea isi,
dan alinea penutup
 PENUTUP SURAT

1. Salam penutup
2. Pejabat penandatangan
 CONTOH
BAGIAN-BAGIAN SURAT KETERANGAN
UNDANGAN 1. Kepala surat :
a
a. Kop surat
_____________________________________________________
____________________________________________
______________________________________________________________________________________________

______________ b ________________ c
b. Tanggal
______________
______________ c. - Nomor
_____________ d - lampiran
______________
______________
- perihal
f
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
d. Nama dan Alamat yang dituju
______________________________________________________________________________

g e. Salam pembuka
2. Isi surat
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

h f. Alinea pembuka
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________ g. Alinea isi
i h. Alinea penutup
_________________
_________________
3. Penutup surat
________________ j
______________
i. Salam penutup
_______________ k j. Tanda tangan, nama terang dan cap
k. tembusan
PEMERINTAH KOTA BANDUNG
RUKUN WARGA 32
KEL. SUKA JADI KEC. MARGA CINTA
BANDUNG
 KESIMPULAN
1. Perjalanan Bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat
kerja berbeda yang ditentukan perusahaan dan
dilaksanakan oleh pimpinan, berkaitan dengan tugas
pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
2. Yang harus dipersiapkan :
• Dokumen
• Transportasi
• Akomodasi
• Dana Perjalanan
 TUGAS
Carilah contoh-contoh :
1. Dokumen Internal dan Eksternal
2. Tiket (Transportasi)
TERIMA KASIH
Sukses untuk
Kita Semua