MANAJEMEN OPERASIONAL

Nama Kelompok

KINAWIH AINUL KAMALIA

DIGITALISASI LAYANAN
 Abstraksi

Pandemi covid 19 membawa banyak dampak bagi kehidupan manusia. Dengan adanya beberapa kebijakan yang
membatasi pergerakan dari manusia. Terutama di suatu organisasi nirlaba. Organisasi nirlaba adalah sebuah organisasi
yang sasaranya untuk mendukung suatu kebijakan atau memecahkan masalah penting yang terjadi di suatu negara. . Pada
organisasi nirlaba ini tidak ada unsur untuk mencari keuntungan di dalamnya. Pada umumnya organisasi nirlaba berfokus
pada tujuan pelayanan, didominasi oleh profesional atau orang dengan keahlian di bidang yang dibutuhkan. Penyesuaian
ini dilakukan untuk memaksimalkan pelayanan dari organisasi nirlaba tersebut. Hal ini sangat berkaitan erat dengan
tujuan dari berdirinya organisasi nirlaba tersebut. Adanya aturan tentang pembatasan gerak dan interaksi pada era
pandemi covid 19 membuat organisasi nirlaba mengganti pola pelayanan yang akan digunakan. Jika pada era sebelum
pandemi pelayanan dilakukan dengan datang ke kantor dan bertatap muka, maka di era pandemi covid 19 organisasi
nirlaba mengganti pelayanan dengan memanfaatkan perkembangan IT. Salah satu contoh perubahan layanan dalam proses
pengadaan barang dan jasa dalam organisasi nirlaba adalah dengan berlakunya SAKTI melalui aplikasi yang sudah
terintegrasi dengan Kementerian Keuangan. Di dalam aplikasi SAKTI para pelaku pengadaan dapat menggunakan
aplikasi sakti tersebut. Dimulai dari administrasi, penganggaran, persediaan, dan report atau monitoring. Di aplikasi
tersebut dapat digunakan oleh beberapa instansi. Aplikasi tersebut digunakan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi
pengelolahan keuangan negara. Penggunaan aplikasi SAKTI digunakan untuk mempermudah pengerjaan untuk proses
pengadaan dan persediaan barang dan jasa pemerintah. Dengan adanya aplikasi ini dinilai sangat membantu dalam proses
persiapan pengadaan dan persediaan barang dan jasa pemerintah karena dapat memangkas beberapa rute pekerjaan.
Diantaranya adalah proses penyusunan anggaran, pengajuan, dan pelaksanaan yang awalnya dilakukan secara manual dan
dapat memakan waktu. Dengan adanya aplikasi ini proses penyusunan dan pengajuan dapat dilakukan dengan sekali input
dan dapat langsung di approval dan dilaksanakan pengadaan.
 Pendahuluan

A. Latar Belakang
Perkembangan terknologi akhir-akhir ini berkembang sangat pesat. Penggunaan teknologi informasi telah
merambat ke berbagai sektor. Diantaranya adalah organisasi nirlaba. Organisasi nirlaba sendiri memiliki artian sebuah
organisasi yang sasaranya untuk mendukung suatu kebijakan atau memecahkan masalah penting yang terjadi di suatu
negara. Pada organisasi nirlaba ini tidak ada unsur untuk mencari keuntungan di dalamnya. Pada umumnya organisasi
nirlaba berfokus pada tujuan pelayanan, didominasi oleh profesional atau orang dengan keahlian di bidang yang
dibutuhkan.
Pandemi covid 19 membuat berbagi berbagai organisasi nirlaba menyesuaikan dengan kondisi yang terjadi di era
pandemi covid 19. Penyesuaian ini dilakukan untuk memaksimalkan pelayanan dari organisasi nirlaba tersebut. Hal ini
sangat berkaitan erat dengan tujuan dari berdirinya organisasi nirlaba tersebut. Adanya aturan tentang pembatasan gerak
dan interaksi pada era pandemi covid 19 membuat organisasi nirlaba mengganti pola pelayanan yang akan digunakan.
Jika pada era sebelum pandemi pelayanan dilakukan dengan datang ke kantor dan bertatap muka, maka di era pandemi
covid 19 organisasi nirlaba mengganti pelayanan dengan memanfaatkan perkembangan IT.
Pelayanan publik menurut UU 25 tahun 2009 adalah serangkain kegiatan yang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan sesuai dengan aturan yang berlaku bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan
pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Digitalisasi menurut Gartner Glossary
adalah suatu proses perubahan mode bisnis dengan memanfaatkan teknologi. Tujuan dari digitalisasi adalah untuk
memberikan nilai value baru.
Salah satu contoh perubahan layanan dalam proses pengadaan barang dan jasa dalam organisasi nirlaba adalah
dengan berlakunya SAKTI dengan melalui aplikasi yang sudah terintegrasi dengan Kementerian Keuangan. Di dalam
aplikasi SAKTI para pelaku pengadaan dapat menggunakan aplikasi sakti tersebut. Dimulai dari administrasi,
penganggaran, persediaan, dan report atau monitoring. Di aplikasi tersebut dapat digunakan oleh beberapa instansi.
Aplikasi tersebut digunakan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi pengelolahan keuangan negara.
Tujuan dari tugas ini adalah untuk mengetahui aplikasi-aplikasi yang digunakan di era pandemi covid dan setelah covid
19.
Kajian Literasi

Di dalam tugas ini menggunakan beberapa kajian literasi yang bersumber pada undang-undang nomor 25 tahun 2009
tentang pelayanan publik. Perpres nomor 12 tahun 2020 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. PMK
Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2021 tentang Pelaksanaan Sistem SAKTI. Serta jurnal yang terkait dengan
digitalisasi layanan publik pasca pandemi covid - 19

Metodologi Penelitihan
Di dalam tugas ini menggunakan metode deskripsi kualitatif, dengan jenis penelitihan penelitihan kepustakaan
(library) research. Penelitihan pustaka merupakan serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan
data pustaka, membaca, mencatat serta mengolah bahan penelitihan (Zeed, 2004). Tahapan dalam tugas ini dilakukan
dengan beberapa tahapan, diantaranya menelusuri, mencatat, dan membaca kondisi perubahan- perubahan pola
pelayanan yang dilakukan oleh organisasi nirlaba. Pada tahap akhir penelitihan ini digunakan untuk mengamati
perubahan-perubahan pola pelayanan yang terjadi di organisasi nirlaba pada lingkungan kantor Inspektorat Jenderal
Kementerian Agama RI pada bidang persediaan dan pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Hasil dan Pembahasan

Perubahan-perubahan aplikasi dari pelayanan pemerintahan di era sebelum pandemi dan sesudah pandemi dapat
dilihat dari beberapa cara atau metode pelayanan. Perubahan-perubahan seperti itu memiliki tujuan untuk
memaksimalkan pelayanan dan untuk mengintegrasikan data antar satu pengguna ke pengguna yang lain. Baik di
lingkup internal maupun external. Berikut ini adalah gambaran pekerjaan sebelum adanya pandemi covid. Semua
pekerjaan dilakukan secara manual dan belum terintegrasi.Semua pekerjaan dilakukan secara manual sehingga
menyebabkan rute yang memanjang dan memakan waktu pengerjaan

Sub Koordinator Rumah Tangga dan Perlengkapan

PERSEDIAAN PENGADAAN

1. Pencatatan Kartu 1. Membuat Rencana

Kendali Barang Pengadaan
2. Perhitungan 2. Perhitungan biaya
Manual Barang di 3. Mengajukan ke
aplikasi Persediaan keuangan dan Perencanaan
FIFO terkait dengan ketersediaan
3. Melaporkan ke Anggaran
keuangan terkait 4. Approval terkait
pelaporan barang pengadan tersebut.
persediaan 5. Membuat undangan
penyedia
6. Tahap negosisasi harga
7. Penetapan Pemenang
8. Penurunan SPK
9. Pengerjaan
10. Pelaporan
 Namun setelah terjadi pandemi covid terjadi perubahan dalam metode dan cara yang dilakukan oleh organisasi nirlaba
khususnya dibidang pengadaan dan persediaan. Yang mana untuk sekarang semua metode tersebut dilakukan dengan
menggunakan program-program aplikasi yang sudah terhubung dengan menggunakan sistem aplikasi yang sudah
terintegrasi baik secara internal maupun extenal.

Sub Koordinator Rumah Tangga dan Perlengkapan

PERSEDIAAN PENGADAAN

1. Mengajukan 1. Mengajukan di aplikasi

pencatatan SAKTI
menggunakan aplikasi 2. E- Purchasing
SAKTI

Ada beberapa pekerjaan yang awalnya dilakukan secara manual ketika di era pandemi covid 19 dilakukan secara
manual dan harus bekoordinasi dengan beberapa sub bagian. Sehingga menyebakan pekerjaan lama prosesnya. Namun
di era new normal atau pasca covid 19 untuk pekerjaan persediaan dan pengadaan dilakukan dengan menggunakan
aplikasi SAKTI. Di dalam aplikasi SAKTI para pelaku pengadaan dapat menggunakan aplikasi sakti tersebut. Dimulai
dari administrasi, penganggaran, persediaan, dan report atau monitoring. Di aplikasi tersebut dapat digunakan oleh
beberapa instansi. Aplikasi tersebut digunakan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi pengelolahan keuangan negara.
Gambar di atas menunjukkan fungsi dan kegunaan dari aplikasi SAKTI. Modul tersebut berisi tentang modul
administrasi, modul penganggaran, modul komitmen, modul pembayaran, modul bendahara, modul aset, modul
persediaan, modul piutang, dan modul pelaporan. Untuk fungsi secara umum aplikasi ini berfungsi untuk
penganggaran, pelaksanaan, dan pertanggung jawaban anggaran. Pada aplikasi ini akan mengintegrasikan seluruh
aplikasi satker yang ada. Aplikasi ini banyak digunakan oleh Kementerian/ Lembaga dari Level Satker, Wilayah,
Eselon 1 dan Kementerian. Penerapan aplikasi ini menggunakan single database. Menggunakan mekanisme
pengerjaan dengan SPAN pada tiap tahap siklus anggaran. SPAN sendiri adalah Sistem Perbendaharaan dan Anggaran
Negara. Keunggulan dari aplikasi ini memiliki beberapa keunggulan yakni integritas data yang mana data tersebut
hanya dapat dilakukan dengan sekali entry dan data tersebut secara terpusat, Aplikasi tersebut dapat dilakukan secara
online sehingga memungkinkan bisa diakses di segala tempat dan waktu.
Kesimpulan

Dari tugas ini dapat disimpulkan bahwa era pasca pandemi covid telah memberikan perubahan dalam beberapa cara
pengerjaan. Diantaranya penggunaan aplikasi SAKTI digunakan untuk mempermudah pengerjaan untuk proses
pengadaan dan persediaan barang dan jasa pemerintah. Dengan adanya aplikasi ini dinilai sangat membantu dalam proses
persiapan pengadaan dan persediaan barang dan jasa pemerintah karena dapat memangkas beberapa rute pekerjaan.
Diantaranya adalah proses penyusunan anggaran, pengajuan, dan pelaksanaan yang awalnya dilakukan secara manual dan
dapat memakan waktu. Dengan adanya aplikasi ini proses penyusunan dan pengajuan dapat dilakukan dengan sekali input
dan dapat langsung di approval dan dilaksanakan pengadaan. Untuk pelaksanaan pengadaan sendiri menggunakan
aplikasi yang bernama e- catalog. Aplikasi tersebut terintegrasi dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah.
 Referensi Sumbernya

Ayu Rahmadhani,Wulan. Dkk. (2022) ; PEMANFAATAN WEBSITE SEBAGAI BENTUK DIGITALISASI

PELAYANAN PUBLIK UNTUK MEWUJUDKAN TRANSPARANSI DI DINAS SOSIAL PROVINSI SUMATERA
UTARA DAN PEMANFAATAN DIGITALISASI PADA PENDIDIKAN ISLAM; Jurnal Pendidikan Islam, Vol:11; 01
Februari 2022

Karunia Putra, Bayu. Dkk.( 2021); REFORMASI BIROKRASI DALAM PELAYANAN PUBLIK MELALUI MOBILE
JKN DI KOTA MALANG; Jurnal Ilmiah Publika, Vol: 9; Juni 2021

Khan, Ayub. (2021); OPTIMALISASI PELAYANAN PUBLIK BAGI PEMIMPIN DI ERA DIGITALISASI DI
PROVINSI RIAU;Jurnal Niara, Vol:14; 2 September 2021