Pengendalian Input

Agnes Advensia C,
 Metode Data Capture
1. Direct Entry  langsung ditangkap / diinput ke
sistem (keyboard, touch screen, mouse, joystick,
trackball, voice, videa, sound, point-of-sale
device, automatic teller machine, e-transaction)
2. Non direct Entry  ditangkap dengan media
dulu (misal: formulir, dokumen). Kemudian
diinput ke sistem dengan:
– Key-in
– Direct reader
 Fokus Auditor
Kekuatan & kelemahan metode data capture:
1. Makin banyak keterlibatan manusia,
makin lemah
2. Makin lama tenggang waktu data masuk
ke sistem, makin lemah
3. Penggunaan teknologi dapat
meningkatkan pengendalian karena
karakteristiknya  ATM, POS
 Desain Dokumen Sumber
Karakteristik kualitas dokumen sumber yang baik:
1. Mengurangi kecenderungan kesalahan
pencatatan
2. Meningkatkan kecepatan pencatatan data
3. Memfasilitasi input data ke sistem (input data
mudah dan resiko kesalahan entri minimum)
4. Dalam hal dokumen sumber akan dibaca dengan
alat/mesin, maka desain dokumen sumber yang
baik jika meningkatkan kecepatan dan akurasi
pembacaa
Acuan Desain Dokumen Sumber
1. Informasi-informasi yang sifatnya konstan sudah dicetak
dalam dokumen. Jika sifatnya pilihan, maka pilihan-pilihan
yang tersedia sudah dicetak, sehingga tinggal
membubuhkan tickmark atau melingkari data yang dipilih.
2. Dokumen diberi judul, sub judul, dan instruksi-instruksi
yang jelas. Judul merupakan identitas dokumen yang
menjelaskan kegunaan dari dokumen. Sub judul memberi
batasan antar pokok data dan menjelaskan maksud dari tiap
sub pokok data. Sedangkan instruksi membentu pengisi
dokumen mengerti apa yang harus dilakukan atau data apa
yang harus dituliskan.
3. Gunakan teknik untuk membedakan hal-hal
yang penting. Misalnya menggunakan jenis
huruf berbeda, menggunakan cetak miring, dsb
untuk bagian-bagian dokumen yang berbeda
atau informasi yang perlu diperhatikan.
4. Susun field sedemikian rupa sehingga
memudahkan mengisi dan membaca dokumen.
 Desain Layar Entry Data
• memfasilitasi proses input data sehingga
meminimalkan resiko kesalahan entri dan
meningkatkan kecepatan key-in data
Organisasi Layar
• Sebisa mungkin layar didesain simetris, elemen-
elemen data dikelompokkan menurut fungsi atau
maknanya, bisa digunakan kotak untuk membatasi
antar kelompok. Organisasi layar yang kompleks
dan tidak sistematis akan meningkatkan potensi
kesalahan input.
 Desain Caption
• Yang dimaksud dengan caption adalah nama atau
judul field yang menerangkan data apa yang harus
diinput pada field yang bersangkutan. Oleh sebab itu
caption harus jelas dan tidak bias, sehingga orang
tidak keliru memahaminya. Pada entri langsung,
format huruf caption harus dapat dibedakan dengan
isian datanya. Sebaiknya penempatan caption adalah
di depan isian entri datanya. Jika entri data lebih dari
satu (multiple) maka caption dapat diletakkan di atas
entri datanya.
Desain Field Entri Data
• Field entri data harus mengikuti / di belakang data
caption-nya atau jika entri sebuah field lebih dari satu
data bisa dibawah caption.
• Field entri data diberi garis bawah atau dalam bentuk
box (kotak) sehingga jelas bagi pengguna untuk
mengenali field data entry. Sebisa mungkin field data
entri didesain dengan menjelaskan format data yang
harus diinput. Misalnya untuk input tanggal, diberi
instruksi/penjelasan tentang format tanggal (misal:
DD/MM/YY).
•Pada motode direct-entry, desain field data entri
banyak menggunakan option button, check box,
dan list box untuk memudahkan, mempercepat, dan
meminimalkan kesalahan entri data.
•Radio button digunakan jika data hanya bisa satu
dari pilihan yang disediakan. Check box digunakan
jika data bisa lebih dari satu dari pilihan yang
disediakan. Sementara untuk jika pilihan yang
tersedia banyak maka digunakan list box.
Penggunaan Tab dan Skip

Penggunaan skip otomatis, di mana cursor secara

otomatis akan berpindah ke field berikutnya
setelah satu field selesai diinput, mengandung
resiko kesalahan lebih tinggi.
Warna
• Warna dapat digunakan untuk membedakan atau
membatasi area-area dalam layar entri, atau untuk
menunjukkan caption dan data entri tertentu, juga dapat
digunakan untuk memberikan peringatan jika terjadi
kesalahan atau error. Namun harus diperhatikan
penggunaan warna jangan sampai justru membuat layar
entri membingungkan. Pilihan warna juga sebaiknya
konsisten, misalnya untuk warna caption konsisten, warna
field entri konsisten. Disamping itu pilihan warna perlu
mempertimbangkan kenyamanan bagi operator.
Waktu Respon
• Waktu respon adalah waktu yang
diperlukan antara untuk memproses dan
menyimpan data. Semakin cepat waktu
respon semakin menunjang efektifitas dan
efisiensi kinerja operator dan sistem.
Display Rate
• Display rate adalah waktu yang diperlukan
untuk menampilkan display baik teks
maupun image. Kecepatan display rate juga
menentukan keefektifan dan keefisienan
kerja operator.
Fasilitas Prompting dan Help
• Fasilitas prompting menyediakan informasi
lansung tentang data apa yang harus diinput atau
tindakan apa yang harus dilakukan operator.
Informasi akan langsung muncul di layar pada saat
operator mengisi sebuah filed entri data atau pada
saat terjadi kesalahan atau eror. Sedangkan
fasilitas help menyediakan informasi dalam sebuah
menu help. Operator dapat menampilkannya
dengan memilih menu help tersebut.
Pengendalian Validasi Data Input

1. Field Check
2. Record Check
3. Batch Check
4. File Check
Field Check
Completeness Check (Missing Data/Blanks Check)

Alphabetic/Numeric Check

Range Check dan Limit Check

Set Membership (Validity Check)

Option Botton
Check Box
Check Digit
Master Reference
Size Check Date Check
Format tanggal adalah dd/mm/yy, dimana otomatis diatur bahwa
maksimal dd=31 dan maksimal mm=12
Jika user terbalik menginput tanggal, seharusnya 15/01/2004 (15
Januari 2004) diinput 01/15/2004, maka sistem akan mendeteksi
kesalahan input karena bulan melebihi nilai maksimal (mm=15). Pada
valueplus kondisi ini dideteksi sebagai kesalahan input dimana format
tanggal user terbalik, maka otomatis sistem akan meralat input menjadi
15/01/2004
Jika user salah menginput tanggal sehingga melebihi masing-masing
batas maksimal (dd atau mm), contoh: diinput tanggal 13/15/2004, maka
sistem akan mendeteksi kesalahan input karena bulan melebihi batas
maksimal (mm=15). Sedangkan kemungkinan input terbalik juga tidak
mungkin (15/13/2004) karena bulan tetap lebih dari 12 (mm=13).
Record Cek

Reasonableness Check

Valid Sign-Numeric Check

Sequence Check
Accounting Audit Trail
Accounting audit trail harus menyimpan informasi tentang asal, isi, dan waktu
data tentang transaksi yang diinput ke dalam sistem. Tipe informasi yang
disimpan meliputi:
1 Identitas orang atau organisasi yang menjadi sumber data
2 Identitas orang atau organisasi yang menginput / memasukkan data ke
dalam sistem
3 Tanggal dan waktu saat data ditangkap
4 Alat yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem (physical
device)
5 Akun, catatan, atau master file yang dimodifikasi (di-update)
6 Detil transaksi
Identitas atau nomor batch baik physical atau logical batch