218 4.8 4.8.1 Dokumen Analisis Sistem Informasi Balanced Scorecard PT. WIKA Beton The Task 1.

Purpose PT. WIKA Beton sebagai perusahaan yang ingin unggul dalam persaingan bisnis memerlukan penyelarasan strategi yang baik yaitu

mengkomunikasikan dan melaksanakan tujuan strategi perusahaan secara komprehensif kepada seluruh anggota organisasi perusahaan. Keberhasilan atas suatu pencapaian target atau tujuan perusahaan, membutuhkan kerjasama yang baik antar fungsi organisasi mulai dari pihak manajemen hingga ke bagian pelaksana harian. Metode Balanced Scorecard membantu organisasi dalam menerjemahkan visi dan strategi menjadi aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non-finansial berdasarkan empat perspektif (keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan). Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan berikut: Sistem informasi yang dapat mengakomodasi kebutuhan dasar metodologi Balanced Scorecard Sistem informasi yang memiliki fasilitas pembelajaran dan penyampaian komunikasi strategis bagi seluruh fungsi strategis organisasi Analisa hasil pengukuran yang dibandingkan dengan target dapat memberikan gambaran tentang unit kerja mana yang memerlukan perhatian lebih.

219 2. System Definition Sistem yang akan dikembangkan harus mendukung konsep Balanced Scorecard untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar sesuai dengan visi dan tujuan perusahaan. Sistem akan menampilkan kebutuhan informasi berupa hasil kinerja perusahaan yang sesuai dengan key performance indicator (KPI) yang diperlukan sebagai pengukur kinerja perusahaan dalam keempat perspektif Balanced Scorecard (finansial, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran & pertumbuhan). Setiap KPI memiliki indikator kinerja berupa grafik realisasi kinerja selama periode tertentu dan grafik perbandingan antara realisasi dengan target awal perusahaan. Kinerja perusahaan yang digambarkan secara kuantitatif tersebut diharapkan mampu memberikan informasi bagi organisasi untuk membuat suatu keputusan strategis dan tindakan yang tepat. Sistem yang akan dikembangkan memiliki fasilitas komunikasi berupa internal messages. Berikut ini merupakan definisi sistem berdasarkan kriteria FACTOR. Tabel 4.60 Kriteria FACTOR Sistem Informasi Usulan Functionality Sistem berfungsi sebagai fasilitas pembelajaran dan komunikasi strategis bagi seluruh komponen

organisasi dalam meningkatkan kinerja perusahaan dengan menggunakan metodologi Balanced

Scorecard. Sistem dapat memberikan informasi yang up to date mengenai kondisi dan pencapaian kinerja perusahaan (periode tahunan). Application Domain Sistem digunakan untuk mendukung aktivitas

manajemen dalam mengambil keputusan.

220 Condition Sistem ini harus dapat digunakan oleh sumber daya manusia yang ada dan sesuai dengan level otoritas yang dimilikinya. Technology Sistem berupa program aplikasi yang dapat dijalankan dimana saja melalui PC atau PDA Phone. Sistem dibangun berbasis web dengan menggunakan .php dan database mySQL. Object Responsibility Pegawai, Scorecard, pesan, dan Penilaian Sistem ini harus mampu memberikan informasi yang cepat dan tepat yang dibutuhkan oleh perusahaan (khususnya oleh Dewan Direksi) untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta menyelaraskan realisasi antara kinerja

target/sasaran perusahaan.

strategi

dengan

3. Context Problem Domain Laporan realisasi kinerja perusahaan/laporan periodik dibuat pada setiap akhir periode waktu tertentu oleh pihak yang berwenang, yaitu oleh bagian yang bertanggung jawab atas fungsi strategisnya masing-masing. Setelah laporan periodik dibuat, setiap staf memilih data yang diperlukan untuk pengukuran setiap KPI yang ada pada Peta Strategi Balanced Scorecard. Sebelum data tersebut ditampilkan, data tersebut harus melalui dua tahap, yaitu tahap pemeriksaan (check) oleh Kepala Bagian dan tahap persetujuan (verification) oleh Manajer Biro. Setelah melalui tahap persetujuan, data tersebut langsung disimpan dan ditampilkan dalam bentuk grafik dan tabel (output).

221 Gambaran kinerja perusahaan dalam bentuk grafik (sebagai output) dapat dilihat (view) oleh seluruh organisasi perusahaan PT. WIKA Beton sebagai informasi pencapaian kinerja sesuai dengan tugas mereka masingmasing. Pihak yang paling memiliki kepentingan ialah manajerial tingkat atas/Dewan Direksi, berdasarkan hasil kinerja perusahaan yang sudah ditampilkan, pihak Direksi dapat membuat keputusan strategis terutama pada Biro yang bertanggung jawab atas KPI yang memiliki kinerja buruk. Berikut ini adalah gambaran sistem informasi Balanced Scorecard PT. WIKA Beton usulan.
13. antar anggota organisasi dapat saling berkomunikasi sesuai dengan otoritasnya

KEPALA BAGIAN 5. Memeriksa Data

ORGANISASI 4. Uncheck Data 6. Checked Data Feedback (Informasi Kinerja) 11. view melalui web-based

1. Diserahkan

3. Data ditampung

10. Variabel diolah & ditampilkan

100 90

80

12. Membuat Keputusan/inisiatif strategi untuk perbaikan kinerja perusahaan

Laporan Periodik

STAF BIRO 2. Memilih data yang diperlukan pada setiap Key Performance Indicator

Variabel Pengukuran 9. Verified Data 7. Unverify Data Feedback (Informasi Kinerja)

Informasi Kinerja Perusahaan dalam setiap KPI 11. view melalui web-based

MANAJER BIRO 8. Memverifikasi Data

DIREKSI

Gambar 4.45 Rich Picture Sistem Informasi Usulan PT. WIKA Beton

Application Domain Sistem informasi Balanced Scorecard ini digunakan oleh seluruh anggota organisasi perusahaan. Organisasi menggunakan sistem ini untuk mengetahui informasi mengenai kinerja mereka selama periode tertentu. Pencapaian sasaran kinerja dapat terlihat melalui indikator warna hijau,

222 merah atau kuning pada setiap peta strategi. Sistem ini juga memungkinkan setiap anggota organisasi untuk melalukan komunikasi internal melalui feature messages. Setiap KPI pada Peta Strategi memiliki bobot penilaian masing-masing, untuk menyesuaikan kondisi perusahaan dengan kondisi persaingan di lingkungan eksternal, maka pihak Direksi dapat merubah bobot penilaian melalui sistem ini sesuai dengan kebijakan strategis. Selain itu, sistem dapat menghitung nilai kinerja perusahaan secara menyeluruh.

4.8.2

Problem Domain 1. Clusters Terdapat tiga buah Cluster untuk mengelompokkan tiap-tiap Class yang ada, yaitu Cluster Pegawai, Cluster Scorecard, Cluster Pesan dan Cluster Penilaian.

<<cluster>> Pegawai

<<cluster>> Scorecard

<<cluster>> Pesan

<<cluster>> Penilaian

Gambar 4.46 Clusters

2. Structure Cluster pegawai terdiri dari Class Pegawai, Class Staf, Class Kepala Bagian, Class Manajer Biro dan Class Direksi. Hubungan antara Class pegawai dengan Class Staf, Class Kepala Bagian, Class Manajer Biro dan Class Direksi adalah inheritance seperti pada Gambar 4.47 berikut.

223

Gambar 4.47 Cluster Pegawai

Cluster Scorecard terdiri dari Class Scorecard dan Class detil Scorecard. Hubungan antara Class Scorecard dengan Class detil Scorecard adalah agregasi (bagian), seperti Gambar 4.48 berikut.
detil Scorecard * 1 Scorecard

Gambar 4.18 Cluster Scorecard

Cluster Penilaian terdiri dari Class Penilaian, seperti pada Gambar 4.49 berikut.

Gambar 4.49 Cluster Penilaian Cluster Pesan terdiri dari Class Pesan, seperti pada Gambar 4.50 berikut.

Gambar 4.50 Cluster Pesan

224 3. Classes
* Pegawai 1..* 0..* Pesan

Staf

Kepala Bagian

Manajer Biro

Direksi

1..* 1

Scorecard * 1 * detil Scorecard 1

Penilaian 1

Gambar 4.51 Class Diagram

Class Pegawai Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua karyawan yang bekerja pada PT. WIKA Beton yang memiliki kepentingan dan peran terhadap sistem penilaian kinerja organisasi perusahaan. Atribut untuk class pegawai yaitu: ID Pegawai, Nama, dan Bagian. Behavior dari class ini ialah seperti pada statechart berikut.

Gambar 4.52 Statechart Pegawai

225 Tabel 4.61 Event dan Atribut Class Pegawai

Event /bekerja /kinerja_dinilai /komunikasi /perbaikan_kinerja deskripsi Tahun, Kd Scorecard, Variabel Rencana, Variabel Realisasi ID Pegawai, ID Pesan, Isi Pesan Deskripsi Atribut

Class Staf Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua pegawai yang tergolong staf. Class Staf memiliki atribut, yaitu: ID Pegawai, Nama, dan Bagian. Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.
/ mencatat_kinerja Aktif [selesai]

Gambar 4.53 Statechart Staf

Tabel 4.62 Event dan Atribut Class Staf

Event /mencatat_kinerja Kd Atribut Scorecard, Variabel Rencana, Variabel Realisasi,

Tahun

Class Kepala Bagian Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua pegawai yang tergolong Kepala Bagian. Class Kepala Bagian memiliki atribut, yaitu: ID Pegawai, Nama, Jabatan, dan Bagian. Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.

226

Gambar 4.54 Statechart Kepala Bagian

Tabel 4.63 Event dan Atribut Class Kepala Bagian

Event /memeriksa_hasil_kinerja Atribut Kd Scorecard, Variabel Rencana, Variabel Realisasi, Tahun

Class Manajer Biro Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua pegawai yang tergolong Manajer Biro. Class Manajer Biro memiliki atribut, yaitu: ID Pegawai, Nama, dan Bagian. Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.

Gambar 4.55 Statechart Manajer Biro

Tabel 4.64 Event dan Atribut Class Manajer Biro

Event /menyetujui_hasil_kinerja Atribut Kd Scorecard, Variabel Rencana, Variabel Realisasi, Tahun /membuat_keputusan_lokal Deskripsi

227 Class Direksi Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua pegawai yang tergolong Direksi. Class Direksi memiliki atribut, yaitu: ID Pegawai, Nama, dan Bagian. Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.

Gambar 4.56 Statechart Direksi

Tabel 4.65 Event dan Atribut Class Direksi

Event /mengevaluasi_hasil_kinerja Atribut KD Scorecard, Pencapaian Target, Nilai Kinerja Total /membuat_kebijakan_global Bobot Nilai

Class Pesan Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua pesan yang dibuat dan diterima oleh setiap pegawai di dalam internal perusahaan sebagai salah satu media komunikasi strategis. Atribut untuk class ini ialah: Kd Pesan, ID Pegawai, Isi Pesan, dan Tanggal Pengiriman. Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.

Gambar 4.57 Statechart Pesan

228

Tabel 4.66 Event dan Atribut Class Pesan

Event /dibuat /dikirim /dibaca /dibalas /dihapus Atribut Tanggal, Kd Pesan, Subjek Pesan, Isi Pesan Id Pegawai Status Tanggal, Id Pegawai, Isi Pesan Status

Class Penilaian Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua penilaian yang digunakan dalam sistem penilaian kinerja organisasi PT. WIKA Beton secara menyeluruh. Atribut dari class ini ialah: Bobot Nilai dan Nilai Kinerja Total. Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.
/ diberi_variabel Aktif / dihitung Result [selesai]

Gambar 4.58 Statechart Penilaian

Tabel 4.67 Event dan Atribut Class Penilaian

Event /diberi_variabel /formulasi /dihitung Atribut Id Scorecard, Bobot Nilai, Tahun Deskripsi Tahun, Nilai Kinerja Total

229 Class Scorecard Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua indikator kinerja perusahaan dalam mencapai visi dan tujuan organisasi PT. WIKA Beton. Atribut dari class ini ialah: Kode Scorecard, Tahun, Nilai Scorecard. Event untuk Scorecard sama dengan class detil Scorecard. Class detil Scorecard Class ini merupakan kumpulan objek-objek semua detil Scorecard dari Scorecard yang digunakan oleh PT. WIKA Beton. Class ini memiliki atribut: Kode detil Scorecard, Tahun, Variabel Rencana, dan Variabel Realisasi, dan Nilai Pencapaian Target . Behavior class ini ialah seperti pada gambar statechart berikut.

Gambar 4.59 Statechart Scorecard dan detil Scorecard

Tabel 4.68 Event dan Atribut Class Scorecard dan detil Scorecard
Event /dibuat /kinerja_dinilai Kode Scorecard Kode Scorecard, Tahun, Variabel Rencana, Variabel Realisasi, Variabel Pencapaian Target /diseimbangkan /menentukan_aksi Deskripsi Deskripsi Atribut

230 4. Event Berikut ini dicantumkan event-event yang terdapat dalam setiap Class yang dirangkum dalam sebuah event table. Event table untuk class-class yang telah dijelaskan diatas akan digambarkan seperti pada Tabel 4.69 berikut. Tabel 4.69 Event Table
Class Detil Scorecard Kepala Bagian Manajer Biro

Scorecard

Direksi

/bekerja /kinerja_dinilai /komunikasi /perbaikan_kinerja /mencatat_kinerja /memeriksa_hasil_kinerja /menyetujui_hasil_kinerja /membuat_keputusan_lokal /membuat_keputusan_global /dibuat /dikirim /dibaca /dibalas /dihapus /diberi_variabel /formulasi /dihitung /diseimbangkan /menentukan_aksi

+ * * + + + + + + + + + + + + + + + + + + * * + * + + *

Pesan

Staf

Event

Penilaian

Pegawai

231 4.8.3 Application Domain 1. Usage Pada sistem informasi Balanced Scorecard terdapat lima actor dan enam Use case. Berikut ini merupakan penjelasan mengenai actor dan Use case specification: Staf (dibedakan menurut bagian dalam perusahaan) Purpose: Orang yang bertanggung jawab untuk memasukkan data yang diperlukan untuk pengukuran kinerja pada setiap Key Performance Indicator (KPI), data diperoleh dari laporan periodik perusahaan. Selain itu mereka juga dapat melihat hasil kinerja perusahaan setiap periode. Karakteristik: Staf harus mengetahui variabel apa saja yang diperlukan oleh setiap Scorecard. Staf juga harus memahami istilahistilah pada variabel yang digunakan. Sehingga mereka dapat memahami penyebab jika terjadi kesalahan dalam penginputan data. Staf yang menginput berasal dari fungsi strategis organisasi yang berbeda sesuai dengan tanggung jawab dan fungsinya masing. Kepala Bagian Purpose: Orang yang bertanggung jawab untuk memeriksa kebenaran dari data atau variabel yang sudah diinput oleh para staf. Selain itu kepala bagian juga dapat melihat hasil kinerja perusahaan dan menerima/mengirim pesan yang berhubungan dengan pencapaian kinerja perusahaan.

232 Karateristik: Kepala Bagian harus memiliki daya analitis dan ketelitian yang tinggi, agar data/variabel yang diinput memiliki tingkat kesalahan yang sangat kecil (sesuai dengan kondisi perusahaan). Manajer Biro Purpose: Orang ini bertanggung jawab untuk menyetujui

data/variabel yang sudah diinput dan sudah melalui tahap pemeriksaan. Disamping itu, mereka juga dapat melihat hasil kinerja perusahaan dan menerima/mengirim pesan yang berhubungan dengan pencapaian kinerja perusahaan. Karakteristik: Manajer Biro harus memahami data/variabel yang diinput dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang tercatat dalam laporan periodik perusahaan. Manajer Biro juga harus bertanggung jawab atas pencapaian kinerja pada bagian yang dipimpinnya. Direksi Purpose: Orang ini bertanggung jawab untuk menetapkan bobot penilaian baik untuk setiap Scorecard. Penentuan bobot ditetapkan sesuai dengan strategi dan kebijakan perusahaan. Direksi juga dapat melihat hasil kinerja perusahaan serta mengirim/menerima pesan terkait dengan kinerja perusahaan. Karakteristik: Direksi harus merupakan seorang yang bisa menjadi pemimpin dan decision making. Keputusan yang dibuat harus berhubungan KPI sebagai tolak ukur pencapaian kinerja perusahaan.

233 Admin Purpose: Orang ini bertanggung jawab atas operasional sistem termasuk mendata pegawai yang menggunakan sistem ini. Karakteristik: Admin mengerti bagaimana menggunakan semua fitur dan menu yang ada pada sistem. Secara notasi UML, Use case diagram sistem informasi Balanced Scorecard untuk PT. WIKA Beton dapat dilihat pada Gambar 4.60.

234
Sistem Informasi Balanced Scorecard
Mendata Pegawai

Menginput Variabel Scorecard Keuangan

Admin

Menginput Variabel Scorecard Pemasaran Staf Keuangan

Menginput Variabel Scorecard Produksi

Mengirim Pesan Staf Pemasaran Kepala Bagian Menerima Pesan

Staf Produksi

Mengecek Variabel Scorecard

Menginput Variabel Scorecard SDM Manajer Biro

Staf SDM

Memverifikasi Variabel Scorecard

Menginput Variabel Scorecard Pengembangan Bisnis

Staf Pengembangan Bisnis Mengubah Bobot Penilaian

Direksi

Gambar 4.60 Use case Diagram

235 Tabel 4.70 Use case Specification Menginput Variabel Scorecard Keuangan
Use case ini terjadi jika User (staf keuangan) ingin menginput variabel Scorecard keuangan. Ketika User Login sesuai dengan bagiannya, pada Description halaman input variabel terdapat field-field yang perlu diisi oleh User. Lalu User menekan tombol Enter, maka data yang telah diinput akan tersimpan kedalam database Scorecard. Object Function Pegawai dan Scorecard Add new variabel Scorecard

Tabel 4.71 Use case Specification Menginput Variabel Scorecard Pemasaran

Use case ini terjadi jika User (staf pemasaran) ingin menginput variabel Scorecard pemasaran. Ketika User Login sesuai dengan bagiannya, pada Description halaman input variabel terdapat field-field yang perlu diisi oleh User. Lalu User menekan tombol Enter, maka data yang telah diinput akan tersimpan kedalam database Scorecard. Object Function Pegawai dan Scorecard Add new variabel Scorecard baru

Tabel 4.72 Use case Specification Menginput Variabel Scorecard Produksi

Use case ini terjadi jika User (staf produksi) ingin menginput variabel Scorecard keuangan. Ketika User Login sesuai dengan bagiannya, pada Description halaman input variabel terdapat field-field yang perlu diisi oleh User. Lalu User menekan tombol Enter, maka data yang telah diinput akan tersimpan kedalam database Scorecard. Object Function Pegawai dan Scorecard Add new variabel Scorecard baru

236 Tabel 4.73 Use case Specification Menginput Variabel Scorecard SDM
Use case ini terjadi jika User (staf SDM) ingin menginput variabel Scorecard SDM. Ketika User Login sesuai dengan bagiannya, pada halaman Description input variabel terdapat field-field yang perlu diisi oleh User. Lalu User menekan tombol Enter, maka data yang telah diinput akan tersimpan kedalam database Scorecard. Object Function Pegawai dan Scorecard Add new variabel Scorecard baru

Tabel 4.74 Use case Specification Menginput Variabel Scorecard Pengembangan Bisnis
Use case ini terjadi jika User (staf pengembangan bisnis) ingin menginput variabel Scorecard pengembangan bisnis. Ketika User Login sesuai dengan Description bagiannya, pada halaman input variabel terdapat field-field yang perlu diisi oleh User. Lalu User menekan tombol Enter, maka data yang telah diinput akan tersimpan kedalam database Scorecard. Object Function Pegawai dan Scorecard Add new variabel Scorecard baru

Tabel 4.75 Use case Specification Mengecek Variabel Scorecard

Use case ini terjadi jika variabel Scorecard sudah diinput oleh staf pada bagian yang berhubungan, kemudian pada halaman User (kepala bagian) Description akan timbul data tersebut, terdapat dua pilihan untuk User, yaitu mengapprove atau menghapus data tersebut. Jika ter-approve, status variabel menjadi checked, jika dihapus maka data pada database Scorecard akan terhapus. Object Function Pegawai dan Scorecard Menampilkan variabel Scorecard dan update status variabel Scorecard

237 Tabel 4.76 Use case Specification Memverifikasi Variabel Scorecard

Use case ini terjadi jika variabel yang diinput oleh staf telah dicek oleh kepala bagian. Pada halaman User (manajer biro) akan timbul pilihan untuk Description variabel tersebut, yaitu approve atau delete. Jika ter-approve, status variabel menjadi verified dan sistem akan menghitung hasil dari variabel yang telah diinput menjadi grafik dan hasil pencapaian target, jika dihapus maka data pada database Scorecard akan terhapus. Object Pegawai, Scorecard, dan Penilaian Menampilkan variabel Scorecard dan update status variabel Scorecard, Function menampilkan grafik baru, menghitung hasil pencapaian target (menampilkan indikator warna merah, hijau, atau kuning), dan menyimpan data nilai Scorecard ke database Penilaian

Tabel 4.77 Use case Specification Mengirim Pesan

Use case ini terjadi jika User (semua pegawai) ingin mengirim pesan kepada pegawai lain di lingkungan internal perusahaan. User membuka halaman Description send message, lalu memasukkan nama pengirim, tujuan, subjek dan isi pesan. Kemudian ketika menekan tombol Send, data akan tersimpan di dalam database pesan dan terkirim ke tujuan. Object Function Pegawai dan Pesan Menampilkan daftar pegawai, menyimpan pesan ke dalam database pesan dan mengirim pesan ke tujuan

Tabel 4.78 Use case Specification Menerima Pesan

Description Object Function Use case ini terjadi jika ada pesan yang masuk ke tujuan (User). Pesan dan Pegawai Menampilkan isi pesan

238 Tabel 4.79 Use case Specification Mengubah Bobot Penilaian

Use case ini terjadi jika User (direksi) ingin merubah bobot penilaian pada Description setiap KPI. Setelah disimpan, sistem akan menghitung nilai total kinerja perusahaan dari variabel nilai pencapaian target dan bobot nilai. Object Function Direksi, Penilaian dan Scorecard Menyimpan bobot penilaian Scorecard baru dan menghitung nilai total kinerja perusahaan ( nilai Scorecard x Bobot)

Tabel 4.80 Use case Specification Mendata Pegawai

Use case ini terjadi jika admin ingin merubah data pegawai, yaitu menambah Description pegawai, merubah data pegawai, dan menghapus data pegawai. Semua aktivitas tersebut akan mempengaruhi database pegawai. Object Function Pegawai Menampilkan data pegawai, add new data pegawai, update data pegawai, dan menghapus data pegawai

2. Function Berikut ini merupakan function list dari sistem informasi Balanced Scorecard PT. WIKA Beton. Tabel 4.81 Function List
Function 1. Menginput variabel Scorecard keuangan Add new variabel Scorecard 2. Menginput variabel Scorecard pemasaran Add new variabel Scorecard 3. Menginput variabel Scorecard produksi Add new variabel Scorecard 4. Menginput variabel Scorecard SDM Add new variabel Scorecard 5. Menginput variabel Scorecard pengembangan bisnis Add new variabel Scorecard Complexity Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Type Update Update Update Update Update Update Update Update Update Update

239
6. Mengecek variabel Scorecard Menampilkan variabel Scorecard Update status variabel Scorecard 7. Memverifikasi variabel Scorecard Menampilkan variabel Scorecard Update status variabel Scorecard Menampilkan sebuah grafik baru Menghitung hasil pencapaian target (nilai Scorecard), menampilkan indikator warna merah, hijau, atau kuning Menyimpan data nilai Scorecard ke database Penilaian 8. Mengirim Pesan Menampilkan daftar pegawai Mengirim pesan ke tujuan 9. Menerima Pesan Menampilkan isi pesan 10. Mengubah bobot penilaian Menyimpan bobot penilaian Scorecard baru Menghitung nilai total kinerja perusahaan ( nilai Scorecard x Bobot) 11. Mendata Pegawai Menampilkan data pegawai Add new data pegawai Update data pegawai Menghapus data pegawai Simple Simple Simple Simple Simple Read, Update Read Update Update Update Simple Simple Simple Simple Simple Simple Medium Simple Medium Update Read, Update Read Update Read Read Update, Compute Update Compute Complex Compute Simple Simple Simple Complex Simple Simple Medium Read, Update Read Update Read, Update, Compute Read Update Compute

240 3. User Interface Dialogue Style Dialogue style menunjukkan form-form apa saja yang terdapat di dalam sistem dan print-out dari masing-masing form, berikut ini adalah daftar dialogue style dalam sistem informasi Balanced Scorecard. Tabel 4.82 Dialogue Style
Windows UI Login UI Main Menu UI Ganti Password UI View Scorecard UI Detil Scorecard UI Pesan UI Inbox UI Input Data UI Cek Data UI Verifikasi Data UI Ganti Bobot UI Pegawai Print-out

Overview Pengguna/User dari sistem informasi ini ialah semua pegawai manajerial di PT. WIKA Beton. Pegawai dapat mengakses halaman atau UI sesuai dengan peran atau otoritasnya terhadap sistem. Berikut ini adalah gambaran Navigation Diagram untuk sistem informasi Balanced Scorecard PT. WIKA Beton.

241

Gambar 4.61 Navigation Diagram Sistem Informasi usulan

Example Berikut ini adalah gambaran lebih jelas mengenai masing-masing windows User Interface yang terdapat dalam sistem.

Gambar 4.62 UI Login

242

Gambar 4.63 UI Main Menu

Gambar 4.64 UI Ganti Password

243

Gambar 4.65 UI View Scorecard

Gambar 4.66 UI Detil Scorecard

244

Gambar 4.67 UI Pesan

Gambar 4.68 UI Inbox

245

Gambar 4.69 UI Input Data

Gambar 4.70 UI Cek Data

246

Gambar 4.71 UI Verifikasi Data

Gambar 4.72 UI Ganti Bobot

247

Gambar 4.73 UI Mendata Pegawai

248 4. Sequence Diagram Sequence diagram dibawah ini menjelaskan tentang apa saja yang dilakukan actor/User pada masing-masing use case-nya. Menginput variabel Scorecard Keuangan

Gambar 4.74 Sequence diagram untuk Use case Menginput Variabel Scorecard Keuangan

249 Menginput variabel Scorecard Pemasaran

250 Gambar 4.75 Sequence diagram untuk Use case Menginput Variabel Scorecard Pemasaran Menginput variabel Scorecard Produksi
sd input variabel scorecard produksi

Staf Produksi <<create>> UI Input Variabel Produksi

alt [QOF]

<<create>> Tabel QOF

entry_QOF_rencana() entry_QOF_realisasi() pilih_tahun() on_click_enter() update()

Scorecard

[Lost Sales]

<<create>> Tabel Lost Sales

entry_LS_rencana() entry_LS_realisasi() pilih_tahun() on_click_enter() update()

Gambar 4.76 Sequence diagram untuk Use case Menginput Variabel Scorecard Produksi

251

Menginput variabel Scorecard SDM

Gambar 4.77 Sequence diagram untuk Use case Menginput Variabel Scorecard SDM

252 Menginput variabel Scorecard Pengembangan Bisnis

sd input variabel scorecard Peng.Bisnis

Staf Peng. Bisnis <<create>> UI Input Variabel Peng. Bisnis

<<create>> Tabel R&D

entry_R&D_rencana() entry_R&D_realisasi() pilih_tahun() on_click_enter() update()

Scorecard

Gambar 4.78 Sequence diagram untuk Use case Menginput Variabel Scorecard Pengembangan Bisnis

253 Mengecek Variabel Scorecard

sd mengecek variabel scorecard

Kepala Bagian <<create>> UI Cek Variabel Scorecard

get_data() result opt [approve] on_click_approve() update()

[delete]

on_click_delete() delete()

Gambar 4.79 Sequence Diagram untuk Use case Mengecek Variabel Scorecard

254 Memverifikasi Variabel Scorecard

Gambar 4.80 Sequence Diagram untuk Use case Memverifikasi Variabel Scorecard

255 Mengirim Pesan

Sd Mengirim Pesan

Pegawai <<create>> UI Pesan

<<create>> List To Pegawai

opt [send] entry_nama()

get_nama() result

pilih_To() entry_subject() entry_pesan() on_click_send() update() on_click_reset() Pesan

[reset]

reset()

Gambar 4.81 Sequence Diagram untuk Use case Mengirim Pesan

256 Menerima Pesan

Gambar 4.82 Sequence Diagram untuk Use case Menerima Pesan

Mengubah Bobot Penilaian

Gambar 4.83 Sequence Diagram untuk Use case Mengubah Bobot Penilaian

257 Mendata Pegawai

Sd Mendata Pegawai

Admin <<create>> UI Pegawai <<create>> List Bagian Pegawai

alt [add] entry_nama() entry_password() pilih_bagian() on_click_add() update() on_click_change() [change] <<create>>

get_bagian() result

UI Change entry_nama() entry_password() entry_bagian() on_click_submit() add_new() [delete] on_click_delete() delete()

Gambar 4.84 Sequence Diagram untuk Use case Mendata Pegawai

258 5. Technical Platform Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC atau device lain yang dapat mengakses internet dengan berbasis ini web (web based). Software

pengembangan

sistem

informasi

menggunakan

Macromedia

Dreamweaver 8.0 sebagai User Interface desainer, phpMyAdmin 2.11.9.2 sebagai software developer, dan mySQL sebagai database management system. Sistem dijalankan dengan menggunakan software browser untuk dapat mengakses sistem melalui jaringan internet. Sistem menggunakan keyboard dan mouse sebagai media input dan pengoperasiannya.

4.8.4

Recommendation

4.8.4.1 The System Usefulness and Feasibility Sistem informasi ini membantu pihak manajerial terutama para pembuatan keputusan dan kebijakan perusahaan untuk menetapkan inisiatif strategi berdasarkan hasil pencapaian kinerja terkini. Inisiatif strategi yang dihasilkan tidak akan jauh dari target perusahaan karena sistem informasi Balanced Scorecard yang dibuat mampu menampilkan perbandingan antara realisasi kinerja perusahaan dengan target yang ditetapkan. Sistem informasi Balanced Scorecard memberikan pengukuran yang komprehensif antara pencapaian target jangka pendek yang tertuang dalam perspektif keuangan dengan pencapaian jangka panjang yang tertuang dalam perspektif pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran & pertumbuhan.

259 Sistem ini akan mempermudah proses pembelajaran, komunikasi, dan memberikan informasi dengan cepat dan mudah guna mencapai tujuan dan visi perusahaan secara bersinergi dan terarah.

4.8.4.2 Strategy Sebelum menerapkan sistem informasi Balanced Scorecard ini, perusahaan harus mempersiapkan segala kebutuhan infrastruktur sistem informasi terlebih dahulu. Mulai dari fasilitas teknis hingga sampai dengan informasi dan pelatihan yang dibutuhkan oleh para pegawai yang akan bertindak sebagai end user dari sistem informasi ini. Tahap pertama yang harus dilakukan ialah, perusahaan memberikan pelatihan atau seminar untuk memperkenalkan konsep dan pengertian metode Balanced Scorecard kepada seluruh pegawai tingkat korporat. Tahap kedua ialah memberikan pelatihan untuk memahami alur penggunaan sistem informasi Balanced Scorecard ini. Pada tahap ini, lakukan uji coba selama periode tertentu sebelum diterapkan secara total atau menyeluruh kedalam perusahaan.

4.8.4.3 Development Economy Sistem yang dirancang membutuhkan pengembangan dari beberapa orang agar dapat mengembangkan sistem secara fokus dan detail. Pengembangan sistem direncanakan memerlukan waktu sekitar satu tahun termasuk tahap testing & implementasi. Berikut ini merupakan rincian tugas untuk setiap orang yang

260 bertanggung jawab terhadap proses pengembangan sistem dan disertai dengan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk SDM tersebut. Tabel 4.83 Rincian Tugas dan Perkiraan Biaya
Participant Jumlah Tugas Menganalisa kebutuhan sistem Project Manager (system analist) Merancang sistem secara keseluruhan 1 Merancang tampilan Membuat bahan pelatihan Menyiapkan dokumentasi perancangan Merancang UI detail System Designer 1 Menyiapkan buku manual Analisa hardware requirement Menganalisa kebutuhan jaringan Menulis Syntax program Menguji sistem secara keseluruhan Programmer 1 (trial & error) Melakukan perawatan sistem Menyiapkan sistem manual Install software pendukung Set up hardware Teknisi 1 Set up jaringan Set up pendukung hardware Perawatan hardware TOTAL 25.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 10.000.000 Biaya (Rp.)

261 4.9 Dokumen Perancangan Sistem Informasi Balanced Scorecard PT. WIKA Beton 4.9.1 The Task 1. Purpose Sistem informasi Balanced Scorecard ini dikembangkan untuk membantu pihak manajerial dan direksi dalam membuat keputusan terkait perihal peningkatan kinerja perusahaan. Sistem informasi ini mendukung metode pengukuran dengan metode Balanced Scorecard, yaitu: menampilkan strategi kedalam empat perspektif Balanced Scorecard, menampilkan target untuk setiap ukuran perspektif, adanya fasilitas pembelajaran dan penyampaian komunikasi strategis, serta memberikan siklus feedback informasi yang cepat sehingga dapat memberikan gambaran bagian mana yang membutuhkan perhatian lebih. 2. Correction To The Analysis Dalam aktivitas perancangan sistem yang telah dilakukan, tidak terdapat perubahan dari tahap analisis yang telah dilakukan sebelumnya. Revised diagram pada tahap perancangan akan sama dengan Class diagram yang terdapat pada tahap analisa. 3. Quality Goals Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan kriteria dari sistem informasi Balanced Scorecard yang dikembangkan.

262 Tabel 4.84 Design Criteria

Criterion Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintenance Testable Flexible Comprehensible Reuseable Portable Interoperable Very Important Important Less Important Irrelevant Easily Fulfilled

Tabel 4.85 Keterangan Kriteria Important & Very Important

Criterion Usable Keterangan Sistem harus dapat digunakan oleh pegawai dalam pekerjaannya sehingga dapat mendukung tujuan perusahaan Sistem harus mampu mencegah unauthorized use, sehingga keamanan data terjaga sesuai dengan otoritas fungsi strategisnya Sistem harus menghasilkan perhitungan yang tepat, sesuai dengan kebutuhan User dan representatif terhadap kondisi nyata perusahaan Sistem harus dapat menjalankan fungsi-fungsinya secara akurat (dapat diandalkan) Sistem harus dapat diujikan, untuk memastikan kinerja sistem memenuhi fungsi yang diinginkan Sistem tersebut harus mudah dipahami oleh User, baik secara tampilan UI maupun istilah-istilah yang digunakan dalam sistem

Secure

Correct

Reliable

Testable

Comprehensible

263 4.9.2 Technical Platform 1. Equipment Sistem informasi Balanced Scorecard ini dirancang untuk dapat dioperasikan pada PC standar, PDA Phone/Hand Phone, dan komputer dengan kemampuan dapat menjalankan browser internet. Minimum requirement yang dibutuhkan untuk server ialah: Processor 3.00 GHz, Memory 2 GB, Storage 250 GB, dan Ethernet Card (kecepatan transfer Gigabit). Sedangkan untuk client ialah: Processor 500 MHz, Memory 128 MB, Storage 10 GB, dan Modem/Ethernet Card. Client dan server membutuhkan keyboard, monitor dan mouse. 2. System Software Bahasa pemrograman yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini ialah PHP dengan menggunakan database mySQL server. Sistem Operasi minimum yang direkomendasikan adalah Windows Server 2000 untuk server dan Windows 2000 atau lebih tinggi untuk client, serta OS Symbian atau UIQ untuk PDA atau Handphone. Software yang digunakan untuk menjalankan program ialah browser seperti Mozilla, Internet Explorer, dan Opera. Web server Apache 1.3.33 dengan phpMyAdmin 2.11.9.2 sebagai modul web server. 3. System Interface Selain perangkat PC atau Handphone, sistem ini tidak membutuhkan peripheral lainnya seperti printer atau scanner.

264 4. Design Language Perancangan sistem informasi Balanced Scorecard ini menggunakan perancangan berorientasi objek dengan notasi UML untuk semua diagram yang digunakan seperti: Class diagram, statechart diagram, Use case diagram, sequence diagram, navigation diagram, component diagram, dan deployment diagram.

4.9.3

Architecture Design 1. Component Architecture Component architecture yang digunakan untuk sistem informasi Balanced Scorecard ini adalah pola arsitektur client-server dengan bentuk distribusi local presentation (U, F + M). Gambar 4.85 menunjukkan component diagram dari sistem yang dirancang.
<<component>> Client <<component>> Server

<<component>> UI

<<component>> Function

<<component>> Model

Gambar 4.85 Component Diagram

265 2. Process Architecture Process architecture yang digunakan untuk sistem informasi ini adalah distributed functionality dengan model dan function terletak pada server serta User interface dan function pada client.

Gambar 4.86 Deployment Diagram

3. Standards Sistem informasi ini dibuat dengan standar web based untuk menampilkan pesan konfirmasi atau menampilkan peringatan kepada User jika terjadi kesalahan pada waktu menjalankan program ini.

Gambar 4.87 Pesan Peringatan Kesalahan

266

Gambar 4.88 Pesan Status Input

4.9.4

Components Design 1. Structure Berikut ini merupakan Revised Diagram berdasarkan hasil analisa application domain. Perubahan terjadi pada beberapa atribut dan operasi pada class yang terdapat pada tahap problem domain. Perubahan tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.89 berikut.
Pegawai * -ID Karyawan : int -Nama : char -Password : char -Bagian : char +membuat_scorecard() +melihat_penilaian() +mengirim_pesan() Pesan -Id_pesan : int -Isi_pesan -Subjek_pesan -Id Karyawan : int -Tanggal +mengirim_pesan()

1..* 0..*

1..*

Scorecard -Id Scorecard : int -Nama : char -Rencana : float -Realisasi : float -Tahun -vKabag : bool -vManajer : bool -Target : float +membuat_scorecard() +mencatat_scorecard() +memeriksa_scorecard() +menyetujui_scorecard() +menghitung_total_scorecard() +menghitung_detil_scorecard() 1 * Staf +mencatat_scorecard() Kepala Bagian +memeriksa_scorecard() Manajer Biro +menyetujui_kinerja() Direksi +mengevaluasi_penilaian() 1

Penilaian -variabel_pencapaian_target : float -bobot_nilai : int -tahun -hasil : float +mengevaluasi_penilaian() +menghitung_total_scorecard()

Detil Scorecard +menghitung_detil_scorecard()

Gambar 4.89 Revised Diagram

267 2. Function Component

Gambar 4.90 Function Component

268 3. Operation Specification Penjelasan mengenai operasi function pada Function Component diatas ialah sebagai berikut. Tabel 4.86 Operation Spesification Menghitung Total Scorecard
Name Operation Category Purpose Input Data Condition Effect Algorithm Menghitung Total Scorecard Active Compute

Menampilkan nilai total kinerja perusahaan Variabel pencapaian target, bobot nilai, tahun Semua detil Scorecard telah memiliki nilai kinerja masing-masing Nilai kinerja total tampil <td height="23" class="style12">nilai KPI=<?=$kolom[target]*0.06?> </td>

Data Structure Placement Involved Object

Scorecard Scorecard, Detil Scorecard, Penilaian

4. Table Specification Pada bagian ini akan dijelaskan tabel yang terlibat dalam aplikasi sistem informasi Balanced Scorecard. Tabel Pegawai Tabel 4.87 Spesifikasi Tabel Pegawai Field ID Karyawan Nama Password Bagian Data Type Integer Varchar Varchar Varchar Length 15 100 50 100 Desciption Primary Key

269 Tabel Scorecard Tabel 4.88 Spesifikasi Tabel Scorecard Field ID Scorecard Nama Rencana Realisasi Tahun vkabag vmanajer target Data Type Bigint Varchar Float Float Year Enum Enum Float Length 20 100 Desciption Primary Key

4 y/n y/n

Tabel Pesan Tabel 4.89 Spesifikasi Tabel Pesan Field ID Pesan From To Subjek Isi Pesan Status Data Type Int Varchar Varchar Varchar Text Enum Length 15 30 30 30 y/n Desciption Primary Key

Tabel Penilaian Tabel 4.90 Spesifikasi Tabel Penilaian Field ID Nilai ID Scorecard Nilai Data Type Int Bigint Varchar Length 11 20 30 Desciption Primary Key

270 4.9.5 User Interface Components User interface component untuk sistem informasi Balanced Scorecard PT. WIKA Beton digambar sebagai berikut.

Gambar 4.91 User Interface Component

4.9.6

Recommendation 1. The Systems Usefulness Sistem informasi Balanced Scorecard yang dirancang harus memenuhi criteria yang sangat penting dan penting, yaitu: Useable Kriteria ini dievaluasi pada saat analisa agar sistem dapat memenuhi kebutuhan sistem kerja perusahaan terutama dalam menilai kinerja

271 finansial dan non-finansial mereka berdasarkan KPI yang telah ditentukan melalui manajemen strategi perusahaan. Secure Sistem ini harus memiliki perbedaan otoritas kepada User-nya untuk membedakan peran dan wewenang User terhadap sistem. Perbedaan ini harus diterapkan untuk kepentingan pengukuran yang representatif terhadap kondisi perusahaan. Correct dan reliable Sistem ini digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan secara periodik dengan perhitungan yang tepat dan representative, sehingga membantu memenuhi kebutuhan User dalam menggunakan informasi hasil perhitungan dan pengukuran kinerja perusahaan sebagai media pembelajaran dan komunikasi strategis. Testable Sistem ini dapat diuji dengan mudah kegunaan dan operasionalnya sebelum diimplementasikan. Comprehensible Kriteria dievaluasi dengan menguji sistem pada User yang belum pernah menggunakan sistem, dengan tujuan untuk mengetahui apakah sistem sudah mudah dipahami. 2. Plan For Initiating Use Perencanaan pada tahap awal penggunaan sistem ini ialah melakukan persiapan berupa training kepada User yang terlibat. Selain itu menyiapkan kebijakan perusahaan terkait penggunaan metode Balanced Scorecard

272 sebagai metode pengukuran kinerja yang baru. Selanjutnya menyiapkan infrastruktur sistem informasi berupa jaringan, software, hardware, dan data yang diperlukan oleh sistem. 3. Implementation Plan Sistem informasi in dikembangkan oleh seorang programmer dan sistem analis yang didukung oleh orang memiliki pengetahuan mengenai hardware. Selanjutnya, mempersiapkan technical platform, instalasi sistem, dan setting jaringan. Pengujian dan pengawasan sistem berjalan untuk User akan dilakukan setelah sistem selesai dibangun. Penjelasan Gantt Chart tahap analisa, perancangan, dan implementasi sistem informasi Balanced Scorecard akan dijelaskan pada tabel berikut. Tabel 4.91 Gantt Chart Perancangan & Pembangunan Sistem
Activity Analisa sistem Perancangan sistem Pembuatan program Testing & Evaluating Instalasi hardware, software pendukung, dan pengaturan jaringan Implementasi sistem Pelatihan User Duration 2 weeks 2 weeks PIC System Analyst System Analyst & Programmer Programmer Tester & Programmer Teknisi Time (month) 3 3 4 1 2 3 4 Total 3 4

1 1 2 3 4 1 2

4 1 2

6 weeks 3 weeks 2 weeks

4 Bulan

2 weeks 3 weeks

Programmer Trainer