BAB 7 PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Gusi Ayu Surya Rosita Dewi Feb/Akuntansi 1.10.2.9163

Tujuan Pembelajaran
1.Menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. 2.Menggambarkan pengendalian yang diaplikasikan pada proses pesanan. 3.Mengetahui bagian-bagian dari field data.

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Permintaan Informasi ( pilihan ) Pembuatan kontrak ( pilihan ) Penerimaan pesanan Pengiriman Penagihan

Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk,harga,ketersediaan produk dan informasi pengiriman.

Pembuatan Kontrak
Beberapa perusahaan memerlukan kontrak yang disiapkan sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan,biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal pengirimannya.

Memasukan Pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Banyak perusahaan melakukan pemeriksaan batas kredit untuk pelanggannya sebelum pesanan dipenuhi.

Pengiriman

Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan.

Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah akhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

Ilustrasi ERP

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. SAP R/3 membutuhkan 4 macam record master :

1.Record penjualan ke pelanggan

2.Record pengiriman ke pelanggan

4.Record pembayaran ke pelanggan

3.Record penagihan ke pelanggan

Field Data
Create customer: initial screen : layar awal yang memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik record master ke pelanggan. Create customer: customer address : memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa text. Create customer: control data screen : field yang dimasukkan tergantung pada kebutuhan khusus perusahaan.

Create customer: Marketing : memasukkan data statistik dan demografi mengenai pelanggan. Create customer: Payment transaction : memasukkan informasi bank pelanggan. Create customer: Unloading Points : memasukan dimana barang yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factory calender. Create customer: Foreign trade : memasukkan data yang berkaitan dengan pengendalian ekspor.

Create customer: Contact person : memasukkan data yang berkaitan dengan orang kontak. Create customer: Account management: digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi Create customer: Payment Transaction: mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran,termasuk transaksi pembayaran secara otomatis Create customer: Correspondence: membangun suatu dunning procedure dan koresponden lain dengan pelanggan

Create customer: Insurance: memasukkan data yang berkaitan dengan asuransi kredit ekspor. Create customer: Sales: digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan. Create customer: Shipping: menentukan pengiriman rinci. Create customer: Billing: memasukkan data mengenai penagihan.

Create customer: Taxes: memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban pajak pelanggan Create customer: Layar output: digunakan untuk mengubah spesifikasi default output untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan Create customer: Partner function: membuat record master tagihan kepada pembayar dan pengiriman ke pelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang sama

Pertama-tama diterbitkan quotation untuk pelanggan

Standar Pemrosesan Pesanan Pada SAP R/3

Sesudah pesanan diproses,dokumen delivery dibuat R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan mengunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan

Membuat Pesanan Penjualan

Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin informasi dari record master ke dalam pesanan penjualan.

Create Sales Order : layar awal

Layar Create Sales Order

Pengendalian Siklus Transaksi Pada Pemrosesan Pesanan

1. 2. 3. 4. 5. 6. Memasukkan pesanan Kredit Barang jadi Pengiriman Penagihan Piutang Dagang dan Buku besar

Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.
Piutang Dagang Proses open item
Proses balance forward

Pengendalian Transaksi Pada Proses Bisnis Piutang Dagang

Penerimaan Kas Penagihan Piutang Dagang Kredit Buku Besar Retur dan Potongan Penjualan Penghapusan Piutang Dagang

Proses Bisnis Kas Yang Diterima Pada RekeningTinjauan

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening (cash received on account) digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan oleh seseorang ke kasir pusat atau cash window. Pada kejadian di mana pembayaran pelanggan tidak diakui pada laporan berikutnya, maka pelanggan akan memberikan catatan khusus untuk pemesanan berikutnya.

Sistem Pengumpulan Lock Box Pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum diposting ke rekening pelanggan.

Proses Bisnis Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Teknik imprest adalah teknik pengendalian di mana suatu item yang dimiliki dipertanggungjawabkan ke jumlah keseluruhan yang telah dispesifikasi.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH