MS PROJECT

Asri Nurdiana, ST, MT

Ms Project
Microsoft Project merupakan suatu program scheduling yang dapat membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, sampai pada evaluasi

terhadap pelaksanaan suatu proyek tertentu.

Microsoft Project merupakan gabungan dari

beberapa metode manajemen proyek yang sudah

dikenal saat ini, antara lain PERT (Program Evaluation Review Technique), CPM (Critical Path

Microsoft Project juga mampu membantu melakukan pencataatan dan pemantauan terhadap penggunaan sumber daya (Resource), baik yang berupa tenaga, material maupun alat. Selain itu kelebihan yang dimiliki oleh Microsoft Project adalah mampu menyajikan laporan pada setiap posisi yang

dikehendaki sesuai dengan perkembangan yang

terjadi.

Tampilan Pertama Ms. Project 2003

IKON-IKON DALAM MS. PROJECT

Ikon Nama Calender Kegunaan Menampilkan kalender bulanan, didalamnya diperlihatkan beserta pekerjaan-pekerjaan dan durasinya. Gantt Chart Menampilkan diagram Gantt Chart, tenaga / sumber daya yang dipakai, durasi pekerjaan, sering digunakan untuk menjadwalkan dan memasukkan pekerjaan. Network Menampilkan suatu jaringan yang menampilkan semua pekerjaan dan Diagram keterkaitan antar pekerjaan yang disusun berdasarkan urutan kegiatan tertentu. Task Usage Menampilkan sumber daya yang telah dikelompokkan pada masingmasing pekerjaan. Untuk menampikan sumber daya yang diterapkan pada pekerjaan tertentu secara detail. Tracking Menampilkan daftar pekerjaan yang berhubungan satu sama lain, serta Gantt menunjukkan diagram baseline dan baris gantt yang dijadwalkan pada setiap pekerjaan. Resource Memperlihatkan alokasi sumber daya, apakah terjadi konflik atau Graph tidak. Ditampilkan dalam bentuk grafik yang cukup jelas untuk mengetahui kekurangan tenaga yang dibutuhkan. Resource Menampilkan data sumber daya yang digunakan pada suatu proyek, Sheet berisi informasi berupa jenis sumber daya,jumlah, biaya satuan, upah lembur, cara pembayaran dan lainnya. Resource Menampilkan sumber daya dan pemakaiannya dalam berbagai Usage pekerjaan, beserta waktu untuk setiap sumber daya. More View Menampilkan banyak pilihan view yang bisa diapply sesuai dengan kebutuhan.

MEMBUKA FILE PROYEK

MENYIMPAN FILE PROYEK

ISTILAH DALAM MS. PROJECT

Task Name
Adalah jenis pekerjaan dalam sebuah proyek

Start dan Finish

Adalah tanggal dimulai dan tanggal berakhirnya sebuah pekerjaan.

ISTILAH DALAM MS. PROJECT

Durasi
Adalah jangka waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan
Satuan Menit (minute) Jam (hour) Hari (days) 1 hari penuh (elapsed day) 1 minggu penuh (elapsed week) Minggu (week) Bulan (month) Inisial mins hrs days ed ew wks months

ISTILAH DALAM MS. PROJECT

Predecessor
Adalah hubungan/keterkaitan antar pekerjaan. Kolom ini diisi dengan nomor ID.

Resources Name
Adalah daftar penggunaan sumber daya untuk suatu pekerjaan. Resources ini terdiri dari tenaga kerja, material dan peralatan.

ISTILAH DALAM MS. PROJECT

Gantt Chart
Adalah diagram batang horisontal 3 dimensi untuk masing-masing pekerjaan. Diagram ini menunjukkan hubungan antar pekerjaan.

PERT Chart
PERT (program Evaluation Review Technique) adalah network diagram yang menggambarkan hubungan antar pekerjaan. PERT termasuk dalam network diagram activity on node.

ISTILAH DALAM MS. PROJECT

COST Adalah biaya yang dipergunakan untuk menjalankan sebuah proyek. Perhitungan biaya dapat dihitung per jam, harian, mingguan, bulanan, atau borongan. Baseline Adalah suatu rencana, baik jadwal maupun biaya yang ditetapkan. Baseline digunakan dalam pengendalian proyek. Tracking Adalah peninjauan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula. Milestone Adalah pekerjaan dengan durasi nol (0), dan merupakan penanda dari serangkaian proyek bahwa pada waktu tersebut pekerjaan telah selesai.

MEMULAI Ms. Project

Keterangan Proyek

Mengisi Task Name dan Durasi

Summary Task

Task name diisikan pada tabel-tabel yang telah disediakan. Kolom ini dapat dihapus dan disisipkan task baru, dengan cara delete task dan insert task.

Sub Task

OUTLINING
Untuk menjadikan sub pekerjaan, blok pekerjaan yang dimaksud dan klik Indent. Outdent berfungsi sebaliknya. Outdent dan Indent juga bisa diakses melalui Project Outline Toolbar Outline :

START DAN FINISH PEKERJAAN

MILESTONE
Milestone adalah suatu referensi sebagai tanda

penunjuk sutu peristiwa penting dalam sebuah proyek

yang digunakan untuk memonitor atau mengetahui perkembangan dan kemajuan proyek.

Milestone biasanya berdurasi 0 (nol) untuk menandai

pekerjaan tersebut tidak mempengaruhi lama proyek. Pada milestone tetap bisa ditambahkan predecessor dan resources, tetapi tidak mempengaruhi besarnya biaya proyek.

Membuat Milestone dengan Durasi Lebih dari Nol 1. Task Information 2. Advanced

CONSTRAINT
Constraint adalah tipe batasan penyelesaian suatu pekerjaan.

Type Constraint : 1. As Late As Possible (ALAP) 2. As Soon As Possible (ASAP) 3. Finish No Earlier Than (FNET) 4. Finish No Later Than (FNLT) 5. Must Finish On (MFO) 6. Must Start On (MSO) 7. Start No Earlier Than (SNET) 8. Start No Later Than (SNLT)

PREDECESSORS DAN SUCCESSORS

Predecessors adalah jenis hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lain. Jenis hubungan antar pekerjaan : 1.Finis to Start (FS) 2.Start to Start (SS) 3.Finis to Finish (FF) 4.Start to Finish (SF) Hubungan antar pekerjaan ini dapat diberi tenggang waktu (Lag Time atau Lead Time). Lag time disimbolkan +, sedangkan Lead time disimbolkan -)

MENGISI PREDECESSORS MELALUI TASK INFORMATION

1. 2. Project Task Indormation Klik kanan pada pekerjaan yang dimaksud task information

MENGISI KOLOM SUCCESSORS

LINTASAN KRITIS

FLOAT

CALENDAR
Calendar adalah sistem penanggalan yang digunakan oleh Ms. Project untuk menjadwalkan proyek yang dirancang. TOOLS CHANGE WORKING TIME

CALENDAR DEFAULT
Standar Senin-Jumat, jam 08.00 17.00, dengan 1 jam istirahat saat makan siang 24-Hours tidak ada waktu libur. Biasa digunakan untuk sumber daya atau pekerjaan yang dikerjakan sepanjang waktu Night Shift untuk pekerjaan yang dikerjakan malam

WORKING TIME

MENGATUR TAMPILAN CALENDAR

FORMAT TIMESCALE

MENGISI BIAYA

Fixed Cost : kolom ini merupakan biaya tetap yang dihitung diluar Microsoft Project. Biaya ini bersifat tetap jika dalam pelaksanaan terjadi perubahan maka perubahan harus dilakukan secara manual. Misalnya: biaya penyusunan proposal, dll. Fixed Accural Cost : kolom ini berisi tentang sistem pembayaran untuk Fixed cost

Total Cost : kolom ini berisi penjumlahan antara Resource Cost dgn Fixed Cost.
Baseline : kolom ini berisi jumlah biaya yang ada pada Total Cost setelah disimpan sebagai Baseline (Anggaran Biaya Tetap). Setelah disimpan sebagai anggaran tetap , maka Baseline ini nilainya tidak akan berubah meskipun terdapat perubahan durasi dan jumlah pemakaian sumber daya. Akan tetapi kita dapat melakukan perubahan sewaktu-waktu dengan menyimpan ulang proyek sebagai Baseline. Variance : kolom ini merupakan pengurangan dari Total Cost dengan Baseline. Apabila hasil pengurangannya bernilai negatif, berarti pengeluaran lebih kecil dari biaya rencana proyek semula.

Actual Cost : kolom ini berisi jumlah biaya yang sudah kita keluarkan untuk proyek sesuai dengan progres pekerjaannya. Kolom ini diisi oleh Microsoft Project secara otomatis.
Remaining : kolom ini berisi jumlah biaya yang belum dipakai karena progres proyek belum 100 %(selesai).

BASELINE
TOOLS TRACKING SAVE BASELINE

MELAKUKAN PENYESUAIAN (UP DATE) SESUAI DENGAN KONDISI LAPANGAN

TOOLS TRACKING UPDATE TASKS

TASK INFORMATION

MENENTUKAN PROGRES PROYEK

TOOLS TRACKING PROGRESS LINE

LAPORAN PROYEK

RESOURCES

, kolom ini berisi informasi seputar penggunaan jenis Resource tersebut. Kolom ini terisi secara otomatis setelah resource tersebut

 Resource Name, kolom ini berisi tentang namanama sumber daya yang nantinya akan digunakan dalam suatu proyek, baik alat, bahan maupun tenaga kerjanya. Type, kolom ini berisi penjelasan tentang jenis sumber daya yang ada pada kolom Task Name. Dalam kolom ini terdapat dua pilihan, yaitu : Work dan Material. Manusia dan alat dikategorikan dalam tipe Work, sedangkan material/bahan dikateorikan dalam tipe Material. Material Label, kolom ini berisi jenis satuan material yang dipakai. Kolom ini hanya untuk

 Initial, kolom ini berisi tentang huruf yang dipakai sebagai symbol atau singkatan dari nama-nama resource.name. Misal : pekerja disimbolkan dengan huruf P, mandor disimbolkan dengan huruf M, dan lainlain.
Group, digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya yang dipakai dalam pekerjaan.

Max. Unit, kolom ini digunakan untuk menentukan jumlah Resource yang digunakan dalam seluruh pekerjaan selama proyek tersebut berlangsung. Standart Rate, kolom ini berisi harga satuan dari tiap-tiap resource yang ada dalam Resource Sheet. Pada resource yang bertipe material, standart satuannya adalah harga per satuan (material label).

 Cost/Use, kolom ini diisi khusus untuk recource yang melakukan pekerjaan secara borongan. Misal : tukang pasang listrik, tukang pasang instalasi udara, dan lainlain. Accure At, berisi jenis pembayaran resource yang digunakan dalam masing-masing pekerjaan. Jenis pembayaran ini dibedakan menjadi 3 macam, yaitu : Start jenis pembayaran yang dibayarkan saat pekerjaan akan dimulai. End jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut melakukan pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya manusia. Prorate jenis pembayaran yang diberikan berdasarkan prosentase pekerjaan yang telah diselesaikan oleh resource tersebut. Base Calendar, kolom ini berisi jenis kalender yang

ASSIGN RESOURCES

MERUBAH DEFAULT RESOURCES

OVERLOADED DAN OVERLOCATED RESOURCES

Overloaded adalah terjadinya penggunaan sumber daya yang melebihi jumlah yang tersedia Overlocated adalah penggunaan satu sumber daya di 2 pekerjaan yang berbeda