SISTEM INFORMASI PENYEWAAN RENTAL DVD PT.

MAJU BERSAMA

Disusun Oleh : Beta Centauri Februari Lahirni Elsera Selila Meliala Rapeni Itati Nawara Selvia Lestari Prihtiana Nengsih DBC 110 040 DBC 110 069 DBC 110 070 DBC 110 079 DBC 110 080

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS PALANGKARAYA 2013

BAB I LATAR BELAKANG ORGANISASI

1.1 1.1.1.

Latar Belakang Organisasi Profil Perusahaan PT Maju Bersama PT Maju Bersama adalah badan usaha yang bergerak dibidang penyewaan VCD dan DVD. Sistem kerja yang digunakan masih menggunakan sistem kerja manual. Dengan cara ini banyak kelemahan dan potensi kesalahan yang dapat dialami oleh petugas rental. Kelemahan utama yang sering terjadi adalah : lamanya pencarian data anggota sehingga proses transaksi peminjaman dan pengembalian disc sering menimbulkan keluhan dari para anggotanya atau juga dapat menyebabkan antrian, tapi yang seharusnya yang tidak terjadi adalah penggandaan kartu transaksi anggota. Kesalahan atau kelemahan ini dapat menjadi penyebab lambatnya proses kerja penyewaan VCD & DVD tersebut. Dengan diperkenalkannya sistem komputerisasi sistem penyewaan VCD & DVD, maka hal tersebut dirasa jalan keluar yang paling tepat dalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi rental untuk dapat mempercepat proses kerja rental.

Rental Maju Bersama awalnya adalah perusahaan milik keluarga yang didirikan pada tanggal 14 November 1998 dengan outlet pertama berada di Ruko Vila Melati Mas Blok B 10/28, Serpong. Dikarenakan minat masyarakat terhadap VCD/DVD Original sangat banyak sedangkan harga VCD/DVD Original yang cukup mahal. Maju Bersama menyewakan DVD/VCD hanya kepada orang yang telah terdaftar sebagai anggota, adapun syarat untuk menjadi anggota Maju Bersama adalah: 1. Mendaftarkan dirinya di outlet Maju Bersama yang terdekat dengan tempat tinggalnya. 2. Menyerahkan photo copy indentitas diri (KTP/SIM). 3. Menaati peraturan-peraturan penyewaan yang dikeluarkan oleh Maju Bersama

Berikut adalah beberapa peraturan penyewaan dalam Maju Bersama: 1. Penyewaan hanya untuk anggota Maju Bersama 2. Maksimal penyewaan DVD/VCD hanya 5 buah film. 3. Harga sewa sesuai dengan tarif yang berlaku saat itu. 4. Lama sewa sesuai dengan yang berlaku saat itu. 5. Terlambat dalam pengembalian dikenakan biaya keterlambatan/ denda sesuai dengan tarif yang berlaku pada saat itu. 6. Penyewa bertanggung jawab atas film yang disewanya. 7. Penyewa dilarang menyewakan atau meminjamkan film-film yang disewa pada pihak ketiga. 8. Penyewa dilarang memperbanyak (menggandakan) film-film yang disewa. 9. Deposit atau pulsa yang sudah dimasukan ke Maju Bersama tidak dapat diuangkan atau diambil tunai, sepenuhnya hanya untuk penyewaan

Secara garis besar pengertian kepuasan pelanggan adalah proses menyeluruh dari seluruh unsur yang ada dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggannya. Dalam melakukan interaksi dengan pelanggan , perusahaan dapat melakukannya secara tradisional maupun dengan bantuan media elektronik. Sebenaranya setiap perusahaan telah melakukan usaha untuk lebih mendekatkan hubungan dengan para pelanggannya. Cara yang paling tradisional adalah dengan melakukan interaksi langsung dengan pelanggan pada saat transaksi berlangsung. Sejalan dengan perkembangan teknologi, interaksi tersebut dapat dialakukan dengan bantuan peralatan elektronik dan internet

1.1.2. Visi dan Misi Maju Bersama a. Visi Visi Maju Bersama adalah Untuk mengenalkan film original ke member. b. Misi Misi Maju Bersama adalah We Serve The Best Entertainment to Your Home.

1.1.3. Struktur Organisasi Dalam melakukan aktivitas sehari-hari, Maju Bersama perlu menyusun struktur organisasi, karena adanya struktur organisasi dapat membantu perusahaan untuk melakukan penetapan pembagian kerja. Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi perusahaan, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

PEMILIK PERUSAHAAN

STAF KEUANGAN

Bag. Pengiriman Barang

Bag. Persediaan Barang

HRD

Staf Operasional Produksi

GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi PT Maju Bersama Deskripsi Kerja : 1. Pemilik adalah orang yang memiliki atau penyandang dana serta mempunyai tanggung jawab untuk pembelian barang, penerimaan pegawai, mengatur tata letak barang, mengontrol kerja pegawai, serta mencari order. 2. Staf keuangan adalah bagian yang mempunyai tanggung jawab dalam mengelola laporan keuangan dan hal-hal administrasi lainnya. 3. Bagian pengiriman adalah divisi yang mempunyai tugas dan wewenang serta bertanggung jawab dalam pengiriman barang. 4. Bagian persediaan adalah divisi yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab dalam persediaan barang. 5. HRD atau Human Resources Development adalah divisi yang bertanggung jawab dalam segala hal mengenai tenaga kerja. Jika terdapat pegawai baru wajib menginformasikan ke Assistant Supervisor atau Shop Supervisor setelah itu mengirim data karyawan baru melalui E-MAIL yang di tujukan kepada pegawai@majubersamadisc.co.id dan

menghubungi masing-masing supervisor.

6. Staf operasional produksi hanya menjalankan mesin produksi. 1.1.4 ITEM DAFTAR HARGA VCD dan DVD ORIGINAL Rp 20.000,00 Rp 100.000,00 Rp 50.000,00 Rp 150.000,00 BAJAKAN Rp 2.500,00 Rp 8.000,00 Rp 2.500,00 Rp 10.000,00 SEWA Rp 2.000 - Rp 8.000 Rp 2.500 - Rp 8.000

VCD DVD

Tabel 1.1 Daftar Harga VCD dan DVD

Dari tabel di atas terlihat bahwa harga VCD maupun DVD original masih tergolong tinggi, sedangkan harga VCD/DVD bajakan lebih murah dan hampir sama dengan menyewa. Harga sewa VCD/DVD bajakan memang lebih murah tetapi terdapat masa tenggang peminjaman dan berisiko terkena denda apabila terlambat mengembalikan. Berikut adalah daftar harga dan paket sewa Maju Bersama Disc yang lebih teperinci. NO 1 ITEM VCD/DVD Release HARGA Rp 5.000,00 KETERANGAN Menambah 1 hari harga tambah Rp 1.000,00 2 VCD/DVD Catalog Rp 3.000,00 - Rp 4.000,00 Menambah 1 hari harga tambah Rp 500,00 - Rp 1.000,00 3 Deposit Rp 50.000,00 Mendapat bonus deposit Rp 10.000,00 - Rp 15.000,00 ; diskon sewa 5%; diskon denda 50%; masa aktif deposit 90 hari (tambah deposit minimal Rp

20.000,00)

4 5

Regular Paket Anime

Rp 15.000,00 Rp 25.000,00

Gratis sewa 1 film Gratis sewa film kartun dalam 1 tahun maksimal 3 film per hari 5 film catalog selama 3 hari

Paket Hemat 1

Rp 10.000,00

Paket Hemat 2

Rp 15.000,00

2 film new release 1 hari dan 4 film catalog 5 hari Sewa 2 film gratis 1 film, 3 film gratis 3 film, 4 film gratis 4 film hingga sewa 5 gratis 5 film Sewa hari minggu dari jam 9.00 14.00, mulai sewa 2 gratis 2 hingga sewa 3 gratis 3 Sewa film Jepang, Mandarin sampai tamat Sewa film Jepang, Mandarin sampai tamat 5 Film lama selama 3 hari Korea,

Paket Hemat 2

Harga Normal

Happy Hours

Harga Normal

10

Sewa Serial

Rp 6.000,00 -Rp 8.000,00

11

Paket Film Lama 1

Rp 10.000,00

Korea,

12

Paket Film Lama 2

Paket Film Lama 2

Tabel 1.2 Daftar Harga dan Paket Sewa Maju Bersama Disc Dari tabel di atas terlihat bahwa harga sewa VCD/DVD original di PT. Maju Bersama tergolong murah, dengan adanya beberapa paket sewa, serta deposit dapat memberikan bonus lebih kepada pelanggan.

BAB II RUANG LINGKUP PROYEK SISTEM Proyek sistem informasi pengendalian penyewaan yang akan dikembangkan ini mempunyai ruang lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini : 1. Meneliti terhadap prosedur - prosedur , formulir - formulir dan laporan - laporan yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian penyewaan. 2. Menganalisis operasi, perencanaan dan pengendalian yang berhubungan dengan penyewaan. 3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, perencanaan, dan pengendalian penyewaan. 4. Mengintegrasikan sistem informasi ini dengan sistem - sistem informasi yang lainnya. 5. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini. 6. Menerapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan tepat dan benar.

BAB III SASARAN PROYEK SISTEM INFORMASI Sasaran dari sistem informasi pengendalian penyewaan yang akan dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan - permasalahannya yang timbul. Secara rinci sasaran yang akan dicapai adalah sebagai berikut :

1. Dapat memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik. 2. Menyediakan laporan - laporan penyewaan secara rinci

BAB IV Permasalahan-Permasalahan

Setelah dilakukan analisa pada system yang digunakan pada proses penyewaan CD/DVD di Rental Maju Bersama, ditemukan permasalahan sebagai berikut : 1. Proses pengolahan data CD/DVD pada Rental Maju Bersama yang masih menggunakan system manual. Dimana masih menggunakan system penulisan tangan untuk merekap data-data pelanggan rental, proses peminjaman, dan proses pengembalian DVD. Kondisi tersebut akan membutuhkan banyak tenaga dan waktu untuk dapat melayani para pelanggan dalam waktu bersamaan, sehingga akhirnya akan muncul keluhan-keluhan dari pihak pelanggan. 2. Arsip anggota & penyewaan yang tidak teratur sehingga proses pembuatan laporan menjadi terhambat.

BAB V Kebutuhan-Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan-kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Fitur bagi admin yang menghasilkan informasi tentang pengecekan ketersediaan CD/DVD yang ada secara otomatis oleh komputer. 2. Laporan-laporan resmi yang berupa : a. Laporan Pendataan CD/DVD. Laporan ini berguna untuk pemeriksaan data CD/DVD yang keluar dan masuk ke rental Maju Bersama. b. Laporan penyewaan berdasarkan langganan. Laporan ini berguna untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan penyewaan CD/DVD yang ada. c. Laporan penyewaan berdasarkan CD/DVD. Laporan ini berguna untuk mengevaluasi CD/DVD mana saja yang paling diminati, dan CD/DVD yang kurang diminati selanjutnya dapat dianalisi mengapa terjadi demikian.

BAB VI Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek system yang telah dijabarkan, maka kegiatan kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka pengembangan system informasi ini adalah : 1. Menganalis sistem; 2. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi, dan 3. Menerapkan sistem.

BAB VII PENDEKATAN PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN

Metode

yang digunakan adalah

menggunakan pendekatan SDLC

(System

Development Life Cycle). Beberapa tahap yang ada pada SDLC yaitu: 1. Planning yaitu untuk menentukan spesifikasi kebutuhan pada Raisya Rental dan bagaimana sistem yang akan dibuat dapat membantu menyelesaikan masalah pelaporan keuangan dan persewaan VCD/DVD. 2. Analisa yaitu menganalisa permasalahan yang ada melalui bagan alir dokumen yang sedang berjalan pada Raisya Rental, membuat diagram alir data, ERD, kamus data dan desain database berdasarkan pada faktur-faktur, serta laporan keuangan, yang dibuat oleh Raisya Rental saat ini. 3. Implementasi yaitu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen yang disetujui dan menguji, menginstal, serta mulai menggunakan sistem baru pada Raisya Rental. 4. Pemeliharaan yaitu memantau sistem yang telah dibuat pada Raisya Rental, untuk memastikan apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik.

BAB VIII METODE PENERAPAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secara paralel. Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yang secara paralel (parallel change over method) ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem manual yang lama dengan sistem komputerisasi yang baru secaraa bersama - sama. Sistem manual yang lama masih tetap beroperasi yang baru secara bersama - sama dengan sistem yang baru sampai saat tertentu sistem yang lama sudah dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang canggih, sehingga penerapan dari sistem yang baru tidak terlalu mengejutkan. Disamping itu, sistem yang lama dapat digunakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang baru.

BAB IX METODOLOGI PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulanbulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (system life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses

pengembangannya. Tahapan utama siklus hidup pengembangan system dapat terdiri dari tahapan perencanaan system (system planning), analisis sistem (system analysis), desain sistem (system design), seleksi system (system selection), implementasi system (system implementation) dan perawatan system (system maintenance). Diagram arus data atau biasa di sebut data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Diagram alur data merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan data yang terstruktur (Jogiyanto, 1999:712).

BAB X ALTERNATIF

Kami mengusulkan alternative untuk sistem informasi, yaitu metode pengolahan data yang akan digunakan adalah single user (pemakai tunggal) untuk masing-masing departemen yang terlibat. Tiap departemen menggunakan computer sendiri yang masing-masing dilengkapi dengan hardisk dan printer. Proses-proses yang dilakukan oleh tiap-tiap departemen tersebut adalah sebagai berikut. 1. proses penyewaan (transaksi) dengan pelanggan. Proses ini termasuk juga proses membuat faktur (struk) sebagai bukti penyewaan. 2. proses mencetak laporan-laporan 3. proses evaluasi 4. proses merekam transaksi penyewaan.

BAB XI Kendala-kendala Proyek

Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendala-kendala yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan, seperti lamanya waktu pengembangan, besarnya dana yang digunakan, kualitas yang dihasilkan serta sumber daya manusia di dalam pelaksanaan proyek.

BAB XII Biaya Pengembangan Proyek

1. Biaya Pengadaan a. Perangkat Keras b. Perangkat Lunak 2. Biaya Proyek a. Biaya Konsultan b. Biaya Pemrogram c. Biaya dokumentasi d. Biaya Pelatihan Personel 3. Biaya Perawatan Total Biaya 5.000.000 7.000.000 200.000 500.000 500.000 21.700.000 8.000.000 500.000

BAB XIII Manfaat Pengembangan Sistem Informasi pada Rental DVD Maju Bersama

Manfaat terdiri dari manfaat berwujud dan tidak berwujud . manfaat berwujud adalah berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang , sedangkan manfaat yang tidak berwujud sulit diukur dengan nilai mata uang makan penilaiannya dapat dilakukan dengan taksiran.

Maka TOTAL MANFAAT ( TM ) 5.160.000,-

, pada tahun 1 yaitu 4.600.000 dan tahun 2 yaitu

PROCEED (TM-TB) , pada tahun 0 yaitu 6.070.000, pada tahun 1 yaitu 3.400.000 dan pada tahun 2 yaitu 3.660.000.

BAB XIV Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi pada Rental Dvd Maju

Analisis Kelayakan Teknis Berdasarkan analisa-analisa didapatkan resiko-resiko kemungkinan yang mengakibatkan suatu proyek tidak dapat diimplementasikan adalah sebagai berikut :

Resiko Aplikasi tidak pernah selesai

Tingkat kepentingan Tinggi

Kemungkinan Rendah

Perubahan spesifikasi kebutuhan Software selesai terlambat

Tinggi

Sedang

Rendah

Rendah

Biaya pengembangan membengkak Biaya pemeliharaan lebih besar dari yang diperkirakan Kebutuhan sistem tidak terpenuhi Sistem tidak diimplementasikan

Rendah

Rendah

Rendah

Rendah

Tinggi

Rendah

Tinggi

Rendah

Berdasarkan dari hal-hal tersebut di atas bawha rata-rata kemungkinan adalah kecil sehingga dapat disimpulkan proyek sistem informasi ini memiliki resiko yang kecil maka proyek sistem informasi ini sesuai dengan yang diterapkan.

Analisis Kelayakan Ekonomis Untuk menunjukkan tingkat kelayakan dari kegiatan investasi sistem informasi yang akan dilaksanakan maka dilakukan tahapan dan analisis biaya dan manfaat.pada penilitian ini

menggunakan lima metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat yaitu payback period, return on investment(ROI) , net present value(NPV),dan ret of return (IRR) dengan masa perhitungan selama dua tahun.

BAB XV Kebutuhan Tenaga Pelaksana Sistem Informasi pada Rental Dvd Maju Bersama

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat dalam proyek ini juga didasarkan pada pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini kami pilihkan sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka di bidang masing-masing yang ada hubungan dengan proyek ini .tenaga-tenaga pelaksana ini adalah :

No 1 1 1 1

kode Nama Ak1 Ir.budi BS1 Dr.candra CS1 wahyu,Msc Dp1 Ir.sigit

jabatan Koor(analisis sistem senior) analisis sistem senior analisis sistem yunior programmer

waktu(minggu) 12 6 8 8

BAB XVI Kebutuhan Perangkat Keras Sistem Informasi pada Rental Dvd Maju Bersama

Konfigurasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

BAB XVII Jadwal Pelaksanaan

Rencana Kegiatan

Tahun 0

Tahun 1

Tahun 2

1 Analisis sitem

12

II

III

IV

II

III

IV

Desain Sistem(umum dan rinci)

Pengadaan perangkat keras

Pemasangan pengetesan perangkat keras

dan

Pembuatan program komputer

Mengetes Komputer Mengetes

Program

dan

mengoperasikan sistem