FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI S1 MODUL 5

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (KBK) SIKLUS PENDAPATAN

Disusun oleh :

Islamiah Kamil, SE, M.Ak

UNIVERSITAS MERCU BUANA 2011

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Bagian ini memberikan suatu tinjauan dari kegiatan siklus pendapatan dan tugas-tugas logis, pelaku utama, sumber-sumber dan penggunaan informasi, dan pergerakan dokumen-dokumen penting dalam organisasi. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan dapat: 1. Memahami tugas-tugas dasar yang harus dilakukan dalam siklus pendapatan, tanpa memperhatikan tingkat teknologi yang digunakan. 2. Mampu mengidentfikasi fungsional depertemen yang terkait dalam kegiatan siklus pendapatan dan mampu melakukan penelusuran arus transaksi. 3. Mampu menetapkan pemilihan dokumen, jurnal, dan rekening yang akan menyajikan jejak audit, mengoptimalkan pemeliharaan cacatan historis, membantu pengambilan keputusan internal dan mendukung lsporsn keuangan. 4. Memahami risiko yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan memahami fungsifungsi pengawasan yang dapat mengurangi risiko tersebut. METODE PEMBELAJARAN 1. Kuliah Mimbar 2. Tanya Jawab 3. Latihan ALAT BANTU PEMBELAJARAN 1. LCD/Overhead Projector 2. White Board dan Spidol REFERENSI 1. James A. Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. 2. Nugroho Widjajanto, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga.

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

SIKLUS PENDAPATAN PENDAHULUAN Perusahaan ekonomis, baik berorientasi profit maupun non profit, mendapatkan keuntungan melalui proses usaha yang merupakan siklus pendapatan mereka. Bentuk siklus pendapatan dapat dilihat sebagai berikut : - Dalam bentuk yang sangat sederhana siklus pendapatan merupakan perubahan langsung dari produk akhir dan jasa menjadi uang tunai. - Proses siklus pendapatan yang lebih rumit adalah penjualan melalui kredit. Transaksi pendapatan dibagi ke dalam dua tahap: - Tahap fisik, meliputi pemindahan aktiva atau jasa dari penjual kepada pembeli. - Tahap keuangan, meliputi penerimaan uang tunai oleh penjual dalam pembayaran piutang dagang. Siklus pendapatan sebenarnya terdiri dari dua subsistem utama, yaitu : - Subsistem proses pesanan penjualan - Subsistem penerimaan uang tunai. Siklus pendapatan menerangkan prosedur untuk suatu hipotesis perusahaan yang memperdagangkan barangnya melakukan penjualan kredit kepada pelanggannya. Kedua subsistem atas proses ini diperlakukan secara terpisah. TINJAUAN UMUM SIKLUS PENDAPATAN Walaupun sebagian besar organisasi memakai teknologi komputer dalam bentuk yang berbeda satu dengan lainnya dalam melakukan tugas-tugas tersebut, adalah merupakan suatu keharusan untuk mempelajari sistem secara manual terlebih dahulu sebelum mempelajari sistem yang berbasis komputer. Pengguna SIA sebaiknya mempunyai kemampuan untuk memahami logika sistem tanpa harus memasukkan unsur kompleksitas teknologi terlebih dahulu. Setelah mengetahui apa yang akan dilakukan, baru kita akan mencari perbedaannya dan jalan yang terbaik untuk melakukan hal tersebut dengan bantuan teknologi. Prosedur Manual Diagram alur (flowchart) pada gambar (4-2) menunjukkan prosedur manual dan dokumen-dokumen khusus yang biasanya digunakan pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Gambar (4-2) mari kita telusuri rangkaian aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara manual melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen-dokumen khusus, jurnal-jurnal dan buku besar yang akan kita temui disetiap tahapan dalam sistem ini. - Departemen Penjualan Proses penjualan dimulai dari depertemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang mengidentifikasikan tipe dan kuantitas barang dagangan yang diminta. Pada tahap ini format surat pemesanan dari pelanggan tidak standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. - Departemen Kredit Langkah awal departemen ini adalah melakukan transaksi persetujuan, yang mana berhubungan denganpemeriksaan kelayakan pepberian kredit kepada pelanggan. Dalam memutuskan sifat/jenis pemeriksaan pemberian kredit sangat bergantung pada keadaan saat terjadinya penjualan. - Prosedur Pergudangan Departemen penjualan menyerahkansurat perintahpengeluaran barang (disebut juga tiketpengambilan Picking Ticket) dan salinanpesanan penjualan ke bagian pergudangan. Dokumen ini mengidentifikan bahwa barang persediaan harus ditempatkan dan diambil dari rak-rak gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang yang dimaksud. Setelah mengambil barang, petugas memaraf salinan surat perintah pengeluaran barang untuk mengindikasikan bahwa pesanan sudah dikerjakan dengan benar. Setiap pengeluaran barang akan dibuatkan catatan dalam salinan surat perintah pengeluaran barang. Satu salinan dari catatan surat perintah pengeluaran barang akan disertakan dengan barang yang akan dikirimkan ke bagian pengiriman, dan salinan yang lainnya diisi untuk keperluan pencatatan data transaksi gudang. Petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan. - Departemen Pengiriman Sebelum menerima barang dan salinan surat perintah pengeluaran barang, depertemen pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang berasal dari depertemen penjualan. Dokumen pengiriman bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Dokumen pengiriman mungkin akan ditempatkan dalam kotak pengiriman atau ditempelkan di luar dengan memakai kantong pelastik khusus. Surat jalan memberikan departemen

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data-data yang berhubungan dengan tanggal pengiriman, barang dan kuantitas baeang yang dikirim, kurir/perusahaan jasa angkutan, dan ongkos angkut. Dalam beberapa sistem, surat jalan merupakan dokumen yang terpisah yang disiapkan oleh petugas pengiriman. - Departemen Penagihan Departemen penagihan merupakan pusat kegiatan dari sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan mencocokkan, menerjemahkan dan mendistribusikan informasi ini ke departemen lainnya. - Departemen Pengawasan Persediaan Departemen Pengawasan Persediaan menggunakan surat perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan. Pada sistem persediaan perfectuall, setiap persediaan mempunyai catatan berupa buku besar. Setelah proses posting, surat perintah pengeluaran barang diarsipkan. Pada akhir periode, nilai uang dari total penurunan dipersediaan, dirangkum dalam dokumen jurnal dan dikirimkan ke buku besar umum untuk dilakukan proses posting. - Departemen Piutang Departemen piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang. Setiap pelanggan mempunyai data pada buku besar tambahan piutang yang berisi beberapa informasi seperti : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, retur dan saldo piutang. - Departemen Buku Besar Umum Dengan melakukan penutupan periode pemrosesan, depertemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Return Penjualan Dari waktu ke waktu, pelanggan melakukan pengembali-an barang yang dibelinya. Ini terjadi disebabkan beberapa hal sebagai berikut : Penjual mengirimkan barang dagangan yang tidak sesuai. Barang dagangan rusak / cacat. Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan.

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

 Penjual mengirimkan barang dagangan terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan, dan pembeli menolak pengiriman. Saat retur terjadi, pembeli akan meminta penjual untuk membuat pengkreditan sebesar sejumlah barang yang dikembalikan pada piutangnya. Adapun prosedur pengembalian penjualan, sebagai berikut : - Departemen Penerimaan Barang, Saat barang dikembali-kan, petugas penerimaan penghitung, memeriksa, dan mempersiapkan dokumen pengembalian barang. Barang-barang tersebut akan disimpan dalam gudang bersama dengan salinan dokumen pengembalian barang. Salinan kedua dikirim ke departemen penjualan. - Departemen Penjualan. Saat menerima dokumen pengem-balian barang, petugas penjualan mempersiapkan kredit memo. Dokumen merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima kredit bagi barang yang dikembalikan. - Departemen Kredit. Manajer kredit akan mengevaluasi alasan dari retur dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak kredit tersebut. Manajer kemudian mengembali-kan kredit memo kr departemen penjualan. - Departemen Penagihan. Petugas penagihan menerima kredit memo dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai lawan jurnal tersebut. Kemudian mengirimkan kredit memo ke bagian pengawasan persediaan untuk dilakukan proses posting. - Departemen Pengawasan Persediaan dan Departemen Piutang . Petugas pengawasan persediaan menyesuaikan catatan dan meneruskan kredit memo ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan disesuaikan. Departemen Pengawasan Persediaan dan Departemen piutang mengirimkan ringkasan informasi ke dapartemen buku besar umum. Khususnya, departemen pengawasan persediaan mengirimkan ringkasan dokumen jurnal mengenai total nilai dari persediaan yang dikembalikan dan departemen piutang mengirimkan ringkasan buku besar pembantu piutang. - Departemen Buku Besar Umum. Petugas departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas kemudian memproses dokumen jurnal tersebut pada rekening kontrol, sebagai berikut : Persediaan Kontrol Retur Penjualan xxxx xxxx

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Harga Pokok Penjualan Piutang Kontrol Sistem Penerimaan Tunai -- Kas

xxxx xxxx

Banyak variasi yang dipengaruhi dalam proses ini, lembaga yang tidak berkaitan dengan perdagangan eceran atau pabrikan, seperti perbankan, asuransi, dan rumah sakit, mungkin menggunakan metode yang berbeda. Pada gambar 4-11 menggambarkan arus dokumen yang melukiskan prosedur penerimaan tunai kas. - Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerima-an dokumen mnerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti pembayaran. Dokumen ini berisi informasi kunci yang diperlukan untuk keperluan transaksi rekening pelanggan. - Departeman Penerimaan Tunai kas. Departemen penerimaan tunai kas mencocokkan kebenaran dan kelengkapan antara cek dengan bukti pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan tunai kas seharusnya dapat diidentifikasi pada proses ini. Setelah proses pencocokan antara cek dengan bukti pembayaran, kasir mencatat penerimaan tunai pada jurnal penerimaan tunai. Semua transaksi penerimaan tunai, termasuk penjualan tunai, penerimaan tunai lainnya, dan penerimaan atas rekening tunai, dicatat pada jurnal penerimaan tunai. Untuk diperhatikan bahwa setiap cek yang diterima dari pelanggan harus dijurnal terpisah pada jurnal penerimaan tunai. - Departemen Piutang. Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan di buku besar pembantu piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipakn untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum. - Departemen Buku Besar. Secara berkala, departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Piutang melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening kontrol piutang dan rekening kontrol kas, mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang, dan arsip dari dokumen jurnal. - Departemen Pengawasan. Secara berkala (mingguan atau bulanan), petugas pengawasan dari departemen pengawasan (atau karyawan yang tidak terkait

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

dengan prosedur penerimaan tunai) mencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut ini: salinan dari bukti pembayaran Slip setoran bank yang diterima dari bank. Dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan departemen piutang. Pengawasan Siklus Pendapatan Ada enam kelas aktivitas pengawasan internal yang menjadi petunjuk kita dalam membuat dan mengevaluasi proses pengawasan transaksi. Proses tersebut adalah persetujuan transaksi, pemisahan tugas, pengawasan, pencatatan akuntansi, akses pengendalian dan verifikasi independen, seperti dalam matriks Pengawasan Siklus Pendapatan berikut ini : Aktivitas Kontrol
Persetujuan Transaksi Pemisahan Tugas -

Proses Penjualan
Pemeriksaan kredit Kebijakan retur

Penerimaan Kas
Daftar pembayaran (daftar uang) Penerimaan kas dipisah dari piutang dan rekening kas; buku besar piutang dipisah dari buku besar umum. Departemen penerimaan dokumen

Kredit dipisahkan dari pemrosesan, pengawasan persediaan dipisahkan dari gudang, buku besar pembantu piutang dipisahkan dari buku besar umum

Supervisi Catatan Akuntansi Pesanan pembelian, jurnal pembelian, buku besar pembantu piutang, rekening kontrol piutang (buku besar umum), buku besar pembantu persediaan, pengawasan persediaan, rekening penjualan (buku besar umum) Akses secara fisik ke persediaan; akses ke catatan akuntansi di atas akses secara fisik ke kas, akses ke catatan akuntansi di atas

Dokumen pembayaran, cek, daftar jurnal pembayaran, penerimaan kas, buku besar piutang, rekening control piutang, rekening kas.

Akses

Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum.

Verivikasi Independen

Departemen pengiriman, departemen Penerimaan kas, buku besar pengalaman, buku besar umum. umum, rekonsiliasi bank.

- Pengesahan Transaksi. Aktivitas pengesahan transaksi berkaitan dengan aktivitas sebagai berikut : Pemeriksaan Kredit. Tujuan dari pengesahan transaksi adlaha untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Pemilik sangat berkepentingan dengan prosedur pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam membuat keputusan departemen kredit mungkin akan meng-gunakan berbagai macam teknik dan tes. Kebijakan Retur (Pengembalian Barang). Departemen kredit megesahkan proses pengembalian barang degangan. Penentuan ini didasarkan atas sifat transaksi penjualan dan situasi transaksi pengembalian barang. Konsep persetujuan yang bersifat khusus dan yang bersifat umum juga berpengaruh pada aktivitas ini. Kebanyakan organisasi mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan kredit untuk rekening pelanggan. Daftar Pembayaran Tunai. Daftar pembayaran tunai menyediakan sarana untuk melakukan verivikasi apakah cek dari pelangan dan bukti pembayaran sudah benar. Terpadatnya kelebihan pada bukti pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya cek pelanggan pada departemen penerimaan tunai sudah seharusnya dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, bukti pembayaran merupakan atas persetujuan untuk dilakukan proses posting bukti pembayaran ke rekening pelanggan. - Pemisahan Tugas. Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang melakukan semua proses keseluruhan. Banyak karyawan dan banyaknya transaksi yang diproses mempengaruhi bagaimana pemisahan dilaksanakan. - Supervisi. Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Perusahaan-perusahaan seperti bergantung pada supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak selaras, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya. - Catatan Akuntansi. Dokumen sumber perusahaan, jurnal, dan buku besar, harus mempunyai bentuk yang memungkin-kan auditor independen untuk melakukan penelusuran transaksi melalui berbagai macam tingkatan proses. Kontrol ini juga merupakan firut yang penting. Kadangkala transaksi dapat hilang dalam sistem. Dengan mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan di mana kesalahan dalam sistem terjadi. Beberapa teknik khusus mempermudah jejak audit, sebagai berikut :

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

 Penomoran Dokumen Sumber (Nomor tercetak) Jurnal Khusus Buku besar pembantu Buku besar umum Pengarsipan - Pengendalian Akses Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada sklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi : Keamanan pergudangan, seperti pagar, alarm, dan penjaga. Menyetor kas secara harian ke bank. Menggunakan kotak deposit yang aman untuk kas. Mengunci laci kas dan amankan pada departemen penerimaan tunai. Akses kontrol atas informasi berhubungan dengan pembatasan akses ke dokumen yang mengontrol aktiva, seperti, dokumen sumber, dokumen jurnal, dan buku besar. Seseorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan. Risiko yang berkenaan dengan siklus pendapatan. Seseorang dengan akases ke buku besar piutang dapat menghilangkan rekening seseorang (atau orang lain) dari pembukuan. Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseorang yang tidak mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman barang dagangan. Seseorang dengan akses ke kas dan rekening kas buku besar umum dapat menghilangkan kas dari perusahaan dan menutupinya dengan melakukan penyesuaian pada rekening kas. - Verivikasi Independen Tujuan dari verifikasi yang dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh sistem lainnya. Untuk menjadikannya lebih efektif, verifikasi ini harus dapat menunjuk ke tahapan di mana permasalahan dapat di deteksi dengan cepat dan benar. Kontrol verifikasi yang independen di bawah ini adalah tahapan siklus pendapatan, sebagai berikut :

11

10

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

 Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya. Departemen penagihan mencocokkan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih untuk barang yang sudah dikirim. Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam pengaturan verifikasi. Petugas buku besar umum mencocokkan dokumen jurnal yang dibuat oleh berbagai macam departemen. Departemen penagihan meringkas jurnal penjualan, pengawasan persediaan meringkas penurunan pada buku besar pembantu piutang. persediaan, Setiap departemen tersebut penerimaan tunai meringkas jurnal jurnal dan penerimaan tunai, dan departemenkredit meringkas buku besar pembantu departemen mengirimkan dokumen perhitungan-perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana informasi tersebut dicocokkan dan diposting ke masing-masing kontrol rekening.

11

11

Sistem Informasi Akuntansi Islamiah Kamil, SE. M.Ak.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana