BAB 9 Struktur dan Desain Organisasi Merancang Struktur Organisasi Para manajer mengevaluasi kembali pendekatan tradisional untuk

k mencari desain struktur yang baru yang bisa mendukung dan memfasilitasi penyelesaian tugas perusahaan oleh karyawan desain yang bisa menghasilkan efisiensi namun juga fleksibel. - Pengorganisasian Menyusun dan menstrukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi. - Struktur Organisasi Susunan formal pekerjaan-pekerjaan didalam suatu organisasi. - Bagan Organisasi Representasi visual dari suatu struktur organisasi. - Desain Organisasi Menciptakan atau mengubah struktur organisasi. Tujuan Pengorganisasian Membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas dan departemen yang spesifik. Menugaskan pekerjaan dan tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan individu. Mengoordinasikan beragam tugas organisasi. Menghimpun berbagai pekerjaan ke dalam unit-unit. Menjalin hubungan antara individu, kelompok dan departemen. Membuat hierarki wewenang yang formal. Mengalokasikan dan menempatkan sumber-sumber daya organisasi.

Spesialisasi Kerja Membagi aktivitas-aktivitas pekerjaan kedalam tugas-tugas terpisah. - Sudut pandang sekarang Kebanyakan manajer kini memandang spesialisasi kerja sebagai mekanisme pengorganisasian yang penting karena hal ini membantu pekerja lebih efisien. Departementalisasi Menjadi dasar dimana beragam tugas kerja dikelompokkan bersama. Sudut pandang sekarang Salah satu tren departementalisasi adalah maraknya departementalisasi konsumen. Tim lintas-fungsional merupakan tim kerja yang terdiri dari para spesialis dari berbagai fungsi kerja

Lima Bentuk Umum Departementalisasi - Departementalisasi fungsional kelompok pekerjaan berdasarkan fungsi
Manajer Pabrik

Manajer Teknis

Manajer Pembukuan

Manajer Manufaktur

Manajer SDM

Manajer Pembelian

Positif
Efisiensi dari pengumpulan spesialisasi yang serupa dan orang dengan kemampuan, pengetahuan dan orientasi yang sama Koordinasi di dalam bidang fungsional tersebut Spesialisasi yang semakin terasah -

Negatif Minimnya komunikasi antara berbagai bidang fungsional Terbatasnya sudut pandang sasaran organisasi

Departementalisasi geografis kelompok pekerjaan berdasarkan kelompok geografis

Wakil Presiden bidang Penjualan

Direktur Penjualan, Wilayah Barat

Direktur Penjualan, Wilayah Selatan

Direktur Penjualan, Wilayah Barat-Tengah

Direktur Penjualan, Wilayah Timur

Positif
-

Negatif
-

Lebih efektif dan efisien dalam menangani permasalahan yang muncul di wilayah tertentu. Memahami kebutuhan pasar di wilayah geografis tersebut secara lebih baik

Duplikasi fungsi Bisa merasa terisolasi dari bidang organisasi lainnya

Departementalisasi Produk kelompok pekerjaan berdasarkan lini produk

Bombardier, Ltd

Sektor Transportasi Massal

Sektor Kendaraan Rekreasi dan Multiguna

Sektor Produk Kereta Api

Divisi Transportasi Massal

Bombardier-Rotax (Vennal)

Divisi Produk Kereta Api dan Diesel

Divisi Produk Rekreasional

Divisi Peralatan Logistik

Divisi Peralatan Industri

Bombardier-Rotex (Gunskirchen)

Positif
Memungkinkan spesialisasi dalam produk dan layanan tertentu Manajer bisa menjadi pakar dalam industry yang digeluti Lebih dekat dengan pelanggan

Negatif Duplikasi fungsi Terbatasnya sudut pandang sasaran organisasi

Departementalisasi proses kelompok kerja berdasarkan basis produk atau aliran konsumen
Pimpinan Pabrik

Manajer, Departemen Penggergajiian

Manajer, Departemen Perencanaan dan Penggilingan

Manajer, Departemen Perakitan

Manajer, Departemen Pernis dan Amplas

Manajer, Departemen Penyelesaian

Manajer, Departemen Pengawasan dan Pengiriman

Positif Aliran aktivitas kerja lebih efisien

Negatif Hanya bisa diterapkan pada jenis produk tertentu saja

Departementalisasi konsumen kelompok pekerjaan berdasarkan hakikat spesifik dan unik konsumen yang memiliki kebutuhan yang sama
Direktur Penjualan

Manajer, Pembukuan Ritel

Manajer, Pembukuan Grosir

Manajer, Pembukuan Pemerintah

Positif Kebutuhan dan masalah pelanggan bisa ditangani oleh para spesialis

Negatif Duplikasi fungsi Terbatasnya sudut pandang sasaran organisasi

Rantai Komando Merupakan hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi ke rendah, yang menegaskan siapa melapor kepada siapa. - Wewenang merupakan hak mutlak dari posisi seorang manajer untuk memerintahkan apa yang harus dilakukan staf dan mengharapkan mereka melakukannya. - Tanggung Jawab merupakan kewajiban atau ekspektasi untuk melakukan tugas-tugas yang diberikan. - Kesatuan Komando merupakan prinsip manajemen yang menegaskan bahwa setiap orang seharusnya hanya melapor pada satu orang manajer saja. Rentang Pengendalian Merupakan jumlah pekerja yang bisa dikelola seorang manajer secara efektif dan efisien. Sudut pandang sekarang Perspektif kontemporer mengenai rentang pengendalian kini mengakui bahwa tidak ada angka yang ajaib. Sentralisasi dan Desentralisasi - Sentralisasi merupakan kadar di mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada tingkat level organisasi yang lebih tinggi. - Desentralisasi merupakan kadar dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan membuat keputusan. Sudut pandang sekarang Ketika organisasi semakin fleksibel dan responsive terhadap tren lingkungan yang terjadi, terjadi pergeseran yang kentara terhadap pengambilan keputusan terdesentralisasi. - Pemberdayaan pekerja adalah memberikan pekerja wewenang (kuasa) untuk membuat keputusan. Sentralisasi atau Desentralisasi Lebih Tersentralisasi Lebih Terdesentralisasi - Lingkungan kerja lebih stabil. - Lingkungan kerja lebih kompleks, tidak pasti. - Manajer level bawah kurang mampu atau - Manajer level bawah mampu dan berpengalaman dalam membuat keputusan berpengalaman dalam membuat keputusan. dibandingkan manajer level atas. - Manajer level bawah ingin bersuara dalam - Manajer level bawah tidak mau memberikan pembuatan keputusan. suara dalam pembuatan keputusan. - Keputusannya signifikan. - Keputusan biasanya relative minor. - Kultur perusahaan terbuka untuk - Organisasi cenderung menghadapi krisis memungkinkan para manajer bersuara atau beresiko atas kegagalan perusahaan. tentang apa yang sedang terjadi. - Organisasinya besar. - Perusahaan tersebar secara geografis. - Implementasi efektif dari strategi - Implementasi efektif dari strategi perusahaan perusahaan bergantung pada manajer yang bergabung pada manajer yang terlibat dan bersikukuh tentang apa yang sedang terjadi. fleksibel dalam membuat keputusan.

Formalisasi Merupakan sestandar apa pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam perusahaan dan taraf di mana perilaku pekerja dipandu oleh beragam peraturan dan prosedur. Sudut pandang sekarang Meskipun formalisasi diperlukan untuk mencapai konsistensi dan pengendalian, banyak organisasi yang kini tidak terlalu mengandalkan aturan dan standarisasi ketat dalam memandu dan mengatur perilaku pekerja. Struktur Mekanik dan Organik - Dua model desain organisasi a. Organisasi mekanik Desain organisasi yang kaku dan terkontrol ketat. b. Organisasi organic Desain organisasi yang amat adaptif dan fleksibel. Organisasi Mekanik vs Organik Mekanik Spesialisasi tinggi Departementalisasi kaku Rantai komando jelas Rantai kendali sempit Sentralisasi Formalisasi tinggi Organik Tim lintas-fungsional Tim lintas-hierarkis Informasi mengalir bebas Rentang kendali yang luas Desentralisasi Formalisasi rendah

Faktor-faktor kontinjensi a. Strategi dan struktur Struktur organisasi seharusnya memfasilitasi pencapaian sasaran organisasi. b. Ukuran dan struktur Banyak bukti yang menunjukkan bahwa ukuran organisasi mempengaruhi strukturnya. c. Teknologi dan struktur Setiap organisasi menggunakan sebagian bentuk teknologi untuk mengubah input kedalam output. o Produksi unit Produksi barang-barang kedalam bentuk unit-unit atau batch kecil. o Produksi missal Produksi barang-barang kedalam batch besar. o Produksi proses Produksi barang-barang kedalam proses kontinu. o Struktur simple Desain organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang yang tersentralisasi, dan sedikitnya formalisasi.

Temuan Woodward terhadap Teknologi dan Struktur Produksi Unit Karakteristik Struktural: - Diferensiasi vertical rendah - Diferensiasi horizontal rendah - Formalisasi rendah Struktur yang Lebih - Organik Efektif: Produksi Massal - Diferensiasi vertical sedang - Diferensiasi horizontal tinggi - Formalisasi tinggi - Mekanik Produksi Proses - Diferensiasi vertical tinggi - Diferensiasi horizontal rendah - Formalisasi rendah - Organik

Ketidakpastian lingkungan dan struktur Sebagian organisasi menghadapi lingkungan yang stabil dan sederhana dengan ketidakpastian yang rendah: sementara organisasi lainnya menghadapi lingkungan yang dinamis dan kompleks dengan banyak ketidakpastian. - Sudut pandang sekarang Bukti dari hubungan lingkungan-struktur ini membantu menjelaskan mengapa banyak manajer masa kini merestrukturisasi organisasi mereka agar lebih ramping, gesit, dan fleksibel. Desain Organisasi Yang Umum Dalam membuat keputusan structural, manajer memiliki desain umum yang bisa dipilih: tradisional dan kontemporer. - Desain organisasi tradisional Struktur ini cenderung bersifat mekanik. a. Struktur simple Desain organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang yang tersentralisasi pada satu orang, dan sedikitnya formalisasi. b. Struktur fungsional Desain organisasi yang mengelompokkan keahlian pekerjaan yang serupa atau terkait. Desain Organisasi Tradisional Struktur Simpel - Kekuatan: cepat; fleksibel; pemeliharaannya hemat; akuntabilitasnya jelas. - Kelemahan: Kurang layak ketika organisasinya berkembang; bertumpu pada satu orang saja terlalu berisiko. Struktur Fungsional - Kekuatan: Keunggulan penghematan biaya dari spesialisasi (skala ekonomis, duplikasi minimal dari personel, dan peralatan); para pekerja dikelompokkan kedalam pembagian tugas kerja yang sejenis. - Kelemahan: Mengejar sasaran fungsional bisa mengakibatkan manajer kehilangan arah tentang apa yang terbaik bagi organisasi secara keseluruhan; spesialis structural menjadi terisolasi dan hanya memiliki sedikit pemahaman tentang apa yang dikerjakan unit organisasi lainnya. Struktur Divisional - Kekuatan: Berfokus pada hasilmanajer divisi bertanggungjawab atas apa yang terjadi pada

produk dan layanannya. Kelemahan: Duplikasi aktivitas dan sumber daya akan menambah biaya dan mengurangi efisiensi.

c. Struktur divisional Struktur organisasi yang terdiri dari unit-unit atau devisi semi otonom yang terpisah. - Desain organisasi kontemporer Manajer menemukan bahwa desain tradisional sering kali tidak cocok dengan lingkungan sekarang yang lebih dinamis dan kompleks. a. Struktur tim Struktur organisasi dimana keseluruhan organisasi terdiri dari tim kerja. b. Struktur matriks dan proyek - Struktur matriks merupakan struktur organisasi yang menugaskan spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja bersama dalam satu atau banyak proyek. - Struktur proyek merupakan struktur organisasi dimana pekerja secara kontinu berkontribusi dalam proyek Desain Organisasi Kontemporer Struktur Tim - Keunggulan Pekerja merasa lebih terlibat dan diberdayakan. Mengurangi hambatan diantara bidang-bidang fungsional - Kekurangan Tidak ada rantai komando yang jelas. Tekanan diberikan kepada masingmasing tim dalam berkinerja. Struktur ProyekMatriks - Keunggulan Desain luwes dan fleksibel yang dapat merespons perubahan lingkungan. Pengambilan keputusan lebih cepat. - Kekurangan Rumitnya penugasan orang-orang kedalam proyek. Rawannya terjadi konflik pekerjaan dan kepribadian. Struktur TanpaBatas - Keunggulan Sangat fleksibel dan responsive. Memberdayakan bakat-bakat yang ada. - kekurangan Kurangnya kendali. Sulitnya komunikasi. c. Organisasi tanpabatas Organisasi dimana desainnya tidak didefinisikan atau terbatas pada batasan horizontal, vertical, dan eksternal yang ditanamkan dari struktur standarnya. - Organisasi maya (virtual) Organisasi yang terdiri dari tim karyawan inti purnawaktu dan spesialis eksternal yang secara temporer disewa untuk mengerjakan suatu proyek. - Organisasi jaringan Organisasi yang menggunakan para pekerjanya untuk melakukan sebagian kegiatan pekerjaan dan jaringan pemasok luar atau memberikan komponen produk atau proses kerja yang dibutuhkan.

Tantangan Desain Organisasi Masa Kini Tantangan ini antara lain adalah menjaga agar para pekerja saling terhubung , membangun organisasi pembelajar (learning organization), dan mengelola permasalahan struktur global. - Menjaga agar pekerja saling terhubung - Membengun organisasi pembelajar Organisasi yang telah mengembangkan kapasitas untuk senantiasa belajar, beradaptasi, dan berubah. - Mengelola permasalahan structural global - Pemikiran final Tanpa memandang desain struktur apa yang dipilih manajer untuk oorganisasinya, desain tersebut sebaiknya membantu pekerja mengerjakan tugasnya sebaik mungkinseefesien dan seefektif mungkin.