PENGEMBANGAN LAYANAN & PROMOSI PERPUSTAKAAN

disampaikan dalam Workshop Pengembangan Jejaring Perpustakaan Hotel Pangrango 2, Bogor 9 November 2010
Oleh: Agus Rusmana, MA Dosen Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fikom Unpad agsrsmana@yahoo.co.id

1. Pengembangan layanan User Centered Service Apapun jenis dan bentuk layanan yang akan dikembangkan oleh sebuah perpustakaan, semuanya harus berpusat pada pemanfaat(pengunjung/ pengguna/ pemustaka)nya karena merekalah yang menjadi ukuran apakah sebuah perpustakaan berkualitas tinggi atau rendah atau tidak berkualitas sama sekali. Pemanfaat ini juga yang harus dijadikan pusat keputusan apakah sebuah perpustakaan akan dikembangkan atau ditutup sama sekali. Untuk itu perpustakaan harus sangat mengetahui dan memenuhi semua keinginan dan kebutuhan pemanfaatnya. Sebelum seorang pengelola perpustakaan merancang pengembangan layanan, dia harus melakukan survey atau penelitian/ observasi mengenai profil pemakai jasa perpustakaan, meliputi: 1. Profil demografis: usia, pendidikan, sosial ekonomi, pekerjaan/ usaha, dll. 2. Potensi sekitar yang dapat dikembangkan pemakai (untuk dijadikan usaha alternatif. 3. Perkiraan kebutuhan informasi dan pengetahuan pemakai jasa perpustakaan. 4. Kebiasaan pemakai menggunakan fasilitas teknologi informasi. Dari informasi hasil survey/ penelitian/ observasi, barulah ditentukan layanan yang dapat dikembangkan dari layanan konvensional yang sudah ada sebelumnya (peminjaman, layanan ruang baca, layanan internet gratis/ bayar, story telling). Layanan baru atau layanan pengembangan dapat dipilih dari yang sudah umum diadakan oleh banyak perpustakaan tetapi belum diadakan oleh perpustakaannya, atau merupakan sebuah inovasi (layanan yang benar-benar baru). Dari hasil pengamatan dan diskusi dengan para pengleola perpustakaan (terutama yang sudah mendapat pengakuan/ penghargaan dari pemerintah dan atau masyarakat), terdapat beberapa layanan yang dapat diterapakan oleh sebuah perpustakaan: 1. Layanan Konsultasi Layanan konsultasi umumnya dibutuhkan oleh pemakai ketika dia mendapat kesulitan untuk memilih bahan pustaka yang tepat dan terpercaya, baik untuk dirinya atau anggota keluarganya. Dalam layanan konsultasi ini seorang pustakawan dapat memilihkan bahan pustaka yang tepat (untuk belajar atau rekreasi) sehingga pemakai tidak lagi harus mencari dan memilih sendiri yang belum tentu dapat dilakukannya dengan cepat dan tepat. Bahan pustaka yang dipilihkan bisa berasal dari koleksi perpustakaan sendiri, atau pustakawan dapat memberikan rujukan

sumber informasi lain di luar perpustakaan lengkap dengan alamat tempat sumber informasi tersebut. 2. Pusat informasi Perpustakaan seharusnya menjadi pusat informasi untuk segala bidang. Dengan layanan ini perpustakaan menyediakan informasi lengkap mengenai beberapa bidang, antara lain: a. Potensi usaha jasa atau barang yang ada di komunitas/ desa/ kecamatan/ kabupaten/ kota di sekitar perpustakaan. Dengan layanan ini perpustakaan dapat membantu pemakai yang ingin mengembangkan usaha dengan menunjukkan peluang dan kompetitor sebuah bidang usaha. Lebih jauhnya, perpustakaan dapat membantu investor dari luar wilayah yang ingin mengembangkan usaha di wilayah tersebut. b. Potensi wisata (profil lokasi dan fasilitas) yang perlu dikenali. Dengan informasi ini, setiap orang yang akan berkunjung ke sebuah objek wisata, akan mendapat informasi lengkap sebelum memutuskan dan mempersiapkan keperluan untuk mengunjungi lokasi wisata. c. Informasi lowongan kerja. Perpustakaan dapat menjadi media informasi antara calon tenaga kerja dan lembaga yang membutuhkan tenaga kerja. Jika memungkinkan, perpustakaan juga dapat menyediakan bahan pustaka untuk dijadikan rujukan tentang cara/ tehnik melamar pekerjaan, keahlian yang diperlukan untuk sebuah bidang pekerjaan, dan cara untuk memperoleh keahlian tersebut. d. Informasi dari lembaga pemerintah. Dengan layanan ini lembaga pemerintah dapat menitipkan bahan informasi yang harus langsung diketahui oleh masyarakat, mulai dari pencegahan penyakit, keluarga berencana, sampai cara menghindari penyalah gunaan narkotika. Di samping itu masih banyak informasi yang dapat dilayankan, tergantung dari sumber informasi yang ada dan kebutuhkan pemakai. Dengan layanan informasi ini perpustakaan akan dapat dijadikan media pemasaran oleh perusahaan an lembaga dalam banyak bidang dan diharapkan mendapat dukungan finasial dari pengguna media pemasaran ini. 3. Layanan Komunitas Layanan komunitas dilaksanakan dalam bentuk penyediaan ruang di dalam perpustakaan bagi komunitas pemakai layanan perpustakaan untuk beraktivitas dalam berbagai bidang, mulai dari berdiskusi sampai mempraktekkan pengetahuan dan keterampilan yang mereka peroleh dari koleksi perpustakaan. Dalam ruangan ini sebaiknya tersedia bahan pustaka dan perabot yang menyamankan. Namun jika tidak memungkinkan, maka gaya lesehan bisa juga diterapkan. (Layanan ini sudah diterapkan oleh Kantor Perpustakaan Kab. Wonosobo dan mendapat respon tinggi dari komunitas). Pustakawan dapat berperan sebagai salah satu nara sumber informasi atau penyedia fasilitas kegiatan komunitas. 4. Layanan Media Promosi dan Pemasaran

Dalam posisinya sebagai pusat kegiatan komunitas, perpustakaan dapat dijadikan sebagai media promosi dan pemasaran produk hasil karya komunitas pemakai layanan, atau produk dari pengusaha di luar komunitas yang menitipkannya di perpustakaan. Pengelola perpustakaan dapat berperan mulai dari sebagai penyedia tempat sampai menjadi perancang program promosi dan pemasaran. Layanan ini juga dapat menghasilkan sumber finansial dari penjual produk yang menggunakan jasa layanan promosi dan pemasaran perpustakaan. Jenis dan bentuk layanan yang dapat dikembangkan oleh pengelola perpustakaan sangat banyak dan bervariasi dan semua dapat dipilih dan diselenggarakan sesuai dengan profil dan kebutuhan komunitas pemakai layanan perpustakaan. Yang paling penting adalah bahwa semua layanan yang diselenggarakan harus tertuju pada pemenuhan kebutuhan komunitas yaitu menuju kualitas kehidupan yang lebih baik berbasis informasi dan pengetahuan. 2. Promosi Setelah program pengembangan layanan dirancang dan siap (atau sudah) dilaksanakan, maka kegiatan selanjutnya adalah memperkenalkan layanan baru (dan lama) melalui program promosi. Sesuai makna katanya, promosi adalah the act or process of making a product, cause, or organization more widely known or more successful. Artinya bahwa hasil akhir promosi adalah semakin dikenalnya dan berhasilnya sebuah produk (layanan) di hadapan pelanggan ( customers). Banyak sekali metode dan tehnik promosi yang dapat dipilih oleh pengelola perpustakaan, begitupun bahan rujukan yang dapat digunakan, terutama dari para ahli pemasaran produk. Oleh sebab itu dalam makalah ini tidak akan banyak dibahas. Makalah ini akan lebih mengutamakan bahasan tentang tujuan yang ingin dicapai dan materi promosi yang digunakan. Penetapan Tujuan Promosi a. Peningkatan/ perubahan/ perbaikan citra perpustakaan Sebuah perpustakaan hanya dapat memperoleh respon positif dari komunitas pemakai layanan apabila memiliki citra yang positif. Oleh karena itu pembentukan citra perpustakaan di mata komunitas harus menjadi sasaran utama. Komunitas pemakai layanan perpustakaan harus percaya bahwa perpustakaan adalah lembaga ideal bagi mereka ketika ingin meningkatkan pengetahuan dan meluaskan sasaran. b. Pengenalan Produk Layanan Anggota komunitas hanya akan menggunakan dan memanfaatkan semua layanan yang ditawarkan apabila dia mengenal program layanan secara lengkap dan meyakini bahwa layanan tersebut memiliki kegunaan dan sesuai dengan kebutuhan hidupnya. Untuk itu pengelola harus membuat dan menyajikan seluruh informasi lengkap tentang setiap produk layanan. Rancangan Materi

Terdapat dua komponen utama materi promosi yang harus dirancang dan dibuat oleh pengelola perpustakaan, yaitu: 1. Informasi Produk Informasi tentang poduk yang harus dibuat adalah mengenai nama produk layanan sesuai dengan bentuk dan jenis layanan. Nama produk harus memiliki daya tarik, mudah disebutkan dan diingat oleh anggota komunitas karena kesederhanaan atau keunikan katanya. Nama boleh ditulis dalam bahasa asing (umumnya bahasa Inggris), bahasa Indonesia, atau bahasa daerah tempat tinggal komunitas. Hindarkan nama yang memiliki dua makna ( ambiguity) karena akan membingungkan atau salah ditafsirkan oleh mereka yang membacanya, misalnya: Layanan Penelusuran Informasi dapat diartikan sebagai layanan membantu mencarikan informasi atau layanan berupa penyediaan alat penelusuran yang dilakukan sendiri oleh pemakai layanan. Penafsiran ganda ini dapat dihindarkan dengan 1) membuat deskripsi tentang makna/ maksud dan bentuk layanan (ditulis langsung di bawah tanda atau di media promosi), 2) membuat kata yang lebih jelas: Layanan Bimbingan Penelusuran Informasi atau Layanan Media Penelusuran . Informasi berikut adalah tentang cara pemanfaatan layanan, baik prosedur dan syarat untuk menggunakan, lokasi layanan, maupun prosedur dan cara menggunakan layanan. Informasi ini dapat dituliskan khusus di dekat tempat layanan (poster atau papan pengumuman) atau di media promosi (selebaran). 2. Manfaat Informasi tentang manfaat keberadaan perpustakaan dan segala jenis layanannya merupakan komponen yang kurang mendapat porsi atau perhatian dalam penyusunan materi promosi, padahal komponen ini merupakan komponen paling menentukan dalam menumbuhkan minat dan ketertarikan komunitas terhadap perpustakaan. Sebagian besar (bahkan hampir seluruh) keterangan yang disajikan dalam promosi adalah tentang kekayaan perpustakaan, mulai dari koleksi yang dimiliki sampai jam layanan. Padahal keterangan semacam ini tidak lagi baru bagi masyarakat, bahkan dapat diyakini bahwa semua orang yang kenal dengan nama perpustakaan pasti mengetahui kekayaan perpustakaan tanpa harus diberitahu lagi. Tetapi sangat sedikit yang mengetahui apa manfaat kunjungan ke perpustakaan dengan segala fasilitasnya bagi dirinya. Tahap awal yang harus dilakukan sebelum merancang penulisan materi, tim promosi harus menyepakati manfaat penggunaan perpustakaan yang perlu dan belum banyak diketahui oleh masyarakat dan komunitas. Beberapa manfaat dari penggunaan layanan perpustakaan yang ingin diketahui oleh masyarakat tetapi sedikit diberi perhatian oleh tim promosi perpustakaan adalah antara lain: o o o o o o o Apakah saya bertambah pintar? Apakah kehidupan saya menjadi bertambah baik? Apakah usaha saya bisa meningkat? Dapatkah persoalan keluarga saya bisa terselesaikan? Dapatkah saya meluaskan pergaulan? Dapatkah diri saya berubah menjadi lebih baik? Apakah saya dapat menyelesaikan urusan saya lebih cepat?

dan masih banyak pertanyaan lain dalam diri anggota masyarakat atau komunitas yang jika dapat dijawab oleh perpustakaan, akan mendorong mereka datang berkunjung dan memanfaatkan seluruh layanan yang disajikan. Dengan meniru konsep iklan produk (misalnya produk kecantikan) yang tidak pernah menyampaikan secara detail unsur (bahan kimia) dalam produk tetapi lebih mengutamakan apa yang akan terjadi pada diri konsumen jika menggunakan produk, tim promosi perpustakaan juga dapat merancang sendiri materi promosi yang akan disajikan. Untuk kebutuhan ini tim promosi boleh (bahkan sangat dianjurkan!) menggunakan slogan yang luar biasa dan bombastis untuk meyakinkan pemakai layanan bahwa dia seharusnya berkunjung dan menggunakan layanan. Narasi dan Visual Materi/ isi/ pesan tentang manfaat penggunaan perpustakaan dapat disampaikan melalui narasi (kumpulan kata) atau satu dan rangkaian gambar (visualisasi), atau kombinasi keduanya. Narasi atau teks dapat juga disajikan dengan visualisasi sehingga tidak berkesan seperti sebuah pengumuman. Kedua bentuk sajiian ini, baik kata maupun ilustrasi, harus disesuaikan dengan sasaran utama layanan (remaja, orang tua, pria, wanita, pekerja, pengusaha). Dengan demikian setiap materi promosi akan tepat sasaran dan menjamin efektivitas lebih tinggi. Dalam merancang isi pesan dan visualisasinya, seorang pustakawan atau tim promosi tidak harus melakukannya sendiri, tetapi dapat meminta bantuan orang yang ahli dalam bidang perancangan isi dan penyajian. Pustakawan atau tim promosi berperan sebagai penentu tujuan promosi dan pembaut konsep promosi. Dengan menjalin kerjasama antara pengelola perpustakaan dan tim/ lembaga perancang promosi, atau melalui hubungan personal, biaya perancangan sampai pembuatan akan lebih rendah dibandingkan dengan menyewa profesional. Konsep Anda, bukan Kami Kunci utama dari pengembangan layanan dan promosi perpustakaan adalah digunakannya konsep berpusat pada pemanfaat yang mewarnai semua unsur perpustakaan. Konsep ini tercermin pada semua layanan dan promosi yang selalu mengatakan atau mengesankan bahwa perpustakaan adalah milik masyarakat/ komunitas pemakai layanan, bukan milik pengelola (atau pemerintah/ lembaga), sehingga diharapkan adanya keterikatan emosional dalam diri pemakai layanan yang pada akhirnya akan mendorong mereka untuk ikut serta menjaga dan membantu pengembangan kualitas perpustakaan. Makalah ini tidak dapat sepenuhnya dijadikan rujukan tindakan karena pada akhirnya semangat dan niat kuat pustakawanlah yang menentukan keberhasilan pengembangan dan promosi perpustakaan, didukung juga oleh kekuatan jaringan kerjasama antar pengelola perpustakaan sehingga dapat menambah kekuatan perpustakaan dalam berperan menciptakan masyarakat dan bangsa yang cerdas. Jatinangor, November 2010