Manajer proyek perlu berkomunikasi kepada semua yang terlibat. Pendekatan proyek layak diutamaka karena proyek memiliki cara khusus untuk mengatasi tantangan, hambatan, dan diketahui yang terus muncul setiap kali kebutuhan dibahas. Manajer proyek dan timnya dapat menangani masalah tersebut, karena mereka tahu proyek itu dirancang untuk mengatasi masalah mereka dengan perencanaan yang tinggi.
Sebuah cara utama untuk menghasilkan dukungan untuk proyek baru dan membangun kualitas ke dalam proses untuk melibatkan orang lain dalam proses perencanaan. Proyek tidak terjadi diisolasi, tanpa kepemimpinan dan upaya orang. Orang menciptakan ide-ide, menghasilkan komitmen, melaksanakan perencanaan, dan membuat keputusan untuk menerapkan. Mengkomunikasikan Pentingnya Perencanaan
Manajer proyek dan tim tidak bisa hanya mengandalkan pada apa yang telah dilakukan sebelumnya. Manajer proyek dan Tim akan perlu untuk menyusun pendekatan, metode, contoh, dan pelajaran dari proyek-proyek sebelumnya yang serupa, memilih apa yang bekerja dan membuang apa yang tidak cocok.
Selama proses perencanaan, manajer proyek dan tim akan menganalisis dan mengintegrasikan kompleksitas segudang yang muncul ketika sesuatu yang barudiusulkan, memprioritaskan mereka, dan cara-cara desain untuk mengatasinya.
Manajer proyek biasanya bekerja sendirian dalam mendapatkan proses perencanaan dimulai. Perannya adalah untuk membuat pertanyaan awal, memperbaiki dan mengkonfirmasikan konsep di balik awal proyek untuk memastikan bahwa dasar untuk perencanaan berlaku.
Manajemen bukanlah satu-satunya kelompok untuk melihat kebutuhan untuk sebuah proyek. Jauh sebelum proyek terbentuk, topik dibahas dan orang menawarkan pendapat mereka. Orang mungkin memiliki kuat pendapat dan mungkin menyatakan mereka. Tahap awal inisiasi proyek tampaknya untuk menghasilkan banyak pertanyaan tapi sedikit jawaban. Jika jawabannya adalah belum jelas, itu adalah ide yang baik untuk menangkap pertanyaan di atas kertas, meringkasnya menjadi masalah mendasar mereka, dan merekam mereka-terutama di database dokumen hidup yang dikenal sebagai masalah daftar atau login (lihat Gambar).
Manajemen risiko dimulai awal. Kekhawatiran dibesarkan dalam diskusi awal memberikan informasi yang berguna dalam mengelola risiko yang mungkin menghambat proyek kemajuan. Tujuan dalam manajemen risiko adalah untuk memaksimalkan kemungkinan dan dampak perubahan positif dan meminimalkan kemungkinan dan dampak negatif perubahan pada proyek. Untuk proyek tunggal, cukup untuk mengidentifikasi risiko yang terkait dengan setiap deliverable kunci, mengurutkan mereka, dan mengembangkan penanggulangan.
Sementara risiko tua terkait dengan kiriman selesai dihapus, dan yang baru ditambahkan, format tabel memberikan referensi akrab untuk tim karena mereka bekerja. Proses manajemen risiko, diulang sebagai siklus ditunjukkan pada Gambar
Manajer proyek akan memiliki setumpuk informasi, kasus bisnis, mungkin notasi di atas kertas atau di notebook, atau menit dan komentar ditangkap dalam file elektronik pertemuan. Catatan rapat masih akan berisi menyebutkan risiko, kekhawatiran, pendapat teknis, atau peringatan,.
MENDOKUMENTASIKAN RENCANA
Menangkap definisi dan harapan secara tertulis sangat penting untuk digunakan dalam langkah berikutnya perencanaan rinci. Dengan begitu banyak diskusi bebas-bentuk yang terjadi selama fase awal proyek, maka itu sangat penting dicatat. Seperti rencana proyek dimulai secara detail, penting untuk struktur sedemikian rupa sehingga dapat merespon dan mengelola kebutuhan pemangku kepentingan yang berbeda dalam cara yang berbeda. Akan ada setidaknya empat tingkat informasi yang akan dikelola, dan komunikasi perlu dibentuk untuk masingmasing khalayak ini:
Sponsor / manajemen
Pimpinan proyek Tim Costumer
MENDOKUMENTASIKAN RENCANA
Sponsor / manajemen Ada manajer yang dana , sponsor , menyetujui , bekerja sama dengan , dan mendukung proyek tersebut , dan mereka tertarik pada tingkat tinggi sudut pandang manajemen dan laporan ringkasan .
Pimpinan proyek Orang yang dipilih untuk memimpin tim dan menghasilkan produk akan ingin detail yang cukup untuk menetapkan kerja dan struktur yang memadai untuk menjaga ketertiban dalam tim .
MENDOKUMENTASIKAN RENCANA
Tim Orang ditugaskan untuk bekerja pada proyek, baik dalam mendukung tim manajemen proyek atau dalam pengembangan teknis produk , akan ingin tahu proyek ini direncanakan , sequencing , dan terstruktur memadai untuk memungkinkan pengiriman sukses . Mereka akan ingin tahu apa yang handal dan apa yang dapat berubah .
Costumer
wakil dari kelompok pelanggan yang ditugaskan untuk meninjau dan menyetujui produk atau jasa desain dan kiriman pada titik-titik kunci dalam proyek ini akan meminta jaminan dan jadwal mereka dapat merespon
Ini tingkat tinggi dokumentasi berisi sinopsis proyek , menjelaskan jenisnya atau struktur , dan menyajikan produk potensial dan kiriman yang akan diproduksi terkadang presentasi publik diminta .
Deskripsi lingkup proyek, nama produk dan persyaratan kinerja, dan perkiraan anggaran awal memberikan vendor dan departemen informasi yang cukup untuk mendukung pekerjaan proyek. Daftar sumber daya, peran proyek, dan tanggung jawab pemangku kepentingan matriks mulai membentuk hubungan antara anggota tim dan kelompok subproyek.
Pernyataan ruang lingkup, definisi produk , dan WBS merupakan masukan kunci mengembangkan tugas , kegiatan , dan jadwal ditambah kiriman sementara, dan kemudian menempatkan sumber daya untuk proyek.
Kepemimpinan proyek juga perlu berkonsultasi dengan tim tentang tidak diketahui: Apakah ada pertanyaan yang kita belum bisa menjawab? Bagaimana kita akhirnya mengatasinya? Apakah ada tantangan serius yang akan kita butuhkan untuk menyelesaikan, dan bagaimana kita akan menangani mereka? Apakah ada risiko bahwa kita akan melakukan, dan bagaimana kita bisa yakin mereka layak mengambil? Apa yang terjadi jika kita berakhir dengan skenario terburuk? Bisakah kita mengantisipasi masalah utama dan mengelola mereka sebagai masalah sebelum mereka menjadi masalah dan kemajuan blok?
Menjelaskan perencanaan rinci verifikasi perkiraan awal untuk pengiriman dan penyusunan rencana kerja untuk pelaksanaan proyek
berfokus pada pengembangan rencana proyek, proses mencari kegiatan,memperkirakan usaha dan biaya,dan tugas urutanpekerjaan dalam kerangka proyek secara keseluruhan
Selama pengembangan rencana, keterbatasan dan kendala ditempatkan pada proyek selama fase inisiasi dan target tonggak dan pengiriman jendela diterapkan selama perencanaan tingkat tinggi berdamai dengan tim perkiraan rinci upaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan
Lingkup dan struktur kerusakan kerja berisi batas-batas untuk perencanaan aktivitas kerja yang sebenarnya Semua tugas kunci yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek saat ini telah teridentifikasi
Format Pohon
Mendapatkan masukan tim penting dalam proses menjalankan tugas yang terurut dan terkait untuk rencana pada tingkat rinci
Setelah input tim dimasukkan, sesuaikan jadwal pada tingkat yang lebih rinci.jadwal menyesuaikan tingkat lebih rinci. ,tanggung jawab scheduler untuk memastikan bahwa rinci yang cukup untuk melacak kerja melawan waktu siklus pelaporan Lingkup ditinjau lagi - hanya untuk memastikan tidak ada yang baru " out-of - lingkup " tugas atau kegiatan telah merayap ke dalam rencana
Sumber daya tambahan mungkin perlu di tambahkan jika garis waktu atau tanggal pengirimannya memerlukannya atau jika tingkat keahlian yang tersedia untuk melakukan pekerjaan berbeda dari apa yang dibayangkan dalam perencanaan tingkat tinggi
URUTAN KEGIATAN
Mengidentifikasi dan menghubungkan tergantung tugas dan penentuan hubungan optimal Sesuaikan jalur konvergensi dan titik integrasi dengan tonggak jadwal tingkat tinggi yang diseseaikan terhadap urutan Beberapa pekerjaan dapat dapat di jadwalkan secara bersamaan Negosiasi poin pengiriman untuk kiriman sementara dari subproyek Pastikan semua persyratan yang diperlukan selesai sebelum tugas berikutnya dimulai Buat diagram jaringan
Sumber daya yang tersedia, tingkat keahlian dan faktor faktor lain seperti ulasan wajib atau komitmen kerja dapat mempengaruhi durasi kegiatan
Perkiraan Durasi
Tim kalender akan menandai komitmen sebelumnya pada pelatihan wajib, liburan anggota tim, atau komitmen sumber daya untuk proyek-proyek sebelumnya
Perbaikan
Perbaikan dapat dilakukan sebelum perkiraan usaha dimasukkan ke dalam jadwal dan anggaran Manajer proyek dan tim dapat meninjau kekenduran dan kegiatan serupa untuk memaksimalkan tim
PENGEMBANGAN JADWAL
Setelah kegiatan tersebut dianggap memadai untuk menetapkan dan melacak kemajuan pekerjaan dan jangka waktu dan perkiraan upaya yang wajar untuk melaksanakan tugas , maka jadwal dapat dibuat
jadwal harus layak jatuh dalam rentang tanggal taksiran tonggak jadwal proyek tingkat tinggi . Jika tidak, penyesuaian dan diskusi dalam rangka untuk menyelesaikan perbedaan
MEMPERKIRAKAN BIAYA
Penyisihan ketidakpastian atau risiko, manajemen kontinjensi, dan pendekatan manajemen anggaran lain akan tergantung pada kepala organisasi proyek
RENCANA OBRAL
rencana dan jadwal dikembangkan dan tanggal berkisar untuk penggunaan sumber daya tertentu dapat dibahas dengan lebih percaya diri, rencana dapat diletakkan di tempat untuk menutup kontrak dan melepaskan sumber daya pada akhir proyek
Ketika rencana selesai, jadwal dikembangkan, dan baseline didirikan, yayasan ada untuk membuat pernyataan publik tentang proyek yang diharapkan tanggal-tapi pengiriman masih berbicara dalam hal jendela pengiriman agak dari batas waktu kalender tertentu.
Proses yang dimulai ketika proyek dimulai berujung pada keputusan oleh sponsor proyek dan pelanggan untuk melaksanakan rencana dan lanjutkan dengan pekerjaan. Persetujuan perkiraan berbasis rencana oleh sponsor dan pelanggan berarti bahwa proyek siap untuk memasuki fase eksekusi nya siklus hidup.
Bagaimana proyek dijadwalkan , serta tingkat detail yang dilacak untuk tujuan pengendalian , berbeda dari satu proyek ke proyek berikutnya . Jika kita memikirkan jadwal sebagai memiliki berbagai tujuan , kita bisa membuat penilaian yang lebih baik tentang bagaimana untuk membuat satu jika kita fokus pada berbagai keperluan memenuhi jadwal .
jadwal Kontrol
Waktu pada proyek secara keseluruhan - salah satu sumber daya tim proyek harus bekerja dengan - dikontrol menggunakan jadwal , yang didasarkan pada definisi lingkup proyek , WBS , dan tugas .
Tim proyek harus menentukan peran yang tepat bagi pelanggan dan harus struktur itu untuk efektivitas . Semakin awal keterlibatan , semakin baik respon . Tim perlu membentuk harapan pelanggan . Ketika merencanakan strategi pelaksanaannya , tim dapat mengidentifikasi titiktitik dalam proyek untuk melibatkan pelanggan aktif dalam proyek dan pelaksanaannya . Dengan demikian , itu adalah ide yang baik untuk mempertimbangkan bagaimana untuk menangani dan mengatur :
Harapan pelanggan peran pewaris dan pengaruh potensial Mengembangkan kebutuhan pelanggan ke dalam format yang berguna untuk tim bimbingan Mendefinisikan kriteria pelanggan keberterimaan produk Mengelola kebutuhan pelanggan dalam produksi aktual dari hasil proyek
Setelah jadwal yang layak dan manajer proyek dan tim diberikan kewenangan untuk melanjutkan dengan implementasi, sejumlah eksekusi fase detail masih perlu melalui kerja
Sumber daya harus dimobilisasi , vendor eksternal harus dipilih dan ditempatkan di bawah kontrak , infrastruktur harus dibentuk untuk rumah produk kerja , dan orang-orang harus memiliki sarana untuk mengakses apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan melacak
Perencanaan Pelaporan Pelaporan terus sponsor proyek , pelanggan , tim , dan stakeholder cukup informasi untuk membuat keputusan yang bertanggung jawab dalam mendukung proyek Perencanaan Pengadaan Sebuah proses harus berada di tempat untuk memperoleh informasi , kutipan , tawaran , menawarkan, atau proposal , serta seperti untuk negosiasi kontrak tertulis dengan penjual yang dipilih. Sebuah keputusan tunggal Pembuat harus ditunjuk untuk menangani kontrak , vendor , subkontraktor staf, dan layanan Pengelolaan Anggaran akurat dalam menilai apa yang diperlukan untuk melakukan setiap bagian dari rencana . Jika sumber daya yang digunakan terlalu cepat , yang hasil mungkin tertunda , atau sumber daya harus diambil dari inisiatif yang lain yang layak untuk menyelesaikan proyek
Perencanaan untuk Tim Dukungan Perencanaan untuk mendukung tim membutuhkan menilai tempat kerja , teknologi , kapasitas untuk menyerap ekspansi tim , dan kompatibilitas proyek diperlukan informasi dengan kemampuan dan keterbatasan organisasi tuan rumah itu sistem pelaporan Kkebijakan Tim dan Standar kebijakan hanya pemahaman antara tim untuk bagaimana keputusan manajemen harus dilaksanakan Sebuah rencana yang baik - berkualitas tergantung pada standar yang baik . mengelola strategis inisiatif seluruh proyek juga tergantung pada pengaturan dan mengikuti standar Tim Pusat Bank Pengetahuan Tim kepemimpinan harus menyiapkan lokasi untuk tim untuk mengirim informasi mereka dan output . Maka output kerja harus tersedia untuk semua orang yang membutuhkannya
Perencanaan Mengelola Perubahan Proses yang baik untuk menangkap , memprioritaskan , standardisasi , dan mendistribusikan perubahan akan menghemat waktu dan kebingungan sebagai proyek bergerak ke eksekusi Menambahkan Kontrol Proyek Tingkat-tingkat kontrol dapat dimasukkan ke dalam jadwal di iteratif Proses berdasarkan berlalunya waktu, atau bulan , bukan tanggal
Tim proyek bergantung pada struktur proyek yang komprehensif yang mendefinisikan peran, wewenang, dan hubungan pelaporan , mempromosikan kerja sama tim, dan memfasilitasi produksi bekerja
Penataan Kerja
Bahan dan format produk kerja tim dapat menyederhanakan administrasi dan bekerja kontrol kualitas
RENCANA KOMUNIKASI
individu terampil dalam komunikasi untuk dapat meminta membuat rencana komunikasi
Tim proyek harus menentukan peran yang tepat bagi pelanggan dan harus struktur itu untuk efektivitas.Semakin awal keterlibatan, semakin baik respon Dalam merencanakan strategi pelaksanaannya, tim dapat mengidentifikasi titik-titik dalam proyek untuk melibatkan pelanggan aktif dalam proyek dan pelaksanaanya dalam mempertimbangkan bagaimana untuk menangani dan mengatur.
Peran dan Tanggung Jawab Pelanggan Untuk berbicara dan mewakili kepentingan akhir pengguna dalam mendefinisikan kriteria penerimaan dan persyaratan pelanggan Memberikan putusan tepat waktu dan masukan saat tahap produk memerlukan (beberapa akan ditandai secara resmi pada jadwal, dan lain-lain tidak akan) Memberikan masukan kepada rencana proyek dan persetujuan umum dari rencana Menerima dan pengujian baik kiriman interim dan final kiriman Menyetujui atau menolak permintaan perubahan penting yang disajikan oleh tim Memberikan umpan balik pada akhir proyek
Kadang-kadang, sebuah proyek memiliki "pelanggan" yang tidak dapat diidentifikasi sebagai satu individu perwakilan pelanggan dapat dipilih untuk mengambil bagian dari nasabah individu dalam proses perencanaan dan ulasan Untuk satu proyek, peran pelanggan persyaratan teknis resensi, pengguna, resensi fungsional, dan ekonomi resensi anggaran mungkin dipenuhi oleh satu, dua, atau bahkan lebih banyak orang
Tingkat lain stakeholder mungkin tidak terlibat secara langsung dalam pendanaan proyek atau menentukan kriteria penerimaan, tetapi mereka memiliki kepentingan dalam hasilnya proyek . Kepuasan pelanggan sering meluas ke kelompok pelanggan yang lebih besar, ketidakpuasan stakeholder daerah tangensial dapat mempengaruhi keberhasilan proyek
KUALITAS RENCANA
Rencana mutu harus dibentuk tim untuk referensi ketika tim mulai bekerja. Rencana mutu mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan bagaimana standar tersebut akan puas. Dalam beberapa kualitas proyek dibangun ke dalam proses pengembangan produk dan gerbang kualitas dilacak pada setiap tahap. Dalam beberapa kualitas proyek yang dibangun ke dalam kontrak sehingga kiriman kontrak diperiksa sepanjang jalan
Kelompok 5