PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya: r ang tem!

at beker"a, tem!at ked d kan !im!inan, "a#atan instansi dan sebagainya$ Dalam ba%asa &nggeris o''ice memiliki makna yait : tem!at memberikan !elayanan (ser)ice*, !osisi, ata r ang tem!at ker"a$ Sedangkan secara !raktis kantor mer !akan tem!at orang+orang melak kan kegiatan,akti)itas yang ber% b ngan dengan !elayanan berbagai keterangan !ada yang memb t %kannya$ Akan teta!i dengan !erkembangan yang !esat !ada bidang teknologi de#asa ini, kantor! n berkembang, ia b kan sekedar tem!at, melainkan sebagai sarana kegiatan !enyediaan in'ormasi, g na men n"ang kem da%an !elaksanaan t gas disegala bidang$ -ana"emen !erkantoran mer !akan !enera!an ' ngsi+' ngsi mana"emen !ada kantor, yakni !erencanaan, !engorganisasian, !engordinasian, !enggerakan dan !enga#asan kantor agar t " an kantor terseb t da!at terca!ai, dimana t " an kantor adala% !emberian !elayanan in'ormasi !ada !i%ak+!i%ak yang memerl kan, yait : !im!inan, !ara karya#an, kons men dan masyarakat Rumusan Masalah Berdasarkan !ada latar belakang diatas maka da!at disim! lkan makala% ini akan men"elaskan mengenai :Pengertian .antor/,A!a ' ngsi kantor/, A!a sa"a k ali'ikasi -ana"er adiministrasi !erkantoran/, A!a keb t %an Sekertaris dalam bisnis/, A!a sa"a k ali'ikasi seorang sekertaris/, A!a it b siness tra)el, .on'erensi/ Tujuan Penulisan Berdasarkan r m san makala% diatas, t " an !en lisan makala% ini yait : -engeta% i !engertian dari kantor Da!at men"abarkan ' ngsi+' ngsi dari kantor0 -engeta%i a!a k ali'ikasi mana"er administrasi kantor0 -engeta% i keb t %an sekrtaris dalam bisnis0 -engeta% i k ali'ikasi sekretaris0 1 Ergonomic, Pengat ran

-engerti a!a it Ergonomic, Pengat ran b siness tra)el, .on'erensi0

MANAJEMEN PERKANTORAN A$ 2 ngsi .antor, -en"aga &n'ormasi -ana"emen(1* 3$4$Denyer !erna% mengem kakan ba%#a si'at dasar ' ngsi kantor dalam d nia sa%a it adala%: biasanya mer !akan sek nder ter%ada! t " an !okok sa%a (misalnya: !rod ksi !abrik ter"adi sebel m administrasi kantor* kantor mer !akan kom!lementer ter%ada! t " an !okok !emabrikan tan!a kom!ilasi sa%a ("adi tidak m ngkin melaksanakan sa%a (misalnya dengan !a%, !embelian ba%an dan sebagainya*$ kantor

mer !akan akti)itas !enga#asan ter%ada! t " an !okok !enga#asan anggaran, !enga#asan ke angan dan !ersonalia* 2 ngsi .antor terdiri atas: Penerima in'ormasi0 Pencatatan in'ormasi0 Peny s nan in'ormasi0 Pemberian in'ormasi0 Pera#atan akti)a0 5ecords dan 5e!orts

5ecords iala% !ernyataan 'akta ata !erbandingan$

!enda!atan tert lis yang !enting

nt k

keb t %an masa de!an sebagai la%an !engambilan ke! t san dan sebagai ba%an Unt k bagian !rod ksi, kantor menyim!an catatan mengenai !embelian ba%an bak , "am ker"a masing+masing !ega#ai, !erlengka!an yang dig nakan, catatan biaya mesin, !emeli%araan, !eny s tan, catatan in)entaris dan " mla% nit !rod ksi$Unt k bagian marketing menyim!an catatan ga"i dan komisi bagian !en" alan, )ol me !en" alan masing+masing !en" al men r t daera% !en" alan, barang+barang yang lak dan yang dikembalikan ole% kons men$-engenai !ersonil dicatat data !ersonil, k ali'ikasi, golongan ga"i, !engalaman ker"a dalam !er sa%aan, masa !eng s lan naik !angkat dsb$.ores!onden -ana"emen kantor bertangg ng "a#ab menga#asi kom nikasi tert lis, k% s snya s rat meny rat$ Se!ertiga !eker"aan kantor mengenai kom nikasi tert lis, s rat meny rat, s rat mas k, s rat kel ar, kores!onden antar de!artemen, dan memo$ Pengiriman dan Penerimaan s rat -em satkan !enanganan s rat+s rat melal i !os adala% !rinsi! tangg ng "a#ab yang baik dan ter! sat$ Sebab s rat mas k dan 6

s rat kel ar %ar s diat r dengan baik$ S rat kel ar dan mas k diberi agenda ata nomor s rat se%ingga m da% dicari bila di!erl kan dan diarsi!kan$ Sistem arsi! biasanya mengg nakan kode dalam tiga bent k, yait : Sitem al!%abetic, dilak kan dengan % r ' ab"ad, dengan mengelom!okkan nit !er nit$Sistem n meric, dengan mengg nakan angka$ mengelom!okkan dengan nomor tertent $ Se!erti kode 77: r san m m, dsb$ 6,8 B$ -ana"er !erkantoran$ -ana"er !erkantoran bert gas sebagai !enangg ng "a#ab !engelola in'ormasi, system in'ormasi, tek%nologi ma ! n SD- yang ada nt k memaksimalkan !rod kti)itas bagian administrasi yang di!im!in$ Dalam !and an mengenai tangg ng "a#ab yang menyertai !osisi ses ai dengan ' ngsi mana"emen men r t 9 ible (6771*: a*$ Perencanaanmenegembangkan t " an dan sasaran dari masing+masing ' ngsi serta layanan kantor, termas k layo t, lingk ngan, telekom nikasi, arsi! dll$ -enganalisi keb t %an g na mendisain serta mengim!lementasikan secara total ' ngsi dan layanan kantor yang bar 0Selal mengik ti !erkembangan terbar dalam bidang !erkantoran dengan melak kan !er ba%an+!er ba%an yang di!erl kan nt k menci!takan layanan dan ' ngsi kantor yang e'ekti' dan e'isien0 -engembangkan kebi"akan yang men"amin terca!ainya t " an dan sasaran !er sa%aan$ b*$ Pengorganisasian$ -endeskri!sikan %al yang diangga! e'ekti' se% b ngan dengan !eman'aatan s mber daya alam0 -en"elaskan cara yang !aling e'ekti' bagi !ega#ai dalam men"alankan t gasnya0 -endesain metode dan !rosed r ker"a yang e'isien0 -en"amin !eman'aatan yang o!yimal dari !eralatan yang dimiliki ole% !er sa%aan0 c*$ Pengalokasian Sta'$ -en"amin e'isiensi dan e'ekti'itas !erekr tan !ega#ai bar m lai m lai !enem!atan !ega#ai yang te!at !ada !osisi yang te!at$ -enyediakan !el ang karir dan !engalaman yang da!at mem askan !ega#ai$ -enyediakan training yang te!at$ d*$ Pengara%an mengg nakan teknik yang e'ekti' dalam menga#asi !ega#ai$ -engg nakan teknik yang e'ekti' dalam memoti)asi !ega#ai$ -endesain r san m m, 17: !ersonalia, 67: !emasarn, dsb$Sistem al!%an meric, gab ngan !engg naan ab"ad dan angka$ -issal: S671:

system kom nikasi yang e'ekti' anta nit0 -en"amin ter!en %inya !ega#ai dengan kebi"akan dan !rosed r organisasi0 e*$ Penga#asan -engembangkan !rosed r yang e'isien dalam mengontrol k antitas dan k alitas yang dilak kan ole% !ega#ai$ -engembangkn !rosed r yang e'isien dalam men"ad#alkan ker"a$ -engembangkan !rosed r yang e'isien dalam mendeskri!sikan !eker"aan yang tidak terselesaikan$ -engelola nit anggaran : . ali'ikasi dari mana"er kantor yait da!at ditin"a dari s d t ke!ribadian dan latar belakang k alitas ke!ribadian, !endidikan dan lati%an serta !engalaman bisnis yang ada !ada diri seorang mana"er kantor$ a* . alitas Pribadi . aliats !ribadi dala% s at ability dari seorang mana"er dimana seorang man"er dit nt t nt k memiliki kemam! an administrati' dan " ga mem! nyai ide+ide yang akan diberikan ke!ada to! management$ Seorang man"er " ga dit nt bisa menyam!aikan !enda!at dan ima"inasi yang "elas dan rasional, dan " ga so!an serta memiliki si'at loyal$ Dari kebanyakan kas s yang diteliti keso!anan dan integritas adala% karakteristik yang sangat menarik sebagai seorang mana"er b* Pendidikan dan Lati%an Pada saat ini keb t %an dalam meningkatkan !engeta% an tentang administrati' sangat di!erl kan bagi seorang mana"er$ Demikian! la di!erg r an tinggi, s da% lama diberikan matak lia% yang ber% b ngan dengan mana"emen kantor$ c* Pengalaman Dalam diri seorang mana"er kantor, !engalaman adala% s at %al %ar s dimiliki diamana !engalaman terseb t ber!engar % !ada !eker"aan orang terseb t$ A!abila orang terseb t mem! nyai !engalaman yang banyak maka dalam menger"akan !eker"aaan akan terasa m da% selain !engalaman !engeta% an ditingkatkan$; 4$ .eb t %an Sekretaris dalam Bisnis$< Sekretaris adala% !eker"a !ro'essional, sekretaris ber% b ngan ra!at dengan karya#an, menga#asi !eker"a !ersonil lainnya, dan bertangg ng "a#ab ter%ada! banyak !eker"aan administrati)e yang !enting$$ Ada bermacam+macam sekretaris, se!erti !ersonal secretary, !ri)ate secretary, b siness secretary, dan e=ec ti)e secretary$ Personal secretary di!erl kan nt k melak kan !eker"aan dir ma% se!erti b sinessmen yang s da% !ension, actor dan !en lis$ >%e !ri)ate secretary di!erl kan : dalam ak nting, !eker"aan kesekretariatan " ga %ar s

sebagai !embant eksek ti' dalam !er sa%aan besar nt k mengelola kores!onden dan menga#asi !eker"aan administrati)e$ Peker"aan secretary antara lain, mencatat !esan+!esan eksek ti', mengedit, menga#asi !ega#ai, !eker"aan administrati' lainnya$ D$. ali'ikasi Seorang Sekertaris$? .es ksesan seorang sekertaris sanagat tergant ng dengan kemam! an dan ketram!ilan yang dimiliki dan " ga ke!ribadian dan baik$ Dia " ga %ar s memiliki intelegensi diatas rata+rata yang dimana bisa memb at !erkiraaan yang te!at, daya ingat yang ta"am, !at %, dan ma beker"a keras$ Dalam diri seorang sekertaris !enam!ilan diri " ga sangat mem!engar %i daya tarik orang yang datang ke!er sa%aan terseb t$$Selain kemam! an intelegensi yang tinggi, keadaan 'isik " ga sangat !enting$ Seorang sekertaris di%ada!kan !ada keadaan!ost r t b % yang ideal, !enam!ilan yang mengesankan serta cekatan$ E$ Hal+%al lain yang Ber% b ngan Dengan Ur san .antor Didalam seb a% b k yang ber" d l @''ice Systems and Administration (Betty L$ Sc%roeder And Diane 5o t%ier Ara'*, da!at di raikan administrasi kantor meli! ti: @''ice >ec%nology,@''ice Administration,@''ice tec%nology -encak ! antara lain: 1* Data, &n'ormation Processing, mem!roses data dan tec%nologynya$ 6* Bord,&n'ormation Processing 8* 4omm nication >ec%nology, meli! ti tele!%one, telecomm nication, telecon'erencing, dan lain+lain$ :* 5ecords -anagement >ec%nology, 4om! ter systems ;* 5e!rogra!ic%s >ec%nology, 4o!ying, D !licating, >%e legal As!ect o' 5e!rogra!ic%$ <* So't#are and Hard#are$ ?* Ergonomics$@''ice Administration mencak ! antara lain: 1* 6* 8* :* B siness >ra)el0 5ecords -anagement0 5e'erence -aterials, 4on'erence and -eeting0 ; r san kores!ondensi, kearsi!an, t gas+t gas sosial, menerima tele!on, sebagai rese!sionis, dan berbagai

;* <* ?* C* D* a$

&n'ormation Distrib tion0 Doc ment Prod ction0 Aeneral o''ice Pros d res Britten com nication0 @ral 4om nications$ st di ilmia% tentang % b ngan karya#an

Ergonomics Ergonomics adala% s at

dengan lingk ngan 'isik termas k didalamnya % b ngan dengan kantor dan segala !eralatan serta sistem yang dig nakan$Dengan adannya ergonomics da!at dici!takan melal i bebera!a 'aktor se!erti desain !erabot kantor, tata letak, teknologi !erkantoran, s asana %alaman kantor, batas !enyekat r angan, dll$2aktor Ergonomics dili%at dari segi:E'ek Psikologis: Perabot kantor dan !erlengka!an, ca%aya, )entilasi, kondisi tem!erat r dan 'aktor s ara$E'ek P%isiologi: Uk ran tinggi, tata letak$'ek Sosiologis: Adanya !eneglom!okan ker"a, !embent kan tim, !embent kan sosialisasi$E'ek kom nikasi: Alat kom nikasi kantor b$ Pengat ran B siness >ra)el S at %al yang !enting dan sangat !erl di!er%atikan dan diat r ole% administrasi !erkantoran iala% kegiatan !er"alanan bisnis (b siness tra)el*$ S at !er sa%aan biasanya menyediakan anggaran tertent nt k be!ergian dalam rangka bisnis$ .egiatan bisnis tra)el terseb t diantaranya !emesanan tiket !esa#at, kereta a!i, ka!al, dan tem!at !engina!an, kem dian dok men+dok men yang akan diba#a$ Seorang sekertaris " ga %ar s mem! nyai bros r ata ! n in'ormasi yang )alid yang sia! di% b ngi nt k segala macam in'ormasi$$Bebera!a %al !enting yang %ar s di!er%atikan dalam !engat ran b sinesss tra)el: @rganisasi dan !rosed r tra)el$ -isalnya menyangk t: s rat ke! t san yang akan berangkat dan dimana lokasi yang akan dit " , lama k n" ngan dan acara a!a yang akan di%adiri$ Persia!an &tinerary &tinerary adala% s at rencana !er"alanan secara tert lis yang diberikan ke!ada seseorang yang akan ber!ergian , arsi! kantor dan nt k kel arganya$ Eang didalamnya tercant m tem!at yang akan >i!e !er"alanan Per"alanan it didalam dan dil ar negeri, "ika didalam maka kendaraan yang di!akai adala% !esa#at, kereta a!i, b s, sedangkan dil ar negeri mengg nakan !esa#at, ka!al la t, dan kendaraaan c%arteran$ < dik n" ngi, kendaraan, lama !er"alanan dll$

Dok men yang diba#a$Dok men yang disediakan bisanya adala% !as!or, )isa, s rat+s rat yang menyangk t t " an k n" ngan dan sebagainya$ >indak lan" tn Didalam s at !er"alanan akan memb t %kan ang yang dimana ang terseb t dig nakan sebagai !enyedian sarana dan !rasarana dimana setela% !er"alan terseb t maka %ar s diselesaikan la!oran !ertangg ng "a#aban ke angan, k itansi+k itansi, dan " ga la!oran bisnis yang tela% dilak kan yang dida!at dari %asil ra!at, negosiasi, s rat meny rat dengan relasi yang tela% ditem i$ c$ .on'erensi ata .on)ensi dan Pertem an.on'erensi ata kon)ensi !er sa%aan dide'inisikan sebagai !ertem an 'ormal dari sekelom!ok orang dengan t " an tertent $ .on'erensi ini dise!onsori ole% seb a% lembaga ata -eetings ata ra!at, !ertem an !ara !im!inan ata mana"er yang dilak kan se!ertiga #akt dalam semingg dan meng%abiskan 1;F anggaran belan"a !er sa%aaan adanya ra!at$GCH 2$ St di .as s Per sa%aan @totb s (P@* IEJ, yang berlokasi di!as r an, 3a#a >im r$, didirikan !ada ta% n 1D:7an ole% 6 bersa dara, Edi dan 3oni$ Per sa%aan ini a#alnya melayani trayek trans!ortasi Probolinggo+S rabaya$ Pert mb %an !er sa%aan lambat nam n stabil$ 2iloso'i mana"erial yang dian tnya agak konser)ati' dan k arang begit menerima konse! mana"emen modern$ Bila tidak r sak menga!a di!erbaiki, it !rinsi!nya$ Doni, ! tra sala% sat !endiri, saat ini men"adi direkt r ketika aya%nya !ensi n setela% ,mend d ki "abatan yang sama selama 67 ta% n$ Dia mem! nyai !rinsi! yang !rogresi' dengan mengim!lementasikan mana"emen !ersonalia dan konse! mana"erial terbar yang tela% ber%asil dilaksanakan di &ndonesia$Dia " ga ber%asil !ed li ter%ada! adanya kesen"angan koordinasi !ada akti)itas !erkantoran$ Saat ini, setia! s !er)isor kantor (sel r %nya 67* %ar s bertangg ng "a#ab ter%ada! sem a akti)itas !erkantoran yang dikelolanya$ -eski! n bebera!a bagian administrasinya berlangs ng baik, nam n sebagian besar tidak$$ Unt k it , dia berkeyakinan ba%#a keberadaan mana"er Administrasi akan memb at sem anya ber"alan sebagaimana mestinya dengan bertangg ng "a#ab mengordinasi sem a akti)itas organisasi$ nt k ra!at$ .arena seb a% lembaga tidak akan %id ! tan!a

Pengertian -ana"emen Perkantoran -en r t Para A%liPengertian ata De'inisi -ana"emen Perkantoran -en r t Para A%li adala% sebagai berik t : 1$ -en r t Art% r Arager, -ana"emen Perkantoran adala% ' ngsi tata !enyelenggaraan ter%ada! kom nikasi dan !elayanan #arkat dari s at organisasi$ 6$-en r t Billiam Le''ing#ell dan Ed#in 5obinson -ana"emen Perkantoran sebagai s at ' ngsi adala% cabang dari seni dan ilm mane"emen yang berkenaan dengan !elaksanaan !eker"aan !erkantoran secara e'isien bilamana dan dimana! n !eker"aan it %ar s dilak kan 8$-en r t Hal No rse -ana"emen Perkantoran tidak %anya mencak ! ' ngsi+' ngsi !elayanan !erkantoran, melainkan " ga bidang+bidang kontrol ' ngsional dan !engara%an administrati' ter%ada! kebanyakan !eker"aan kertas dan t lis :$-en r t Ed#in 5obinson -ana"emen Perkantoran berkenaan !engara%an dan !enga#asan ter%ada! !eker"aan !erkantoran ; $-en r t Billiam S!riegel dan Ernest Da)ies -ana"emen Perkantoran adala% !engara%an menyel r % ter%ada! akti)itas t lis sebagaimana dibedakan dari akti)itas+akti)itas se!erti !engangk tan,ke!abrikan,!erg dangan dan !en" alan <$-en r t Aeorge >erry -ana"emen !engendalian Perkantoran dan da!at dide'enisikan sebagai !erencanaan, serta !engorganisasian !erker"aan !erkantoran,

menggerakkan mereka yang melaksanakan nya agar da!at menca!ai t " an+ t " anyang tela% di tent kan lebi% d l $

A$ .ES&-PULAN &stila% administrasi !erkantoran dan mana"emen !erkantoran yait mem! nyai !engertian yang sama$D a !engertian ini " ga di!ertegas ole% PBB (1D<D* ba%#a ked anya memiliki !engertian yang sama, meski! n biasa istila% administrasi it lebi% banyak dig nakan dalam s ata Negara, sedangkan mana"emen lebi% banyak dig nakan ole% !er sa%aan$2 ngsi administrasi !erkantoran dig nakan sebagai saran nt k men"alankan seb a% !er sa%aan dimana memb t %kan kantor sebagai t " an !okok sa%a yang mencak ! akti'itas !enga#asan serta nt k men"alankan roda ekonomi s at !er sa%aan dimana kantor meng r si sem a administrasi diantarannya !embayaran ga"i !ega#ai, anggaran belan"a dan lain+lain$ 2 ngsi terseb t antara lain mencak ! :-ana"emen dan !engara%an >ata laksana,!enyelenggaraan Pelaksana secara e'isien, -ana"emen Penga#asan Pengendalian dan !enga#asan, Pengara%an dan !enga#asan$ Pengara%an Perencanaan, !engendalian dan !engorganisasian B$ SA5AN Dengan adanya karya ilmia% yang kami b at ini, saran kami adala% !embaca di%ar skan membaca secara t ntas se%ingga dalam menda!atkan in'ormasi yang baik dan da!at mengerti a!a sa"a yang di"elaskan !ada makala% ini$

Daftar Pustaka 1$ Pro'$Dr$HB c%ari,Alma, (Band ng,Al'abeta,6717*%tt!:,,agnienandit%a$blogs!ot$com,6711,11,!enganta r+bisnis$%tml* 6$ Badri - nir S koco, -ana"emen Administrasi Perkantoran -odern, (3akarta0 Penerbit Erlangga, 677?* 8$ %tt!:,,garnismanis$blogs!ot$com,6711,71,si'at+' ngsi+kantor$%tml :$ HPro'$ Dr$ H B c%ari Alma,(Band ng,Al'abeta,6717* 1<6+1<: ;$ <$ ?$ C$ Badri - nir S koco, -ana"emen Administrasi Perkantoran -odern, (3akarta0 Penerbit Erlangga, 677?*, %al D+17 Pro'$ Dr$ H B c%ari Alma,(Band ng,Al'abeta,6717* 1<: Pro'$ Dr$ H B c%ari Alma,(Band ng,Al'abeta,6717*1<< Pro'$ Dr$ H B c%ari Alma,(Band ng,Al'abeta,6717*1<<+1?7

17