LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PSB GENAP 2011

I. Pendahuluan

Kegiatan acara Pelepasan Sarjana Baru (PSB) Genap 2011 yang diselenggarakan
oleh IMA adalah kegiatan yang mengapresiasi para wisudawan yang baru lulus dan
melepas para wisudawan/ti untuk ke jenjang yang lebih tinggi lagi. Sekaligus
mempererat silaturahmi antar senior yang telah lulus dengan junior yang ada di bawah
nya.
Dengan berakhirnya kegiatan PSB (Pelepasan Sarjana Baru) Genap 2011, kami
segenap panitia akan memberikan laporan pertanggungjawaban atas setiap langkah
amanah yang telah diberikan kepada kami sebelum dimintai pertanggung jawaban oleh
Allah SWT di yaumul qiyamah nanti. Kami yakin begitu banyak kekurangan dan
kesalahan dalam proses penyelenggaraan kegiatan ini, namun di balik semua itu semoga
terdapat hikmah yang dapat dipetik dan membuat kita semakin arif dan bijak
menghadapi segala sesuatu di kemudian hari.
Kami juga ingin mengucapkan terimakasih banyak kepada pihak pihak yang
telah memberikan kontribusinya, MAHALUM FTUI, perjuangan para panitia PSB dan
pihak-pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Terima kasih telah
membantu menyukseskan acara PSB ini. Semoga Allah membalasnya dengan kebaikan
yang berlipat ganda ,amin.
II. Daftar Panitia PSB Genap 2011
Project Officer
+ Azka (082111034996)

Sekretaris Umum
+Dhela (085782544784)

Bendahara Umum
+ Asiyah (08567979229)
+ Cathy (081314046028)

Penanggung Jawab Danus
+Puteri (085781808368)

Penanggung Jawab Donasi
+ Nadita (085692798743)

Ka. Bidang Operasional
+ Aceng (08561819992)

Penanggung Jawab Acara
+ Nanditta (087888841093)
Staf:
+ Ishma (0818845272)
+ Adin (08175118930)
+ Adel (08568114943)
+ Sari (085715868020)
+ Monik
+ Dhreti

Penanggung Jawab Konsumsi
+ Kiki (081316062906)
Staf:
+ Febby (087876944354)
+ Indah (02193112643)
+ Rara (081380327465)
+ Yoha (085810432648)
+ Wika (085691235723)
+ Ayeng
+ Ina
+ Karla

Penanggung Jawab Keamanan
+ Aji (085267114527)
Staf:
+ Wayan (08568850960)
+ Widya (082113345665)
+ Wulan (08568835407)
+ Nico (08568888789)
+ Ima (081248475667)

Ka. Bidang HPD
+ Marin (085697660006)

Penanggung Jawab Publikasi
+ Chebe (085697458992)
Staf:
+ Dije (08197906230
+ Ayu (081384798497)
+ Nurul (085694449922)
+ Zaki (081363582828)
+ Awan (085697981695)
+ Ridho (08567612329)
+ Stenly (081260412617/08972882430)
+ Kresna (081383919993)

Penanggung Jawab Dokumentasi
+ Aodie (08561511117)
Staf:
+ Thata (081806019508)
+ Mire (08159145350)
+ Nevi (08567430054)

Ka. Bidang Sarana
+ Bobby (08978854465)
Penanggung Jawab Perlengkapan
+ Amung (085711803377)
Staf:
+ Aiko (02719170124)
+ Dio (085263303423)
+ Nikolaus (08979778809)
+ Annas (085691168138)
Penanggung Jawab Akomodasi
+ Faris
Staf:
+ Riri (085729144971)

Ka. Bidang Kreatif
+ Thariq (085719451177)

Penanggung Jawab Desain
+ Hafizh (087885010447)
Staf:
+ Andri Bambang (085668932932)
+ Andray (085691049909)

Penanggung Jawab Undangan
+ Ade (085718114477)
Staf:
+ Sandra (
+Dita (085693697199/081510516303)
+ Suha (08111833111)
+ Nuvi (081585920005)
+ Dila (085624507192)
+ Vera (081803740089)
+ Anthya (085692031992)
+ Upil (0817187358)
+ Handini (08158159267)
+ Annisa (085717023397)

Penanggung Jawab Dekorasi
+ Fathiyah (085697744460)
Staf:
+ Melinda (085640879848)
+ Farah (081210106104)
+ Tia (085213808051)
+ Milla (085648249243)
+ Adit (08568081994)
+ Frist (085692979241)
p 085695011272)
+ Maryam (08388918800)
+ Ditong (087885208292)












III. Laporan Pertanggungjawaban Bidang

A. Kesekretariatan
1. Deskripsi Kerja

Bidang kestari (kesekretariatan) berfungsi dalam pembuatan segala jenis
surat-menyurat, pembuatan proposal, hingga pengeditan LPJ di akhir masa
kepanitiaan.

2. Perencanaan

Timeline

JULI

17 18 23 28

SEKUM
(SURAT
MENYURAT
BY
REQUEST)
Deadline
Timeline
Minta data
sarjana +
dosen
Deadline
proposal
(word)
Surat
perizinan
side a


AGUSTUS

1 4

SEKUM
(SURAT
MENYURAT
BY
REQUEST)
Undangan
side a
Surat
perizinan
side b
SEPTEMBER

25

SEKUM
(SURAT
MENYURAT
BY
REQUEST)
Surat
perizinan
selasar

Pembagian tugas
Dhela :
Kendali
Timeline
Proposal (kegiatan,donatur,mini)
Persuratan (pengantar proposal, perizinan, peminjaman, izin ortu,
surat pembicara, surat izin pihak berwajib, dll)
Printer dan tintanya
Notulensi
Database (perusahaan,alumni,pembicara,panitia
LPJ
Anggaran Dana
Print segala bentuk surat dan proposal mini : Rp 75.000
3. Pelaksanaan
Timeline
Banyak sekali pekerjaan yang cenderung mundur dari timeline, hal ini
dikarenakan bidang kestari adalah bidang yang paling banyak berkaitan
dengan bidang lain sehingga apabila ada pergeseran dari bidang lain, maka
pekerjaan bidang kestari pun cenderung mundur. Beberapa tugas pun
kebanyakkan dilakukan secara dadakan.
Pembagian Tugas
Tidak adanya staff untuk bidang kestari, maka segala pekerjaan
dikerjakan oleh kabid.

Kegiatan di Hari H
Bidang kestari tidak terlibat secara langsung di hari H. Namun sifatnya
membantu memperlancar / mensukseskan pelaksanaan acara.



4. Evaluasi
Banyak surat yang diminta secara dadakan
Keluarnya surat sering sekali terhambat dikarenakan sulitnya untuk
mencari tanda tangan beberapa pihak yang terkait.

5. Saran
Meningkatkan koordinasi kepada pihak pihak yang terkait.


B. Acara

Kepala Bidang Operasional
1. Deskripsi Kerja
Bertugas untuk merencanakan keberlangsungan seluruh rangkaian acara, lalu
juga memonitori kerja PJ-PJ dibawahnya yaitu acara, konsumsi, keamanan dan
memastikan setiap pekerjaan berjalan sesuai rencana. Pada hari H tugas KaOps
adalah mengawasi jalannya acara agar berlangsung dengan baik dan teratur.


2. Perencanaan
KaOps berdiskusi dengan para PJ untuk pengaturan teknis berlangsungnya
seluruh rangkaian kegiatan acara pada hari H. Untuk perencanaan lebih detail
perbidang akan dijelaskan pada LPJ masing-masing bidang. Pada masa ini KaOps
selalu menjalin koordinasi yang baik dengan PJ-PJ nya. Seperti dengan PJ acara
KaOps berkoordinasi dalam membuat Juknis acara PSB side A dan side B. Setiap
H-1 acara KaOps mengadakan rapat teknis dengan seluruh bidang yang ada
dalam struktur kepanitiaan, rapat teknis diadakan aga seluruh bidang
mengetahui isi acara sebelum acara berlangsung dan juga pembagian tugas SDM
pada saat acara berlangsung

3. Pelaksanaan dan Evaluasi
Side A : Pada saat penjemputan wisudawan agak lama dan tidak sesuai juknis
(ngaret), karena wisudawan sulit untuk dikumpulkan banyak yang foto-foto
terlebih dahulu dan bertemu dengan orang tuanya. Tetapi acara side A nya
dimulaii tepat waktu dan berjalan dengan baik pada saat berlangsungnya acara,
selesainya pun lebih cepat dari yang dibuat di juknis. Keamanan bertugas baik
pada saat arak-arakan sehingga arak arakan berjalan dengan lancer. Konsumsi
yang disediakan juga cukup untuk memenuhi seluruh tamu dan undangan.
Side B : Untuk keseluruhan acara side B berjalan dengan lancer, kendalanya
hanya di teknis yaitu daya lisrik yang kurang kuat sehingga beberapa kali listrik
mati sehingga acara berhenti beberapa saat. Konsumsi makanan berat yang
disediakan cukup untuk para tamu dan terutama wisudawan, bahkan makanan
berat ada lebihnya sehingga para panitia juga bisa ikut menikmati hidangan,
tetapi minuman yang disediakan kurang, sehingga banyak tamu yang kehausan
tetapi dapat diatasi karena perlap dengan sigap membeli minuman. Keamanan
pada keseluruhan acara berjalan dengan baik tetapi kekurangannya adalah staff
keamanan yang kebanyakan adalah wanita tetapi tidak masalah karena cewek
ars bukan wanita biasa.

4. Saran
Untuk kedepannya bagi bidang operasional harus lebih terkoordinasi lagi dari PO
hingga ke PJ-PJ nya. Lebih berjalan lagi komunikasi dan info-info mengenai acara
itu sendiri agar tidak terjadi ketidaktahuan di dalam panitia. Saran yang paling
penting adalah staff keamanan usahakan lelaki, karena wanita kurang cocok
untuk dijadikan staf keamanan.
PJ Acara

1. Deskripsi Kerja
a. Bertanggung Jawab terhadap jalannya seluruh acara.
b. Mengonsep acara sesuai tema.
c. Mempersiapkan barang-barang yang dibutuhkan dalam konsep acara.
d. Menghubungi pengisi acara.
e. Penanggung jawab persegmen acara bertanggung jawab terhadap acara
yang dipegang.
f. Membuat timeline untuk keseluruhan acara dari awal hingga akhir.
g. Bertanggung jawab terhadap PO.
2. Perencanaan
a. Rapat bidang
b. Penentuan konsep dan alur acara
c. Membuat video (video diary angkatan 2007, video nominasi polling)
d. Menghubungi pengisi acara (oprec band, mc, tari yunani, sambutan,
maskot, drama teatrikal)
e. Menyiapkan barang-barang yang diperlukan dalam konsep acara
(mahkota, medali, trophy pemenang polling)
f. Koordinasi dengan bidang publikasi, perlengkapan, design, dan dekorasi.
g. Membuat petunjuk teknis dan rundown acara.
Untuk PSB Genap 2011 ini, kami mengambil tema Yunani sesuai
dengan permintaan angkatan 2007 dan tema ini dispesifikasi lebih lanjut
dengan mengangkat mitologi dewa-dewi Yunani kuno. Rangkaian acara
PSB Genap 2011 ini adalah :
ARAK-ARAKAN WISUDAWAN
Wisudawan di arak keliling UI dengan odong-odong setelah
prosesi wisuda di Balairung selesai.
SIDE A PSB Genap 2011
Acara wisuda resmi di departemen yang terdiri dari :
Sambutan (PO, Kepala Departemen, Ketua IMA, Perwakilan
Wisudawan, dan Perwakilan Orang Tua Wisudawan)
Pentogaan
Hiburan (Padus 2010 dan Persembahan Perwakilan
Wisudawan)
Foto-foto
SIDE B PSB GENAP 2011
Acara utama PSB Genap 2011 yang bertema mitologi dewa-dewi
yunani kuno yang terdiri dari :
Sambutan PO dan Ketua IMA
Tari Yunani
Drama Teatrikal Yunani
Band
Persembahan Angkatan
Video Diary Angkatan 2007
Video Nominasi Polling dan Pemberian Trophy Pemenang
Polling
Pemberian Medali
Padus 2010
3. Pelaksanaan
Dalam pelaksanaannya, PSB Genap 2011 Side A dapat berjalan dengan
lancar dan acara dapat selesai lebih cepat dari waktu di rundown. Dan pada Side
B, acara dapat terlaksana dengan baik, walalupun banyak perubahan dan
miskomunikasi saat pelaksanaan acara di hari-H.
4. Evaluasi
a. SIDE A
Pada saat pelaksanaan side A, tim acara dibagi dua tim, empat
orang standby di balairung untuk mengawasi jalannya arak-arakan, dan
lima orang standby di FT untuk mempersiapkan acara side A. Koordinasi
dari tim FT dan tim arak-arakan berjalan dengan baik. Namun, pada saat
pengangkutan wisudawan di Balairung agak terhambat karena ada
beberapa wisudawan yang sudah berpencar, dan ada wisudawan yang
sakit sehingga tidak bisa mengikuti arak-arakan serta kondisi cuaca saat
itu yang hampir hujan. Sedangkan, dalam persiapan di FT juga tim acara
yang benar-benar standby hanya tiga orang. Dan pada H-1 jam tim acara
banyak yang berpencar sehingga sulit untuk koordinasi karena ada
wisudawan dan ada beberapa orang tua wisudawan yang telah hadir di
tempat acara. Selain itu, mikrofon yang sudah diminta ke perlengkapan
sebenarnya berjumlah empat buah (untuk padus), namun entah kenapa
pada hari-H hanya disediakan dua buah, dan satunya pun baterainya
habis. Pada akhirnya, mikrofon yang digunakan dalam acara tetap dua
buah (mengganti baterai), namun sound system tidak bagus pada saat
padus dan persembahan dari wisudawan. Padahal, sebelumnya tim acara
sudah men-setting mikrofon tersebut sebelumnya, dan saat itu bidang
perlengkapan tidak ada yang standby sehingga mau tidak mau, tim acara
pula yang memperbaikinya. Namun, overall acara berjalan dengan lancar
dan selesai lebih cepat dari perkiraan.
b. SIDE B
Acara side B mulai terlambat 15 menit dan selesai terlambat 30-45
menit dari rundown seharusnya. Dan banyak susunan acara yang
dirombak karena beberapa kendala. Kendala yang ditemui adalah :
Penukaran susunan tampil band karena ada personil band
yang tidak bisa hadir sampai jam bandnya tampil. (TSM dan
Sempak Terbang). Sempat terjadi miskomunikasi tentang
penukaran band, ada satu band yang melakukan penukaran
jam tampil tanpa konfirmasi kepada penanggung jawab band
terlebih dahulu. Sehingga saat mau tampil, MC sempat bingung
mau memanggil nama band siapa.
Penayangan video dari Kak PA harus ditayangkan lebih awal,
karena ada senior 2007 yang merasa acaranya kelamaan dan
ingin cepat pulang. Hal ini mengganggu acara dan akhirnya PJ
Acara dan Penanggung Jawab Band harus berbicara kepada
perwakilan 2007 untuk memotong durasinya, namun ternyata
2007 yang lain tidak masalah jika acaranya terus berlanjut
sampai akhir, jadi semua acara tetap terlaksana tanpa ada
pemotongan durasi ataupun acara.
Band selain band 2007 banyak yang tampil diatas 2 lagu,
padahal saat oprec sudah diberi tahu bahwa hanya boleh
menampilkan 2 lagu, jadi hal ini juga menjadi faktor molornya
acara.
Saat acara, listrik sempat mati beberapa kali sehingga
mengganggu jalannya acara. Band yang sedang tampil pun mau
tidak mau harus berhenti.
Koordinasi dengan perlengkapan kurang, pada saat
penayangan video dan mempersiapkan bangku untuk band
yang ingin tampil, mau tidak mau tim acara, mc, dan kaops
yang mempersiapkan semuanya. Saat penayangan video pun,
sound tidak terdengar karena kabel jack yang tidak sampai dari
laptop ke sound system, jadi harus menggunakan mikrofon.
5. Kritik dan Saran
a. Setiap bidang harus benar-benar menjalankan tugasnya dan
berkomitmen dalam menjalankan tugasnya tersebut.
b. Apabila bidang tersebut menganggur pada saat acara dimohon
kesadarannya untuk membantu bidang yang sedang sibuk-sibuknya
mengurusi acara tersebut.

C. Sarana

1.Akomodasi
Deskripsi Kerja
Mengakomodir kegiatan dalam hal penyediaan tempat dan transportasi.
Perencanaan
Rekomendasi tempat awal :
PSB Side A
Ruang A 303, Engineering Center.
PSB Side B
Amfiteater Perpustakaan Pusat UI.
Gymnasium UI.
Pusbintakwa, Pusgiwa UI.
Tempat salah satu wisudawan.

Timeline Awal Bidang Akomodasi (halaman berikutnya)


Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
1 2
3 4 5 7 8 9
10 11 12 13
Survey Tempat PSB
Side B. Buat
Perkiraan Dana.
14 15 16
17 18 19
Survey Tempat PSB
Side B Lagi.
(Selesai)
20
TW2 ke Dekanat
cara minjem
ruangan.
21 22 23
24 25 26 27
Kepastian Tempat
PSB Side B.
28
Buat surat izin
ruangan PSB Side A.
29 30
31
JULI
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
1 2 3
Kasih surat untuk
PSB side A.
4
Buat surat izin
tempat PSB Side B.
5 6
7 8 9 10 11
Ruangan PSB Side A
fix.
12 13
14 15 16 17
Kasih surat untuk
PSB side B.
18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
AGUSTUS

Pelaksanaan
Pada pelaksanaannya, timeline yang dibuat tidak berjalan sesuai rencana. Hal ini
dikarenakan perizinan untuk PSB Side A membutuhkan waktu yang lebih lama
dari perkiraan karena terdapat kekurangan atau kesalahan dalam surat perizinan.
Lokasi PSB Side A: Ruang A 303, Engineering Center.
Untuk perizinan PSB Side B, dibutuhkan koordinasi dengan RT dan kepolisian
setempat untuk izin keramaian.
Lokasi PSB Side B: Tempat salah satu wisudawan, Jl. Nuri no 7 & 9 Kompleks
Jerman Bintaro Permai.
Untuk transportasi, warga menggunakan mobil pribadi dan sedikit bantuan
mobil dari panitia.
Evaluasi/Kendala
SDM hanya 2 orang.
Tidak terlalu mengenal daerah Jakarta.
Banyak tempat di UI yang tidak bisa dipakai karena berbagai hal (renovasi,
kapasitas kurang, bentrok dengan acara lain).
Saran
SDM diusahakan minimal 3 orang dan ada yang mengenal daerah yang menjadi
lokasi PSB.
Perizinan harus diurus sesegera mungkin agar tempat yang diinginkan tidak
dipakai oleh acara lain (sekitar H 1 bulan) atau terkena kendala-kendala teknis
lainnya.
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
1
Ruangan PSB Side A
fix.
2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 1 6
PSB SIDE A
17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
SEPTEMBER
Survey tempat dilakukan langsung bersama semua bidang yang berkaitan.
Jangan hanya beberapa bidang, sehingga survey menjadi terlalu sering dan tidak
efektif.

2. Perlengkapan
3. Deskripsi Kerja
Bertanggungjawab dalam mempersiapkan segala sarana perlengkapan
dari setiap bidang yang diperlukan demi kelancaran acara.
4. Perencanaan
Timeline
Mendata keperluan perlengkapan
Menyediakan keperluan perlap untuk psb side a
Mendata keperluan perlengkapan untuk psb side b
Menyediakan keperluan perlap untuk psb side
Jadwal rapat bidang : minimal 1 kali per minggu,
Pembagian tugas : membagikan tugas mencari dan mempersiapkan
perlengkapan sesuai persetujuan.

3. Pelaksanaan
Rapat bidang berjalan sesuai rencana.
Perlengkapan lengkap dan bagus, hanya beberapa pihak yang merasa
dirugikan.
Pada saat acara perlengkapan lengkap, hingga selesai acara.

4. Analisis SWOT
Strength Weakness Opportunity Threat

1. Memiliki link ke
berbagai tempat
peminjaman atau
perentalan
kebutuhan perlap.
2. Anak perlap
memiliki
kemampuan mobile
yang tinggi.

1. Kurangnya
koordinasi dari
bidang lain,
sehingga banyak
keterlambatan
daftar list yang
masuk ke perlap.

1. Mengetahui
daerah tempat
acara dengan
baik, sehingga
mudah mencari
perlap ang
kurang.
2. Barang-barang
tidak semuanya
di beli/sewa, ada
yang
dipinjamkan.

1. Bidang lain
memfungsikan
perlap untuk
mengerjakan
bidangnya.





5. Evaluasi
Koordinasi yang lebih baik lagi antara setiap bidang.
Minimnya SDM untuk perlap.
Koordinasi pembagian kerja dan SDM ke masing-masing bidang dengan jelas.


6. Saran
Anak perlap memang memiliki mobilisasi yang mudah, namun jangan
diberikan pekerjaan lain diluar pekerjaan perlap yang sudah ada, apa lagi
diberikan tanggungjawab oleh bidang diluar perlap. Kami memiliki SDM yang
sedikit, tapi banyak diberikan pekerjaan diluar bidang perlap, padahal bisa dilihat
perlap bekerja pada sebelum, berlangsung, dan berakhirnya acara, untuk itu tidak
diberikan tugas diluar bidang perlap lagi. Koordinasi pemilihan PJ dan Staff di tiap
bidang juga mohon di seleksi lebih baik, agar tidak terjadi minim pengetahuan di
bidangnya, dan dicari orang yang bermobilisasi tinggi serta komitmen yang kuat.


D. Publikasi

I. Perencanaan
Side A: - Membuat koordinasi dengan sekum untuk pembuatan surat undangan
dosen dan
wisudawan
- Menyebarkan undangan kepada wisudawan beserta orang tua wisudawan
- Menyebarkan undangan kepada dosen
- Publikasi arak-arakan kepada warga
- Memberi tahu meeting point saat hari-H kepada wisudawan
- Bekerjasama dengan bidang oprasional saat pelaksanaan side A
- Menjadi LO wisudawan
Side B: - Membuat koordinasi dengan PJ undangan untuk undangan side B
wisudawan +
undangan untuk warga
- Memberikan undangan side B kepada wisudawan
- Memberikan undangan kepada dosen
- Publikasi adanya PSB kepada warga
- Membuat peta lokasi side B berlangsung
- Publikasi adanya persembahan angkatan kepada setiap ketua angkatan
Timeline
No. Agenda
Juli Agustus September
I II III IV I II III IV V I II III IV V
1 Minta data wisudawan + data dosen ke TU
2
Publikasi "coming soon" melalui jenjaring
sosial
3
Koordinasi dengan sekum untuk
undangan Side A + undangan dosen



4
Koordinasi dengan sie.undangan untuk
undangan Side B
5
Koordinasi dengan sie.desain untuk poster
Side B
6 Cek progress undangan
7 Cek progress undangan
8 Cek progress undangan
9 Deadline poster Side B
10
Publikasi Side A kepada warga (melalui
flyer)
11 Cek progress undangan Side A dan B
12 Deadline undangan dosen
13 Deadline undangan Side A
14 Publikasi Side B melalui jenjaring sosial
15 Publikasi undangan dosen
16 Publikasi arak-arakan kepada warga
17 Publikasi arak-arakan kepada warga
18
Publikasi Side A kepada wisudawan lewat
sms
19
Publikasi Side A kepada wisudawan lewat
sms
20 Deadline undangan Side B
21 Konfirmasi kehadiran dosen
22
Publikasi arak-arakan kepada warga
melalui sms
23 Konfirmasi kehadiran dosen
24
Publikasi Side A kepada wisudawan
melalui sms
25
Publikasi Side A kepada wisudawan
melalui sms
26 Publikasi undangan Side A saat gladi resik
27
Konfirmasi posisi wisudawan sebelum
Side A berlangsung
28 Publikasi undangan side B
29
Publikasi Side B kepada warga (datang ke
studio)
30
Publikasi Side B kepada warga (datang ke
studio)
31
Publikasi Side B kepada warga dan
wisudawan melalui sms
32
Publikasi Side B kepada warga dan
wisudawan melalui sms
II. Pelaksanaan (Pencapaian Kinerja)
Side A: - Pada awalnya undangan dibuat dan diperuntukan bagi 25 dosen. Namun,
dengan
Adanya usulan untuk memberikan undangan dosen dengan perwakilan
undangan
kepada ka.dept, sehingga undangan untuk dosen semua disosialisasikan
oleh ka.dept.
Akhirnya 4 undangan sisa tidak diberikan kepada dosen lain.
- Undangan untuk wisudawan dibagikan dalam 2 cloter. Pertama dengan
membuka stand
publikasi pada tanggal 5-9 September 2011, dan kedua saat gladi resik
berlangsung,
yaitu tanggal 15 September 2011.
- Publikasi arak-arakan kepada warga dilakukan di minggu pertama setelah
awal masuk, sekitar tanggal 12-14 September 2011 dengan mendatangi
setiap studio dan melalui jarkoman sms H-1 kepada ketua angkatan 2009
dan 2008.
- Setiap anggota publikasi berperan aktif dalam memberi kabar via sms
kepada wisudawan.
Side B: - Undangan untuk dosen, diberikan kepada ka.dept untuk kemudian
disosialisasikan
kepada dosen lainnya.
- Publikasi side B kepada warga dilakukan H-7 sebelum side B berlangsung
dengan mendatangi setiap studio dan melalui jarkoman sms H-1 kepada
ketua angkatan 2009 dan 2008. Sebelumnya juga telah memasang poster di
beberapa tempat, seperti setiap studio, mading, dan pusjur.
- Pengalihan alokasi dana untuk pulsa menjadi dana untuk biaya print poster.
- Peta untuk warga dibagikan H-1 sebelum side B dengan setiap studio
mendapat jatah 25 lembar peta. Selain itu peta berukuran A3 ditempel di
mading, dan ada pula peta yang di-upload di indowebster.
- Setiap anggota publikasi berperan aktif dalam memberi kabar via sms
kepada wisudawan.
III. Evaluasi (Kendala & Solusi)
Side A













No. Kendala Solusi
Banyak warga yang protes tentang peta yang tidak
jelas, ada CP dalam peta namun fungsinya menjadi
tidak maksimal karena jarang ada yang
menghubungi
5.
Poster telat dari deadline yang seharusnya Setelah poster jadi langsung mengeprint kemudian
ditempel keesokan harinya di setiap studio
1.
Kesulitan menemukan cap IMA yang dipegang oleh
panitia ekskursi saat ingin memberikan undangan
dosen
Ka.dept menerima surat undangan tanpa cap (atas
permintaan beliau)
2.
3. Kesulitan dalam pembuatan peta, karena rute yang
ditempuh cukup jauh dari UI, peta yang dibuat
berukuran A2 jika mau terlihat jelas
Tetap mengeprint dalambentuk A4, tetapi juga
meng-upload peta sehingga bisa di unduh sendiri
dan diperbesar
Mengefektifkan publikasi melalui jarkomangkatan
dengan memberikan informasi sedetail mungkin
melalui jarkom
Kurang maksimalnya publikasi ke studio-studio
karena saat publikasi berlangsung banyak studio
yang sedang mandiri
4.
Panitia yang dihubungi warga kemudian
menghubungi CP untuk mendapatkan informasi
pasti mengenai rute yang ditempuh
Side B































Evaluasi Kinerja Anggota
Secara keseluruhan passion dari semua anggota publikasi sudah baik, dari
awal plotting SDM, sudah ada kesadaran bahwa masing-masing memiliki tugas yang
harus dikerjakan sesuai timeline yang sudah dibuat.
Namun dalam pelaksanaannya, kepedulian dari beberapa anggota mulai
menurun, terutama saat memasuki fase kuliah. Banyak yang lebih mementingkan
tugas kuliah, tetapi tidak memberikan kabar, sehingga sempat terjadi kebingungan
karena saat itu harus menjalankan salah satu tugas. Hal ini sudah dievaluasi di rabid
terakhir dan masalah internal sudah clear. Sehinga pada tugas selanjutnya, kinerja
setiap anggota mulai meningkat lagi dan lebih baik dari yang sebelumnya.



Saran
No. Kendala Solusi
Jika bertemu warga secara langsung,
mengajak untuk datang dan ikut arak-arakan
5.
Memaksimalkan SDM yang ada, dan ada
beberapa pihak yang ikut datang membantu
kelancaran pembagian undangan side A
kepada wisudawan
Pada saat gladi resik, SDM dari publikasi yang
tersedia untuk membagikan undangan
terbatas, karena banyak yang berhalangan
4.
Ada inisiatif dari salah satu staff untuk
meminta nomer wisudawan yang belum ada
kabar kepada wisudawan lain
Saat hari H berlangsung, fungsi LO kurang
maksimal, mengakibatkan banyak
wisudawan yang tidak jelas keberadaannya
7.
Saat meminta data 2007 dari Humas IMA, ada
beberapa data wisudawan yang tidak
lengkap
Berkoordinasi dengan pihak 2007, agar
membantu kelancaran jarkom untuk
wisudawan
1.
Adanya permintaan dari pihak 2007, agar
undangan diberikan sebelum gladi resik
Membuka stand pengambilan undangan side
A saat tanggal 5-9 September 2011
2.
Saat hari H berlangsung, banyak wisudawan
yang berpencar, tidak langsung ke meeting
point pada jam yang ditentukan.
Membuat koordinasi untuk mengadakan
sweeping dengan panitia lain
6.
Akhirnya kembali menggunakan plan awal,
dimana undangan dibagiakan saat gladi resik
berlangsung
Saat stand dibuka, ternyata hanya 14
wisudawan yang mengambil undangan
3.
Jarkom publikasi arak-arakan warga kurang
maksimal, karena ternyata jarkom dari
ketang masing-masing banyak yang tidak
diteruskan
Ada misscommunication saat arak-arakan
berlangsung, dimana publikasi mendapat
tugas menunggu wisudawan yang belum
datang, sementara yang lain arak-arakan.
Padahal sehabis arak-arakan publikasi
bertugas membagiakan undangan side B.
8. Misscommunication yang terjadi bisa
diselesaikan dengan baik. Sub bidang
undangan dan konsumsi membantu
pembagian undangan side B saat publikasi
belum datang.
Koordinasi dengan setiap pihak sangat diperlukan, dan harus diupdate
perkembangannya agar tidak terjadi kesalahpahaman dan kesalahan plotting SDM di
waktu yang penting. Kesadaran tiap anggota terhadap tanggung jawabnya sangat
diperlukan agar mendukung keberhasilan jobdesc dan timeline yang telah dibuat.
Perencanaan harus dibuat secara matang dengan memikirkan kemungkinan-
kemungkinan yang akan terjadi kedepannya, sehingga saat pelaksanaan tidak terlalu
banyak menemui kendala.

IV. Lampiran
Notulensi rapat bidang
Hari/Tanggal Absensi Agenda Pembahasan
Selasa, 5 Juli
2011
Faradika Ayu Rincian jobdesc
Pembagian jobdesc dibuat perangkatan agar
lebih fokus dan terkoordinasi
Ayu Pratitha
Jadwal baru rapat
rutin
Adriawan Rahman
Teknis publikasi kepada wisudawan sama
seperti teknis publikasi PSB ganjil:
undangan Side A diberikan saat gladi resik
wisuda, undangan Side B diberikan saat Side
A berlangsung
Eka Kresna


Jadwal rabid rutin tetap hari Selasa, tetapi
dimulai pukul 09.00 bukan 10.00

Selasa, 12 Juli
2011
Faradika Ayu Pembagian Jobdesc
Jobdesc dibagi kepada seluruh anggota
publikasi dengan kocokan
Ayu Pratitha Penyusunan Timeline
Sarah Dwidara Estimasi Biaya Timeline sudah dibuat berdasarkan hasil
tanya wawasan kepada PJ publikasi
sebelumnya
M. Ridho Zul
Ikhwan
Eka Kresna
Untuk keperluan, seperti menelpon dosen,
direncakan akan membeli 1 nomer sebagai
CP Stenly Lim
Kemungkinan estimasi biaya yang keluar
sebesar Rp 50.000,00 untuk pulsa CP

Sabtu, 30 Juli
2011
Faradika Ayu Masalah tidak adanya
kontak 2007
Database 2007 akan diminta melalui salah
satu dari wisudawan
Ayu Pratitha
Sarah Dwidara
Penarikan dana
sumbangan
Untuk penarikan dana sumbangan
wisudawan akan dikoordinasikan lagi
dengan pihak donasi
Eka Kresna Perubahan timeline
Pembagian tugas CP
2007
Timeline pada bulan Agustus akan
dimundurkan pada hari Sabtu sesuai jadwal
rapat pleno agar memudahkan koordinasi

dll disesuaikan dengan
kebutuhan

Timeline pada awal September akan
dimundurkan dan disesuaikan dengan
tanggal liburan dan awal masuk
Pembagian tugas CP setelah database 2007
diterima

Jumlah dosen yang tidak terlalu banyak,
memungkinkan untuk pengurangan estimasi
biaya dan tidak dibutuhkannya nomer baru
sebagai CP dari publikasi



Pengantisipasian saat pembagian undangan
saat gladi resik 2007 agar tidak bentrok
dengan jadwal kuliah

Memaksimalkan publikasi ke studio untuk
publikasi kepada warga seefektif mungkin
karena jadwal studio yang padat

Untung ttd undangan Side A, jangan lupa
untuk membuat koordinasi dengan ketua
IMA saat awal masuk semester 3
Kamis, 22
September
2011
Faradika Ayu Perbaiki fungsi LO
Maksimalkan kinerja sesuai fungsi LO,
menghafal muka wisudawan, minimal yang
di LO-kan Sarah Dwidara
Plot setelah selesai
menjadi LO
Nurul Septianty
Plot setelah selesai menjadi LO, laki-laki
membantu keamanan, perempuan
membantu konsumsi dan acara
M. Ridho Zul
Ikhwan
Eka Kresna
Lebih aktif mengajak 2010 untuk ikut
publikasi kepada warga









D. Dokumentasi
I. PERENCANAAN

Mendokumentasikan proses persiapan acara dan mendokumentasikan setiap acara
yang berlangsung baik PSB Side A dan PSB Side B. Membagi staf dokumentasi yang
bertugas di area-area tertentu sehingga setiap peristiwa yang berlangsung dapat
diabadikan.
II. PELAKSANAAN
Setiap staf dokumentasi dibagi ke beberapa area untuk mendokumentasikan acara
yang berlangsung. Pada hari H proses pendokumentasian berjalan dengan lancar.
Sebisa mungkin semua peristiwa sudah didokumentasikan.
III. Evaluasi

A. Kendala
- Hanya mendokumentasikan dalam bentuk foto karena video kamera
(handycam) yang seharusnya digunakan tidak dapat digunakan pada hari
H.
- Kurangnya SDM (hanya berjumalah 4 orang) sehingga hampir kewalahan
dalam proses pendokumentasian.

B. Solusi
- Memaksimalkan proses pendokumentasian dalam bentuk foto sehingga
walaupun tidak
ada video kamera tapi semua peristiwa dapat diabadikan.
- Beberapa orang di luar bidang dokumentasi ikut membantu dalam proses
pendokumentasian sehingga bidang dokuentasi tidak kewalahan.

IV. SARAN
- Tidak hanya mendokumentasikan dalam bentuk foto namun juga dalam bentuk
video
- Mengecek kembali kondisi alat untuk pendokumentasian sebelum hari H
sehingga semua
alat dapat digunakan dengan baik.
- Menambah jumlah SDM sesuai dengan kebutuhan.


















V. LAMPIRAN FOTO

Sebelum Hari H (Rapat, Jualan, Persiapan Dekorasi)


PSB Side A













PSB Side B





E. Konsumsi
1. Deskripsi Kerja
Secara umum, deskripsi bidang konsumsi adalah sebagai berikut:
Bertanggung jawab terhadap tersedianya konsumsi untuk peserta, panitia, dan
pengisi acara.

2. Perencanaan
Timeline
JULI 2011
SENIN SELASA RABU KAMIS JUMAT SABTU MINGGU
29 Juni
Rapat Rutin PSB
Rabid Konsumsi
1
1 Juli
Pencarian
katering/staff

4 Juli
TWTW Pj
konsumsi
PSB 2010
6 Juli
Rapat rutin
Rabid konsumsi
2
Pembuatan
anggaran dana


13 Juli
Rapat rutin PSB
Survey katering
1
16 Juli
Perincian
Anggaran
dana
17 Juli
Pengumpu
lan TL &
anggaran
dana
18 Juli
Rakor
Rabid
konsumsi
3
Survey
katering 2

27 Juli
Rapat
rutin PSB
Rabid
Konsumsi
4


AGUSTUS 2011 : LIBUR PUASA & LEBARAN
SEPTEMBER 2011
SENIN SELASA RABU KAMIS JUMAT SABTU MINGGU


1 Juli
Pencarian
katering/staff

4 Juli
TWTW Pj
konsumsi
PSB 2010
7 September
Rapat rutin PSB
Rabid konsumsi 5

14 September
Pesan konsumsi
untuk SIDE A &
SIDE B
16 September
PSB 2011 SIDE
A

-----------------
-
----------
-
----------------- -----------------
19
September
Booking
Fee
katering

21 September
Pembayaran
Lunas Katering
Rapat rutin PSB
Koordinasi dgn
perlap

1 oktober
PSB
Genap
side B



Penjelasan Timeline
Timeline (barchart) disusun berdasarkan proses, kebutuhan bidang
Konsumsi, situasi dan kondisi panitia. Berisi urutan kerja yang dilakukan,
dimulai dengan jadwal rabid, mengumpulkan hasil laporan tiap sub-bidang,
pencarian solusi dari masalah-masalah, me-list peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan bidang konsumsi kepada bidang perlengkapan. Jangka waktu
dari 29 Juni 2011 sampai 30 September 2011. Pada pelaksanaanya, setiap rapat
bidang selalu dilakukan sesuai timeline, hanya saja pada saat rabid kontribusi
staf bidang konsumsi kurang. Biasanya rabid hanya dihadiri PJ dan 3-4 staff
paling banyak (dari total 8 staff). Akibatnya sangat sulit bagi PJ untuk
membahas apa-apa yang dibutuhkan bidang konsumsi, dan pemberian
informasi yang tidak tersampaikan semuanya jika saat rabid karena sering tidak
full team. Namun, saat menjelang hari-H entah itu PSB side A dan PSB side B,
kesemua staff konsumsi turut andil bekerja dan membagi tugas sehingga acara
berjalan lancar.

3. Pembagian Tugas
Konsumsi:
Meencnkn menu mknn.
Membut nggn dn konum telmp).
Mengtu meknme konum.
Menypkn lt-lt konum yng dpelukn.
Menjg keteedn konum elm PSB GNAP 2011.
Bekoodn dengn cteng mengen penyedn mknn.

4. Penjelasan Pembagian Tugas
Pembagian tugas untuk konsumsi dilakukan sebelum hari H untuk memeriksa
barang-barang yang diperlukan selama acara PSB, diantaranya menghitung
jumlah porsi makanan yang diperlukan, membeli snack, air mineral gelas dan
trash bag.


5. Pelaksanaan
Konsumsi:
Rangkaian tugas dilaksanakan secara fleksibel sesuai ketersediaan staff.
Namun, pada hari H pelaksanaan kerja bidang konsumsi terlaksana dengan
maksimal.
Pembagian tugas dilakukan dengan penentuan PJ untuk mengatur pembagian
kerja tiap staff konsumsi di hari H. Pembagian tugas disesuaikan dengan
kondisi dan situasi yang terjadi sehingga bersifat fleksibel.
Jumlah konsumsi terutama ketersediaan air minum sangat kurang. Hal ini
dikarenakan melonjaknya jumlah undangan yang menghadiri PSB 2011 dan
juga lokasi acara yang berlangsung outdoor .Pada awalnya panitia
memperkirakan total undangan (undangan+panitia+pengisi acara) yang akan
ikut maksimal 300 orang, ternyata jumlah undangan yang hadir sekitar 400
orang sampai akhir acara.

Jumat sore, 16 September 2011
Konsumsi telah siap sebelum acara dimulai, berupa snack box 100 buah.
Sehingga kerja staff konsumsi dialihkan dengan membantu kerja bidang lain,
seperti buku tamu dan staff dekorasi.

Sabtu sore, 1 Oktober 2011
Panitia konsumsi sudah stand-by di lokasi acara, menunggu datangnya
catering yang diantar dengan mobil box dan mengatur tempat dimana nanti
makanan, minuman serta snack disediakan. Menjelang magrib, catering
datang dan langsung bersiap-siap mengatur meja serta menata makanan,
minuman dan snack. Penataan dilakukan dengan cepat karena mundur 1 jam
dari perkiraan datangnya catering yaitu jam 5.

Sabtu malam, 1 Oktober 2011
Tepat jam 7 malam, konsumsi sudah siap dihidangkan, staff konsumsi
berjaga-jaga di sekitar tempat makanan. Karena catering ada jasa waiter,
maka staff tidak repot dalam mengatur pendistibusian makanan. Undangan
mulai mengambil makanan dan menikmati acara, namun sekitar jam 9
malam, semua undangan sudah mengambil makanan serta snack yang
disediakan, sehingga panitia mendapatkan jatah makanan. Jam 11 malam,
makanan serta minuman sudah habis, semua undangan, panitia serta pengisi
acara sudah mengambil konsumsi. Staff konsumsi mengeluarkan snack
kering serta air mineral lagi sebagai cemilan saat acara berlangsung. Namun
karena acara berlangsung di outdoor, maka minum sangat dibutuhkan,
sehingga staff konsumsi harus terus menyediakan air mineral. Karena jumlah
undangan yang melonjak dan masih banyak yang merasa haus, maka panitia
membeli lagi 4 dus air mineral gelas lagi. Sehingga total yang disediakan 11
dus air mineral gelas (sebelumnya konsumsi menyediakan 7 dus air mineral
gelas, tetapi habis pada jam 11 malam, sedangkan acara masih berlangsung
sampai jam 2 pagi ).

F. Keamanan
Tugas bidang Keamanan (perencanaan):

Membuat buku tamu psb genab ars 2011
Merancang rute yang memungkinkan untuk prosesi arak arakan psb
genab ars 2011 side A
Mengurus perizinan arak arakan psb genab ars 2011 ke gedung biru
Berkoordinasi dengan bidang publikasi dan panitia lainnya saat
mengarahkan wisudawan menuju kendaraan arak arakan
Menjaga keamanan selama acara arak arakan psb genab ars 2011 side
A berlangsung
Menjaga keamanan selama acara psb genab ars 2011 side B
berlangsung

Pelaksanaan tugas bidang Keamanan:

Pembuatan buku tamu telah selesai jauh sebelum acara psb genab ars
2011 berlangsung
Rute arak arakan selesai dirancang dan fix setelah berkoordinasi
dengan kepala keamanan di gedung biru
Proses perizinan arak arakan dengan pihak gedung biru selesai, izin
arak arakan didapat
Saat proses mengarahkan wisudawan menuju kendaraan arak-arakan
dirasa cukup melelahkan karena wisudawan tersebar di sekitar area
wisuda. Dan cukup sulit untuk mengarahkan para wisudawan untuk
langsung berkumpul di meeting point sebelum prosesi arak-arakan
dimulai dikarenakan tak semua wisudawan langsung berkumpul
secara utuh,beberapa masih bersama keluarganya,namun hal ini
dapat dimaklumi.
Waktu mulai acara arak-arakan cukup terlambat ,namun saat semua
wisudawan yang hadir terkumpul, prosesi arak-arakan siap dimulai
dan acaranya cukup lancar dan adanya koordinasi dari beberapa
senior dan teman teman yang menggunakan motor untuk memblokir
jalan saat diperlukan.
Secara umum kondisi saat acara psb genab ars 2011 side A aman
terkendali
Saat acara Side B berlangsung bidang keamanan dibagi 2 tim, tim laki-
laki mengurus masalah pembagian tempat parkir para wisudawan
dan warga ars yang datang, sedangklan tim wanita menjaga buku
tamu serta mengarahkan para wisudawan atau warga yang datang
untuk menuju pusat tempat berlangsungnya acara (main stage).
Bidang keamanan tim laki-laki sangat kekurangan sdm (karena hanya
terdiri dari 2 orang laki-laki) sehingga cukup kewalahan saat
mengatur tempat parkir,namun cukup terbantu oleh hansip yang
malam itu deikerahkan oleh ketua RT setempat.
Alhamdulillah malam itu kondisi aman terkendali tanpa ada masalah
besar yang cukup berarti,namun ada beberapa warga yang datang
mengira bahwa acara psb ars ini adalah acara rakyat,sehingga pihak
keamanan menjelaskan dan tidak mengizinkan warga tersebut untuk
masuk.





Evaluasi:
Bidang keamanan sangat kekurangan SDM laki-laki, untuk psb kali ini
panitia keamanan laki-laki hanya 3 orang dan yang aktif hanya 2
orang
Selama kegiatan berlangsung Bidang keamanan tim laki-laki
membantu untuk juga berjaga di patokan menuju lokasi acara psb
genab side B dan menyebar ulang sign petunjuk jalan menuju lokasi
psb genab ars 2011 side B (hal ini dikarenakan ada warga yang protes
mengenai road sign menuju lokasi acara psb yang tak terlihat, dan
bidang keamanan berinisiatif melakukan hal itu sampai waktu yang
dirasa para undangan tak ada lagi yang datang,dengan kata lain sudah
datang semua), namun tugas ini dirasa diluar dari tugas bidang
keamanan itu sendiri oleh karena itu ada baiknya bila hal seperti ini
dicermati lebih jauh.




G. Dana Usaha
I. Perencanaan
- Mengumpulkan dana melalui usaha-usaha berjualan dan sejenisnya
untuk memenuhi segala kebutuhan biaya acara PSB genap Arsitektur
2011
- Mengumpulkan donasi dari warga departemen arsitektur untuk
memenuhi kebutuhan biaya acara.
- Mengumpulkan iuran wajib yang harus dibayar oleh wisudawan
untuk mengikuti acara PSB Genap Arsitektur 2011

II. Pelaksanaan
DONASI
(detail ada di bendum)
DANUS
Kuis & Penonton bayaran
Juln Tjl
Jualan kaos teknik
(detail ada di bendum)
DANA WAJIB
Terkumpul Rp 2.900.000,- seharusnya Rp 3.700.000,- (8 orang wisudawan tidak
membayar karena hambatan publikasi)
III. Evaluasi
- Kurangnya staff sangat menyulitkan proses pengumpulan dan
penyebaran hal-hal yang berhubungan dengan surat donasi dan iuran
wajib
- Kurangnya staff danus juga menyulitkan dalam usaha danus, sehingga
pada akhirnya semua bidang harus dilibatkan dalam usaha pengumpulan
dana.
- Kurangny publikasi kepada wisudawan tentang iuran wajib
menyebabkan masih ada beberapa wisudawan yang akhirnya tidak
membayar dana wajib karena tidak mengetahui info tentang adanya
iuran wajib PSB.

IV. Kritik Saran
- Staff dalam bidang danus dan donasi harus diperbanyak
- Partisipasi anggota bidang lain dalam kepanitiaan harus ditingkatkan
dalam usaha mengumpulkan dana mengingat dana adalah hal yang vital
dalam hampir semua bidang dalam kepanitiaan
- Publikasi kepada wisudawan mengenai iuran dan pubilkasi kepada
donatur harus dilakukan terus-menerus dan efektif agar keberadaan
donasi dapat banyak membantu kondisi dana acara.





H. Kebendaharaan
PERENCANAAN
Saya sebagai bendahara umum Pelepasan Sarjana Baru Genap (PSB Genap) 2011
membuat anggaran dana awal sebagai berikut seperti yang tercantum di
proposal:
PEMASUKAN


A. Dana Wajib


Angkatan 2007 37 Rp 100,000 Rp 3,700,000

IMA

Rp 100,000

Total

Rp 3,800,000


B. Donatur


Angkatan 2008 25 Rp 20,000 Rp 500,000

Angkatan 2009 34 Rp 20,000 Rp 680,000

Angkatan 2010 64 Rp 20,000 Rp 1,280,000

Tromol

Rp 200,000

Total

Rp 2,660,000


C. Dana Usaha


Jualan

Rp 4,567,500

Kaos

Rp 2,775,000

Total

Rp 7,342,500

Subtotal Rp 13,802,500







PENGELUARAN


A. Kesekretariatan


Surat-menyurat

Rp 50,000

Pulsa (Jarkom)

Rp 25,000

Total

Rp 75,000


B. Humas


1. Publikasi


Pulsa

Rp 50,000

Total

Rp 50,000


C. Kreatif


1. Undangan


Undangan

Rp 80,000

Souvenir

Rp 140,000

Total

Rp 220,000


2. Dekorasi


Selasar

Rp 100,000

Kain 30 Rp 20,000 Rp 600,000

Lem

Rp 200,000

Kertas dan Karton

Rp 200,000

Cat

Rp 150,000

Biaya Tak Terduga

Rp 350,000

Total

Rp 1,600,000


D. Operasional


1. Konsumsi


Snack (A) 80 Rp 3,000 Rp 240,000

Prasmanan (B) 150 Rp 25,000 Rp 3,750,000

Total

Rp 3,990,000


2. Keamanan


Kain Belacu

Rp 30,000

Tongkat Pramuka

Rp 7,500

Total

Rp 37,500


3. Acara


Medali (Sarjana) 37 Rp 25,000 Rp 925,000

Accessoris

Rp 150,000

Pylox Emas

Rp 100,000

Hadiah Polling 5 Rp 25,000 Rp 125,000

Selempang

Rp 50,000

Hadiah Games

Rp 200,000

Tulisan "Graduated"

Rp 100,000

Tali

Rp 30,000

Total

Rp 1,680,000


E. Sarana


1. Perlengkapan


Perlengkapan

Rp 2,000,000

Total

Rp 2,000,000


2. Akomodasi


Akomodasi

Rp 4,000,000

Total

Rp 4,000,000



I. PELAKSANAAN
Pada pelaksanaannya, terjadi perubahan anggaran dana dimana beberapa
bidang mengalami penambahan anggaran dari anggaran yang telah ditentukan.
Tetapi anggaran dana beberapa bidang yang lain berkurang. Sehingga anggaran
dana menjadi:

PEMASUKAN


A. Dana Wajib


Angkatan 2007 29 Rp 100,000 Rp 2,900,000

IMA

Rp 100,000

Total

Rp 3,000,000


B. Donatur


Donasi

Rp 2,645,000


C. Denda


Total

Rp 325,000


D. Dana Usaha


Jualan

Rp 3,753,500

Kaos

Rp 3,171,000

Total

Rp 6,924,500

Subtotal
Rp
12,894,500



PENGELUARAN


A. Kesekretariatan


Surat-menyurat

-

Pulsa (Jarkom)

-

Total

Rp -


Subtotal Rp 13,652,500



REKAPITULASI


Pemasukan

Rp 13,802,500

Pengeluaran

Rp 13,652,500

TOTAL

Rp 150,000

B. Humas


1. Publikasi


Poster 2 Rp 50,000 Rp 100,000

Total

Rp 100,000


C. Kreatif


1. Undangan


Undangan

Rp 49,000

Souvenir

Rp 142,000

Total

Rp 191,000


2. Dekorasi



Total

Rp 1,120,500


D. Operasional


1. Konsumsi


Makan Malam 150 Rp 25,000 Rp 3,750,000

Tak Terduga
(hari H)
Rp 182,000

Total

Rp 3,932,000


2. Keamanan


Kain Belacu

Rp 30,000

Tongkat
Pramuka
Rp 7,500

Total

Rp 37,500


3. Acara


Medali (Sarjana) 37 Rp 30,000 Rp 1,110,000

Back Drop

Rp 230,000

Kebutuhan Acara

Rp 237,000

Total

Rp 1,577,000


E. Sarana


1. Perlengkapan


Perlengkapan

Rp 2,963,000

Total

Rp 2,963,000


2. Akomodasi


Akomodasi

Rp 865,000

Total

Rp 865,000

Subtotal Rp 10,786,000



REKAPITULASI


Pemasukan

Rp 12,894,500

Pengeluaran

Rp 10,786,000
SALDO Rp 2,108,500


Dana yang tersisa masih dipegang oleh Bendahara Umum PSB Genap 2011.
Alokasi dana yang tersisa ini kemungkinan akan digunakan untuk kegiatan
selanjutnya yaitu PSB Ganjil 2012.


II. EVALUASI
1. Kendala dan Hambatan
a. Terlambatnya pengumpulan anggaran dana dari masing-masing bidang
sehingga memperlambat proses pembuatan anggaran dana untuk
proposal
b. Sulitnya mengumpulkan dana di awal kepanitiaan sehingga
memperlambat pengalokasian dana kepada masing-masing bidang
c. Terlambatnya pengumpulan dana wajib dari mahasiswa angkatan 2007
dan masih ada mahasiswa angkatan 2007 yang belum membayar dana
wajib (8 orang)
2. Saran
a. Menentukan target waktu yang tegas untuk pengumpulan anggaran dana
dari masing-masng bidang
b. Menentukan target waktu dan jumlah pemasukan dana
c. Meminta dana wajib dari mahasiswa angkatan 2007 lebih cepat

I. Kreatif
1. Desain
a. Perencanaan
Timeline
Tahap pertama : Poster Coming soon (digital)
Tahap kedua : Poster coming soon (hand made). Untuk mading.
Tahap ketiga : Kaos Panitia dan pin
Tahap keempat : Poster oprec (hand made)
Tahap kelima : proposal (besar dan mini)
Tahap keenam : desain medali
Tahap ketujuh : backdrop dan perintilan untuk acara.

Pembagian tugas
Hafizh : - poster coming soon digital dan hand made, kaos panitia, poster oprec,
proposal, backdrop dan perintilan.

Bambang : - poster coming soon hand made, desain pin, kaos panitia, poster
oprec, desain medali

Andry : -poster coming soon hand made, desain pin, kaos panitia, poster oprec
Anggaran Dana
Tidak terdapat anggaran dana.
b. Pelaksanaan
Timeline
Kontroling timeline sangat jarang dilakukan. Hal ini dikarenakan mungkin karena
kurang keterbiasaan baik kabid maupun staf bekerja menggunakan timeline. Kami
menggunakan sistem deadline yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Pembagian Tugas
Pembagian tugas kurang dilakukan dengan baik dikarenakan kurangnya
komunikasi antar staf. Namun terlepas dari itu semua Alhamdulillah semua job
yang ditugaskan dapat terselesaikan dengan tepat waktu.

Kegiatan di Hari H
Bidang desain tidak memiliki pekerjaan lagi pada hari H. Kami semua
menyebar menjadi staf pembantu untuk bidang bidang lain.


c. Evaluasi
Kurangnya komunikasi antar kabid dan staf
Pembagian tugas yang kurang merata.


d. Saran
Perlu ditingkatkan lagi komunikasi antar staf
Melakukan rapat bidang khusus untuk pembagian tugas kepada masing masing
staf. Dan pembagian tugas tersebut merata sesuai dengan kapabilitas.

2. Undangan

Deskripsi Kerja :
Membuat publikasi berupa undangan kepada para wisudawan dan warga
departemen Arsitektur dalam bentuk media kreatif serta souvenir yang diberikan
pada saat acara berlangsung.
Perencanaan dan Pelaksanaan:
Timeline :
1. Pembuatan Souvenir untuk 37 wisudawan : total kurang lebih 1 bulan-2bulan
2. Pembuatan Undangan untuk 37 wisudawan : total kurang lebih 1 bulan-2 bulan
3. Pembuatan undangan untuk warga departemen arsitektur : total kurang lebih 1
minggu
Jadwal Rapat dan pelaksanaan pembuatan :
Fleksibel tergantung keadaan (2x seminggu- 4x seminggu)
Pembagian tugas :
Bagian Undangan memiliki total 9 staff
1. Setiap staff membuat 4 undangan untuk wisudawan
2. Setiap staff membuat 24 undangan untuk warga departemen Arsitektur
3. Setiap staff membuat 4 souvenir untuk wisudawan. Souvenir ditujukan khusus
untuk perorangan sehingga setiap staff harus mengetahui karakter masing-
masing wisudawan.

Evaluasi:
1. Publikasi untuk warga departemen arsitektur kurang berjalan dengan baik
sehingga masih banyak undangan yang sia-sia karena banyak yang belum tersebar
2. Pembagian tugas sudah berjalan dengan baik meskipun masih terdapat beberapa
kekurangan
Kritik dan saran
Dalam pembuatan undangan seharusnya dikerjakan bersama sehingga jika ada
pembagian tugas, tidak terdapat produk yang berbeda kualitasnya


3. Dekorasi


1.Deskripsi Kerja

Bidang dekorasi berfungsi dalam segala hal yang berkaitan dengan dekorasi
ruang, baik penuansaan sebelum acara (publikasi selasar Departemen Arsitektur),
penuansaan PSB Side A, maupun penuansaan Side B.

2. Perencanaan

Timeline

No Agenda
Juli Agustus September
I II III IV I II III IV I II III IV
1 Rapat Bidang
2
Dekorasi Selasar
Dept. Arsitektur

3
Pemasangan
Dekorasi Selasar

4
Dekorasi Ruangan
(PSB Side A&B)

5
Pemasangan
Dekorasi Ruang
(PSB Side A&B)


Jadwal Rapat Bidang

Berdasarkan timeline, rapat dilaksanakan pada minggu-minggu awal dan
akhir kepanitian.

Pembagian tugas

Fathiyah : Koordinator Dekorasi, mengatur pembagian kerja, bertanggung
jawab atas berjalannya kegiatan pembuatan dekorasi, survey
lokasi, maupun pemasangan dekorasi.
Farah : Membuat dekorasi (PJ bunga tisu), survey lokasi, dan
pemasangan dekorasi (PJ dekorasi ruang makan)
Melinda : Membuat dekorasi (PJ Sulur), survey lokasi, dan pemasangan
dekorasi (PJ Lighting dan alur gerak)
Mila : Membuat dekorasi (PJ Sulur) dan pemasangan dekorasi.
Frist : Membuat dekorasi (PJ Pilar), survei lokasi (PJ Pembuatan peta),
dan pemasangan dekorasi (PJ Lighting dan alur gerak)
Adit : Membuat dekorasi (PJ Pilar) dan pemasangan dekorasi (PJ
Pemasangan Pilar)
Maryam : Membuat dekorasi (PJ Bunga Tisu), survei lokasi, dan
pemasangan dekorasi (PJ Pemasangan Gerbang Masuk)
Dita : Membuat dekorasi (PJ Bunga Tisu), survei lokasi (PJ Pembuatan
peta site), dan pemasangan dekorasi (PJ Dekorasi ruang makan)
Tia : Membuat dekorasi (PJ Pilar), survei lokasi, dan pemasangan
dekorasi (PJ Dekorasi meja tamu)
Tasya : Membuat dekorasi (PJ Pilar), survei lokasi, dan pemasangan
dekorasi (PJ Pemasangan Pilar)

Anggaran Dana

1 Dekorasi Selasar



Lem

Rp. 100,000


2 Dekorasi Ruangan PSB



Kain

Rp. 600,000


Lem

Rp.200,000


Kertas dan Karton

Rp.200,000


Cat

Rp.150,000


Biaya Tak Terduga

Rp. 350,000


Total Pengeluaran

Rp. 1.600.000,00

3. Pelaksanaan

Timeline

Controlling terhadap timeline cukup sering dilakukan, terutama di
awal dan tengah kepanitiaan, namun pada bulan terakhir (September), cukup
jarang dilakukan. Hali ini dikarenakan dinamisnya kegiatan perkuliahan
sehingga kami harus menyesuaikan kembali jadwal kerja dekorasi. Namun hal
tersebut tidak menjadi masalah, sebab sebagian besar kerja dekorasi sudah
diselesaikan pada bulan Juli dan Agustus.

Rapat Bidang

Rapat Bidang cukup sering dilaksanakan. Bahkan lebih dari yang
ditargetkan di timeline. Hal ini dikarenakan kurangnya pengetahuan
mengenai apa dan bagaimana cara membuat dekorasi, keterkaitan dengan
tema PSB, dan lain sebagainya. Selain itu, intensitas kerja tim dekorasi yang
sering dilakukan (terutama pada bulan Juli dan Agustus) turut mempermudah
untuk melakukan rapat bidang mendadak yang membahas sistem pembuatan
dekorasi, dan sebagainya.

Pembagian Tugas
Pembagian tugas berjalan baik. Setiap SDM mampu menjalankan
tugasnya. Namun ada kendala terkait dengan ketersediaan SDM semasa
libur semester sehingga beberapa tugas diundur pengerjaannya.

Kegiatan di Hari H

Bidang dekorasi tidak terlibat secara langsung di hari H. Namun sifatnya
membantu memperlancar / mensukseskan pelaksanaan acara. Pada hari H, dari 9
orang SDM dekorasi, yang hadir 8 orang (7 orang staff dan 1 orang PJ), 1 staff
lainnya tidak hadir karena ada keperluan lain.

4. Evaluasi

Kurangnya pengetahuan mengenai material bahan alat dekorasi, tempat
membelinya.
Jumlah dekorasi yang banyak tidak sebanding dengan jumlah SDM, sehingga
cukup sering terjadi kelelahan (yang berujung kepada ketidakefektifan kerja)
maupun kebosanan dalam pengerjaan dekorasi (berujung kepada hasil
dekorasi yang tidak maksimal).
Ada staff yang kerjanya ekstra, tidak sebanding dengan kerja beberapa staff
lainnya.
Kurangnya spesialisasi pembagian kerja berkaitan dengan kemampuan dan
minat SDM.

5. Saran

Perlunya rasa profesionalitas dalam kerja dekorasi, sehingga tidak lagi terjadi
ketimpangan perbedaan jumlah waktu kerja antar-staff.
Pertambahan jumlah SDM (terutama dari bidang-bidang yang masa kerjanya
hanya di hari H)
Pembagian kerja disesuaikan dengan minat dan kemampuan tiap SDM,
sehingga kerja yang dihasilkan lebih maksimal.