ANALISA DAN DESAIN

SISTEM INFORMASI AKTIVA

TETAP DAN PERSEDIAAN PADA
PDAM KABUPATEN MAGETAN
Tesis
Heri Sufriana - 9105205305
Manajemen Teknologi Informasi MMT-ITS
Bab 1 Pendahuluan
Latar Belakang
Kinerja PDAM Magetan baik;
Kinerja aspek keuangan meningkat;
Kinerja aspek administrasi menurun:
Penerbitan laporan keuangan tidak tepat waktu
Rincian data aktiva tetap tidak valid
Pos persediaan masih selisih antara saldo
pembukuan, saldo menurut catatan gudang dan
saldo berdasarkan hasil opname fisik
Pekerjaan dilakukan secara manual
Belum memiliki SOP
1/5
Bab 1 Pendahuluan
Informasi Umum
PDAM adalah unsur pelaksana Pemda dengan
tugas pokok melaksanakan pelayanan
pembinaan pengembangan upaya pengadaan
air bersih dalam memupuk pendapatan daerah
Proses bisnis berdasarkan SK Bupati terdiri
dari 9 prosedur.
Pedoman pelaksanaan pembukuan
menggunakan Kepmen Otda No 8/2000
2/5
Bab 1 Pendahuluan
Rumusan Masalah
Spesifikasi kebutuhan apa saja yang
diperlukan bagi pengembangan sistem
informasi akuntansi pada PDAM Kabupaten
Magetan;
Desain sistem seperti apakah yang dapat
memenuhi spesifikasi kebutuhan sistem
informasi akuntansi tersebut.
3/5
Bab 1 Pendahuluan
Batasan Penelitian
Sistem akuntansi yang diteliti dibatasi pada
proses pengelolaan aktiva tetap dan
persediaan
Prosedur pendaftaran pelanggan, prosedur
pengelolaan persediaan, prosedur pengelolaan
aktiva tetap seluruhnya akan diuraikan
Sub sistem pembukuan: hanya proses-proses
yang berkaitan dengan pengelolaan aktiva
tetap dan persediaan
4/5
Bab 1 Pendahuluan
Tujuan Penelitian
Mendapatkan desain sistem informasi aktiva
tetap dan persediaan pada PDAM Kabupaten
Magetan
Dapat tersusun sebuah panduan atau
dokumentasi yang dapat dijadikan acuan dalam
menerapkan desain tersebut ke dalam bentuk
aplikasi sesungguhnya
Diharapkan dapat menjadi acuan bagi PDAM
dalam menyusun Rencana Kerja dan Syarat-
Syarat (RKS) pada proses pengadaan software.
5/5
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Perusahaan Daerah Air Minum
Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan
Sistem Flow Diagram
Framework for the Application Systems Thinking
(FAST)
Bab 3 Metodologi Penelitian
Problem Analysis
Untuk mendapatkan gambaran kondisi sistem
berjalan beserta permasalahannya
Sumber Data: Wawancara (Direksi dan Petugas
Pelaksana Kegiatan), Studi Literatur, Observasi
Hasil
System Flow Diagram kondisi eksisting
Analisa terhadap sistem berjalan
Pernyataan permasalahan yang dihadapi
Saran-saran terhadap perbaikan sistem
1/4
Bab 3 Metodologi Penelitian
Requirement Analysis
Sumber Data: Berasal dari tahapan
Problem Analysis
Hasil
Functional Requirement
Non Functional Requirement
2/4
Bab 3 Metodologi Penelitian
Physical Design and Integration
Sumber Data: Berasal dari tahapan
Requirement Analysis
Kegiatan dan Hasil
Analisa Proses : Data Flow Diagram dan
Process Specification
Analisa Data : CDM, PDM, Database Schema
Perancangan Desain: Rancangan Keluaran
dan Rancangan Masukan
3/4
Bab 3 Metodologi Penelitian
Verification
Untuk memastikan bahwa desain sistem
yang dibuat telah memenuhi requirement,
spesification design dan interface design yang
dihasilkan dari tahapan sebelumnya
Hasil: Tabel check-list hasil verifikasi atas
desain sistem yang telah dibuat
4/4
Bab 4 Analisa dan Desain
Analisa Permasalahan
Kondisi Eksisting
Pertanyaan wawancara
1. Apakah setiap proses dikerjakan oleh
petugas tertentu, atau dapat dilakukan
oleh petugas lainnya?
2. Dari manakah data-data yang digunakan
sebagai masukan proses?
3. Apakah terdapat kesulitan untuk
mendapatkan data tersebut?
1/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Analisa Permasalahan
4. Apakah keluaran yang dihasilkan?
5. Adakah kesulitan untuk menyediakan
keluaran tersebut?
6. Adakah standar waktu penyelesaian?
Bagaimana pelaksanaannya?
7. Adakah mekanisme kontrol/verifikasi?
8. Apakah terdapat kendala dalam
pelaksanaan pekerjaan secara umum?
9. Saran-saran pengembangan sistem
2/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Analisa Permasalahan
Hasil Analisa:
1. Tidak ada mekanisme otorisasi dalam
pemrosesan data.
2. Diperoleh data-data masukan yang diperlukan
dan keluaran yang dihasilkan.
3. Proses lanjutan sangat tergantung pada
penyerahan dokumen dari proses sebelumnya
4. Kondisi pada latar belakang, terbukti.
5. Diperoleh saran-saran utk pengembangan
sistem. 3/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Analisa Kebutuhan
Functional Requirement
1. Sistem harus memiliki sistem otorisasi pemakai.
2. Sistem dapat melakukan proses penambahan,
perubahan, penghapusan, dan penyimpanan
data-data.
3. Sistem harus dapat melakukan proses
pencetakan dokumen.
4. Sistem harus dapat menyederhanakan beberapa
proses yang terjadi berulang;
4/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Analisa Kebutuhan
Non-Functional Requirement
1. Berkaitan dengan kecepatan, kehandalan,
kemudahan dalam pengoperasian, kapasitas
memory, dan efisiensi sistem yang akan
dibangun.
2. Berkaitan dengan keseragaman proses
pengelolaan aktiva tetap dan persediaan
5/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Physical Design & Integration
Pendaftaran
Pelanggan
Pencatatan Meter
Pelanggan
Rekening
Pelanggan
Penagihan
Pembukuan
Pembuatan Laporan
Keuangan dan Laporan
Manajemen
Kepegawaian dan
Penggajian
Pengelolaan
Persediaan
Pengelolaan
Aktiva Tetap
Pengaduan
Pelanggan
Data Pembayaran
Data Pelanggan
Data Tagihan Rekening Air
Data Perubahan Rekening
Data Pembatalan Rekening
Data Penambahan
Data Pemakaian
Data Pembayaran Rekening Air
Data Pengaduan
Tindak Lanjut Pengaduan
Data Penambahan
Data Penghapusan
Data Penyusutan
Data Penggajian
Potongan-Potongan Gaji
Iuran Pegawai
Data Stand Meter
Data Permintaan Persediaan
Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan
6/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Physical Design & Integration
Analisa Proses
Tujuan: memberikan gambaran secara
umum mengenai ruang lingkup alur data
yang terjadi dari keseluruhan entitas yang
terlibat
Hasil analisa : Data Flow Diagram dan
Process Specification
Notisi yang digunakan untuk membuat
DFD : Yourdan dan De Marco.
7/19
Diagram Konteks
Informasi Pel anggan
DRD
Bukti Pembayaran
Pembayaran
Laporan
Jurnal Transaksi
Ikhtisar Pencatatan
Anggaran
Perubahan Status Aktiva
Penambahan Akti va
Pemakaian Persediaan
Penambahan Persedi aan
Penggaj ian
Informasi Pegawai
RAB & RKP
Kamus
Data Meter
Pengaduan Pel anggan
Data Pel anggan
Perhi tungan Rekeni ng
Perubahan Rekening
Laporan
Laporan
0
Sistem Informasi Akuntansi PDAM
+
Group
Manaj emen
Bagian
Umum
Bagian
Hubungan
Langganan
Bagian
Rekeni ng
Bagian
Pembaca
Meter
Bagian
Perencanaan
Tekni k
Bagian
Pembukuan
Kepegawaian
dan Keuangan
Pel anggan
8/19
Referensi
[Pemakai an Persedi aan]
[Penambahan Akti va]
Referensi
Referensi
Referensi
Referensi
Referensi
Referensi
Referensi
Laporan
Jurnal Mutasi Akti va
[Penambahan Akti va]
[Pemakai an Persedi aan]
Penambahan Persedi aan
Perubahan Status Aktiva
Laporan Akti va Tetap dan Persedi aan
[Jurnal Transaksi]
[Laporan]
Anggaran
Jurnal Pembukuan
Jurnal Peneri maan Kas
Jurnal Rekening
Jurnal Mutasi Persedi aan
Jurnal Penggaji an
Informasi Pel anggan
Pengaduan Pel anggan
Ikhtisar Pencatatan
Informasi Pel anggan
Informasi Pel anggan
Informasi Pel anggan
Bukti Pembayaran
Pembayaran
RAB & RKP
Data Pel anggan
Data Meter
Bagian Umum
Bagian
Hubungan
Langganan
Bagian
Pembaca
Meter
Bagian
Perencanaan
Tekni k
Bagian
Pembukuan
Pel anggan
1
Pendaftaran
Pel anggan
2
Perhi tungan
Rekeni ng
3
Pengel ol aan
Persedi aan
4
Kepegawaian
dan
Penggaj ian
5
Pengel ol aan
Akti va Tetap
6
Informasi
Pel anggan
dan
Gangguan
7
Pembukuan
Data Pel anggan
8
Pel aporan
Group
Manaj emen
Kamus : 1
Kamus : 2
Kamus : 3
Kamus : 4
Diagram Level 0
9/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Physical Design & Integration
Analisa Data
Tujuan : Menentukan data yang diperlukan dalam
pengembangan sistem informasi dengan cara membuat
suatu permodelan data untuk mendukung analisis dan
desain yang akan dilakukan dalam tahapan selanjutnya
Hasil :
Conceptual data model, digunakan untuk menggambarkan
kebutuhan data secara konseptual.
Physical data model, digunakan untuk menggambarkan desain fisik
data yang telah ditentukan
Database schema, adalah penjelasan dari masing-masing tabel yang
digunakan beserta contoh SQL-statement untuk membuat
(create) tabel dengan menggunakan database MySQL Server
10/19
Conceptual Data Model
Kode Rekeni ng
Suppl i er Uni t Pengel ol a
Kode Tari f
Status Aset
Kamus Status Aset
Kd_Stat
Ur_Stat
<pi > Characters (1)
Characters (30)
<M>
Identi fi er_1 <pi >
Kamus tari f
kd_tari f
tari f
Ur_tari f
<pi > Characters (3)
Deci mal (18,2)
Characters (50)
<M>
Identi fi er_1 <pi >
Kamus Rekanan
kd_suppl i er
nm_suppl i er
al m_suppl i er
<pi > Characters (3)
Characters (40)
Characters (50)
<M>
Identi fi er_1 <pi >
Kamus Uni t
Kd_Uni t
Nm_Uni t
<pi > Characters (4)
Characters (40)
<M>
Identi fi er_1 <pi >
Kamus Kode Rekeni ng
kd_rek
ur_rek
kd_dcf
<pi > Characters (8)
Characters (50)
Characters (3)
<M>
Identi fi er_1 <pi >
Akti va Tetap
kode_aset
sub_kode
l okasi
Ur_Aset
tgl _bel i
harga_uni t
j uml ah
satuan
<pi >
<pi >
Characters (5)
Characters (2)
Characters (4)
Characters (256)
Date
Deci mal (18,2)
Deci mal (18,2)
Characters (20)
<M>
<M>
Identi fi er_1 <pi >
11/19
Physical Data Model
FK_KODE_REKENING
FK_KD_REKANAN
FK_UNIT
FK_KODE_TARIF
FK_STATUS_ASET
Kamus Status Aset
Kd_Stat
Ur_Stat
char(1)
char(30)
<pk>
Kamus tari f
kd_tari f
tari f
Ur_tari f
char(3)
deci mal (18,2)
char(50)
<pk>
Kamus Rekanan
kd_suppl i er
nm_suppl i er
al m_suppl i er
char(3)
char(40)
char(50)
<pk>
Kamus Uni t
Kd_Uni t
Nm_Uni t
char(4)
char(40)
<pk>
Kamus Kode Rekeni ng
kd_rek
ur_rek
kd_dcf
char(8)
char(50)
char(3)
<pk>
Akti va Tetap
kode_aset
sub_kode
kd_tari f
Kd_Uni t
Kd_Stat
kd_suppl i er
kd_rek
referensi
l okasi
Ur_Aset
tgl _bel i
harga_uni t
j uml ah
satuan
char(5)
char(2)
char(3)
char(4)
char(1)
char(3)
char(8)
char(30)
char(4)
char(256)
date
deci mal (18,2)
deci mal (18,2)
char(20)
<pk>
<pk>
<fk5>
<fk4>
<fk6>
<fk3>
<fk2>
<fk1>
12/19
Tabel Aktiva Tetap
drop table if exists AKTIVA;
create table AKTIVA
(
KODE_ASET char(5) not null,
SUB_KODE char(2) not null,
KD_TARIF char(3) not null,
KD_UNIT char(4) not null,
KD_STAT char(1) not null,
KD_SUPPLIER char(3) not null,
KD_REK char(8) not null,
REFERENSI char(30) not null,
LOKASI char(4),
UR_ASET char(256),
TGL_BELI date,
HARGA_UNIT decimal(18,2),
JUMLAH decimal(18,2),
SATUAN char(20),
primary key (KODE_ASET, SUB_KODE)
);
alter table AKTIVA add constraint FK_KD_REKANAN foreign key (KD_SUPPLIER)
references MT_REKANAN (KD_SUPPLIER) on delete restrict on update restrict;
alter table AKTIVA add constraint FK_KD_REK_ASET foreign key (REFERENSI)
references JURNAL (REFERENSI) on delete restrict on update restrict;
alter table AKTIVA add constraint FK_KODE_REKENING foreign key (KD_REK)
references MT_REKENING (KD_REK) on delete restrict on update restrict;
alter table AKTIVA add constraint FK_KODE_TARIF foreign key (KD_TARIF)
references MT_TARIF (KD_TARIF) on delete restrict on update restrict;
alter table AKTIVA add constraint FK_STATUS_ASET foreign key (KD_STAT)
references MT_STATASET (KD_STAT) on delete restrict on update restrict;
alter table AKTIVA add constraint FK_UNIT foreign key (KD_UNIT)
references MUNIT (KD_UNIT) on delete restrict on update restrict;
13/19
Field Name Data Type Length Description
KODE_ASET Character 5
Kode identifikasi masing-masing aktiva, kode ini juga
dapat difungsikan sebagai nomor urut pengadaan aktiva
tetap
SUB_KODE Character 2
Kode turunan dari aktiva tetap, untuk
mengidentifikasikan adanya perubahan terhadap nilai
buku
KD_TARIF Character 3
Kode golongan tarif penyusutan
KD_UNIT Character 4
Kode unit pengelola aktiva tetap
KD_STAT Character 1
Kode status aktiva tetap
KD_SUPPLIER Character 3
Kode rekanan pengadaan
KD_REK Character 8
Kode yang digunakan untuk mengidentifikasi jenis
aktiva tetap pada Laporan Keuangan
REFERENSI Character 30
Nomor bukti pengadaan
LOKASI Character 4
Kode lokasi aktiva tetap
UR_ASET Character 256
Uraian aktiva tetap
TGL_BELI Date -
Tanggal pengadaan aktiva tetap
HARGA_UNIT Decimal 18,2
Harga perolehan aktiva tetap
JUMLAH Decimal 18,2
Jumlah aktiva tetap
SATUAN Character 20
Satuan jenis barang
Tabel Aktiva Tetap
14/19
Bab 4 Analisa dan Desain
Physical Design & Integration
Perancangan Desain
Tujuan : membuat rancangan antar muka dari aplikasi
sistem informasi yang akan dibuat.
Hasil:
Rancangan keluaran, yaitu rancangan dokumen-
dokumen dan laporan-laporan yang akan dihasilkan
oleh aplikasi
Rancangan masukan, yaitu rancangan antar muka
untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data,
dilengkapi dengan penjelasan terhadap fungsi-fungsi
dari masing-masing obyek yang digambarkan.
15/19
Rancangan Layar Masukan Pengadaan Aktiva Tetap
16/19
Rancangan Layar Masukan Pengadaan Aktiva Tetap
17/19
18/19
Rancangan Layar Keluaran Surat Perintah Kerja Opname
Bab 4 Analisa dan Desain
Verifikasi
Sistem harus memiliki sistem otorisasi pemakai
form login
Sistem dapat melakukan proses penambahan,
perubahan, penghapusan, dan penyimpanan data-
data Rancangan layar masukan
Sistem harus dapat melakukan proses pencetakan
dokumen Rancangan layar keluaran
Sistem harus dapat menyederhanakan beberapa
proses yang terjadi berulang Rancangan layar
masukan proses pengadaan aktiva tetap
19/19
Bab 5 Simpulan dan Saran
Kesimpulan
Salah satu kebutuhan penting adalah
penyederhanaan proses pekerjaan,
dalam penelitian ini telah berhasil
dibuat suatu rancangan masukan yang
dapat digunakan untuk menangani
beberapa kegiatan, sehingga dapat
mengurangi terjadinya redudansi
pekerjaan (input dan output).
Bab 5 Simpulan dan Saran
Kesimpulan
DFD level 0 yang dibuat dapat
memberi gambaran yang jelas
mengenai alur data yang terdapat pada
sistem. Terdapat 9 entitas luar yang
terlibat dalam sembilan buah proses
utama dan keseluruhannya telah sesuai
dengan proses bisnis PDAM.
Bab 5 Simpulan dan Saran
Saran
Rancangan desain sistem dapat digunakan sebagai
dokumentasi untuk pengembangan software
Rancangan desain dapat digunakan sebagai dasar
penyusunan RKS
Desain sistem seharusnya dapat dikembangkan
untuk keseluruhan Sistem Informasi Akuntansi
PDAM