BAB II

PEMBAHASAN

LATAR BELAKANG
Dalam kearsipan terdapat tahapan penyusutan yang bertujuan untuk
mengurangi penumpukan berkas . Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil
berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus
dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan
kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah
mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan
arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan
kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA ( jadwal retensi arsip) adalah
pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.
Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA)
serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk
menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada
dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip
perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen
perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis
pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip
dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.






RUMUSAN MASALAH
A. Apakah pengertian penyusutan arsip ?
B. Apakah tujuan di adakannya penyusutan arsip ?
C. Apa yang di maksud dengan jadwal retensi arsip ?
D. Apa nilai guna dari arsip itu sendiri ?
E. Bagaimana metode penyusutan dan angka pemakaian arsip ?
F. Bagaimana pelaksanaan dari penyusutan arsip itu sendiri ?

TUJUAN
A. Supaya kita mengetahui apa pengertian dari arsip itu sendiri
B. Agar kita dapat mengimplementasikan tujuan dari di adkannya penyusutan
arsip
C. Agar kita mengetahui apa itu jadwal retensi data
D. Supaya kita mengetahui nilai guna dari arsip
E. Agar kita mengetahui tentang metode penyusutan dan angka pemakaian
akhir dari arsip
F. Agar kita dapat menerapkan pelaksanaan dari penyusutan arsip















BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Penyusutan Arsip
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan
pengurangan arsip dilakukan dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan
dalam lingkungan organisasi masing masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI
Sedangkan menurut Undang undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen
perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk
memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi
arsip menurut Undang Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh
perusahaan yang bersangkutan.
Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah
tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan
atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara
pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu
dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut
memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat
penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya
pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga
dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan
secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.
Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya
penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi
unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat
memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan
yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruangan,
peralatan, tenaga, dan waktu.
Adapun tata cara penyusutan/pengurangan arsip adalah sebabagai berikut :
1. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-
masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku, adapun prosedur
pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :
Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai
nilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut
telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun
lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara
yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI
dan BAKN
Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat
bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang
bersangkutan.
Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI
Dengan demikian, inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip
yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.
Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur
pelaksanaannya sbb:
Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna
sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan
lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah
melampaui jangka waktu penyimpanannya.
Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-
badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan
bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional
Wilayah.
Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI terlebih dahulu disusun
Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap DPA
tersebut dan telah disetujui ANRI untuk diserahkan, dibuat berita Acara
penyerahan Arsip.
Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan penandatanganan
Berita Acara pejabat dari ANRI dan pejabat yang berwenang, juga diserahkan
Daftar Pertelaan arsip beserta arsip yang diserahkan.

B. Tujuan Penyusutan Arsip
Berikut adalah tujuan di adakannya penyusutan arsip :
a) Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip
Efisiensi dan efektifitas pengeloaan arsip akan terjadi jika kegiatan
penyusutan ini dilaksanakan, betapa tidak, jika setiap hari ada beberapa tumpuk
arsip, bisa dibayangkan jika hal itu terjadi setiap hari, setiap minggu, setiap bulan,
tentu saja arsip tersebut akan bertumpuk. Yang semula hanya membutuhkan satu
kotak, semakin bertambah arsip maka akan membutuhkan beberapa kota,
mungkin juga 1 ruangan bahkan lebih. Akan semakin banyak biaya yang
dikeluarkan jika tidak segera melakukan penyusutan terhadap arsip yang inaktif.
b) Menjamin ketersediaan arsip yang benar-benar bernilai guna
Semakin banyak arsip yang bertumpuk, selain akan merusak
pemandangan, menghabiskan tempat, juga akan menambah beban pekerjaan di
kantor. Untuk itu sangat diperlukan penyusutan terhadap arsip yang sebenarnya
tidak terlalu penting, dengan disusutkan akan terpisah antara arsip yang benar-
benar penting untuk disimpan, dan arsip yang sudah tidak penting lagi untuk
disusutkan.
c) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban sosial
Dengan adanya penyusutan, maka pemeliharaan terhadap arsip akan
semakin mudah, dan hal ini akan membuat pemeliharaan arsip penting akan
semakin sering dilakukan. Hal ini tentunya akan menjamin keselamatan suatu
arsip, apalagi jika arsip tersebut merupakan arsip-arsip penting nasional.


C. Jadwal Retensi Arsip
Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi,
sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip dinamis (records
management), arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan
Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip
aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi
masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku
dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Manfaat
penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang penyimpanan,
peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan tercapai penghematan biaya
operasional. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang
digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council
on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonomisnya lebih rendah,
yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip in aktif.
Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi
menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering diperdebatkan pengertian
frekuensi penggunaan antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas
arsip/arsiparis. Dalam situasi tersebut, ada kecenderungan anggapan di Unit
Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan
hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in-aktif. Akibat
langsung dari kecenderungan ini ialah bahwa Unit Kearsipan diidentikkan dengan
tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan
cenderung dianggap tidak perlu ada.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai
dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, merupakan
kompetensi pimpinan instansi. JRA merupakan pedoman kerja petugas
arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis
arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib akhirnya/disimpan permanen atau
musnah. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA (Records Retention
Schedule) sebagai inisiatif petugas arsip (records clerk, records management,
archivist) dan merupakan rangkaian kegiatan pemilahan arsip untuk dirundingkan
retensinya dengan pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan instansi yang
bersangkutan.
Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia. Aspek hukum di
dalam kearsipan terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan: Pertama,
Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat disebutkan antara
lain: Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979
dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983.
Di samping itu, perlu diperhatikan Undang-undang No. 8 tahun 1997. Kedua,
Ketentuan yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip (creating
agency) setiap naskah dinas (official paper) sebagai unsur pokok arsip, pada
prinsipnya adalah konfidensial, artinya harus mengikuti ketentuan hukum yang
mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta. Beberapa produk hukum
tertentu yang menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus
dikelola. Ketiga, Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain,
namun mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya (statute of
limitation). Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang
Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan
kontrak-kontrak kerjalbusiness yang menyangkut hal-hal khusus.
Dari aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan, yaitu sebagai sub sistem dari
manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan perlindungan terhadap
informasi pertanggungjawaban nasional serta upaya pelestarian nilai budaya
bangsa. Adanya JRA
1. maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara
langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis berdasarkan
pedoman yang sah. Dengan demikian, peningkatan kecepatan akumulasi
arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip
yang masih bernilai guna sajalah yang disimpan.
2. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip (retrieval). Hal penting dari
manajemen arsip yang baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian
fungsional manajemen instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi
operasional\
Pengendalian pelaksanaan retensi arsip
1. Untuk menghindari makin bertambahnya arsip/berkas yang belum
terkelola, kepala unit kearsipan instansi/lembaga/organisasi dapat
melakukan pengendalian kegiatan penyusutan arsip pada setiap
instansi/lembaga/organisasinya.
2. Dalam rangka pengendalian pelaksanaan retensi arsip, setiap kepala unit
kearsipan dapat melakukan kegiatan seperti:
1. Menerima pemindahan arsip dari unit pengolah yang berdasarkan
jadwal retensi arsip termasuk kategori arsip dinamis inaktif;
2. Memberitahukan kepada unit pengolah, disertai daftar berkas yang
telah melampaui waktu retensi, bila unit pengolah tidak
melaksanakan kegiatan pemindahan arsip/warrkat/berkas yang
telah dikategorikan sebagai arsip dinamis inaktif;
3. Memberikan teguran kepada unit pengolah apabila arsip dinamis
inaktif belum juga dipindahkan kepada unit kearsipan; dan
4. Memberikan izin kepada unit pengolah untuk memperpanjang
retensi arsip sesuai dengan surat pemohonan perpanjangan retensi.
Jadi kesimpulannya, Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal
retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-
benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.
Rancangan jadwal retensi arsip yang merupakan hasil kerja panitia
tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari arsip nasional terlebih dahulu
sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga negara yang bersangkutan sebagai
jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya. Untuk jadwal
retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat
dari menteri dalam negeri.
Adapun contoh Jadwal Retensi Arsip Arsip sebagai berikut :



D. Nilai Guna Arsip
Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan
pengguna arsip. Setiap arsip memiliki manfaatnya masing-masing, kegunaan arsip
disebut juga sebagai nilai guna arsip. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua
kelompok/kategori, yakni nilai guna primer/utama dan nilai guna
sekunder/tambahan.
1. Nila guna primer/utama
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi
penciptanya dalam kegiatan perusahaan pada masa kini dan masa yang akan
datang.
Arsip primer disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk
menentukan nilai guna arsip lainnya yang berkaitan. Nilai guna primer meliputi,
nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah.
a. Nilai guna administrasi
Nilai guna ini berarti arsip tersebut diciptakan atau diterima dalam
kaitannya dengan keperluan administrasi/managemen. Arsip memiliki nilai guna
administrasi jika dapat membantu organisasi melaksanakan kegiatan yang
berlangsung.
Masa berlaku arsip administrasi dinyatakan apabila:
arsip tersebut sudah selesai perannya dalam urusan administrasi
tujuan sudah tercapai
transaksi telah diselesaikan
arsip yang disimpan bersifat pencegahan untuk melindungi kemungkinan
terjadi kesalahan administrasi
Masa berlaku arsip berbeda satu dengan lainnya, ada yang singkat dan ada
yang lama. Arsip tentang keuangan dan masalah kepegawaian umumnya memiliki
jangka waktu lama. Arsip yang berkaitan dengan kegiatan tatausaha umumnya
memiliki waktu simpan lebih singkat, misalnya bukti pembelian alat tulis kantor
dan lain sebagainya
Jenis arsip mempunyai nilai guna lebih dari satu, antara lain sebagai berikut.
Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasi. Arsip ini memiliki nilai
guna administrasi dan hukum.
Arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi kegiatan organisasi,
kepegawaian, pedoman kerja, akuntansi dan sebagainya. Arsip tersebut
dapat bernilai guna hukum, keuangan, ilmiah, bahkan nilai guna sekunder.
Arsip yang mempunyai nilai guna lebih dari satu dapat dipastikan masa
berlakunya lama, atau mungkin tidak dapat dimusnahkan.
b. Nilai guna hukum
Arsip ini berisi bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum. Lamanya
penyimpanan arsip bergantung pada penting atau tidaknya masalah. Misalnya,
nilai guna hukum arsip yang berkaitan dengan perjanjian kontrak, maka arsip
tersebut sudah tidak punya nilai guna lagi jika kontrak sudah selesai dan tidak
diperpanjang lagi.
Nilai guna hukum akan berakhir apabila:
Tindakan huku sudah dilengkapi/diselesaikan
Hak-hak organisasi/individu telah terlindungi
Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari satu kebijakan telah terpenuhi
Tidak diperlukan lagi sebagai bukti di masa depan
Produk hukum telah diganti dengan produk serupa yang lebih baru
c. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan adalah arsip yang menginformasikan darima
uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau dengan kata lain nilai
guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan.
Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan diantaranya adalah:
peraturan tentang pendapatan daerah
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
pertanggungjawaban keuangan
laporan pemeriksaan keuangan
dan lain-lain
Jangka waktu penyimpanan arsip dengan nilai guna keuangan, relatif tidak
saa satu dengan lainnya. Nilai guna keuangan berakhir apabila:
kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah dipenuhi
tujuan organisasi telah tercapai
hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah
terlindungi
transaksi keuangan sudah selesai tanpa ada kelaim dari salah satu pihak
kewajiban yang timbil sebagai akibat transaksi keuangan telah terpenuhi
tidak diperlukan lagi pada masa yang akan datang
d. Nilai guna ilmiah
Arsip bernilai guna ilmiah dan teknilogi mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai hasil dari penelitian murni atau penelitian terapan.

Arsip jenis ini menyediakan data bagi peneliti. Apabila hasil penelitian
tidak segera dipublikasikan dalam waktu relatif lama, maka arsip tersebut
mempunyai masa simpan yang relatif lama pula



e. Nilai guna perorangan
Arsip ini mengandung nilai guna bermacam-macam, yakni memiliki nilai
guna lainnya seperti nilai guna administrasi dan hukum.
Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup lama, bahkan
ada yang permanen. Contohnya akte kelahiran, surat nikah, dan sebagainya.

2. Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna
informasional.
a. Nilai guna kebuktian
Nilai guna ini mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang bukti-
bukti keberadaan suatu organisassi beserta fungsi-fungsinya. Arsip ini
memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organisasi seperti:
a. asal-usul organisasi
b. perubahan serta perkembangannya
c. peranan administrasinya dan peranan operasionalnya
d. kebijakan, fungsi-fungsi, prosedur
e. dan aktivitas lainnya
Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan secara
permanen, karena arsip ini sangat penting bagi ilmuan yang bergerak dalam
bidang administrasi, sejarah, dan ilmu sosial lainnya.
b. Nilai guna informasional
Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan
informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk kegunaan berbagai kepentingan
nasional, baik menyangkut penelitian maupun sejarah tanpa dikaitkan dengan
orang, badan usaha, tempat, benda, peristiwa, atau gejala. Nilai guna informasi
antara lain tentang hal-hal berikut ini.
orang dan badan usaha
benda
tempat
gejala (fenomena)
Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan
ALFRED
A = Administrasi (nilai administrasi)
B = Legal Value (nilai hukum)
F = Fiscal value (nilai keuangan)
R = Research value (nilai penelitian)
E = Education value (nilai pendidikan)
D = Documentation Value (nilai dokumentasi)

E. Metode Penyusutan dan Angka Pemakaian akhir
Penyusutan adalah salah satu konsekuensi akibat dari penggunaan aktiva
tetap. Di mana aktiva tetap akan cenderung mengalami penurunan fungsi.
Pengertian penyusutan menurut penalaran umum adalah cadangan yang akan
diperuntukan untuk membeli aktiva baru guna menggantikan aktiva lama yang
tidak produktif. Sedangkan pengertian menurut akuntansi, penyusutan adalah
pengalokasian harga perolehan aktiva tetap ke dalam harga pokok produksi, atau
biaya operasional yang disebabkan penggunaan aktiva tetap tersebut.
Aktiva tetap akan mengalami penyusutan dari suatu periode ke periode
berikutnya, jadi nilai kegunaan dari aktiva tetap akan terus berkurang dari suatu
periode ke periode berikutnya, kecuali tanah. Misalnya adalah mesin yang dibeli
untuk ektivitas operasi perusahaan seharga 12.000.000 dan setelah 6 tahun ke
depan nilai dari mesin tersebut mengalami penyusutan menjadi Rp. 7.000.000.
Dalam suatu periode tertentu apabila sudah digunakan atau dimanfaatkan
maka nilai aktiva tetap akan mengalami penurunan. Aktiva tetap yang nilainya
tidak akan berkurang, bahkan nilainya cenderung bertambah atau semakin tinggi
adalah tanah. Seiring dengan bertambahnya waktu, nilai dari sebidang tanah akan
mengalami penambahan atau semakin tinggi.
Penyusutan aktiva tetap terjadi karena berkurangnya nilai kegunaan dari
aktiva tetap yang disebabkan karena adanya pemakaian aktiva tetap tersebut.
Penyusutan dikenal juga dengan istilah depresiasi yaitu pengalokasian aktiva tetap
yang disebabkan adanya penurunan nilai dari aktiva tetap tersebut. Ada beberapa
metode yang dapat digunakan untuk mengetahui besarnya penyusutan atau
depresiasi, diantaranya metode metode garis lurus, metode jumlah angka tahun,
metode menurun berganda, metode satuan jam kerja dan metode satuan hasil
produksi.
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai metode penyusutan aktiva tetap,
sebaiknya Anda pahami dulu beberapa istilah berikut ini:
1. Harga perolehan (harga barang + biaya-biaya yang menyertainya)
2. Harga buku aktiva tetap (harga perolehan akumulasi penyusutan aktiva
tetap)
3. Nilai residu disebut juga dengan nilai sisa yaitu perkiraan nilai aktiva tetap
setelah dipakai sesuai umur ekonomisnya.
4. Umur ekonomis adalah batas waktu penggunaan barang atau perkiraan
usia barang.
Beberapa istilah di atas akan mempermudah dalam memahami metode
penyusunan aktiva tetap. Berikut penjelasan dan pembahasan beeberapa jenis
metode penyusutan aktiva tetap:

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Garis Lurus
Istilah lain dari metode garis lurus adalah straigt line method, di dalam
metode ini beban penyusutan aktiva tetap pertahunnya akan sama sampai akhir
umur ekonomis aktiva tetap tersebut.
Rumusnya:
Rumusnya:

Penyusutan = Harga perolehan - nilai residu
-----------------------------------
umur ekonomis

Dapat juga dicari dengan cara lain:

Menghitung tarif penyusutan tiap tahun

Tarif penyusutan = 100 %
-----------------
umur ekonomis

Menghitung beban penyusutan tiap tahun

Beban penyusutan = tarif penyusutan x (harga perolehan nilai residu)

Menghitung nilai buku aktiva tetap

Harga buku aktiva tetap = harga perolehan akumulasi penyusutan


Metode Penyusutan Aktiva Tetap Menurun Ganda
Istilah lain dari metode ini adalah Double Declining Balance Methode. Di
dalam metode ini, penyusutan aktiva tetap dapat ditentukan melalui persentase
tertentu yang dicari dari harga buku pada tahun bersangkutan. Untuk menghitung
persentase penyusutan dapat diperoleh dengan mengalikan persentase penyusutan
yang diperoleh dengan metode garis lurus dikalikan angka 2. Jadi besarnya
persentase penyusutan 2 kali dari persentase atau tarif penyusutan metode garis
lurus.
Rumus:
Penyusutan = [2 x (100% : umur ekonomis)] x harga buku aktiva tetap.


Metode Penyusutan Aktiva Tetap Jumlah Angka Tahun
Istilah dari metode ini adalah sum of the years digit method, besarnya
penyusutan aktiva tetap berdasarkan metode jumlah angka tahun mengalami
penurunan jumlah tiap tahunnya.

Rumus:

Penyusutan= sisa umur penggunaan
---------------------------- x (harga perolehan - nilai residu)
jumlah angka tahun
Keterangannya:
Sisa umur penggunaan diperoleh = semisal umur ekonomisnya adalah 5
tahun, maka untuk tahun pertama sisa umur penggunaan berjumlah 5 (lima),
sedangkan tahun kedua berjumlah 4 (empat), dan begitu seterusnya.
Jumlah angka tahun diperoleh = semisal umur ekonomisnya adalah 5 tahun,
maka perhitungan jumlah angka tahunnya 1+2+3+4+5=15
Harga buku aktiva = harga perolehan dikurangi nilai residu

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Satuan Jam Kerja
Istilah lainnya adalah Service Hours Method, penetapan beban penyusutan aktiva
tetap dalam metode ini di dasarkan pada jam kerja yang bisa dicapai dalam
periode yang bersangkutan.
Rumus:
Beban penyusutan per tahun = jam kerja yang dapat dicapai x tarif penyusutan
tiap jam
Tarif penyusutan per jam = (harga perolehan - nilai residu) / jumlah total jam
kerja penggunaan aktiva

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Satuan Hasil Produksi
Istilah lainnya adalah Productive Output Method. Di dalam metode ini
penetapan beban penyusutan aktiva tetap didasarkan pada jumlah satuan produk
yang dihasilkan pada periode yang bersangkutan.
Rumus:

Beban penyusutan per tahun= jumlah satuan produk yang dihasilkan x tarif
penyusutan per produk

Tarif penyusutan per satuan produk = (harga perolehan nilai residu) / jumlah
total produk yang dihasilkan.

Angka Pemakaian Arsip
Angka pemakaian akhir adalah bernilai tidaknya arsip di samping dapat
diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula
diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara
jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat
dalam arsip.
Rumus:
Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip x 100%
Jumlah seluruh arsip
Angka Kecermatan Arsip
Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang
tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka
perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai
berikut:

Keterangan:
AK : Angka Kecermatan
WTK : Arsip yang tidak diketemukan
WK : Arsip yang diketemukan
Apabila Angka Kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan
> 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan
perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka
Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.
Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang
semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang
baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah,
berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.






F. Pelaksanaan Penyusutan
Penyusutan arsip menganut asas sentralisasi dalam kebijakan dan
desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui asas tersebut dimungkinkan adanya
penyusutan arsip yang dilaksanakan secara terpusat, namun tidak menutup
kemungkinan dilakukan di daerah/kantor cabang.
Dengan adanya azas ini dapat dipetik beberapa manfaat pelaksanaan
penyusutan, yakni:
1. Adanya keseragaman persepsi terhadap jenis dan lamanya masa simpan
arsip yang akan disusutkan baik di pusat maupun di daerah.
2. Untuk menjaga kehati-hatian terhadap pelaksanaan penyusutan arsip,
sangat diperlukan adanya koordinasi dengan badan-badan atau lembaga-
lembaga yang berkaitan, yang tempat kedudukannya di pusat, seperti
BEPEKA, Arsip Nasional, BKN dan kementerian yang terkait.
3. Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

Pelaksanaan penyusutan arsip

1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah kepada unit kearsipan
instansi/lembaga/organisasi terkait
2. Kegiatannya meliputi:
Penyeleksian arsip inaktif oleh unit pengolah;
Pengelompokan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk seri,
rubrik, atau dosier;
Pembuatan daftar pertelaan; dan
Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif kepada unit kearsipan,
disertai dengan berita acara pemindahannya dalam daftar pertelaan.
Penyerahan arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/ organisasi
kepada kantor arsip nasional/daerah
1. Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang mempunyai jadwal
retensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun tetapi menurut jadwal retensi
harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus
diperpanjang penyimpanannya.
2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip nasional/daerah
dilaksanakan sekurang-kurangnya dua tahun sekali atas izin dari pimpinan
instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.
3. Kegiatan penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan antara lain:
Pengecekan arsip-arsip yang dipindahkan oleh unit pengolah, disesuaikan
dengandaftar pertelaan;
Pengecekan kelengkapan berkas dan penyempurnaan penyusunan bentuk,
seri, rubrik atau dosier;
Membuat daftar pertelaan sekaligus dengan deskripsi/gambaran arsipnya
secara lengkap;
Melakukan penyampulan pada arsip-arsip yang masa simpannya lebih
dari tiga tahun;
Melakukan perawatan/pemeliharaan arsip-arsip tersebut selama beada
pada unit kearsipan;
Setiap dua tahun melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akan
dipindahkan ke kantor arsip nasional/daerah;
Rencana pemindahan arsip inaktif ini terlebih dahulu dikonsultasikan dan
dikoordinasikan dengan kantor nasional/daerah.