makalah kearsipan

BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip
tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya
pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti
dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan
Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan
kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan organisasi.
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir
dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia
perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses
kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam
satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap
organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.
Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat
penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan
suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan
penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat
dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan
yang sesuai diantaranya:
1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan
abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi
pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun
tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang
diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan
arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang
digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen
kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam
susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Kajian Teori
a. Pengertian Arsip
Suatu kantor ataupun instansi baik pemerintah maupun juga swasta yang mempunyai
serangkaian atau aktivitas.Yang meliputi segala macam pekerjaan yang menyangkut
penyampaian keterangan baik lisan maupun tertulis, serta pembuatan warkat-warkat, pengunaan
dan warkat merupakan segala sesuatu macam bentuk catatan tertulis, gambaran, rekaman yang
memuat tentang suatu hal atau kegiatan yang telah di selengarakan yang berfungsi sebagai bahan
pengingat atas kegiatan tersebut.
Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau catatan baik yang
tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman film dan lain
sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi sebagai bukti pertangungjawaban atas segala
macam bentuk pekerjaan administrasi dalam suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat-warkat
tersebut sering terkenal dengan istilah arsip.
Istilah arsip sangat beraneka ragam. Kata arsip itu merupakan istilah dalam bahasa
indonesia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip di kenal dengan istilahFILEyang berasal
dari bahsa latin FILLUMyang berarti tali atau benangfile adalah sekumpulan bahan-bahan
keterangan dalam wujud dan bentuk apapun yang dapat di gunakan sebagai bukti terselengaranya
suatu kegiatan. Istilah arsip yang lain adalah archives yang berarti tempat atau dokumen(record).
Record adalah setiap lembaran yang berbentuk dan wujud apapun yang memuat informasi atau
keterangan yang di simpan sebagai bukti atau pertangungjawaban atas segala transaksi.
Sedangkan menurut sutarto (1992:168), arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan
secara teratur,sistematis karena menpunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat
secara cepat dapat di temukan kembali. Sedangkan menurut UU No.7 tahun tentang ketentuaan
pokok kearsipan, pengertian arsip:
a) Naskah-naskah yang di buat atau di terima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiataan pemerintah.
b) Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berklompok, dalam pelaksanaan
kehidupan kebangasaan.

Dalam pengertian tersebut terkandung beberapa pokok pengertian sebagai berikut:
a) Pengertian tentang naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun yang di maksud naskah-
naskah dalam bentuk corak bagimanapun dari sesuatu arsip meliputi baik yang tertulis, maupun
yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagainya.
b) Pokok pengertian tentang arsip dalam keadaan berkelompok. Yang di maksud dengan
berkelompok ialah naskah- naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang
lain, di himpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Sedangkan menurut lembaga administrasi Negara (LAN) dalam bukunya A.W. Widjaja
(1990 : 100) mengemukakan bahwa :
Arsip adalah segala kertas, naskah, foto, film, microfilm, rekaman, suara, gambar peta,
gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalm segala macam bentuk dan sifatnya, asli ataupum
salinan serta dengan segala macam penciptaanya dan menghasilkan atau di terima oleh sesuatu
organisasi atau badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau
kegiatan pemerintah lainya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya .
Menurut Prajudi Admosudirja seperti yang di kutip Hery Sawiji (2002 : 129) menberikan
pengertian warkat sebagai berikut:
1. Setiap catatan, setiap apa saja yang di catat untuk di simpan (to preserve)
2. Setiap bahan yang di tulis dan di pergunakan sebagai bukti (alat pembuktian):
pertangungjawaban dari pada suatu perestiwa kejadian.
3. Register, daftar, dokumen, dan sebagainya di mana suatu bukti tertulis itu di taruh, di catat, di
rekam.
4. Suatu berita acara atau laporan resmi yang di buatoleh seorang pejabat resmi.
5. fakta atau data yang di catat secara tertentu mengenai suatu misalnya: jasa-jasa, kelakuan,
prestasi kerja, karier, dan sebagainya.
6. plat atau pringan hitam, pita rekaman.
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No 7 1971 dalam AW Widjaja (1993:211) fungsi arsip dapat di bedakan
menjadi:
1) Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan,
peleksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara
langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.
2) Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelengaraan kehidupan pada umumnya maupun penyelengaraan sehari-hari administrasi
negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan berkembang seiring dengan
perkembangan organisasi di mana suatu organisasi yang telah umbuh dan berkembang menjadi
organisasi yang besar di mana volume pekerjaan yang di laksanakan dalam organisasi trsebut
juga besar sehinggaini juga berdampak pada pertambahnya jumlah arsip yang dihsilkan dalam
organissi tersebut. Menurut Sutarto (1992 : 213) menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti secara
fungsional,yaitu sebagai berikut:
1) Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut
fungsinya.
2) Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan
pertangungjawaban Nasional atau pemerintah.
Dari beberapa pendapat tersebut di atas mengenai fungsi arsip dapat peneliti simpulkan
bahwa pada dasarnya fungsi arsip dapat di golongkan menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan pada umumnya yang senantiasa berubah nilai dan fungsinya.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelengaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaran ketatausahaan.
c. Nilai Guna Arsip
Seperti telah di kemukakan di atas mengenai arsip di mana arsip menpunyai peranan
yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan maka arsip
perlu dan penting untuk di kelola dengan baik dan terancana.
Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto (1993 : 163)
menyatakan bahwa nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi:
1. Nilai guna daministrasi (administrasi value)
2. Nilai guna hokum (legal value)
3. Nilai guna penelitian (research value)
4. Nilai guna pendidikan (education value)
5. Nilai guna dokumentasi (documentary value)
Menurut pendapat Gusti Endeng yang di kutip oleh Hery Sawiji (2002:130), 4 (empat )
macam kegunaan warkat yaitu sebagai berikut :
1. Guna penerangan
2. Guna yuridis
3. Guna sejarah
4. Guna ilmiah
Sedangkan menurut Milton Reitzfeld mengemukakan bahwa nilai guna yang ada pada
warkat adalah sebagai berikut:
1. Nilai untuk kegunaan administrasi (value for administrasi use)
2. Nilai untuk kegunaan hokum (value for legal use)
3. Nilai untuk kegunaan keuangan (value for fiscal use)
4. Nilai untuk kegunaan kebijaksanaan (value for policy use)
5. Nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiataan organisasi (value for operating use)
6. Nilai untuk kegunaan sejarah (value for historical use)
7. Nilai untuk kegunaan penelitiaan(value for research use)
Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat peneliti simpulkan bahwa nilai guna
kegunaan dari arsip adalah sebagai berikut:
a. Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang di gunakan untuk proses penyelengaraan atau
penyelesaian suatu pekerjaan dalam kantor guna mencapai tujuan yang sudah di tentukan oleh
organisasi atau kantor.
b. Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang di gunakan untuk menangani permasalahan dalam
bidang keuangan.
c. Nilai kegunaan hokum adalah arsip yang di gunakan untuk bahan-bahan pembuktian atas suatu
perestiwa ataupun juga kejadian yang telah berlangsung sehingga menpunyai kekuatan hukum.
d. Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk kepentingan pelaksanaan dan
pengembangan dalam dunia pendidikan sehingga membantu kelancaran KBM.
e. Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat mengambarkan suatu kejadian atau perestiwa
dari masa lampau, atau bisa di katakan bahwa arsip sebagai bahan pengingat atas kajadian yang
lalu.
f. Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang di gunakan untuk kebutuhan perkembangan dan
kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan yang akan datang.
Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya di perlukan namun ada batas pemakaian
tertentu. Meskipun demikian keberadaanya tetap di butuhkan. Untuk itulah, warkat perlu untuk
di kelola dengan baik dan terancana.
d. Kearsipan
Dalam penyimpanan warkat harus di lakukan secara sistematis, ini di lakukan kembali
dengan cepat dan mudah. Semua aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat
ataupun juga dokumen ini yang di sebut dengan istilah kearsipan atau secara singkatnya di sebut
dengan kearsipan(filing).


Berikut ini peneliti berikan batasan-batasan mengenai kearsipan yaitu sebagai berikut:
a. Menurut Ig Wursanto (1995:19)
Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan
cepat apabila sewaktu-waktu di perlukan.
b. Dalam kamus administrasi perkantoran (Ig Wursanto,1995:15-16)
Yang di maksud filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat dalam
suatu penyimpanan secara tertib menurut sistem ,susunan, dan tata cara yang telah di tentukan,
sehingga pertumbuhan-pertumbuhan warkat itu dapat di kendalikan dan setiap kali di perlukan
dapat secara cepat di temukan kembali.
c. Menurut Basir Barthos (1997:43)
Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis,
sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat di temukan kembali setiap kali di
perlukan
Dari 3(tiga) pendapat tersebut di atas, dapat di ambil suatu kesimpulan bahwa kearsipan
pada intinya adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau
pengaturan arsip.
e. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan partangungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelengaran kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertangungjawaban tersebut bagi kegiataan pemerintah pemerintah :
1) Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama di perlukan.
2) Menyiapkan surat setiap saat di perlukan.
3) Pengumpullan bahan-bahan yang menpunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang di
perlukan sebagai pelengkap. (A.W.Widjaja, 1993 : 103).
Dari pendapat tersebut di atas tentang tujuan kearsipan maka dapat peneliti simpulkan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan-bahan, bukti yang nyata,
benar mengenai kehidupan kebangsaan di masa yang lampau, sekarang, dan masa yang akan
dating di mana keberadaanya sangat dibutuhkan bagi kelancaran suatu kegiataan tersebut.
Kearsipan tidak hanya sebetas menyimpan warkat saja. Kearsipan merupakan suatu
rangkian kegiatan yang di lakukuan secara sistematis, berurutan. Dimana di antara kegiataan
yang satu dengan kegiataan yang lain saling berhubungan atau berkelanjutan. Adapun kegiatan
yang termasuk dalam administrasi kearsipan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:
1. Penerimaan warkat
2. Penguiriman warkat
3. Pencatatan warkat
4. Penyimpanan warkat
5. Pewnyingkiran atau penyusutan warkat
6. Pemusnahan warkat yang sudah tidak menpunyai nilai guna.( Ig. Wursanto,1995 : 15).
Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting untuk di lakukan, mengingat kegunaan
arsip yang penting bagi suatu organisasi yang akan menbantu kelancaran pekerjaan suatu
organisasi. Aman yang di maksud adalah bebas dari berbagai macam bentuk bahaya. Seperti
misalnya kebakaran, pencurian, kebanjiran dan kerusakan yang di sebabkan oleh berbagai
macam hal seperti serangga, kutu buku, udara, dan sebagainya.
f. Macam macam sistem kearsipan.
Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya
sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1 Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2 Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di
kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1) Alphabetical arrangement (susunan abjad)
- Subjet (pokok soal)
- Phonetic (suara)
2) Numerical arrangement (susunan nomor)
- Serial (seri)
- Coded (kode)
3) Geographical arrangement (susunan wilayah)
4) Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan
abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama
(seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang
berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171)
mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem
utama,yaitu:
1. alphabetical sistem abjad
2. geographical- sistem wilayah
3. subject sistem pokok soal
4. numerical- sistem no
5. choronological of them- sistem tanggal
6. some combination of them- sistem gabungan
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan
dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai
berikut:
1. Sistem abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di
terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama
organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad
mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari
suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk
masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan
abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan
oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di
tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 ( dua ) cara:
a) Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilahistilah atau namanama yang terdiri dari 2
( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b) Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama
yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing masing kata berdiri
sendiri. Misal :
Jakarta Utara
Banjar Negara
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan
instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang
arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah masalah apa yang menjadi fokus atau
yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah masalah tersebut dikelompokkan
menjadi satu subjek. Misal: masalah masalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya.
Selanjutnya masalah masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya
Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3. Sistem geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah
tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau,
kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah
kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu,
Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang
bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad
pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4. Sistem nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman
mengatur arsip arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan
penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya.
Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem
subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih
ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-
masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses
menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5. Sistem tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal
dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan
di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam
bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri
dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.
g. Asas penyimpanan arsip
Menurut Hery Sawiji (2002:145) mengemukakan bahwa asas penyimpanan arsip ada
2(dua) macam yaitu sebagai berikut:
1) Sentralisasi; dan
2) Desentralisasi













BAB II
PEMBAHASAN
Menurut hasil observasi yang saya laksanakan pada Hari Sabtu, 4 Juni 2011 tentang
pengelolaan kearsipan di SD Muhammadiyah Kebumen meliputi :
Profil Sekolah SD Muhammadiyah Kebumen
a) Identitas Sekolah
1. Nama Sekolah : SD Muhammadiyah Kebumen
2. Alamat Sekolah : Jl.Ahmad Yani No.83 Kebumen
3. Tahun Pendirian : 1967
4. SK Pendirian : No. 3259/1-23/Jtg1979
5. Status Terakredasi : Terakredasi A per 22 Desember 2006
6. Nama Yayasan : PCM Majelis Dikdasmen Kebumen
7. Status Tanah : Milik Sendiri
b) Visi dan Misi
Visi :
Menjadikan SD Muhammadiyah Kebumen sebagai pendidika yang berorientasi pada output
yang beriman dan berakhlak mulia.
Misi :
1) Menanamkan sikap dan perilaku yang berakhlakul karimah.
2) Melaksanakan kegiatan Belajar yang inovatif, kreatif dan menyenagkan
3) Membina bakat dan mengembangkang kreatifitas peserta didik.
4) Mencetak peserta didik yang berkepribadian utuh, mandiri dan bertanggung jawab.
5) Menciptakan peserta didik yang unggul dalam IPTEK Dan IMTAQ.
6) Meningkatkan kualitas seluruh Sumber Daya Sekolah.
A. Konsep Dasar anajemen Kearsipan
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip
adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan di SD Muhammadiyah Kebumen
Arsip adalah Kumpulan Surat yang di tata rapi dan teratur agar file yang nantinya diperlukan
dapat dengan mudah dicari lagi. Sedang manajemen kearsipan sendiri yaitu prosedur prosedur
untuk menyususn arsip. Di SD Muhammadiyah Kebumen ada dua macam jenis kearsipan yaitu ;
surat massuk dan surat keluar, dari macam macam tersebut terdapat perihal yang berbeda
diantaranya pemberitahuan kepada wali murid maupun pemberitahuan dari Dinas Kebumen.
Setelah Arsip tersebut baik masuk maupun keluar diadakan penyusunan sesuai jenis suratnya,
agar rapid an teratur.
B. Pengorganisasian Arsip
Konsep organisasi kearsipan diketahui sebagai berikut :
1) Sentralisasi
Artinya dalam 1(satu) kantor hanya terdapa satu tempat pengelolaan arsip sehingga semua alat
perlengkapan arsip di letakkan dan dapat di pergunakan oleh semua bagian yang menbutuhkan
pengunaan arsip tersebut.
Keuntungan dari sistem ini adalah:
a Tidak terjadi duplikasi perlengkapan arsip
b Pelayanan lebih cepat dalam memunuhi permintaan arsip
c Biaya lebih murah atau rendah dalan hal pengadaan peralatan arsip
d Pembuatan salinan-salinan warkat yang tidak perlu dapat di cegah
Kelemahan
a Ruangan menjadi semrawut sebab masing-masing bagian menpunyai kepentingan berbeda-beda
seputar arsip tersebut.
b Keamanan terhadap arsip tersebut kurang terjamin
c Kerahasian arsip kurang terjamin
d Tidak semua jenis arsip dapat di simpan dengan mengunakan satu sistem satu.
2) Desentralisasi
Artinya pengelolaan arsip di lakukan oleh tiap-tiap bagian sehingga menpunyai perlengkapan
dan sistem penyimpanan arsip sendiri.
Keuntungan
a Kerahasian lebih terjamin
b Tidak terjadi pemborosan waktu dalam mencari arsip
c Pengelolaan arsip dapat di lakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja maqsing-masing.
Kelemahan
a Pelayanann kurang efesien
b Adanya duplikasi alat/perlengkapan
- Campuran antara sentralisasi dan desentralisasi
Asas campuran merupakan sebagai kombonasi atau gabungan dari asas sentralisasi dan
asas desentralisasi. Dalam asa campuran ini, tiap-tiap asas unit satuan kerja dimungkinkan
menyelengarakan sendiri-sendiri penyelengaraan penyimpanan arsipnya karena menpunyai
spesifikasi tersendiri penyimpananya di desentralisasi. Tujuan dari asas ini adalah untuk
mengatasi segala kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas
desentralisasi.
C. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Peralatan yang digunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak, dapat
dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
3. Alat penyimpanan berat (power file)
Setiap jenis alat penyimpanan tersebut mempunyai bermacam-macam bentuk yang
bervariasi satu sama lainnya. Meskipun ukurannya sudah standar, tetapi masih ada ciri khas
yang membedakan tergantung dari pabrik pembuat alat tersebut. Alat penyimpanan tegak
(vertical file)
Di SD Muhammadiyah Kebumen memilih menggunakan tipe perlatan penyimpanan arsip
dengan alat penyimpanan tegak mengingat arsip yang disimpan sudah banyak. Alat penyimpanan
tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini yang
kita kenal dengan almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2, 4, 5
atau 6 laci. Dalam membeli peralatan ini harus diperhatikan benar mutunya, karena dunia bisnis
sudah membuktikan bahwa peralatan dengan mutu yang bagus, lebih tahan lama, ini berarti lebih
efisien dan ekonomis. Lemari arsip yang bagus dan kuat biasanya mampu menampung arsip
dengan berat 30 35 kg. Laci-laci hendaknya mempunyai penahan yang dapat membantu
menahan laci jika ditarik penuh ke luar. Kerangka dari almari arsip seharusnya terbuat dari
rangka yang kuat untuk menahan tarikan dan dorongan. Kini, banyak perusahaan menggunakan
almari arsip yang khusus tahan api untuk melindungi dokumen-dokumen yang penting. Ada dua
macam almari arsip: 1. Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa; dan 2. Almari arsip untuk
folder gantung yang mempunyai tempat untuk menggantung folder.
D. Prosedur Pencatatan dan pendistribusian Kearsipan
Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur
permulaan untuk surat-masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan,
pendistribusian dan pengolahan. Sedangkan untuk surat-keluar meliputi administrasi pembuatan
surat, pencatatan dan pengirim. Prosedur penyimpanan untuk surat-masuk dan surat keluar
(arsip atau surat pertinggal) adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks,
mengkode, menyortir, dan meletakkan.
a. Buku Agenda
Agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk membantu mencari surat yang disimpan di
dalam file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum nomor file, buku ini memang
sering dipakai untuk refrensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat di terima
ataupun nomer surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara penyimpanan surat adalah karena file
penyimpanan masih sering mempergunakan system filing kronologis, yang juga merupakan
susunan dari catatan surat masuk pada Buku Agenda atau surat-surat keluar pada Buku Verbal.
b. Buku Ekspedisi
Buku Ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau
pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari Buku Agenda, yaitu
nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.Setiap unit kerja biasanya mempunyai
buku ekspedisi. Didalam prosedur Kartu-Kendali yang diterima oleh unit pengolahan, dan
setelah diparaf dikembalikan pada unit usaha.
c. Tata Nakah
Disamping pencatatan dan pengendalian surat, surat dengan prosedur buku agenda dan
prosedur kartu-kendali, masih ada lagi cara ketiga yaitu prosedur tata-naskah yang lazim
disingkat takkah. Sama seperti dua prosedur sebelumnya, prosedur tata naskah bertujuan untuk
memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari
sesuatu persoalan yang dihimpun didalam takkah.Takkah adalah suatu kegiatan administrasi
didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari
suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
E. Prosedur Menyimpan Arsip
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad, numerik/ nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor
sebagai identitas arsip yang terkait. (http://widyatriutami.blogdetik.com/2010/07/12/5-macam-
sistem-kearsipan diakses tanggal 4 Juni 2011 pukul 19.30WIB)
Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan
yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem geografis dan sistem
subjek, serta sistem warna.
Dilihat dari pengertian system tersebut adalah :
- Sistem Abjad: Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad.
- Sistem Geografis: Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada pengelompokan menurut nama tempat.
- Sistem subjek : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen
bersangkutan
SD Muhammadiyah Kebumen memilih menggunakan system subjek karena agar mencari
dokumen yang disimpan mudah dengan melihat perihal atau isi yang mau dicari.

F. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen
agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana dokumen tersebut sewaktu-waktu
dibutuhkan.adpun sistemnya sebagai berikut :
1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad.
2. Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
pengelompokan menurut nama tempat.
3. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen bersangkutan.
SD Muhammadiyah menggunakan penyimpanan system subjek untuk memudahkan kerja
petugas arsip ketika mencari dokumen (surat) yang dibutuhkan
G. Penilaian Arsip
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer
meliputi:
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum
atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip,
serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
(c ) Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas : 2003 Digitized by USU digital
library 3
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan
tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta
yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip
pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip
makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.
Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip
yang ada di unit yang bersangkutan.
(e) Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya:
Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan
sebagainya.
(f) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip
korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi
atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah
perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan,
kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga
berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(g) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip
yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang
penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip
yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran
pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak
permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya,
misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

H. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip
a. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala
kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor
sebagai berikut:
1) Factor dari dalam
seperti kartas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan
dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan
di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem
pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari
getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
2) Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas
menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar
matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang
jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat
pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga
di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.
b. Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja
wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
1. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
2. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-
lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

I. Pengawasan dan dan Pemakaian Arsip
1. Efektifitas pengawasan arsip
Yang dimaksud dengan pengertian mengefektifkan pengawasan adalah membatasi
jumlah arsip yang ada pada setiap karyawan. Jumlah yang dikehendaki akan tergantung kepada
jenis masing masing kegiatan, pada kegiatan pelayanan umum, misalnya : jumlah 0,2 meter
kubik per karyawan masih merupakan kewajaran. Karyawan lain pada umumnya dapat memiliki
kira kira seperlimanya.
2. Pemakaian arsip untuk memeperlihatkan penggunaan arisp yang disimpan.
Ratio pemakaian arsip (dalam persen) = pemakaian x 100 : jumlah arsip
Sebagai contoh, untuk bulan terakhir terdapat penggunaan 200 arsip dari 20.00 yang
tersimpan. Ratio pemakaian arsip akan menjadi 200 x 100 : 20.000 = 1%. Rasio ini pada arsip
inaktif jarang mencapai 5%. Untuk arsip aktif, ratio sekitar 15 20%.
Analisis ratio pemakaian arsip dapat dibuat dengan pergitungan rata rata jumlah arsip dari tiap
jenis dengan umur dari masing masing arsip. Analisis tersebut dapat membantu pengawasan
penyimpanan dan pemindahan arsip.
Ratio kecermatan (dalam persen) = jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100 : jumlah arsip
yang ditemukan
Misal untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan 10.000 arsip dapat ditemukan, ratio
kecermatannya adalah 0,1%. Untuk system penyimpanan yang sempurna ratio kecermatannya
tidak akan mencapai 0,5%.
J. Komputerisasi Arsip
Dalam pengelolaan instalasi komputer banyak hal yang perlu diperhatikan oleh seorang
perancang, salah satu diantaranya adalah merancang ruang lingkup kerja atau ruang lingkup
dimana komputer tersebut dioperasikan. Untuk melakukan perancangan ruang komputer, seorang
perancang harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Persyaratan Teknis Ruang Komputer
2. Teknis Pelayanan Ruang Komputer
3. Tata Ruang Komputer
4. Perlengkapan Ruang Komputer
1. Persyaratan Teknis Ruang Komputer
Persyaratan teknis ruang komputer meliputi :
1. Perencanaan Ruang Komputer
2. Arus Kerja Ruang Komputer
2. Perencanaan Ruang Komputer
a. Syarat Pencahayaan Ruang Komputer
Pencahayaan ruang komputer harus memungkinkan orang dapat bekerja dengan nyaman dan
mata tidak mudah lelah. Pekerjaan dengan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi
membutuhkan intensitas pencahayaan 40 sampai dengan 80 foot candles, pada bidang 30 inci
dari permukaan tanah/lantai. Untuk penempatan Visual Display unit (monitor), intensitas nilai
pencahayaan sebaiknya tidak lebih dari 50 foot candles, dan penempatan konsole dan panel
kontrol harus dihindarkan dari sinar matahari langsung, karena hal itu akan mengakibatkan
berkurangnya ketahanan dari perangkat itu sendiri sebelum waktunya.
Beberapa hal yang juga perlu untuk diperhatikan agar terciptanya kenyamanan dalam
penggunaan perangkat komputer selain yang telah disebutkan di atas adalah :
1. Usahakan monitor tidak berhadapan langsung dengan cahaya (sinar matahari/lampu).
2. Menggunakan bahan untuk menutup jendela ruangan dari sinar matahari yang masuk.
3. Melapisi jendela dengan kaca yang diberi lapisan warna yang dapat mengurangi intensitas sinar
matahari yang masuk.
b. Akustik Ruang Komputer
Mengingat tentang akustik ruang komputer, maka yang perlu diperhatikan adalah
penggunaan material untuk lantai, dinding, dan plafon serta desain dari jendela yang terdapat
dalam ruangan tersebut.
1. Untuk dinding dan plafon dapat digunakan material yang mempunyai daya serap yang tinggi
terhadapat tingkat kebisingan.
2. Untuk ruangan yang ber-AC, dapat dipilih penggunaan material lantai yang tidak menimbulkan
kondisi dingin, seperti marmer atau keramik.
3. Untuk ruangan yang menggunakan karpet dapat menggunakan AC dengan temperatur sama
dengan suhu ruangan + 25
0
C.
4. Untuk disain jendela, diusahakan menggunakan jendela yang dapat memperkecil jumlah debu
yang masuk.
c.Tata Letak Ruang Komputer
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perencanaan ruang komputer adalah tata letak
ruang komputer yang harus dibuat sedemikian rupa sehingga orang-orang yang berkepentingan
dan erat kaitannya dengan pemrosesan data dapat dengan mudah mencapai ruang komputer.
d. Tata Ruang Komputer
Penataan ruang komputer harus memungkinkan petugas/personil/pegawai dapat bekerja
dengan nyaman, dimana tersedianya tempat untuk penyimpanan media rekam, media masukan,
media keluaran (cetak) dan sebagainya. Misalkan penempatan printer yang digunakan bersama
oleh banyak komputer haruslah memiliki tempat yang mudah dijangkau dan letaknya memiliki
jarak setidaknya sama dari tempat dimana komputer-komputer tersebut digunakan.