Nama : Yana Mulyana

NIM : 2011.11.043
Kelas : TI09K2

Tugas I Manajemen Proyek

KONSEP DAN FUNGSI DASAR MANAJEMEN PROYEK

Pengertian Manajemen
Manajemen telah memberi batasan untuk melaksanakan suatu pekerjaan
dengan memanfaatkan sumber daya yang ada melalui pengorganisasian. Pengertian
diatas maksudnya adalah bagaimana mengorganisir, memimpin dan mengendalikan
pemanfaatan segala sumber daya yaitu manusia, uang, bahan dan alat-alat di dalam
suatu usaha untuk mencapai tujuan dengan menggunakan metode-metode tertentu.
Manajemen menurut James A.F Stoner / Charles Wankel:
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan proses
pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya
organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan(James F
Stoner,Manajemen , Edisi Ketiga, CV.Intermedia, Jakarta,1986, Hal 4).
a. Perencanaan
Didalam perencanaan ini seorang atasan dituntut untuk mampu memilih dan
menentukan langkah-langkah kegiatan akan datang yang diperlukan untuk
mencapai sasaran. Langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak
dicapai kemudian menyusun urutan langkah yang akan diambil untuk mencapai
sasaran tersebut. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan
adalah untuk menjembatani antara langkah yang diambil dengan sasaran yang
akan diraih sesuai dengan tujuan tertentu.


b. Pengorganisasian
Pengorganisasian mempunyai pengertian bahwa seorang atasan harus mampu
mengatur mengalokasikan kegiatan serta mengkoordinasikan sumber daya kepada
anggota organisasi agar dapat mencapai sasaran secara efisien. Hal ini berarti
perlu adanya pengaturan peranan masing-masing anggota. Peranan ini kemudian
dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar ini
pembagian tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Kepemimpinan
Maksud dari kepemimpinan ini adalah bagaimana seorang atasan
mendiskripsikan, mengarahkandan mendelegasikan serta mampu menciptakan
suasana kerja yang kondusif dan mampu memotifasi para stafnya untuk
melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
d. Pengendalian
Pengendalian ini mempunyai arti bahwa seorang atasan mampu memantau,
mengkaji dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan
kebijakan organisasi.

Pengertian Proyek
Sebuah proyek secara umum merupakan serangkaian aktifitas kerja yang
mempunyai kegiatan permulaan dan kegiatan akhir yang unik, dimana dalam proses
kerjanya aktifitas tersebut berpedoman pada tujuan yan telah disepakati. Untuk
penyelesaian kerja aktifitas yang ada, dibutuhkan beberapa sumber daya seperti :
Biaya, Peralatan, Tenaga Kerja, Bahan Baku dan Ruang Gerak.Hal diatas selaras
dengan definisi yang dikemukakan oleh Soehendrajati sebagai berikut: Proyek
adalah suatu kegiatan terorganisasi, yang menggunakan beberapa sumber daya yang
ada, yang dijalankan selama jangka waktu terbatas, yang mempunyai titik awal saat
dimulainya proyek dan titik akhir saat selesainya proyek (Soehendrajati ,
RJB.Pengantar manajemen Kontruksi, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta,1981,
Hal. 4).
Menurut P. J Burman, karakteristik yang menandai suatu kegaitan sehingga
dianggap sebagai suatu proyek adalah sebagai berikut. (Burma, P J. Precendence
Network For Project Planing and Control, Mc Errow Hill Book Company, England,
1972, Hal. 3).
a. Bersifat Terbatas
Penyelesaian suatu proyek, yang mencakup semua tujuan akan dilaksanakan
dalam suatu periode waktu terbatas.
b. Kompleks
Suatu kegiatan dianggap suatu proyek apabila terdiri dari aktifitas seri atau
parallel, sehingga operasinya harus mencakup gabungan antara keterampilan
manusia, sumber daya, bahan baku, serta formalitas lainnya yang terbatas.
c. Tidak Berulang
Artinya suatu proyek merupakan suatu usaha yang tidak berulang atau rutin.
Sedangkan kegiatan-kegiatan yang berbentuk proyek, pelaksananya tergantung
pada beberapa sumebr yang terlibat, waktu penyelesaianya, serta kompleksitas
teknologi yang digunakan. Semua fungsi yang ada dalam suatu proyek akan
berhenti jika proyek tersebut telah selesai dan masing-masing bagian dari
organisasi proyek itu bias mengerjakan pekerjaan yang lain tanpa terikat pada
organisasi sebelumnya.

Pengertian Manajemen Proyek
Pengertian manajemen dalam perencanaan dan pengendalian proyek adalah
merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya
perusahaan untuk mencapai sasran yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen
proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kergiatan) vertikal maupun
horizontal. Dari pengertian di atas dapat terlihat bahwa konsep manajemen proyek
mengandung hal-hal sebagai berikut:
a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya yaitu:
merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya
perusahaan yang berupa manusia, biaya dan material.
b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek dengan sasaran yang telah ditentukan.
c. Memakai pendekatan sistem.
d. Mempunyai hirarki horizontal dan vertikal.

Dari pengertian diatas menunjukkan bahwa manajemen proyek tidak
bermaksud meniadakan arus kegiatan vertical, tetapi ingin memasukkan pendekatan
teknik serta metode yang spesifik untuk menanggapi tuntutan dan tantangan yang
dihadapi dalam kegiatan proyek.
Tahapan-tahapan dalam kegiatan manajemen proyek adalah:
1) Tahapan penjadwalan proyek dan perencanaan bangunan.
2) Tahapan pelelangan dan kontrak pelaksanaan.
3) Tahapan pelaksanaan fisik kontruksi.
4) Tahapan penilaian proyek sebelum penyerahan.

Konsep Dasar Manajemen
Konsep dasar manajemen meliputi:
1. Identitas manajemen :
a. Sebagai suatu hal yang ada karena dapat dipelajari,
b. Sebagai suatu proses karena umumnya meliputi kegiatan : perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, penggerakan dan pengawasan secara
berkelanjutan,
c. Dapat diketahui hanya dari hasilnya saja (intangible),
d. Sebagai suatu alat untuk mencapai tujuan (hasil).
2. Arti pentingnya manajemen:
a. Tak akan ada suatu organisasi yang berhasil dalam mencapai tujuanya tampa
menggunakan manajemen secara efektif dan efesien,
b. Manajemen dapat memberikan nilai efektifitas bagi setiap usaha-usaha manusia,
c. Manajemen dapat menjamin pencapaian hasil usaha yang maksimal.
3. Prinsip Manajemen:
a. Berguna bagi para manajer dalam usaha menghindari berbagai kesalahan umum
dalam pekerjaanya,
b. Bersifat fleksibel sesuai dengan situasi dan kondisi yang berkembang dalam
lingkungan organisasi.
4. Sasaran manajemen:
Sasaran manajemen sangat penting oleh karena itu harus dibuat dengan jelas
dan tegas karena jika tidak (kurang) jelasnya maka akan mempersulit tugas-tugas
manajer.
Berdasarkan beberapa pengertian dan definisi yang telah diuraikan di atas
dapat disimpulkan, bahwa manajemen itu meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Sebagai pekerjaan pimpinan,
2. Ada tujuan yang ingin dicapai,
3. Pencapaian tujuan dilakukan dengan orang lain,
4. Setiap kegiatanya selalu menggunakan cara berpikir ilmiah dan praktis (prinsip-
prinsip manajemen) dengan dukungan berbagai sumberdaya yang tersedia,
5. Pencapaian tujuan dilakukan dengan cara seefektif dan seefesien mungkin.


Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang
berpengaruh besar dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek, yaitu:
a. Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management
Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan
fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan
mengendalikan.
b. Pemikiran Sistem
Pemikiran sistem adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari
wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berhubungan dengan
penyelenggaraan proyek adalah sistem analisis, sistem engineering dan
sistem manajemen.
c. Pendekatan Contingency
Pendekatan contingency atau situasional pada dasarnya berpendapat bahwa
tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk
mengelola setiap macam kegiatan.

Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen menurut H. Koontz (1982) adalah proses merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya
yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.
Yang dimaksut dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan
tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi manajemen menurut pengertian di atas dapat diuraikan lebih lanjut sebagai
berikut :
1. Merencanakan
Merencanakan berati memilih dan menentukan langkah langkah kegiatan
yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama
adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan
langkah kegiatan untuk mencapainya. Jadi perencanaan dimaksudkan untuk
menjembatani antara sasaran yang akan diraih dengan keadaan atau situasi
awal. Salah satu kegiatan perencanaan adalah pengambilan keputusan.
2. Mengorganisir
Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan
dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber
daya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran
secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pembagian tugas,
tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar pembagian tersebut selanjutnya
disusun struktur organisasi.
3. Memimpin
Kepemimpinan adalah mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya
manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai
tujuan yang telah digariskan.
4. Mengendalikan
Mengendalikan adalah menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan bila
perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah
ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan
dibandingkan dengan rencana.
5. Staffing
Staffing meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang
diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan dan
penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.






Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip manajemen klasik yang penting diantaranya adalah :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan kegiatan usaha atas dasar fungsi organik mendorong para
pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih
memperhatikan masing masing bidangnya dibanding usaha koordinasi yang
menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau
bidang yang mempunyai tenaga spesialis dengan keahlian, latihan kerja dan
pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan
tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen
tersebut akan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi
sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari
organisasi tersebut. Tanggung jawab serta wewenang untuk mencapai sasaran
yang telah ditentukan sebelumnya diberikan kepada mereka sesuai dengan
posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang
untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan penjabaran keputusan
disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan
diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas
sampai urutan terbawah. Bawahan menerima perintah dari dan melapor
kepada hanya satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area
yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memberi
penjelasan dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina
pejabat eksekutif agar dapat diserahi tanggung jawab dalam mengambil
keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik,
termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti bila terjadi
pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini membuat keputusan keputusan sesuai dengan wewenangnya,
sedangkan anggota staff memberikan nasihat hasil dari pemikiran dan
pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan
perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan Bawahan
Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal
ini berarti keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan
dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk
mengembangkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat
kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus kegiatan horisontal dalam manajemen klasik
terselenggara dalam berbagai bentuk, seperti rapat koordinasi antar
departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan
membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia usaha dewasa ini menuntut agar disamping tujuan
mencapai keuntungan , perlu diperhatikan pula faktor faktor lain, seperti
pelestarian lingkungan, harapan keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut
memasok tenaga kerja dan material lokal.




Fungsi Manajemen Proyek
Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan,
penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan
Pelingkupan (Scooping) lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
Perencanaan (Planning) perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Perkiraan (Estimating) tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek harus diperkirakan
Penjadwalan (Scheduling) dengan diberikan rencana proyek, manajer
proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
Pengorganisasian (Organizing) manajer proyek harus memastikan bahwa
para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-
masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
Pengarahan (Directing) manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-
aktivitas tim
Pengontrolan (Controlling) mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang
manajer adalah mengontrol proyek
Penutupan (Closing) manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan
dan kegagalan pada kesimpulan proyek
Fungsi fungsi diatas tergantung pada komunikasi antar personal yang
berkesinambungan di antara para manajer proyek, tim dan manajer-manajer yang
terlibat


Pengetahuan Manajemen Proyek
Untuk mengelola aspek pengetahuan manajemen proyek , maka ada beberapa
prinsip yang perlu diketahui atau difahami telebih dahulu, yaitu:
Prinsip 1: Melakukan aktivitas terkait terhadap konsep kelompok proses yang
ada
Prinsip 2: Setiap kelompok proses membutuhkan sejumlah input (masukan)
untuk menjalankan proses
Prinsip3: Saat proses berlangsung akan melibatkan sejumlah perangkat (tools)
dan metode (teknik) pekerjaan yang memadai
Prinsip 4: Hasil ouput (keluaran) dari proses akan dipergunakan untuk
pelaksanaan kelompok proses pada aspek pengetahuan manajemen proyek
yang lain
Kelompok proses yang digunakan dalam manajemen proyek, terdiri atas:
1. Proses Inisiasi (penjajagan), kesediaan para stakeholders dalam menjalankan
proyek
2. Proses Perencanaan, perencanaan terhadap kebutuhan pelaksanaan proyek (S-
TQC)
3. Proses Pengolahan, pelakasanaan pekerjaan oleh sumber daya yang ada dalam
proyek
4. Proses Pengendalian, pengawasan yang obyektif terhadap seluruh pekerjaan
proyek
5. Proses Penutupan, persetujuan formal terhadap hasil output dari pekerjaan
proyek,

Sedangkan pengetahuan manajemen proyek (lihat gambar 2.2), terdiri atas:
1. Manajemen Integrasi, merupakan tempat integrasi dari seluruh akivitas
manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif
proyek
2. Manajemen Batas Wilayah (ruang lingkup), merupakan batasan obyek yang
ingin diraih yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi
tertentu, adapun batasan bisa mencakup perencanaan, definisi, verifikasi dan
pengendalian yang dituangkan dalam Term Of Reference (TOR) atau Request
For Proposal (RFP) atau dalam diagram
3. Manajemen Waktu, merupakan target waktu dari output yang diharapkan agar
dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat, bisa meliputi definisi aktivitas,
rangkaian aktivitas, estimasi durasi aktivitas, pengembangan skedul (jadual)
dan pengendalian jadual, dapat menggunakan Gantt Chart, PERT, CPM atau
Network Diagram
4. Manajemen Biaya, merupakan pengalokasian sejumlah sumber dana berupa
investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyek, yang mencakup
perencanaan sumber dana (resource planning), estimasi biaya (cost
estimating), anggaran biaya (cost budgeting) dan pengendalian biaya (cost
control)
5. Manajemen Kualitas, merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar
terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang
mencakup perencanaan kualitas (quality planning), pertanggungan kualitas
(quality assurance) dan pengendalian kualitas (quality control)
6. Manajemen Sumber Daya Insani, merupakan pengaturan kebutuhan SDI
dalam pelaksaan proyek, yang mencakup perencanaan organisasi
(organizational planning), akuisisi karyawan (staff aquisition) dan
pembangunan tim kerja (team building)
7. Manajemen Komunikasi, merupakan pendistibusian jalur komunikasi yang
terjadi akibat banyaknya kertelibatan individu maupun letak lokasi (geografis)
dalam pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan komunikasi
(communication planning), pendistribusian informasi (information
distribution), pelaporan kinerja (performace reporting) dan klosur administrasi
(administrative closure)
8. Manajemen Risiko, merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil
dampak yang ditimbulkan melalui tindakan tindakan preventif, bisa
mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan responsi resiko
dan pengendalian responsi resiko