Manajemen Rapat

Hadyan Rahmat





Training For Trainer ISMKI wil 2
25 Mei 2013
Kenapa harus rapat...
Distribusi dan pertukaran informasi dengan
cepat
Memerlukan pengambilan keputusan dan
tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi
organisasinya
Informasi semua orang sama
Memerlukan prespektif berbeda,
brainstorming dari persoalan
Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi
Mencari komitmen bersama
Rapat tidak efektif, jika...
Rapat rutin tanpa agenda (goal)
Tidak ada yang spesifik (objectif)
NATO, tidak ada Keputusan
Pihak ketiga yang mengaburkan
Tidak ada mekanisme rapat
Manajemen konflik yang lemah
Dinamika kelompok yang kurang
Individu yang mendominasi
PERSIAPAN RAPAT
URGENSI RAPAT: kenapa harus rapat
TUJUAN RAPAT: spesifik, Pemecahan masalah,
pengambilan keputusan, dsb
PESERTA: Jumlah peserta VS jenis masalah,
Kontribusi peserta, Undangan.
WAKTU RAPAT: kehadiran, jadwal (mulai dan akhir),
alokasi waktu
AGENDA RAPAT: rutin dan non rutin, tertulis, jelas
spesifik, kendali rapat
PERSIAPAN PESERTA: Siapkan bahan, Lokasi rapat.
PERSIAPAN SARANA: Laptop, LCD, ATK, bahan lain
KEHADIRAN: pemimpin awal waktu
Langkah Pemecahan
masalah ( PM )
Menemukan/ mencari masalah
Mencari penyebab
Cari penyebab utama
Menentukan/ merencanakan
tindakan
Pelaksanaan rencana
Periksa hasil
Mencegah problem kedua
Selesaikan sisa problem lainnya
Identifikasi masalah
Pengumpulan data dan analisa
informasi
Penyusunan alternatif pemecahan
Evaluasi alternatif pemecahan
Pemilihan alternatif terbaik
Analisa kemungkinan dan
konsekuensi
Implementasi
Pengambilan Keputusan
( PK )
PK: Siapa?
1. Leader
2. Leader menjadi PK, tapi minta
informasi bawahan
3. Leader membahas masalahnya
dengan bawahan secara individu,
tapi PK diambil sendiri
4. Leader membahas masalahnya
dengan bawahan secara
kelompok, tapi PK diambil sendiri
5. Jadi..
PK adalah Leader dengan
pertimbangan hasil diskusi Team
Pertimbangan PK
dalam PM
A. Kriteria khusus dalam PK
B. Kecukupan Informasi
C. Masalah Struktural
D. Diperlukan usulan bawahan
E. Keputusan akan diterima
bawahan
F. Bawahan ikut dalam proses
PK
G. Perbedaan pendapat
bawahan akan terjadi
Model rapat, sebuah alternatif
Tahap 1. Pembukaan
Tahap 2. Evaluasi kegiatan
pekan lalu
Tahap 3. Pembahasan agenda
rapat
Tahap 4. Penutupan.
Tahap 1. Pembukaan
PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah
ditunjuk pekan lalu
Pembukaan. Kapan boleh dimulai, urutan
pemimpin, bila mulai terlambat.
Pembacaan Ayat Suci. Catat halaman.
Giliran, bahan, pembicara , mekanisme,
alokasi waktu.
Pengajuan agenda,
Pengantar umum rapat.
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
PJ sekretaris
Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress
report.
Mengecek hasil pekerjaan
Apa yang perlu diagendakan kembali.
Konsep penting dan mendesak
Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
PJ pemimpin
Penetapan agenda rapat: permanen dan
nonpermanen
Alokasi waktu per agenda
PK yang jelas
Notulensi rapat (sekretaris)
Manfaatkan teknik pemecahan masalah
Tahap 4. Penutupan.
PJ. Sekretaris
Hasil Keputusan dibaca ulang
Person yang terkait mencatat
Receck buat yang penting
Apa yang akan dikerjakan pekan depan
Berkas penting tercecer
perjanjian khusus, kontak
Penutupan.