BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada
dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang
dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumendokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan
pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi
adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi
ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan,
keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam
kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah
kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan
untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh
pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat
dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat
diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat
ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah
adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan

surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara
penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah
sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam
rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan
kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8). Apabila
arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan
sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan
proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip
dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
B. Rumusan Masalah
Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang
membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang
mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan
penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan
kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah arsip maka terbayanglah
pada mereka tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor, penuh kertas
berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik dan sebagainya.Hal ini dapat
merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula mengakibatkan citra Negatif terhadap
pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum lagi arsip yang berserakan, tidak
teratur, sulit ditemukan kembali, dijual belikan di pasar, atau dipergunakan sebagai pembungkus
makanan dan lain-lain. Kejadian ini akan lebih merusak citra kearsipan pada sebuah kantor dan
akan menghambat kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Demi kelancaran semua
pekerjaan, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem pengelolaan arsip yang baik dan
benar,baik secara Manual maupun Digital.

Berdasarkan uraian diatas,maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1.Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system
penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta
pemindahan dan pemusnahan arsip.
2. Bagaimana kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara
Manual dan Digital.

BAB II
PEMBAHASAN

Peraturan Mengindeks
Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan,
instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan
a.

Nama perusahaan pada umumnya

Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru
diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.

b.

Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat

Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.

c.

Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan
huruf, dan yang memakai tanda penghubung.

d.

Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

a.

Nama Instansi/Lembaga Pemerintah

Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan
dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut
diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.

b.

Nama Instansi Negara Asing

Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit
terakhir.
Jenis Perlengkapan Sistem Abjad
Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :
a) Filling Cabinet
b) Guide

c) Map Folder
d) Kotak Sortir
e) Kartu Indeks
Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
1.

Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian
kearsipan.

2.

Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan
melihat adanya tanda perintah simpan (release mark) yang diterapkan oleh atasan di
atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses
dan boleh disimpan.

3.

Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian
menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda
tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco
Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena
cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat
perorangan.
Cara Mengindeks: PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi
tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk
unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada,
atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map
campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam
laci, bila surat keluar karena dipinjam.
5.

Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar
memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting
untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak
perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak
perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok
abjad.

6.

Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan
surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila
volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar
dilakukan.

7.

Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding).

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan
dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengansistem arsip langsung (direct filing
system)
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan
1. Merancang Daftar Klasifikasi
a.

Nama Perorangan

b. Nama Perusahaan
c.

Instansi Pemerintah

d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

2. Jenis Perlengkapan Sistem Abjad
a.

Filling Cabinet

b. Guide
c.

Map Folder

d. Kotak Sortir
e.

Kartu Indeks

3. Prosedur Penyimpanan Arsip

a.

Pengumpulan Surat.

b. Memeriksa
c.

Mengindeks

d. Memberi Kode
e.

Menyorti.

f.

Menempatkan

g. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

4. Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
a.

Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.

b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.

c.

Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip)
bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya Aksara Agung:
Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta
Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. PT. Dharma Karsa Utama:
Jakarta
Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Rineka Cipta: Jakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju:
Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava Media: Yogyakarta
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University Press: Yogyakarta