FAKULTAS EKONOMI BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA

MODUL
PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SDM
POKOK BAHASAN
Analisa Dasar Penyusunan Formasi
Sistem Penyusunan Formasi
Analisa Kebutuhan
Budget
Drs. HASYIM, MM.

ANALISA DASAR PENYUSUNAN FORMASI

Penyusunan formasi harus didasarkan pada :
a.

jenis pekerjaan

b.

sifat pekerjaan

c.

perkiraan beban kerja

d.

perkiraan kapasitas pegawai

e.

jenjang dan jumlah jabatan yang tersedia, dan

f.

alat yang diperlukan dalam pelaksanaannya.

Dalam pedoman ini terdapat beberapa pengertian yang dipergunakan sebagai dasar.
Pengertian tersebut adalah sebagai berikut:
1.

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan
organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu
tertentu.

2.

Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai
disebut juga dengan Bezetting.

3.

Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan
berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.
Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas
sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian
misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.

12

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

4.

Standar

kemampuan

Rata-rata

pegawai

adalah

standar

kemampuan

yang

menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau

sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan ratarata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
5.

Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai
dalam satu satuan waktu tertentu.

1. Aspek-aspek dalam perhitungan

Dalam menghitung formasi pegawai terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus
diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:
1. Beban kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban
kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya
dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
2. Standar Kemampuan Rata-rata
Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari
satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan
waktu disebut dengan Norma Waktu. Sedangkan standar kemampuan dari satuan
hasil disebut dengan Norma Hasil.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa
hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah:
NORMA
WAKTU

Orang x Waktu
=
Hasil

Contoh:
Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar ketikan
(misalnya 2 lembar ketikan).
NORMA
WAKTU

1 Orang pengetik x 30 menit

=
2 lembar ketikan

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan.
Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.
Rumusnya adalah:

12

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

NORMA
HASIL

Hasil
=
Orang x Waktu

Contoh:
Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa
lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit).
NORMA
HASIL

1 Uraian jabatan
=
1 Analis Jabatan x 90 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
analis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 90 menit.
3. Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI
KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.
Perhitungannya adalah sebagai berikut:

Jml. Hari menurut kalender

. Hari
Jml. Hari minggu dalam 1 tahun
Hari

Jml. Hari libur dalam 1 tahun

Hari

Catatan:
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan. Oleh karena
itu, bagi tiap-tiap daerah dapat menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja
yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah,
istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 %

12

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya
digunakan ukuran 1 minggu.
Contoh menghitung jam kerja efektif :
Jumlah jam kerja formal 1 minggu

400

menit
Allowance 30% x 400 menit

120

menit
Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per hari kali 5 hari.

SISTEM PENYUSUNAN FORMASI

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup.
Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama
bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. sedangkan
system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas
pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
Metode
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian,
dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat
memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda
beban kerja yang diidentifikasi dari :
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau
promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selam beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak
berubah.

12

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

ANALISA JABATAN
A.

Pengertian Analisis Kebutuhan

Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan antara apa yang
diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan
atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan
analisa kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan
tindakan yang tepat. (Morrison, 2001: 27).
Analisis kebutuhan mengidentifikasi kesenjangan dalam sebuah pelatihan. Langkah ini
mampu menjelaskan apa fokus dari pelatihan, sehingga membantu dalam penentuan
tujuan serta alat bantu apa yang akan digunakan ketika pelatihan berjalan.

B.

Fungsi Analisis Kebutuhan

Secara umum, fungsi analisis kebutuhan, antara lain :
1. Mengidentifikasi kebutuhan apa yang memberikan pengaruh terhadap hasil
pembelajaran dalam pelatihan.
2. Mengidentifikasi kebutuhan mendesak terkait dengan finansial, keamanan atau
masalah lain yang mengganggu pekerjaan.
3. Menyajikan prioritas serta alternatif untuk memilih tindakan.
4. Memberikan data yang berguna untuk menganalisis efektifitas pembelajaran.

C.

Klasifikasi Analisis Kebutuhan

Dalam melakukan tahap analisis kebutuhan, ada tiga tipe analisis. Menurut Cascio,
analisis itu bisa dibagi ke dalam analisis organisasional, analisis operasional, dan
analisis individu. Masing-masing kegiatan melakukan fungsinya sesuai dengan kriteria
identifikasinya.

Analisis Organisasional
Dalam tahapan ini jenis-jenis permasalahan yang terjadi di lingkup organisasi
diidentifikasi. Analisis organisasi dibutuhkan untuk mengetahui pelatihan
dilakukan di level mana. Diagnosis meliputi efektifitas dan efisiensi organisasi,
perencanaan jenjang karir, perubahan teknologi, juga budaya organisasi.

12

Analisis Operasional

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

Analisis operasional dilakukan guna menentukan perilaku-perilaku yang harus

ada pada diri seorang karyawan supaya mampu berkinerja seperti yang
diharapkan. Dalam hal ini, perilaku-perilaku tersebut diminta mengacu pada
standar-standar pekerjaan. Analisis operasional ini menekankan pada tingkat
kemampuan dan skill yang harus dipenuhi seorang karyawan.

Analisis Individu
Kesenjangan antara kebutuhan kerja dan organisasi dengan karakterisitik
karyawan diidentifikasi dalam analisis individu. Analisis individu digunakan untuk
mengetahui seberapa baik seorang karyawan melakukan pekerjaannya. Fokus
analisis individu yaitu pada tingkat prestasi karyawan (individual performance)
serta pengalaman karyawan tersebut.

D.

Tahap Analisis Kebutuhan

Menurut Morrison, ada empat tahap dalam melakukan analisis kebutuhan yakni
perencanaan, pengumpulan data, analisa data dan menyiapkan laporan akhir.

Perencanaan : membuat klasifikasi peserta pelatihan, siapa yang akan terlibat

dalam kegiatan dan cara pengumpulannya.

Pengumpulan data : perlu mempertimbangkan besar kecilnya sampel dalam

penyebarannya (distribusi).

Analisa data : setelah data terkumpul kemudian data dianalisis dengan

pertimbangan ekonomi, prestasi, frekuensi dan kebutuhan.

Membuat laporan akhir : dalam sebuah laporan analisis kebutuhan mencakup

empat bagian, yaitu analisis tujuan, analisis proses, analisis hasil dengan tabel
dan penjelasan singkat, rekomendasi yang terkait dengan data.

Sementara, Atwi Suparman dalam mengidentifikasi kebutuhan pembelajaran

membagi ke dalam 8 langkah, yaitu :

Langkah 1
Mengidentifikasi kesenjangan hasil prestasi saat ini dengan yang diidealkan.
Untuk memperoleh data tersebut menggunakan cara membaca laporan tertulis
observasi, wawancara, angket dan dokumen.

Langkah 2
Sebelum mengambil tindakan pemecahan masalah, kesenjangan tersebut harus
dinilai terlebih dahulu dari segi:
- Tingkat signifikasi pengaruhnya.
- Luas ruang lingkup.

12

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

- Pentingnya peranan kesenjangan terhadap masa depan lembaga atau

program.

Langkah 3
Yang dilakukan dalam langkah ini:
a.

Menganalisis

kemungkinan

penyebab

kesenjangan

melalui

observasi,wawancara, analisa logis.

b.

Memisahkan kemungkinan penyebab yang tidak berasal dari kekurangan

pengetahuan, ketrampilan dan sikap untuk diserahkan penyelesaiannya
kepada pihak lain.

c.

Mengelompokkan kemungkinan penyebab yang berasal dari kekurangan

pengetahuan ketrampilan dan sikap tertentu untuk diteruskan ke langkah 4.

Langkah 4
Menginterview peserta didik untuk memisahkan antara yang sudah pernah dan
yang

belum

memperoleh

pendidikan,

bagi

yang

sudah

berpendidikan

melanjutkan ke-langkah 5 dan bagi yang belum meneruskan ke-langkah 8.

Langkah 5
Bagi peserta yang sudah berpendidikan pada langkah ini dikelompokkan lagi
mejadi peserta yang sering mengikuti pendidikan menuju ke langkah 6 dan
jarang mengikuti pendidikan melanjutkan ke langkah 7.

Langkah 6
Kelompok yang sudah sering mendapat pendidikan diberi umpan balik atas
kekurangannya dan diminta untuk mempraktekkan kembali sampai dapat
melakukan tugasnya seperti yang diinginkan.

Langkah 7
Bagi kelompok yang masih jarang mengikuti pendidikan diberi kesempatan lebih
banyak untuk berlatih kembali, ini perlu disupervisi dari dekat agar mencapai
hasil yang diinginkan.

Langkah 8
Untuk kelompok peserta yang belum pernah memperoleh pendidikan perlu
dibuatkan intruksional yang mencakup pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk diketahui peserta.

E.

TUJUAN ANALISA KEBUTUHAN

Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibuthkan dalam sistem baru
1.

12

Menentukan kebuthan fungsional dan kebutuhan non fungsional sistem baru

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

2.

Membuat rencana bisnis sistem dalam bahasa yang mudah dipahami

manajer

3.

Menspesifikasikan kebutuhan kecuali alternatif spesifikasi komputer dan

detail teknologi

BUDGET
1.

Apa itu Budgeting

Business Budget atau Budget (Anggaran) ialahsuatu rencana yang disusun secara
sistematis,

yang

meliputi

seluruh

kegiatan

perusahaan

(yangmenimbulkan

penerimaan/hak dan juga pengeluaran/kewajiban), yang dinyatakan dalam unit

(kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangkawaktu / periode tertentu yang akan
datang. (Munandar, 1997)
2.

Unsur-unsur Budgeting
Rencana, penentuan terlebih dahulu tentang berbagai aktivitas yang akan dilakukan
di waktu yang akan datang Rencana tersebut memiliki spesifikasi - spesifikasi
tertentu, seperti disusun secara sistematis, mencakup seluruh kegiatan perusahaan,
dan dinyatakan

dalam

satuan moneter/uang meliputi

selururuh kegiatan

perusashaan :

3.

Fungsi produksi

Fungsi pembelanjaan/keuangan

Fungsi administrasi

Fungsi pemasaran

Fungsi personalia

Macam Budget (berdasarkan periodepenyusunannya)

a. Budget Taktis

Budget Harian

Budget Mingguan

Budget Bulanan

b. Budget Strategis

12

Budget Tahunan

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

Atau Sesuai kebutuhan

Beberapa Alasan Perlunya Rencana Budgeting

Sumber daya yang terbatas

Waktu y.a.d. penuh dengan ketidakpastian

Waktu y.s.d. penuh dengan berbagai lternatif

Untuk Pedoman kerja

Untuk koordinasi keseluruhan aktivitas

Untuk pengawasan dan evaluasi

Beberapa faktor yang mempengaruhi jangka waktu berlakunya budget

Luas pasar/pekerjaan

Posisi perusahaan dalam persaingan

Jenis produk yang dihasilkan (Elastisatau In-elastis)

Tersediaanya data dan informasi

Keadaan perekonomian
4.

Faktor- Faktor Yang Mempengaruhi Penyusunan Budget

Faktor-faktor Intern
a. Penjualan tahun-tahun yang lalu
b. Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat
pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebagainya
c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan
d. Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan
e. Modal kerja perusahaan
f. Fasilitas-fasilitas perusahaan
g. Kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan
fungsi-fungsi perusahaan, baik di bidang pemasaran, produksi, pembelanjaan,
administrasi maupun personalia.

Faktor-faktor Ekstern
a. Keadaan persaingan
b. Tingkat pertumbuhan penduduk
c. Tingkat penghasilan masyarakat
d. Tingkat pendidikan masyarakat
e. Tingkat penyebaran penduduk

12

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana

f. Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat

g. Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik di bidang politik, ekonomi, sosial,
budayamaupun keamanan
h. Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan
sebagainya

Proses Utama Penyusunan Budget

Identifikasi kebutuhan
Mengumpulkan data dan informasi
Mengolah dan menganalisis data daninformasi
Menyusun budget
Pengkoordinasian dan evaluasi budget

12

10

Perencanaan dan Pengembangan SDM

Drs. H. Hasyim, MM.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

Universitas Mercu Buana