KANTOR MAYA

(VIRTUAL OFFICE)
A. Pengertian Tujuan Kantor Maya
Perkantoran Maya secara umum dapat didefinisikan sebagai otomatisasi
proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven)
menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan
dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk
elektronik. Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang
semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk
berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi
khususnya telepon selular semakin diperlukan.
Kantor maya juga dapat diartikan sebagai system informasi perkantoran
berbasis web yang dapat dimanfaatkan sebagai pendukung dalam pemenuhan
kebutuhan informasi dan komunikasi. Sistem ini dapat diakses kapan saja dan
dimanapun anda berada, yang tentunya harus melalui jaringan internet.
Dalam pengertian umum, kantor maya seperti gudang untuk menyimpan data,
sebagai agenda, buku alamat, serta fasilitas lain seperti informasi proyek atau
dapat juga digunakan sebagai sarana pertukaran informasi, ajang diskusi, e-mail,
administrasi surat menyurat serta sebagai audio conferences
B. Tujuan
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja
yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah
pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual
dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan
dengan

menyewa

ruang

kantor

tradisional.

Kantor

virtual

merupakan

implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan

membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas

kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat
datang ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian
tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di
lingkungan kantor.
C. Alasan adanya kantor maya
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang
semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk
berpindahpindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi
khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi
dan jaringan internet untuk melakukan halhal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, ecommerce) tumbuh pesat. Halhal tadi didukung mahalnya sewa lahan di
kotakota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi
harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi
elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet
menyediakan jasa kantor maya.
Konsep kantor maya atau virtual office diterapkan pertama kali di kantor
regional Xerox di Waltham, negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan
memakai konsep ini karena konsep konvensional di mana sebuah kantor dengan
komputer main frame yang menyimpan database mau pun mengelola penjualan
produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan mendatangi
calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika terjadi transaksi akan
melewati banyak langkah kerja.
Kemampuan

OA

(Office

Authomation/otomatisasi

kantor)

untuk

menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan

pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perludi kerjakan di
kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawai
berada. Nama yg diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor Maya atau Kantor
Virtual. istilah yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi

geografis manapun selamatempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap

perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik
Otomatisasi kantor (OA) mencakup semua system elektronik formal dan
informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang
orang di dalam maupun diluar perusahaan. OA dimaksudkan untuk memudahkan
segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Kemampuan OA untuk
menghubung orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan
kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan
ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis
manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui
sejenis

komunikasi

elektronik.

Dampak

Kantor

maya,

berkembangnya

Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data dua arah secara elektronik

menggunakan fasilitas komunikasi.

Kemampuan OA untuk menggabungkan orang secara elektronik membuka

pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan
membuat pekerjaan kantor, tidak harus dikerjakan dikantor. Sebagai gantinya
pekerjaan itu dapat dilakukan dimanapun karyawan berada (disuatu kantor maya).
Konsep kantor maya (Virtual Office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat
dilakukan dihampir semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut
terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis
kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting,
lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut
hoteling.
a. Telecommuting
Bukti akan adanya kantor maya mulai muncul sepanjang tahun 1970-an
seiring dengan murahnya harga peralatan komputer mikro dan peralatan
komunikasi data yang memungkinkan individu-individu untuk bekerja dirumah.
Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang
tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik
pergi ketempat kerja. Diantara telecommuter yang pertama adalah ilmuan-

ilmuan komputer seperti programer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat
membuat produk-produk piranti lunaknya dirumah atau diperahu layar dengan
sama baiknya seperti dikantor.
Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang
diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas-tugas
pribadi juga dapat di akomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya
akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para
telecommuter jika dibandingkan dengan kantor biasa, dimana sebagian besar
informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan melalui observasi.
Namun keuntungan-keuntungan diatas diimbangi pula oleh beberapa kejadian
nyata. Pertama, karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan
telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap
penting. Kekurangan lainnya yaitu adanya kekhawatiran akan kehilangan
pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan dilakukan terpisah
dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa semua orang yang
bekerja dengan sebuah komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan
mereka dan mereka dapat menjadi korban dari suatu pemecatan elektronik.
Meskipun karyawan tersebut tidak dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak
menjadi bagian dari suatu organisasi fisik maka peluang kemajuan karir mereka
akan terganggu. Kerugian ketiga adalah meningkatnya ketegangan keluarga.
Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu kesepakatan kerja yang
digunakan untuk menghindari tanggung jawab keluarga. Batasan antara tanggung
jawab antara rumah dengan kantor dapat menjadi kabur
.
a. Hoteling
Fokus telecommuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas
pekerja kantor tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka dirumah,
telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang datang ke kantor hanya
bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling dan ide dibaliknya adalah
bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama
oleh perusahaan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Karyawan melakukan fasilitas terpusat ini dengan cara yang sama seperti
mereka memakai sebuah hotel jika sedang bepergian. Karyawan melakukan
reservasi atas vasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu, berdasarkan atas
pekerjaan yang harus dilakukan. Agar visi ini dapat tercapai, fasilitas kantor
terpusat harus dikelola oleh pegawai pendukung yang memadai dan menawarkan
teknologi yang dibutuhkan.
Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang
lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk
mendukung personil kantor. Resiko yang ada, meliputi anggapan akan hilangnya
bonus oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki kantor pribadi, hilangnya
perasaan berada dalam satu komunitas dan potensi dampak negatif pada budaya
koporat.
D. Keuntungan Kantor Maya
Telecmmuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor
maya mampu mengatasi adanya kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja
dengan piranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehmya beberapa
potensi keuntungan nyata, antara lain:
Biaya fasilitas yang lebih rendah
Karena beberapa karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak
membutuhkan

kapasitas

kantor

yang

sebesar

dulu,

sehingga

memungkinkan turunnya biaya untuk sewa dan perluasan kantor

Biaya peralatan yang lebih rendah
Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap
orang, karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama
seperti para partisipan dalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber
daya komputasi.
Berkurangnya penghentian karyawan

Ketika hujan salju, banjir, badai, atau sebagainya menjadikan karyawan

tidak dapat melakukan perjalanan ketempat kerja fisik, aktivitas
perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetapi dalam suatu kantor maya,
sebagian besar pekerjaan dapat terus dikerjakan
Kontribusi sosial
Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjaan orang-orang yang
sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang
dengan cacat tubuh, manula, dan para orang tua dengan anak-anak yang
nasih kecil dapat bekerja dirumah. Oleh karena itu, kantor maya
memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengekspresikan rasa
sosialnya.
Adapun keuntungan- keuntungan lain dari kantor maya adalah:

Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas

kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya
dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap
muka.

Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi

jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.

Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran

komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun
konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa
terputus.

Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak

mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam
kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja
telah selesai.

Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan

rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

E. Kerugian Kantor Maya

Ketika sebuah perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor
maya, maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami
bahwa beberapa dampak negatif akan terjadi meliputi:
Moral yang rendah
Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yamg rendah. Salah
satunya adalah karena tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari
interaksi tatap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja
Kekhawatiran akan resiko keamanan
Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan
didalam kantor maya.
Kerugian kerugian lain dari kantor maya antara lain:

Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat

muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara
pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.

Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh

komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga
tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan

sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap
muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan
memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.

Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di

rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak
perhatian daripada beban kerja kantor.
Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun

karyawan agar dapat berhasil. Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih
besar dari karyawan daripada kantor tetap. Kantor maya bukanlah sesuatu yang
bisa dilakukan oleh semua orang, kecuali para karyawan dapat mendisiplinkan
diri mereka untuk melakukan pekerjaan, tanpa supervisi dan motivasi,
kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan tidak akan selesai. Bagi karyawan
yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi diri mereka
sendiri, kantor maya dapat menjadi sistem yang ideal.
F. Infrastruktur
Mewujudkan suatu kantor maya berarti mempersiapkan infrastruktur
otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor,
serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor
maya. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan
melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan
yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur
otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering
dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat
tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
1. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah
slide presentasi.
2. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon,
fax, address book, dll.
3. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender
elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.