JOB DESCRIPTION PANITIA KEGIATAN

ISLAMIC FESTIVAL 2015

with UKK AS-SIRAAJ
#IFes2015
Ketua Panitia
Sekertaris
Bendahara
Ketupat Akhwat

: Muhsan
:
: Dwi Hariyati
: Deni Rahmawati

Seluruh Personil OC/Kepanitiaan:

Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;

Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan

lintas bidang/divisi/seksi;

Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan

kepanitiaan;

Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum

dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;

Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi
(jarkom) kepanitiaan;

Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ketua Panitia
1

Mengkoordinasikan panitia;

Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan kepada

panita yang bersangkutan;

Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan;

Berkoordinasi dengan Ketua Umum dan DPO;

Bertanggungjawab kepada Ketua Umum;

Meminta laporan kepada koordinator divisi;

Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan
administrasi:
1

Membuat LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban) dan SPJ kegiatan;

Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan halhal

yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi,
kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;

Berkoordinasi dengan divisi kesekretariatan/kestari (bila ada);

Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Bendahara
1

Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie/divisi;

Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;

Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Divisi

N
O
.
1.

Mengkoordinasikan staff dalam divisi masingmasing;

Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas divisinya;

Bersama staff divisi membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan
menyerahkannya kepada sekretaris panitia;

Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

DIVISI

DIVISI ACARA

JOBDESCRIPTION

Membuat susuna
acara (run down)
secara detail dan
spesifik (memuat
waktu, acara,
personil in charge,
perlengkapan dan
tempat)

Bersama divisi
perlengkapan

menyusun daftar
perlengkapan dan
mengadakannya;

2.

3.

Mengkonsep orangorang ahli yang

dibutuhkan dalam
kegiatan;

Berfungsi sebagai
koordinator lapangan
dan mengatur halhal teknis di
lapangan;

Mensosialisasikan
draft susunan acara
yang detail dan
spesifik kepada divisi
lain dan pihak-pihak
lain yang terkait

Menyiapkan souvenir

Membuat Proposal

Me-list Tujuan
Proposal

Menyebarkan
Proposal dan
Surat(kerjasama
kestar)

Mengatur strategi
pendanaan acara.

Mengkonsep dan
membuat media
publikasi kegiatan
(dalam bentuk
pamflet, leaflet,
brosur, spanduk,
baliho, poster,
backdrop, dsb.) dan
menyebarkannya
kepada pihak terkait;

Membuat website,
halaman fb, dan
publikasi media
sosial lainnya.

Menyediakan,

DIVISI HUMASDANA

DIVISI PUBDEKDOK

memproses dan
memproduksi
dokumentasi
kegiatan dalam
bentuk foto, film
dsb.;

4.

5.

menjadi contact
person kegiatan;

Membantu sie
kesekretariatan
dalam mengadakan
dan mengelola
dokumen-dokumen
yang diperlukan
dalam kegiatan

Mengupayakan
adanya
perlengkapan,
tempat dan
transportasi yang
dibutuhkan kegiatan;

Menjadi operator
alat ketika kegiatan
berlangsung;

Menjemput
peralatan dan
pengisi acara jika
diperlukan;

Mengurus seluruh
biaya perlengkapan
dan transportasi

Menyiapkan kamera,
nampan, taplak
meja, dll

Membuat surat
seperti: Permohonan
pembicara,
moderator,
Permohonan
membuka acara,
Permohonan dana,
Permohonan
kerjasama kepada
instansi tertentu,
Peminjaman gedung
dan peralatan,

DIVISI PERLENGKAPAN

DIVISI KESTARI

Undangan, dsb;

6.

DIVISI KONSUMSI

Menyiapkan biodata
pengisi acara dan
mengarsipkannya;

Menyiapkan dan
mengedarkan daftar
hadir peserta dan
daftar hadir panitia;

Menyiapkan lembar
kesan dan pesan
(jika diperlukan);

Menyiapkan
sertifikat untuk
panitia;

Membuat tanda
kepanitiaan (name
tag);

Menyediakan lembar
komunikasi
kepanitiaan

Menyiapkan dan
mengatur menu
makanan (ringan
dan berat) termasuk
penjadwalannya;

Mengupayakan
adanya konsumsi,
menyediakan
(mempersiapkan)
serta
menyuguhkannya
kepda panitia,
peserta, dan pengisi
acara;

menyiapkan dan
membereskan alatalat konsumsi yang
dibutuhkan;

Mengurus biaya
konsumsi