LAPORAN HASIL DISKUSI

PROBLEM-BASED LEARNING
PBL Blok FSM
SKENARIO Sarah: pasti bisa, insya Allah ;-)
Minggu ke-3
Tanggal 26 September 2014 s.d 2 Oktober 2014

Grup E
DWI RATNAWATI (125070301111008)
FIRDA AMALIA (125070301111009)
DWIYANTI CAESARRIA (125070301111010)
TIARA DIAN N. (125070301111011)
FEBY DINA ARDIYANTI (125070301111012)
DIESMAHARANI ASTRI M. (125070301111013)
YUNITA ENDAH K. (125070301111014)
SOFIE AYU MISRINA (125070301111001)
DESAK MADE TRISNA U. (125070301111002)
YUNITA REZA R. (125070301111003)
RANI ILMINAWATI (125070301111004)
RACHMI FARICHA(125070301111005)
HESTI RETNO BUDIARINI (125070301111006)
FARIKHA ALFI F. (125070301111007)
JURUSAN GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................................... 1
DAFTAR ISI.................................................................................................................... 2
ISI................................................................................................................................. 3
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.

KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAI.......................................................................... 3

SKENARIO............................................................................................................... 3
DAFTAR UNCLEAR TERM......................................................................................... .3
DAFTAR CUES......................................................................................................... .4
DAFTAR LEARNING OBJECTIVE.................................................................................5
HASIL BRAINSTORMING.......................................................................................... .5
HIPOTESIS............................................................................................................... .9
PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE.......................................................................10

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI..................................................................................20

REFERENSI / DAFTAR PUSTAKA..................................................................................... .24
TIM
PENYUSUN
.25

A.

KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAI

CD28. Supervise procurement, distribution, and service within delivery system.

B.

SKENARIO
Sarah : pasti bisa, insya Allah ;-)
Sarah adalah seorang ahli gizi yang ditunjuk menjadi kepala bagian pengadaan
bahan makanan di Rumah Sakit Umum Daerah X. Hari ini merupakan hari pertama
Sarah bekerja. Dia mengalami kepanikan yang luar biasa karena pengiriman bahan
makanan yang harusnya diantar rekanan pukul 07.00 ternyata baru datang jam 08.00
dengan alasan ada kemacetan di jalan. Tidak hanya itu, ternyata ada beberapa bahan
makanan yang jumlah dan kualitasnya tidak sesuai dengan spesifikasi yang
ditetapkan. Hal ini sangat tidak sesuai dengan perjanjian di awal proses pembelian.
Pada hari tersebut, petugas gudang tidak masuk, sehingga food handling pada saat
penerimaan dan penyimpanan tidak berjalan dengan semestinya. Bagian produksi
pun dengan seenaknya langsung mengambil bahan makanan ke gudang tanpa
memperhatikan metode FIFO dan mencatatnya di kartu stock. Sarah bingung,
padahal dia telah menerapkan Perpetual Inventory untuk Inventory system dan harus
melakukan valuing inventory setiap bulan di RSUD ini.
Pelayanan Makanan di RSUD ini menggunakan sistem Tray Service, adanya
keterlambatan diatas menyebabkan bagian pemorsian menjadi terganggu, dan
distribusi pun menjadi terlambat. Sarah harus segera mengevaluasi kondisi yang
terjadi!

C.

DAFTAR UNCLEAR TERM

1. Food handling
- Segala kegiatan mengontrol
-

atau

mengatur

(Kamus

Bahasa

Inggris

Oxford,2010)
Suatu proses untuk menangani bahan makanan mulai dari pembelian,
penerimaan, penyimpanan, produksi, hingga service ke konsumen dan

mencegah terjadinya kontaminasi dari makanan

Pemeliharaan, perawatan dan perlakuan (Kamus Inggris Indonesia 1996)
Perlakuan yang dilakukan seseorang terhadap bahan makanan pada saat

penerimaan dan penyimpanan

Kesimpulan:
Perlakuan yang dilakukan seseorang terhadap bahan makanan dengan
mengontrol atau mengatur bahan makanan mulai dari penerimaan sampai
penyimpanan
2. Metode FIFO
- Metode yang digunakan dalam penyimpanan bahan makanan dimana bahan
makanan yang pertama masuk dalam penyimpanan akan digunakan terlebih
dahulu
3

3. Tray Service
Pelayanan menggunakan baki (Kamus Lengkap Bahasa Inggris, 2003)
4. Perpetual Inventory
- Perpetual (berkelanjutan atau diulang secara berkala)
- Inventory (daftar barang-barang yang ada dalam suatu bangunan)
Kesimpulan :
Daftar barang-barang yang ada dalam suatu bangunan yang dibuat secara
berkelanjutan atau diulang secara berkala (Kamus Bahasa Inggris Oxford,
2008)
5. Valuing Inventory
Perkiraan daftar barang yang ada (Kamus Lengkap Inggris Indonesia, 2007)
6. Kartu Stock
Lembar yang berisi persediaan bahan makanan yang ada di gudang (Kamus
Lengkap Bahasa Indonesia, 2004)
7. Inventory System
- Sistem penyimpanan (Kamus Inggris Indonesia, 1996)
- Sistem penyimpanan yang memperhatikan stok awal dan stok akhir
- Sistem penyimpanan yang berisi daftar barang-barang (Kamus Lengkap Inggris
Indonesia)
Kesimpulan :
Sistem

penyimpanan

yang

berisi

daftar

bahan

makanan

dengan

memperhatikan stok awal dan stok akhir bahan makanan

8. Rekanan
Orang yang mempunyai hubungan timbal balik dalam kepentingan perdagangan
(Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, 2010)
9. Pembelian Bahan Makanan
Proses, perbuatan membeli semua bahan baik terolah maupun tidak, termasuk
bahan tambahan
makanan (kamus bahasa indonesia, 2010 dan Kamus Gizi, 2010)
D.

DAFTAR CUES
Ahli gizi diharapkan mampu mengawasi dan mengevaluasi setiap tahap pengadaan
bahan makanan, penyimpanan, inventory, distribusi dan penyajiannya pada sebuah
institusi penyelenggaraan makanan Rumah Sakit

E.

DAFTAR LEARNING OBJECTIVE

1. Apa pengertian dari food handling?
2. Apa pengertian dari metode FIFO?
3. Apa pengertian dari inventory system?
4. Bagaimanakah metode dan prosedur pembelian yang tepat?
5. Bagaimana cara membuat spesifikasi bahan makanan yang tepat?
6. Apa fungsi dari spesifikasi bahan makanan?
7. Bagaimana penanganan yang tepat jika terjadi keterlambatan pengiriman
pengadaan bahan makanan?
4

8. Bagaimana prosedur pengadaan bahan makanan?

9. Bagaimana prosedur penerimaan yang tepat?
10.Bagaimana food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan
bahan makanan?
11.Bagaimana metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan?
12.Bagaimana pengelompokan bahan makanan yang tepat dalam penyimpanan?
13.Faktor dan metode apa yang sesuai untuk inventarisasi bahan makanan?
14.Bagaimana cara melakukan valuing inventory?
15.Apa saja sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan?
16.Bagaimana cara melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap pengadaan
bahan makanan sampai penyajian?
17.Apa saja kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan dalam
skenario?
18.Bagaimana cara memperbaiki kesalahan yang ada dalam skenario?
a. Keterlambatan pengiriman
b. spesifikasi yang tidak tepat?
F.

HASIL BRAINSTORMING
1. Bagaimanakah metode dan prosedur pembelian yang tepat?
- Metode Formal Purchasing : Sebelum menentukan jumlah bahan makanan,
melihat stok terlebih dahulu kemudian sebelum menghubungi vendor yang
tepat melakukan tenderisasi atau lelang kemudian menentukan vendor yang
-

tepat menghubungi vendor melakukan kesepakatan

Prosedur pembelian yang tepat :

1. Mengidentifikasi kebutuhan bahan makanan

2. Menentukan spesifikasi bahan makanan
3. Menentukan jumlah bahan makanan yang akan dibeli
4. Melihat stok di inventory system
5. Jumlah bahan yang berdasarkan spesifikasi dan yang dibutuhkan Stok
inventory = Jumlah bahan yang fix dibeli
6. Menghubungi vendor yang tepat
7. Melakukan kesepakatan

2. Bagaimana cara membuat spesifikasi bahan makanan yang tepat?

- Dikelompokkan menurut jenisnya (cold, freezer, dan dry)
- Ditentukan kualitasnya (berdasarkan warna) dan kuantitasnya (berdasarkan
-

berat dan ukuran)

Dikelompokkan menurut masa simpan
5

3. Apa fungsi dari spesifikasi bahan makanan?

- Agar bahan makanan yang didapatkan sesuai dengan yang dibeli
- Agar tidak ada kerugian bagi kedua belah pihak
- Untuk mengetahui kualitas dan kuantitas bahan makanan
- Supaya dapat mengetahui detail dari bahan makanan tersebut, mengurangi
kesalahpahaman antara pembeli dan penjual, serta memperlancar proses
penerimaan
4. Bagaimana

penanganan

yang

tepat

jika

terjadi

keterlambatan

pengiriman pengadaan bahan makanan?

- Membuat rencana cadangan seperti menyiapkan plan A, plan B dan seterusnya
- Dapat menggunakan stok atau bahan-bahan yang masih ada
- Dapat membeli ke pasar terdekat untuk mengantisipasi terjadinya
keterlambatan pengiriman
5. Bagaimana prosedur pengadaan bahan makanan?
Terdapat tiga prosedur pembagian bahan makanan

yaitu

pembeliaan,

penerimaan, dan penyimpanan

6. Bagaimana prosedur penerimaan yang tepat?
Ketika barang datang segera dilakukan pengechekan dengan invoice dari
rekanan kemudian
melakukan checklist pemesanan dengan kecocokan purchase order dari kita
proses penerimaan
pengadaan laporan penerimaan proses penyimpanan (diadakan proses
labeling terlebih dahulu
sebelum penyimpanan)

7. Bagaimana

food

handling

yang

tepat

pada

saat

penerimaan

dan

penyimpanan bahan makanan?

- Tersedianya bagian petugas yang mengawasi supaya tidak ada pencuri
- Usahakan tempat aman atau jauh dari hewan perusak seperti: tikus, kecoa,
-

dan serangga lainnya

Pengontrolan suhu ruangan penyimpanan yang tepat
Pengadaan rotasi bahan makanan
Melakukan pengelompokkan bahan makanan, sesuai jenis dan lain-lain

8. Bagaimana metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan?

- Metode dalam proses penyimpanan dapat menggunakan dua tipe yaitu
metode dry storage dan metode cold storage
6

Tahapan proses penyimpanan adalah diawali dengan penempatan bahanbahan di penyimpanan kemudian memperhatikan tentang kualitas, kemanan,
dan ketahanan produk kemudian penggolongan berdasarkan jenis bahan
makanan kemudian dilakukan penentuan valuing inventory

9. Bagaimana

pengelompokan

bahan

makanan

yang

tepat

dalam

penyimpanan?
- Dilakukan pengelompokan berdasarkan bahan makanan basah dan bahan
-

makanan kering
Dilakukan pengelompokan berdasarkan bahan makanan yang mudah rusak
dan tahan lama

10.

Faktor dan metode apa yang sesuai untuk inventarisasi bahan

makanan?
- Faktor yang sesuai untuk inventarisasi bahan makanan adalah jumlah dari
-

bahan makanan, masa simpan bahan makanan, dan jenis dari bahan makanan
Metode yang bisa diterapkan dalam inventarisasi adalah physical inventory
atau perpetual inventory

11.
Bagaimana cara melakukan valuing inventory?
Cara melakukan valuing inventory adalah pemilihan metode FIFO yaitu dengan
meengetahui stok akhir pada bulan tersebut kemudian per bahan makanan
dikalikan harga beli per bahan makanan kemudian dijumlahkan.

12.
Apa saja sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan?
Terdapat 3 sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan adalah sentralisasi,
desentralisasi, dan campuran dimana campuran yang dimaksud disini adalah
penerapan kedua metode sebelumya yaitu sentralisasi dan desentralisasi.
13.

Bagaimana cara melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap

pengadaan bahan makanan sampai penyajian?

- Untuk melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap pengadaan bahan
makanan adalah dengan melakukan pengontrolan bahan makanan, melakukan
pengawasan terkait HCCP, kemudian supaya lebih efisien dapat melakukan
penentuan waktu mengevaluasi dan metode yang digunkan untuk pengawasan
dan evaluasi
14.

Apa saja kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan

dalam skenario?
7

Kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan di dalam skenario

adalah :
- Terjadinya keterlambatan pengiriman bahan makanan dan kualitas bahan
15.

makanan yang tidak sesuai

Food handling yang salah saat penerimaan dan penyimpanan
Tidak menerapkan metode FIFO dengan baik dan benar
Tidak mencatat di kartu stock sehingga terjadi pemorsian yang terganggu
Bagaimana cara memperbaiki kesalahan yang ada dalam skenario?
a. Keterlambatan pengiriman
- Dengan memfollow up pengirim / vendor terkait dengan pengiriman
- Melakukan pengiriman tidak pada waktu sibuk seperti waktu berangkat
dan pulang kantor
- Memberikan alokasi waktu yang tepat dan terjadwal supaya pada waktu
pengiriman tidak
mepet atau bertabrakan dengan waktu pengolahan
b. spesifikasi yang tidak tepat?
Melakukan evaluasi terkait spesifikasi yang diperlukan dengan membuat
rincian spesifikasi yang lebih detail dan membuat kontrak perjanjian dengan
rekanan

16.

HIPOTESIS

17.
PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE
1. Food Handling
Kegiatan yang meliputi pengadaan, penerimaan bahan makanan, pencucian,
peracikan,

pembuatan,

pengubah

bentuk,

pewadahan,

penyimpanan,

pengangkutan, dan penyajian makanan atau minuman (Kepmenkes, 2003)

2. Metode FIFO
Metode inventarisasi dimana barang disimpan urut berdasarkan waktu
penerimaan dan barang yang pertama kali dimasukkan adalah yang pertama kali
digunakan sehingga stok yang tersisa pada akhir periode adalah bahan yang
terakhir masuk (Palacio, 2012 dan Kurniawan, 2012)
3. Inventory System
Sistem yang mampu menangani proses pencatatan stok barang baik itu
pengeluaran barang maupun pemasukan barang dan juga pendistribusian barang
hingga sampai ke konsumen (Hendy, 2011)
4. Metode dan prosedur pembelian yang tepat
Metode
1. Metode informal/pembelian langsung ke pasar : pembelian dalam jumlah
sedikit, pasar dan harga tidak stabil, untuk pengiriman barang yang
mendesak.
2. Pembelian dengan musyawarah : ada musyawarah antara pembeli dengan
penjual mengenai spesifikasi barang yang diinginkan
3. Pembelian sistem kontrak : ada perjanjian antara pembeli dengan penjual.
Perjanjiannya bisa spesifikasi, harga, ataupun keinginan pembeli yang
disepakati oleh penjualnya
4. Pembelian tanpa tanda tangan : pembeli memesan barang ke penjual tapi
tidak ada batasan harga dan batasan jumlah tetapi ada perjanjian yang
mengikat bahwa pembeli harus membeli di penjualnya
5. Metode tender : digunakan di institusi pemerintahan (nur hidayah, 2010)
Alur pembelian
1. Mengidentifikasi kebutuhan dengan perencanaan baru atau meninjau menu
yang ada
2. Menentukan standart kualitas dari setiap bahan makanan dan menentukan
spesifikasinya
3. Mengestimasikan jumlah yang dibutuhkan
4. Menghitung tingkat persediaan atau stok yang diinginkan
5. Mengidentifikasi jumlah yang dibeli dengan mengurangi tingkat stok dari
jumlah yang diinginkan
6. Membuat pesanan pembelian
7. Melakukan riset pasar pada ketersediaan potensi produk vendor
10

8. Memilih dan bernegosisasi dengan vendor (Palacio, 2012)

5. Cara membuat spesifikasi bahan makanan yang tepat
1. Mulai membuat daftar umum dari nama produk
2. Tentukan tujuan pemakaian bahan tersebut
3. Buat daftar ciri-ciri khusus yang harus dipenuhi dari bahan tersebut (Ditulis
nama produk yang diminta, jumlah yang dibutuhkan, grade yang diminta,
merk atau kualitas, satuan dari bahan yang diminta, faktor lain seperti masa
simpan, dan harganya berapa)
4. Buat daftar permintaan khusus bila ada yang termasuk kondisi yang tidak
biasa dari bahan tersebut
5. Menentukan tanggal kapan

bahan harus dikirim, tempat pengiriman, dan

contact person yang bisa dihubungi (Willems, 2012 dan Kotschefar, 2008)
Contoh spesifikasi :

6. Fungsi dari spesifikasi bahan makanan

1. Mewujudkan kesamaan dalam mencapai kualitas bahan makanan
11

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Sebagai upaya pengawasan harga makanan

Memudahkan dalam pembelian atau pemesanan atau penawaran
Memudahkan dalam penerimaan
Menghilangkan kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok
Menghilangkan kebutuhan deskripsi verbal produk tiap pemesanan
Berguna dalam persiapan menu
Peredaran spesifikasi untuk satu produk ke beberapa pemasok dalam

membuat penawaran sekompetitif mungkin

9. Menentukan persyaratan yang tepat di awal untuk setiap produk
10.Memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi item makanan
dan

untuk

memastikan

pembeli

memperoleh

kualitas

makanan

yang

diharapkan (Kodariyah, 2013; Principle of food beverage of labor cost control,

2009; Palacio, 2012)
7. Penanganan yang tepat

jika

terjadi

keterlambatan

pengiriman

pengadaan bahan makanan adalah sebagai berikut :

Segi makanan : Menggunakan stok yang masih ada. Karena dalam sistem
inventarisasi telah ditentukan batas aman ketersediaan yang diperbolehkan yang
berada di gudang penyimpanan sebelum mengajukan permintaan pengadaan
bahan makanan. Kita tetap menerima bahan makanan fresh karena stoknya
dibutuhkan setiap hari. Sedangkan untuk bahan makanan kering, kita bisa
menolak/mengembalikan karena tidak sesuai dengan kontrak. (Prasetyo, 2014)
Segi pemasok : Manajer menerbitkan laporan keterlambatan kepada pihak
vendor. Mengevaluasi dan mereview kembali trading rules yang telah dibuat di
surat perjanjian diberi konsekuensi apabila terjadi keterlambatan. Manajer juga
bisa mengajukan komplain ke pihak vendor. (Budiono, 2010 dan Reed, 2006)
8. Prosedur pengadaan bahan makanan yang tepat adalah :
1. Melengkapi kebutuhan assesment meliputi evaluasi menu, standarisasi resep
2.
3.
4.
5.
6.

untuk mendapatkan jumlah dan kebutuhan makanan

Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli
Menyesuaikan situasi keuangan
Memilih metode pengadaan
Memilih supplier/rekanan
Mengembangkan persetujuan penjual dan daftar distributor, mendapatkan

harga penawaran
7. Melakukan pembayaran
8. Memonitor pengiriman,

penerimaan,

pemeriksaan,

membangun

dan

memelihara sistem persediaan

9. Issu item (Phuket, 2004 dan Fuad Al Hamidi, 2006)
9. Prosedur penerimaan yang tepat adalah :

12

1. Memeriksa bahwa pengiriman tiba di truk yang bersih yang mampu

mempertahankan makanan pada suhu yang benar dan mengamankan produk
2. Mengindentifikasi pengemudi jika dia tidak akrab dengan agen penerima
dengan meminta ID dan mencatat nama pengemudi pada log penerima
3. Check produk berdasarkan kategori dan simpan barang yang didinginkan
terlebih dahulu, kemudian barang beku dan barang kering terakhir
4. Periksa kode produk untuk memastikan bahwa produk yang diterima benar
sesuai catatan
5. Memeriksa kualitas seperti kerusakan wadah, kadaluwarsa, dan berhak untuk
menolak produk
6. Menimbang berat item yang diterima
7. Menghitung dan memeriksa semua hal dalam hal laporan penerimaan
8. Bandingkan dengan kesesuaian pesanan, periksa harga, dan perubahan
9. Memeriksa item yang diganti dengan daftar substitusi yang disetujui jika ada
10.Cap dan tandai semua produk dengan tanggal penerimaan
11.Segera meletakkan atau menempatkan barang atau bahan yang telah dipesan
ke tempat penyimpanan yang sesuai
1. Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat
jumlah dan satuan) dan spesifikasi bahan makanan
2. Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan,
bahan makanan kering langsung disimpan
3. Bahan makanan yang tidak langsung digunakan disimpan di freezer atau
10.

chiller (Hafifatul, 2011; Boettger, 2012; dan Palacio, 2012)

Food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan

bahan makanan
Penerimaan :
1. Bahan baku dingin saat penerimaan max 8C ditangani oleh petugas
penerimaan
2. Pemeliharaan area penerimaan, area bersih, pasokan barang tidak menumpuk
3. Pengawasan bahan makanan berisiko tinggi, pencatatan kondisi, pelabelan
tanggal terima.
4. Memastikan bahwa bahan makanan yang datang dikemas dan ditutupi dengan
baik dan tanpa ada kerusakan
5. Memeriksa best before atau used by date
6. Segera meletakkan bahan makanan yang datang sesuai dengan suhu
Untuk yang dingin (< 5C) untuk yang panas (> 60C) untuk makanan beku
dalam keadaan beku keras (ACS Food Safety, 2012 dan Queensland, 2007)
Penyimpanan :
Cold Storage
1. Mendinginkan makanan yang mudah rusak yang berada di suhu ruang 2 jam
13

2. Mengecek temperatur kulkas (< 4,4C) dan freezer (< -17C)

3. Makanan yang mudah rusak dibungkus dengan aman untuk menjaga kualitas
dan mencegah cairan daging mencemari makanan lain
4. Untuk daging dan produk unggas, dibungkus ulang dengan menggunakan
plastik wrap/aluminium foil
5. Kondisi rak dan ruang penyimpanan yang baik tidak bersentuhan langsung
dengan lantai
6. Pengaturan barang sesuai metode FIFO
7. Pemisahan bahan makanan yang berbau menyengat dan mudah menyerap
bau
8. Suhu berkisar 20-25C dan dilengkapi indikator suhu (Food Safety and
Inspection Service, Departemen Pertanian Amerika)
Dry Storage
1. Makanan yang tidak memerlukan pendingin harus disimpan di tempat yang
2.
3.
4.
5.
11.

bersih, sejuk, gudang kering yang berventilasi.

Wadah makanan diletakkan diatas lantai sekitar 6 inci.
Makanan kaleng atau kemasan disimpan dalam rak besi.
Barang atau bahan yang sering dibutuhkan, diletakkan di dekat pintu masuk.
Pencahayaan yang memadai. (Phuckett, 2004)
Metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan yang

tepat adalah :
Tahapan
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Food labeling : memberikan tanggal dan tahun

Perputaran barang menggunakan metode FIFO
Membuang barang yang sudah kadaluarsa
Membuat jadwal pengecekan
Memindahkan barang antara container dengan benar
Menghindari bahan makanan dari temperatur danger zone
Menjaga semua area penyimpanan tetap bersih (National Food Service
Management Institution)
Metode penyimpanan
Dry storage

: Suhu <70F dan kelembaban 50-70%

(bahan makanan pokok, ex : tepung, baking powder, roti, sereal, dan corn meal)
Freezer storage : Suhu -18C (-22C)
(ex : daging dan produk daging, seafood, ikan)
Refrigerator storage

: 0-5C

(ex : buah dan sayur) (NSW, 2000)

12.

Pengelompokan bahan makanan yang tepat dalam penyimpanan

Pengelompokan berdasarkan pengelompokan jenis bahan makanan, yaitu :

14

Dry storage

: bahan makanan pokok, ex : tepung, baking powder, roti,

sereal, dan corn meal

Freezer storage : ex : daging dan produk daging, seafood, ikan
Refrigerator storage
13.

: ex : buah dan sayur (Mc Curdy, 2009)

Faktor dan metode apa yang sesuai untuk inventarisasi bahan

makanan
Metode :
1. Perpetual inventory method : Pencatatan dilakukan setiap hari.
2. Physical inventory method : Pencatatan dilakukan pada periode tertentu,
biasanya di akhir periode (Oktaviani, 2012)
Faktor : Menu, pesanan/order, rekapan penerimaan, daftar permintaan, rekapan
produksi, rekapan penyajian, volume/jumlah yang dibutuhkan, kontinuitas
produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan baku yang
tinggi dari sebelumnya, sifat bahan baku (rusak/tahan lama) (National
Food Service Management Institution dan Sawitri, 2009)
14.
Cara melakukan valuing inventory
1. Harus menghitung jumlah masing-masing item yang dimiliki
2. Mengalikan antara jumlah dari item tersebut dengan harga yg telah ditentukan
sebelumnya
3. Menentukan metode valuing inventory, yakni :
a. Actual purchase price method : Harga barang diambil saat barang tersebut
dibeli
b. Metode FIFO : Seperti metode aktual, tetapi produk yg terlebih dahulu dibeli,
terlebih dahulu digunakan
c. Metode perhitungan berat rata-rata : Harga barang diambil dari harga ratarata
d. Metode pembelian menggunakan harga terakhir : Harga barang diambil dari
harga barang yang paling terkahir (harga terbaru)
e. Metode LIFO : Seperti metode FIFO tapi produk yang terakhir dibeli,
digunakan terlebih dahulu (Palacio, 2012 dan Phuckett, 2004)
15.
Macam sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan
1. Sentralisasi : Makanan diporsi dan disiapkan pada dapur pusat untuk setiap
individu.
Keuntungan dari cara ini adalah :
a. Tenaga lebih hemat, sehingga lebih hemat biaya dan pengawasan
b. Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah dan teliti
c. Makanan dapat disampaikan langsung ke konsumen
15

d. Ruangan konsumen terhindar dari keributan pada waktu pembagian

makanan serta bau masakan
e. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat
f.

Tempat yang cukup luas untuk pendistribusian makanan.

g. Di tempat/lokasi/ruang-ruang maka hanya diperlukan dapur kecil yang

sifatnya untuk pos pengecekan ulang.
h. Tidak dibutuhkan alat-alat makan yang berlebih di pantry dan juga tidak
diperlukan ruang penyimpanan khusus.
i.

Alat makan langsung kembali ke sentral pelayanan.

j.

Masalah kelebihan makanan atau sisa makanan di ruangan akan

berlangsung

k. Pengawasan di pusat, pendistribusian dapat lebih intensif dan lebih teliti,

sehingga pengawasan di ruangan/pantry dapat dikurangi.
Kelemahan cara ini :
a. Memerlukan tempat, peralatan, dan perlengkapan makanan yang lebih
banyak
b. Adanya

tambahan

biaya

untuk

perlatan,

perlengkapan,

pemeliharaan
c. Makanan sampai ke konsumen sudah agak dingin
d. Makanan sampai sudah tercampur serta kurang

menarik,

serta

akibat

perjalanan dapur utama ke dapur ruangan

e. Kepuasan klien perorangan agak terabaikan
f. Diperlukan pegawai yang terampil dan terlatih untuk bekerja dengan teliti,
cepat, benar dan rapi
g. Sering ada hambatan atau kesulitan dalam pelaksanaan system bon
berjalan.
2. Desentralisasi : Jumlah makanan yang telah jadi dari dapur pusat dikirim
dalam keadaan panas/dingin ke dapur penyajian yang memiliki fasilitas untuk
reheating dan pemorsian makanan.
Keuntungan cara desentralisasi :
a. Tidak memerlukan tempat yang luas
b. Peralatan makan yang ada di dapur tidak terlalu banyak
c. Makanan dapat dihangatkan kembali sebelum dihidangkan
d. Makanan dapat disajikan lebih rapi dan baik serta dengan porsi yang
sesuai kebutuhan konsumen
e. Mutu makanan dapat dipertahankan
16

Kelemahan cara ini yaitu :

a. Memerlukan tenaga lebih banyak di ruangan dan pengawasan secara
menyeluruh agak sulit
b. Makanan dapat rusak bila petugas lupa untuk menghangatkan kembali
c. Besar porsi sukar diawasi
d. Pengawasan harus lebih banyak dilakukan
e. Ruangan konsumen dapat terganggu oleh keributan pembagian makanan
serta bau masakan
f.

Pelayanan lebih lambat

3. Kombinasi : Penggabungan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi

16.

(Depkes RI, 2007; Palacio, 2009; dan Nur Hidayah, 2010)

Macam jenis service yang ada di dalam penyelenggaraan makanan

adalah :
1. Self service : Pelanggan membawa makanan pilihan mereka sendiri dari
tempat makanan.
2. Tray service : Makanan yang dibawa pada sebuah nampan untuk konsumen
individu oleh seorang karyawan.
3. Wait service ada 5 macam, yaitu American Delivery, French Delivery, Russian
Delivery, English Delivery, Chinese Delivery
4. Portable meals ada 2 macam, yaitu Off-Premise Delivery dan On-Premise
17.

Delivery
Beberapa cara melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap

pengadaan bahan makanan sampai penyajian

Proses :
1. Menyusun rencana pengawasan dan mencakup tujuan, objek, dan cara
pengawasan
2. Pelaksanaan pengawasan dan evaluasi sesuai dengan rencana yangg disusun
3. Menginterpretasikan dan menganalisis hasil-hasil pengawasan yang dapat
berupa catatan atau foto
4. Menarik kesimpulan dan tindak lanjut/feedback
Yangg diawasi :
1.
2.
3.
4.

Mengawasi terhadap objeknya langsung.

Melalui analisis terhadap laporan-laporan
Melalui pengumpulan data/informasi khusus
Melalui tugas dan tanggung jawab petugas pengawasan (Rahmy, 2011)

Pengadaan bahan makan :

Pengawasan terhadap cita rasa dan keamanan makanan yang dihasilkan dan
pengawasan terhadap penggunaan faktor produksi yang meliputi penggunaan
17

biaya, bahan makanan, peralatan dan tenaga kerja. Untuk memungkinkan

terselenggaranya pengawasan yang baik, pencatatan dan pelaporan terkait
penggunaan dan penerimaan bahan makanan harus dilaksanakan secara tertib
dan teratur (Halifatul, 2011)
18.

Kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan dalam

skenario?
1. Keterlambatan bahan makanan yang datang
2. Ketidak sesuaian kualitas dan kuantitas bahan makanan dengan perjanjian
awal
3. Food handling penerimaan dan penyimpanan yang tidak diterapkan dengan
baik
4. Pekerja yang tidak menerapkan metode FIFO dan pencatatan dengan
semestinya
5. Cara melakukan valuing inventory
19.
Cara memperbaiki kesalahan yang ada dalam skenario
a. Keterlambatan pengiriman
Manajer

menerbitkan

laporan

keterlambatan

kepada

pihak

vendor.

Mengevaluasi dan mereview kembali trading rules yang telah dibuat di

surat perjanjian diberi konsekuensi apabila terjadi keterlambatan. Manajer
juga bisa mengajukan komplain ke pihak vendor. (Budiono, 2010 dan Reed,
2006)
b. Spesifikasi yang tidak tepat
Meminta penyesuaian harga kepada pihak vendor, meminta kompensasi,
menerbitkan laporan ketidak sesuaian ke pihak vendor, memberikan bahan
substitusi yang disepakati bersama. Bisa membangun komunikasi yang baik
dengan

supplier.

mengembalikan

barang

yang

tidak

sesuai

dengan

spesifikasi. Bahan makanan yang dikembalikan harus diganti dengan bahan

makanan

yang

sesuai

dengan

jangka

waktu

yang

telah

ditentukan.

(Kurniawan, 2014; Qomarah, 2014; Palacio, 2009; dan Rahmi, 2011)

c. Food handling penerimaan dan penyimpanan yang tidak diterapkan dengan
baik
Pekerja ditraining mengenai food handling, manajer selalu mengawasi setiap
proses penerimaan hingga penyimpanan, lalu di setiap ruang penyimpanan
ada petunjuk atau SOP mengenai food handling, serta menerapkan HACCP
d. Cara melakukan valuing inventory
Pembuatan program otomatis untuk mempermudah melakukan valuing
inventory

18

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A.

KESIMPULAN

1. Food Handling adalah kegiatan yang meliputi pengadaan, penerimaan bahan

makanan, pencucian, peracikan, pembuatan, pengubah bentuk, pewadahan,
penyimpanan, pengangkutan, dan penyajian makanan atau minuman.
2. Metode FIFO adalah metode inventarisasi dimana barang disimpan urut
berdasarkan waktu penerimaan dan barang yang pertama kali dimasukkan
adalah yang pertama kali digunakan sehingga stok yang tersisa pada akhir
periode adalah bahan yang terakhir masuk.

19

3. Inventory System adalah sistem yang mampu menangani proses pencatatan stok
barang baik itu pengeluaran barang maupun pemasukan barang dan juga
pendistribusian barang hingga sampai ke konsumen.
4. Metode dan prosedur dalam pembelian yang
informal/pembelian

langsung

ke

pasar,

tepat

pembelian

adalah

dengan

metode

musyawarah,

pembelian sistem kontrak, pembelian tanpa tanda tangan, metode tender

Alur pembelian : mengidentifikasi kebutuhan menentukan standart kualitas
dan menentukan spesifikasinya mengestimasi jumlah yang dibutuhkan
menghitung stok yang diinginkan mengidentifikasi jumlah yang dibeli
membuat pesanan pembelian melakukan riset pasar Memilih dan
bernegosisasi dengan vendor
5. Pembuatan spesifikasi bahan makanan adalah sebagai berikut : membuat daftar
umum nama produk tentukan tujuan pemakaian buat daftar ciri-ciri khusus
yang harus dipenuhi buat daftar permintaan khusus menentukan tanggal
kapan bahan harus dikirim, tempat pengiriman, dan contact person yang bisa
dihubungi
6. Fungsi dari spesifikasi bahan makanan adalah supaya pengawasan harga
makanan,

memudahkan

pembelian,

penerimaan

menghilangkan

kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok, menentukan persyaratan di awal

7. Penanganan yang tepat jika terjadi keterlambatan pengiriman adalah
Segi makanan : Menggunakan stok yang masih ada. Kita tetap menerima bahan
makanan

fresh

tapi

untuk

bahan

makanan

kering,

kita

bisa

menolak/mengembalikan.
Segi pemasok : Manajer menerbitkan laporan keterlambatan kepada pihak
vendor, mengajukan komplain ke pihak vendor.
8. Prosedur pengadaan bahan makanan adalah dengan melengkapi kebutuhan
assesment Menentukan jumlah item yang akan dibeli menyesuaikan
keuangan memilih metode pengadaan Memilih supplier Mendapatkan
harga

penawaran

Melakukan

pembayaran

Memonitor

pengiriman,

penerimaan, pemeriksaan, membangun dan memelihara sistem persediaan

Issu item
9. Prosedur

penerimaan

yang

tepat

adalah

dengan

memeriksa

truk

mempertahankan makanan Mengindentifikasi pengemudi Check produk

Periksa kode produk Memeriksa kualitas Menimbang berat item
Menghitung dan memeriksa hal laporan penerimaan Bandingkan dengan

20

kesesuaian pesanan Memeriksa item yang diganti dengan daftar substitusi

Cap dan tandai semua produk Meletakkan barang ke tempat penyimpanan
10.Food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan bahan
makanan adalah sebagai berikut :
Penerimaan :
Pemeliharaan area penerimaan, pasokan barang tidak menumpuk, pengawasan
bahan makanan, pelabelan tanggal terima, memastikan tidak ada kerusakan,
memeriksa kadaluarsa, meletakkan bahan makanan sesuai dengan suhu
Penyimpanan :
Cold Storage
Mendinginkan makanan mudah rusak yang berada di suhu ruang 2 jam,
mengecek

temperatur

kulkas

dan

freezer,

makanan

yang

mudah

rusak

dibungkus, rak dan ruang penyimpanan tidak bersentuhan langsung dengan

lantai, pengaturan barang sesuai metode FIFO, pemisahan bahan makanan yang
berbau menyengat.
Dry Storage
Makanan disimpan di tempat yang bersih, sejuk, gudang kering yang berventilasi,
wadah makanan diletakkan diatas lantai sekitar 6 inci, makanan kaleng disimpan
dalam rak besi, barang atau bahan yang sering dibutuhkan, diletakkan di dekat
pintu masuk.
11.Penerapan metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan adalah
sebagai berikut:
Tahapan
Food labeling Perputaran barang menggunakan metode FIFO Membuang
barang yang sudah kadaluarsa Membuat jadwal pengecekan Memindahkan
barang antar container dengan benar Menghindari bahan makanan dari
temperatur danger zone Menjaga semua area penyimpanan tetap bersih
Metode penyimpanan
Dry storage, Freezer storage, Refrigerator storage
12.Pengelompokan

bahan

makanan

yang

tepat

dalam penyimpanan

adalah

pengelompokan berdasarkan pengelompokan jenis bahan makanan, yaitu : Dry

storage, Freezer storage, Refrigerator storage
13.Faktor dan metode apa yang sesuai untuk inventarisasi bahan makanan adalah
sebagai berikut :
21

Metode : Perpetual inventory method dan Physical inventory method

Faktor : Menu, pesanan, rekapan penerimaan, daftar permintaan, rekapan
produksi, rekapan penyajian, volume yang dibutuhkan, kontinuitas
produksi tidak terhenti, sifat bahan baku (rusak/tahan lama)
14.Penerapan cara melakukan valuing inventory adalah harus menghitung jumlah
masing-masing item yang dimiliki Mengalikan antara jumlah dari item tersebut
dengan harga yg telah ditentukan sebelumnya Menentukan metode valuing
inventory
15.Beberapa macam sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan adalah
sentralisasi, Desentralisasi, dan Kombinasi (Sentralisasi dan Kombinasi)
16.Macam jenis servis yang ada di dalam penyelenggaraan makanan adalah Self
service, Tray service, Wait service, dan Portable meals
17.Penerapan cara melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap pengadaan
bahan makanan sampai penyajian
Proses :
Menyusun rencana pengawasan Pelaksanaan pengawasan dan evaluasi
Menginterpretasikan dan menganalisis hasil pengawasan Menarik kesimpulan
dan tindak lanjut
Yang diawasi :
Mengawasi objeknya langsung melalui analisis laporan, pengumpulan data, tugas
dan tanggung jawab petugas pengawasan
Pengadaan bahan makan :
Pengawasan terhadap cita rasa dan keamanan makanan. Pencatatan dan
pelaporan dilaksanakan secara tertib dan teratur
18.Beberapa esalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan dalam
scenario diantaranya :
Keterlambatan bahan makanan yang datang, Ketidak sesuaian kualitas dan
kuantitas bahan makanan dengan perjanjian awal, Food handling penerimaan
dan penyimpanan yang tidak diterapkan dengan baik, Pekerja yang tidak
menerapkan metode FIFO dan pencatatan dengan semestinya, cara melakukan
valuing inventory
19.Cara memperbaiki kesalahan yang ada dalam scenario adalah dengan beberapa
cara sebagai berikut :
a. Keterlambatan pengiriman
22

Manajer menerbitkan laporan keterlambatan dan mengajukan komplain ke

pihak vendor.
b. Spesifikasi yang tidak tepat
Meminta penyesuaian harga kepada pihak vendor, meminta kompensasi,
menerbitkan laporan ketidak sesuaian ke pihak vendor, mengembalikan
barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi.
c. Food handling penerimaan dan penyimpanan yang tidak diterapkan dengan
baik
Pekerja ditraining mengenai food handling, manajer mengawasi setiap proses
penerimaan hingga penyimpanan, lalu di setiap ruang penyimpanan ada
petunjuk atau SOP mengenai food handling
d. Cara melakukan valuing inventory
Pembuatan program otomatis untuk mempermudah melakukan valuing
inventory

B.

REKOMENDASI
Skenario FSM pada week 3 ini mampu mengingatkan kembali tentang
beberapa metode penting yang harus dilakuka dalam melaksanakan proses
pengadaan bahan makanan. Skenario yang diberikan cukup jelas namun
diperlukan kreativitas mahasiswa yang lebih peka dalam mencari masalah
dari sebuah topic yang telah disuguhkan untuk menggali informasi yang lebih
detail. Dalam skenario masih terdapat ketidakjelasan dimana terdapat
keterangan yang sebenarnya tidak termasuk dalam problem sehingga
menyebabkan ketidakfokusan dalam memecahkan skenario. Ketidakfokusan
tersebut menimbulkan munculnya

problem identification yang sebenarnya

tidak diperlukan. Sebaiknya kalimat yang dipakai lebih focus sehingga

pemecahan

yang

dilakukan

peserta

diskusi

juga

mampu

mencapai

kompetensi.

23

DAFTAR PUSTAKA
National Food Service Management Institute. 2002. A Guide to Centralized
Foodservice Systems.
Puckett, Ruby P. 2004. Food Service Manual for Health Care Institution 3 rd Edition.
Health Forum, inc.
Pallacio, J. P and Monica Theis. 2009. Introduction to Foodservice Eleventh Edition.
Pearson Education, inc.
Pallacio, J. P and Monica Theis. 2012. Food Service Management Principles and
Practice 12th Edition. Pearson Education, inc.
Christian, Hendy. SKRIPSI SAAS, Tujuan Utama Penerapan SOA. 2011. Diakses pada
29 September 2014 Pukul 11:31 http://digilib.its.ac.id/public/ITSUndergraduate-15725-chapter1.pdf
Stefanelli, John M. 2012. Purchasing: Selection and Procurement for the Hospitality
Industry. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia 2003. Pedoman Persyaratan
Hygiene dan Sanitasi Makanan Jajanan. Jakarta
Hidayah, Nur. 2010. Gambaran system penyelenggaraan makan pasien rawat inap
RSUD Pasar Tebo Tahun 2010. Diakses pada 27 September 2014
http://perpus.fkik.uinjkt.ac.id/.../.
Prasetyo, Wiranto Dwi. 2014. Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya
Keterlambatan Pengadaan Barang Departemen Pengadaan Barang dan Bahan
Baku di PT. Pupuk Kaltim. Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Universitas Brawijaya.
Boettger, Julie , PhD, RD.2012.Inventory Management and Tracking Reference
Guide. National Food Service Management Institute, The University of
Mississipi
Rahmy, Hafifatul Auliya. 2011. Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan
Makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta. Online. Diakses pada tanggal 27
September 2014.
Marpaung, Lia Angelina.2008. Tinjauan Yuridis Perjanjian Pengiriman Bahan Jenis
Bahan Makanan segar antara pemasokan PT. Carefour Indonesia. Sumatera
Utara. Universitas Sumatera Utara. Online. Diakses pada 29 September 2014.
Oktaviani, Mulida. 2013. Tinjauan atas Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
Barang-Barang pada Direktorat Aerostructure PT. Dirgantara Indonesia
24

(Persero). Bandung. Universitas Widyatana. Online. Diakses pada 28

September 2014.
Sawitri, Dewi. 2009. Perancangan Sistem Informasi Managemen Persediaan Barang
Electrolix Authirized Service CV. Momentum Teknik

25

TIM PENYUSUN
A. KETUA
FARIKHA ALFI F.

(125070301111007)

B. SEKRETARIS
1. TIARA DIAN N.
2. DWIYANTI CAESARRIA

(125070301111011)
(125070301111010)

HARTIWI

C. ANGGOTA
3. DWI RATNAWATI
4. FIRDA AMALIA
5. FEBY DINA ARDIYANTI
6. SOFIE AYU MISRINA
7. DIESMAHARANI ASTRIMAHIRSYA
8. DESAK MADE TRISNA U.
9. YUNITA REZA R.
10.RANI ILMINAWATI
11.YUNITA ENDAH KARTIKASARI
12.RACHMI FARICHA
13.HESTI RETNO BUDIARINI

(125070301111008)
(125070301111009)
(125070301111012)
(125070301111001)
(125070301111013)
(125070301111002)
(125070301111003)
(125070301111004)
(125070301111014)
(125070301111005)
(125070301111006)

D. FASILITATOR
Sylvia Rakhmania
E. PROSES DISKUSI
1. KEMAMPUAN FASILITATOR DALAM MEMFASILITASI
- Mampu mengarahkan berjalannya diskusi mahasiswa agar fokus pada
-

tujuan skenario
Mampu membantu mahasiswa dalam menggali masalah yang terdapat

dalam skenario
Mampu membantu

menghadapi pokok masalah yang ada di scenario

Mampu mendampingi mahasiswa dalam melaksanakan diskusi dengan

mahasiswa

untuk

berpikir

lebih

kritis

dalam

lancar, dan mengarahkan apabila topic pembahasan mulai menyimpang

2. KOMPETENSI / HASIL BELAJAR YANG DICAPAI OLEH ANGGOTA DISKUSI
- Mahasiswa mampu memahami tujuan dan proses dalam masalah
pertanggung
-

jawaban

terhadapan

pengadaan

makanan,

system

distribusi, dan pelayanan yang diterapkan dalam system pengiriman.

Mahasiswa mampu memahami faktor apa saja yang dapat mempengaruhi
dalam

proses

pengadaan

bahan

makanan

dalam

suatu

system

penyelenggaraan makanan baik di institusi maupun di rumah sakit.

26

Mahasiswa mampu memahami persyaratan apa yang harus dipenuhi

dalam proses pengadaan bahan makanan mulai dari proses pembelian
hingga penyimpanan supaya dapat meminimalisir kesalahan yang dapat
terjadi.

27