Makalah Komunikasi Bisnis

PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

Disusun Oleh:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Suryo Cahyo Putro

Yusuf Siddiq
Very Sony Indra Suroto
Rofiq Wahyu Sulistianto
Bakhtiar Amaludin
Sri Hartono
Angget K. Pradana
Ahmad Jamilul Khuluk

C1G014074
C1G014077
C1G014091
C1G014083
C1G014084
C1G014103
C1G014135
C1G014143

Disusun dalam rangka memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Program Studi S1-Akuntansi Alih Jenjang

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Jenderal Soedirman
Program Beasiswa STAR-BPKP Batch-II

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat-Nya kami
dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul Penulisan Pesan-Pesan Rutin dan Positif
sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis dalam sebagai bagian dari kegiatan perkuliah
program alih jenjang S1-Akuntansi Program Beasiswa STAR-BPKP Batch II Semester Ganjil.
Dalam penyusunan makalah ini, Tim Penyusun menyadari sepenuhnya bahwa penulisan
makalah ini tidaklah mudah dan terdapat beberapa tantangan dan hambatan yang harus dilalui. Oleh
karena itu, tim penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang
telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat balasan yang setimpal
dari Tuhan Yang Maha Esa.
Selanjunya, besar harapan dari tim penyusun semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai
referensi pemikiran bagi pihak-pihak yang membutuhkan, terutama para teman mahasiswa dan terlebih
lagi bagi penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.
Akhir kata, tim penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan dan penyelesaian makalah ini,
terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran
yang konstruktif dari pembaca agar dapat menjadi perbaikan bagi kami untuk makalah selanjutnya.
Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Tim Penyusun

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................................................

KATA PENGANTAR...........................................................................................................................

ii

DAFTAR ISI........................................................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................

A. Latar Belakang .................................................................................................................................

B. Rumusan Masalah.............................................................................................................................
C. Tujuan Penulisan Makalah................................................................................................................

1
1
2

BAB II PEMBAHASAN......................................................................................................................

A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif..................................................................................

B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif Melalui.....................................................................
C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin....................................................................................................
1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin..............................................................................
2. Contoh Pesan Permintaan Rutin: .............................................................................................
a. Permintaan Informasi dan Tindakan...................................................................................
b. Permintaan Rekomendasi...................................................................................................
c. Permintaan Klaim dan Penyesuaian...................................................................................
D. Penulisan Pesan Positif ....................................................................................................................
1. Strategi Penulisan Balasan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif.....................................
2. Contoh Balasan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif......................................................
a. Pesan-Pesan Good News dan Goodwill..............................................................................
b. Surat Konfirmasi Pesanan..................................................................................................
c. Menjawab Permintaan Informasi........................................................................................
d. Menangani Permintaan Kredit Rutin..................................................................................
e. Surat Rekomendasi.............................................................................................................
E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan.........................

3
4
5
5
6
6
7
8
8
8
9
9
10
10
11
12
12

BAB III PENUTUP............................................................................................................................. 14

A. Kesimpulan..................................................................................................................................... 14
B. Saran............................................................................................................................................... 14
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................................... 15
LAMPIRAN

.......................................................................15

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi dalam bentuk tertulis baik dalam bentuk surat, memo, ataupun bentuk yang
lainya untuk kalangan intern atau ekstern organisasi perusahaan merupakan hal yang biasa
dilakukan dalam sebuah organisasi serta memainkan peran yang cukup penting dalam manajemen.
Selain sebagai sarana komunikasi, penulisan pesan-pesan bisnis tertulis juga dapat memberikan
3

suatu kesan postif atau citra yang baik bagi sebuah organisasi. Meskipun teknologi informasi telah
menyediakan alternative media komunikasi yang tersedia saat ini, eksistensi komunikasi tertulis
dalam bentuk surat tidak dapat dihilangkan. Surat bisnis yang diperlukan bagi organisasi yang
memerlukan catatan permanen (permanent record), kerahasiaan, formalitas, sensitivitas dan
penyajian yang baik.
Salah satu pesan bisnis yang biasa dilakukan oleh organisasi adalah penulisan
pesan-pesan rutin dan penulisan pesan positif. Terdapat berbagai jenis pesan rutin dan positif yang
ada dalam organisasi dan tentunya jenis-jenis pesan tersebut akan berbeda antar organisasi satu
dengan organisasi lain. Banyaknya variasi pesan tersebut disebabkan oleh karakterisik dari aktivitas
operasi organisasi yang berbeda-beda.
Meskipun terlihat sederhana, namun penulisan pesan-pesan rutin dan positif tidaklah
mudah. Guna mewujudkan hal tersebut, salah satu hal yang perlu mendapat perhatian khusus bagi
organisasi adalah mengetahui sepenuhnya bagaimana menyusun penulisan pesan-pesan bisnis
tersebut dengan benr dan baik. Dengan penulisan pesan-pesan yang baik dan benar tentunya akan
mendukung terwujudnya komunikasi yang efektif dalam sebuah organisasi yang merupakan kunci
keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakng di atas, tim penyusun menguraikan beberapa rumusan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan rutin?
2. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif?
3. Apa saja contoh pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif baik di lingkungan bisnis dan

pemerintahan?
C. Tujuan Penulisan Makalah
Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan rutin.
2. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif.
3. Menjelaskan dan menguraikan beberapa contoh pesan-pesan rutin dan positif dalam lingkungan

bisnis dan pemerintahan.

4

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif

Untuk menulis pesan rutin dan positif, seseorang perlu memperhatikan pola penulisan yang
digunakan. Terdapat dua pola penulisan pesan yakni pendekaran langsung (direct approach) dan
pendekatan tidak langsung (indirect approach). Pendekatan langsung merupakan pennulisan pesan
yang ditulis secara deduktif dimana penulisan pesan diawali dengan ide pokok dan selanjutnya diikuti
oleh bukti-bukti pendukungnya. Sebaliknya, pendekatan tidak langsung adalah penulisan pesan yang
diawali dengan bukti-bukti dan kasus pendukung baru kemudian diakhiri dengan ide pokoknya
(Boove dan Till, 2008). Perbedaan dari kedua pola pendekatan tersebut digambarkan melalui tabel
2.1 di bawah ini:
Reaksi Penerima

Pembuka

Direct Approach
Gembira/Tertarik/Puas/Netra

Indirect Approach
Tidak Senang

l
Mulai dengan ide pokok,

Mulai dengan pernyataan

netral

Tidak Tertarik
Mulai dengan pernyataan atau
pertanyaan yang menangkap
perhatian.

Berikan alasan untuk

membenarkan jawaban
Isi

Penjelasan Secara Detail

negatif. Menyatakan atau

menyiratkan kabar buruk,

Bangun penjelasan yang

meningkatkan minat pembaca

dan membuat sugesti positif

Tutup dengan komentar yang
Penutup

menyenangkan, referensi

Tutup dengan hormat.

berita baik, dan tindakan

Permintaan Tindakan.

yang diinginkan.

Tabel 2.1 Pendekatan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis (Boove dan Till, 2008)

Berdasarkan gambaran mengenai dua pola penulisan di atas, maka sesuai dengan maksud dan
tujuannya, menurut (Boove dan Till, 2008) penulisan pesan rutin dan positif lebih tepat apabila
dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung.
B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif
6

Terdapat tiga tahap penulisan pesan rutin dan positif yang bias dilakukan untuk mencapai tujuan
komunikasi yang efektif yakni sebagai berikut:
1. Perencanaan Pesan
Meskipun perencanaan pesan rutin dan positif hanya menghabiskan beberapa menit saha,
empat aktivitas dalam tahap perencanaan masih perlu dilakukan. Pertama, menganalisis situasi
untuk memastikan kejelasan tujuan pesan yang akan dibuat serta memastikan penerima pesan
memahami pesan tersebut. Kedua, mengumpulkan informasi yang dinginkan oleh para penerima
pesan. Termasuk semua informasi yang diperlukan oleh penerima pesan untuk menghemat waktu
dalam memahami informasi yang disampaikan. Ketiga, pilih media yang tepat untuk
menyampaikan pesan tersebut apakah melalui media digital atau melalui surat,

Keempat,

mengatur informasi Anda secara efektif yang meliputi mendefinisikan Ide pokok, membatasi
ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan menyusun outline.
2. Penulisan Pesan
Dalam menulis pesan perlu sekali lagi diperhatikan cara penyampaian pesan dengan bahasa
yang santun dan positif. Gunakan bahasa yang lebih formal apabila memang hal tersebut
diperlukan. Selain itu, untuk memperkuat hubungan dengan penerima pesan dapat pulsa
disampaikan bagaimana kredibilitas yang dimiliki oleh organisasi.
3. Penyelesaian Pesan
Langkah terakhir dalam proses penulisan pesan agar membuatnya efektif, sediakanlah
waktu yang cukup untuk merevisi, mengoreksi sebelum menyampaikannya. Pertama, merevisi
pesan Anda dengan mengevaluasi isi beserta sistematikanya dan pastikan bahwa pesan tersebut
berisi apa yang ingin disampaikan dan mudah dipahami pembaca. Bahkan, bila perlu, sunting
atau menulis ulang untuk membuatnya lebih ringkas dan jelas. Kedua, periksa kembali presentasi
dari pesan yang disusun, seperti memilih jenis dan ukuran huruf yang sesuai dan menyusunnya
dalam format yang baku serta mudah dimengerti.

Selain itu, pastikan pula pesan

tersebut bebas dari kesalahan ketik (typo error), kesalahan tata bahasa dan kesalahan ejaan.
Ketiga, pilih metode distribusi yang efisien, menghemat biaya, kenyamanan, waktu, keamanan,
dan privasi.
C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin
1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin
7

Seperti semua pesan bisnis, permintaan rutin memiliki tiga bagian: pembukaan, tubuh, dan
menutup dan penulisannya menggunakan pendekatan langsung. Namun hal yang perlu diingat,
sebelum menulis surat apapun, pertimbangkan biaya dan beban kerja yang ada. Bila tidak
memungkinkan untuk menulis pesan, cobalah mencari informasi melalui pesan telepon, e-mail,
pesan instan, atau kunjungan singkat ke rekan kerja untuk memecahkan masalah dengan cepat.
Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam menulis pesan permintaan rutin:
a. Sampaikan Permintaan di Awal (State Your Request Up Front)
Untuk menulis pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan
secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah
dipahami oleh pembaca. Namun demikian terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan
yakni sebagai berikut:
1) Gunakan bahasa yang sopan dan halus;
2) Asumsikan bahwa penerima pesan akan melaksanakan atau menuruti permintaan yang
disampaikan; dan
3) Sampaikan permintaan secara spesifik dan jelas.
b. Jelaskan Permintaan (Explain and Justify Your Request)
Pada bagian batang tubuh pesan sampikan secara rinci permintaan yang ingin disampaikan.
Apabila memungkinkan, yakinkan bahwa permintaan yang disampaikan juga akan
memberikan keuntungan kepada penerima pesan. Selain itu, pada bagian ini permintaan detail
khususnya dalam penyampaian permintaan informasi dapat pula dilakukan dalam pendekatan
tanya jawab (ask quetions approach), seperti menanyakan tentang spesifikasi produk dan
harga produk. Namun demikian dalam menyampaikan beberapa pertanyaan tersebut perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
1) Sampaikan pertanyaan yang lebih penting di awal;
2) Sampaikan hanya pertanyaan-pertanyaan yang relevan; dan
3) Jika memiliki permintaan yang tidak biasa atau kompleks, bagi menjadi beberapa
pertanyaan sehingga mudah dipahami.

c. Permintaan Tindakan (Request Specific Action in a Courteous Close)

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan,
apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan. Selain itu juga diperlukan
8

informasi penting yang dapat dihubungi segera seperti alamat kantor, nomot telepon, email,
dan informasi lainnya.
2. Contoh Pesan Permintaan Rutin
Terdapat berbagai jenis permintaan rutin, mulai dari permintaan kredit sampai dengan
permintaan penawaran barang. Namun demkian, menurut (Boove dan Till, 2008) beberapa
permintaan rutin tersebut memiliki karakteristik yang hamper sama seperti permintaan informasi
atau tindakan; Permintaan rekomendasi; dan permintaan koreksi (claim) dan penyesuaian;
a. Permintaan Informasi dan Tindakan
Pesan ini disampaikan apabila diperlukan informasi tentang sesuatu, mendapatkan
pendapat dari seseorang, atau meminta tindakan,

Pada dasarnya, permintaan sederhana

dismpaikan gendan mengutarakan beberapa hal yakni:

Apa informasi yang diinginkan atau tindakan apa yang diperlukan dari penerima pesan?
Alsan perlunya dibuatnya permintaan; dan
Mengapa penerima informasi dianggap tepat untuk memenuhi permintaan tersebut.
Jika penerima pesan dapat melakukan apa yang diinginkan. Ikuti pendekatan langsung
dengan membuka dengan pernyataan yang jelas tentang permintaan. Dalam situasi yang lebih
kompleks, penerima pesan mungkin tidak bersedia membantu kecuali mereka memahami
bagaimana permintaan menguntungkan mereka, sehingga pastikan untuk menyertakan
informasi dalam bagian penjelasan. Berbeda dengan permintaan yang dikirim di internal
organisasi, pesan permintaan yang dikirim kepada pihak-pihak di luar organisasi biasanya
mengadopsi nada tulisan yang lebih formal. Selain itu, perlu diingat bahwa bahwa kata-kata
tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. Terakhir, dalam bagian penutup
beritahu penerima pesan dengan sopan tindakan apa yang harus dilakukan. Jika tanggal
adalah penting, tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan
alasannya dan hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan.
b. Permintaan Rekomendasi
Kebutuhan untuk menanyakan tentang seseorang sering terjadi dalam bisnis. Misalnya,
sebelum pemberian kredit, kontrak, pekerjaan, promosi, beasiswa, dan sebagainya,
perusahaan sering meminta seseorang untuk menyertakan referensi dari pihak ketiga. Untuk
itu, biasanya seseorang akan meminta rekan pribadi atau pihak lain untuk dengan menulis

surat rekomendasi untuknya. Sebelum meminta ppihak lain untuk memberikan rekomendasi,
secara informal cobalah meminta izin terlebih dahulu dan meminta kesediaan mereka.
c. Permintaan Koreksi (Claim) dan penyesuaian
Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang
dijanjikan terlambat, barang garansi mengalami kerusakan, atau pelayanan yang
mengecewakan. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim.
Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas, didukung kliam yang
spesifik, dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Ketika solusinya sudah jelas, nyatakan
dengan segera. Ketika solusi kurang jelas, hal yang bias dilakukan adalah dengan meminta
informasi perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan.
Dalam isi surat klaim, jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda. Berikan
rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut.
Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. Sertakan
salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur, slip penjualan, deskripsi katalog,
dan catatan perbaikan. Ketika ada alternatif solusi, uraikan secara jelas.
Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan
mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Jika perlu sertakan tanggal
akhir. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. Klaim yang tertunda juga lebih
sulit diverivikasi. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih
serius daripada yang ditunda penyerahannya.

D. Penulisan Pesan Positif

1. Strategi Penulisan Pesan Positif
Penulisan pesan positif dilakukan melalui menggunakan pendekatan langsung (direct
approach) dikarenakan pada umumnya penerima pesan cenderung tertarik atas apa yang ingin
disampaikan. Tujuan yang ingin pesan positif antara lain untuk mengomunikasikan good news,
menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan memberikan suatu
bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan,
usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional. Berikut ini adalah beberapa strategi yang
dapat digunakan dalam menulis pesan positif:
a. Mulai dengan ide Pokok (Start with the main idea).
10

Penulisan pesan positif diawali dengan ide pokok yang disampaikan secara jelas, ringkas dan
menarik perhatian penerima pesan. Penulisan ide pokok tersebut tidak perlu disampaikan
secara bertele-tele dan melalui basa-basi yang tidak perlu melainkan langsung kepada inti
pesan (to the point). Cara terbaik untuk menulis pembukaan yang jelas adalah dengan
memikirkan gagasan yang jelas tentang apa yang ingin disampaikan. Untuk mempermudah,
gunakan pertanyaan berikut, "Apa pesan yang paling penting untuk penerima pesan?"
b. Sampaikan rincian penjelasan (Provide necessary details and explanation).
Dalam bagian ini jelaskanlah maksud yang ingin disampaikan sejelas-jelasnya agar tidak
membuat penerima pesan ragu dan bingung. Sampaikanlah informasi-informasi detail yang
mendukung ide pokok dan buatlah informasi tersebut selalu positif.

Namun, apabila

terdapat sebuah informasi negatif yang memang harus disampaikan, usahakan informasi
tersebut dinyatakanlah melalui konteks lebih positif. Selain itu, dalam lingkungan bisnis, jika
pesan positif disampaikan dengan pelanggan, dalam bagian ini dapat pula disampaikan pesan
untuk semakin meyakinkan pelanggan bahwa pilihan/tindakan yang dibuat oleh pelanggan
adalah tepat. Hal tersebut, diperlukan untuk memperkuat hubungan bisnis.

c.

Akhiri dengan Sopan (End with a courteous close).

Pesan yang disampaikan kemungkinan besar akan berhasil jika pembaca anda benar-benar
tertarik dan memahami maksud yang disampaikan. Lengkapi pesan dengan mengatakan
bahwa penerima pesan akan memperoleh manfaat. Apbila diperlukan sebuah tindaklanjut,
nyatakanlah kepada penerima pesan secara jelas tindakan apa yang perlu dilakukan.
Selanjutnya, satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam bagian ini adalah mengakhiri bagian
penutup dengan suatu pernyataan sikap keramahan atau kesopanan sebagai bentuk apresiasi
(penghargaan, penghormaatan).

2. Contoh Pesan Positif

Pesan-pesan positif di sangat banyak dan beragam jenis dan bentuknya. Namun demikian
berikut ini beberapa contoh pesan bisnis positif yang umum:
1) Pesan-Pesan Good News dan Goodwill
Pesan-pesan Good News dan Good Will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan
kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan
11

good will, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat publik
pada umumnya. Good News dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yakni:
a) Good News tentang Pekerjaan
Merupakan pesan bisnis positif berkaitan dalam lingkungan pekerjaan. Penulisan good
news tentang pekerjaan pada umumnya dilakukan dengan penekatan langsung (direct
approach). Dalam dunia bisnis terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan
tentang pekerjaan, baik yang bersifat finansial maupun non-finansial
Finansial

Non-Finansial

Kenaikan gaji

Promosi Jabatan

Bonus lembur kerja dan Insentif

Tanda penghargaan

Tunjangan hari raya

Fasilitas kendaraan dan perumahan

Kredit bunga sangat ringan

Proposal suatu proyek diterima

b) Good News tentang Produk

Berkaitan dengan berita mengenai produk dengan tujuan untuk mengembangkan
bisnis dengan menggunakan strategi yang berkaitan dengan produk yang dihasilkan
seperti penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan
metode promosi yang tepat, pemilihan strategi distribusi yang tepat. Contoh Good News
tentang produk seperti :
Pemberian diskon harga produk hingga 30%
Sistem beli 3 produk dapat tambahan gratis 1
Jaminan layanan garansi, dan sebagainya.
c) Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis/hubungan baik dengan berbagai pihak seperti pelanggan,
pemasok, kien dan sebagainya. Pesan-pesan goodwil dapat disampaikan melalui
pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai atau pihak lain, ucapan ulang tahun,
selmat atas study, ucapan motivasi dan sebagainya.
2) Surat Konfirmasi Pesanan

12

Diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup
besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya
relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi. Penulisan Surat Konfirmasi
Pesan dilakukan melalui dengan pendekatan langsung yakni:
Paragraf pertama dari surat berisi pernyataan tentang kabar gembira. Pelanggan
ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan untuk menerima produk.
Pada bagian tengah dinyatakan secara jelas rangkuman semua transaksi secara akurat dan
jelas, jumlah produk yang dipesan, harga produk, kapan pengiriman, cara pengiriman
biaya pajak, dan keterangan lain yang diperlukan terkait produk.
Pada bagian akhir ucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang ditunjukan
dengan adanya pesanan tersebut.
3) Menjawab Permintaan Informasi
Permintaan informasi merupakan hal yang penting untuk dijawab dan harus direspon
dengan cepat. Karena hal ini berkaitan dengan hubungan baik kegiatan bisnis dengan relasi
maupum customer. Tanggapan yang lakukan sebagai bentuk jawaban permintaan informasi
bisa dikelompokkan sebagai berikut:
a) Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan yang prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog, atau brosur untuk
membantu mereka dalam memilih produk. Jawaban yang respondif, sopan, dan bersedia
membantu akan menggugah mereka untuk membeli. Dalam memberikan jawaban atas
permintaan potensial pembeli, terdapat tiga tujuan utama yang dicapai yaitu: (1)
Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan; (2)
mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberikan kesan yang baik teradap
pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk
terbuaru.
b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan yang baik
dan menyenangkan terhadap pelanggan. Dalam hal ini jawaban atas permintaan informasi
tidak dilengkapidengan informasi terbaru, seperti produk baru atau bentuk-bentuk layanan
yang baru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata mata untuk menanggapi permintaan
informasi yang diminta oleh pelanggan.
13

4) Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun non bank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. kebanyakan
permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letter) dan
referensi kredit (credit reference).
1. Persetujuan Kredit :
Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Bagian-bagianya dapat
diuraikan sebagai berikut:
a) Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut
b) Bagian pertengahan mencakup beberapa hal antara lain, batas maksimal jumlah
kredit yang diberikan. Lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening
dikirim,beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi
lainnya yang berkaitan dengan kredit tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit :

Pada umumnya kredit tidak memerlukan referensi maupun rekomendasi dari suatu pihak,
akan tetapi untuk jenis jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit tinggi, umumnya
pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua hal yang perlu
diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:
a) Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan
b) Ungkapkan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit
diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara
online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang
mereka miliki.
5) Surat Rekomendasi

14

Surat rekomendasi (Recommendation Letter) merupakan surat yang diberikan dari

seseorang yang memiliki suatu posisi penting dalam suatu perusahaan kepada seseorang
pegawainya. Dalam surat rekomendasi biasanya dijelaskan mengenai hal yang berkaitan
dengan kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat
digunakan sebagai dukungan untuk melanjutkan karir.
Surat rekomendasi biasanya rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat
rekomendasi tersebut, surat rekomendasi langsung dikirimkan kepada pihak yang dituju.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan
orang. Karakteristik dari surat rekomendasi adalah sebagai berikut:

Nama lengkap pemohon

Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
Hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon
Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.

E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan

< Mas Ilul, Rofiq dkk.>, sekilas mungkin hamper sama dengan teori tapi biasanya kalau masalh
korespondensi kedinasan ada aturannya, formatnya harus baku dll. (PMK Tata Naskah Dinas), dan
mungkin yang perlu disoroti pendekatan yang digunakan apakah menggunakan direct approach atau
indirect??>. Pengalaman saya salam surat menyurat di kantor sih biasanya cenderung pake indirect>.
Pokoknya dilengkapi saja lah..

15

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
< bagi tugas ya bro>
B. Saran
< bagi tugas ya bro>

16

DAFTAR PUSTAKA
Guffey, Marry Ellen, dan Dana Loewy. (2010). Essentials of Business Communcation. South-Western
Cengage Learning, Mason OH.
Booove, Courlan L, dan John V. Till. (2008). Business Communcation Today. Pearson-Prentince Hall,
New Jersey.
Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Erlangga. Jakarta.
http://adieahmeth.blogspot.com/2010/09/surat-rutin-dan-pesan-berisi-niat-baik.html

17

LAMPIRAN

18