BAB 10 GROUPS OF PEOPLE (1)

10.1 PENDAHULUAN
10.2 JENIS DAN TUJUAN KELOMPOK
10.2.1 Pendahuluan
10.2.2 Tujuan Organisasi
10.3 EFEKTIVITAS KELOMPOK
10.3.1 Umum
10.3.2 Terperinci
10.3.3 Kedewasaan Kelompok
10.3.4 Perilaku Kelompok Yang Dewasa
10.4 R A P A T
10.4.1 Pendahuluan
10.4.2 Jenis-Jenis Rapat
10.4.3 Fungsi Rapat
10.4.4 Mengatur Rapat
10.5 PEMBAGIAN KERJA
10.5.1 Pendahuluan
10.5.2 Tujuan Utama atau Fungsi
10.5.3 Produk atau Servis
10.5.4 Lokasi
10.5.5 Dasar Waktu
10.5.6 Proses Utama
10.5.7 Staff Yang Dipekerjakan
10.5.8 Pembeli

BAB 10 GROUPS OF PEOPLE (2)

10.6 KEPEMIMPINAN
10.6.1 Pendahuluan
10.6.2 Manajemen dan Kepemimpinan
10.6.3 Sumber Kekuatan Pemimpin
10.6.4 Analisa Kepemimpinan
10.6.5 Fungsi Kepemimpinan
10.6.6 Gaya Kepemimpinan
10.6.7 Teori Kepemimpina
10.7 KEANGGOTAAN TIM
10.7.1 Pendahuluan
10.7.2 Motivasi
10.7.3 Karakteristik Anggota Kelompok
10.7.4 Peran Perilaku Kelompok
10.7.5 Kelompok Dalam Aktivitas Bidang Teknik
10.8 KESIMPULAN

Kelompok (grup) didefinisikan sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung,
bergabung untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Kelompok dapat bersifat formal atau informal.

Kelompok formal (formal group) adalah suatu kelompok yang didefinisikan oleh struktur organisasi,
dengan pembagian tugas berdasarkan petunjuk penugasan kerja.
Dalam kelompok formal, perilaku-perilaku yang seharusnya ditunjukkan dalam kelompok ditentukan dan
diarahkan menuju tujuan-tujuan organisasi.

Kelompok informal (informal group) adalah suatu kelompok yang atau tidak terstruktur secara formal atau
tidak ditetapkan secara organisasi; muncul sebagai tanggapan/respon terhadap kebutuhan akan kontak
sosial.

Dimungkinkan untuk mensubklasifikasi kelompok-kelompok sebagai kelompok komando, tugas,

kepentingan atau persahabatan. Kelompok komando atau tugas ditentukan oleh organisasi formal,
sedangkan kelompok kepentingan dan persahabatan merupakan kelompok informal

Kelompok komando (command group) ditentukan oleh bagan organisasi. Kelompok ini terdiri atas
individu-individu/bawahan yang melapor secara langsung kepada seorang manajer tertentu.
Contohnya: seorang kepala sekolah dasar dengan 12 orang gurunya membentuk suatu kelompok komando,
seperti juga direktur audit pos dengan kelima inspekturnya.
Kelompok tugas (Task group) juga ditentukan secara organisasional, mewakili mereka yang bekerja
bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan. Akan tetapi batasan-batasan suatu kelompok
kerja tidaklah terbatas pada atasan hirarkis langsungnya. Kelompok ini dapat melintasi hubungan
konmando.
Misalnya: jika seorang mahasiswa dituduh melakukan kejahatan kampus, mungkin diperlukan komunikasi dan
koordinasi diantara PD (Pembantu Dekan) urusan akademis, PD urusan mahasiswa, kepala administrasi
mahasiswa, kepala keamanan, dan penasehat mahasiswa itu sendiri.
Formasi semacam itu akan merupakan suatu kolompok tugas. Perlu diperhatikan bahwa semua kelompok
komando adalah juga kelompok tugas, akan tetapi belum tentu kelompok tugas adalah kelompok komando.

Kelompok kepentingan (interest group) adalah mereka yang bekerja bersama-sama untuk mencapai
suatu tujuan khusus yang menjadi kepentingan/kepedulian dari masing-masing orang ini.
Contohnya: Para karyawan yang bergabung bersama-sama untuk menuntut agar jadual liburan diubah,
untuk mendukung rekan kerja mereka yang telah dipecat, atau yang mengusahakan kenaikan
tunjangan, membentuk suatu badan persatuan untuk meneruskan kepentingan bersama mereka.

Kelompok persahabatan (friendship group) mereka yang berkumpul bersama-sama karena mereka
memiliki satu atau lebih persamaan karakteristik.
Contohnya: Perhimpunan sosial yang sering kali meluas keluar dari situasi kerja, dapat berdasarkan pada
usia yang sebaya atau pada warisan budaya yang sama, dukungan pada tim sepakbola negara-negara
bagian Nebraska Big Red, sesama lulusan sebuah universitas, atau pandangan politik yang sama dan
masih banyak lagi karakteristik serupa lainnya.

Kelompok informal memberikan suatu layanan sangat penting dengan memenuhi kebutuhan sosial
anggota-anggotanya.

Kita harus mengakui bahwa tipe interaksi antara individu-individu ini walaupun secara informal, tetapi
sangat mempengaruhi perilaku dan kinerja mereka.

Rasa Aman (Security)

Dengan bergabung dalam suatu kelompok, individu-individu dapat mengurangi rasa tidak aman karena
berdiri sendiri. Orang-orang merasa lebih kuat, rasa ragu-diri (self-doubts) mereka lebih sedikit, dan
lebih tahan terhadap ancaman bila mereka merupakan bagian dari suatu kelompok.

Status (Status)
Bergabung dalam suatu kelompok yang dipandang penting oleh orang lain memberikan pengakuan dan
status bagi angota-anggotanya.

Harga Diri (Self-Esteem)

Kelompok-kelompok dapat memberikan kepada orang-orang perasaan harga diri. Artinya, selain
menyampaikan status kepada mereka yang berada di luar kelompok, keanggotaan dapat juga
memberikan peningkatan perasaan harga diri kepada para anggota kelompok itu sendiri.

Afiliasi (Affiliation)
Kelompok-kelompok dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial. Orang-orang menikmati interaksi
teratur yang diberikan oleh keanggotaan kelompok. Bagi banyak orang interaksi di tempat kerja
merupakan sumber utama untuk memenuhi kebutuhan mereka akan afilisi.

Kekuasaan (Power)
Apa yang tidak mungkin dicapai secara individu sering menjadi mungkin melalui tindakan kelompok.
Terdapat kekuatan dalam jumlah (There is power in numbers).

Pencapaian Tujuan (Goal Achievement)

Terdapat saat-saat dimana diperlukan lebih satu orang untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu ada
kebutuhan untuk kelompok bakat, pengetahuan, atau kekuatan dengan tujuan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan. Dalam contoh-contoh seperti itu, manajemen akan mengandalkan penggunaan suatu
kelompok formal.

Selama 20 tahun atau lebih, kelompok biasanya berkembang mengikuti suatu urutan yang khas/spesifik
dalam evolusi mereka. Kita menyebut urutan tersebut adalah model lima tahap perkembangan kelompok.

Riset yang terbaru mengindikasikan bahwa tidak ada pola baku dari perkembangan kelompok. Dalam
bagian ini kita mendeskripsikan model umum yang terdiri atas 5 tahap tersebut dan sebuah model alternatif
untuk kelompok sementara dengan tenggat waktu.

Dari pertengahan dasawarsa 1960-an, diyakini bahwa kelompok-kelompok melewati suatu urutan standar
dari 5 tahap. Gambar Model Lima Tahap (The Five Stage Model) menyebutkan karakteristik perkembangan
kelompok dalam 5 tahap yang berbeda, kelima tahap ini adalah:
pembentukan (forming),
penyerbuan/keributan (storming),
pembentukan norma (norming),
penampilan/berkinerja (performing), dan
penundaan/pembubaran (adjourning).

Tahap Pembentukan (Forming)

Tahap pertama, pembentukan (forming), memiliki karakteristik besarnya ketidakpastian mengenai tujuan,
struktur, dan kepemimpinan kelompok tersebut. Para anggotanyamenguji-coba untuk menentukan tipe-tipe
perilaku yang dapat diterima dengan baik. Tahap ini selesai ketika para anggotanya mulai menganggap diri
mereka sebagai bagian dari suatu kelompok.

Tahap penyerbuan/keributan (storming)

Tahap kedua storming adalah tahap konflik di dalam kelompok (intragroup). Para anggotanya menerima
baik eksistensi kelompok tersebut, tetapi melawan kendala-kendala yang diterapkan oleh kelompok
tersebut terhadap setiap individu. Lebih lanjut, terdapat konflik mengenai siapa yang akan mengendalikan
kelompok tersebut. Bila tahap ini telah lengkap, terdapat suatu hirarki yang relatif jelas dari kepemimpinan
di dalam kelompok tersebut.

Tahap Pembentukan Norma (Norming)

Tahap ketiga norming adalah tahap dimana hubungan yang dekat berkembang dan kelompok tersebut
menunjukkan kekohesifan. Dalam tahap ini terdapat rasa yang kuat akan identitas kelompok dan
persahabatan (camaraderie). Tahap norming ini selesai bila struktur kelompok tersebut telah menjadi solid
dan kelompok itu telah mengasimilasi serangkaian ekspektasi umum yang mendefinisikan perilaku anggota
yang benar.

Tahap Penampilan/Berkinerja (Performing)

Tahap keempat adalah performing. Pada tahap ini struktur telah sepenuhnya fungsional dan telah diterima
baik. Para anggotanyamenguji-coba untuk menentukan tipe-tipe perilaku yang dapat diterima dengan baik.
Energi kelompok telah bergeser dari mencoba mengenal dan memahami satu sama lain menjadi
mengerjakan tugas yang ada.
Bagi kelompok kerja yang permanen, performing adalah tahap terakhir dalam perkembangannya.

Tahap Penundaan/Pembubaran (Adjourning)

Tahap kelima adjourning adalah tahap terakhir untuk komite, tim, angkatan tugas sementara dan kelompok
serupa yang mempunyai tugs terbatas untuk dilaksanakan. Dalam tahap ini, kelompok tersaebut
mempersiapkan diri untuk pembubarannya. Kinerja tugas yang tinggi tidak lagi menjadi prioritas utama
kelompok itu. Sebagai gantinya, perhatian diarahkan untuk menyelesaian aktivitas-aktivitas.
Respon dari anggota kelompok dalam tahap ini bervariasi. Beberapa merasa puas, bersenang-senang
dalam pencapaian prestasi kelompok tersebut. Lainnya mungkin merasa tertekan akan kehilangan
persahabatan dan pertemanan yang diperoleh selama kehidupan kelompok kerja tersebut.

Terdapat banyak jenis dan tujuan kelompok. Beberapa mungkin dibuat dalam organisasi dalam bentuk
kelompok kerja formal semi-permanen, seperti seksi, departemen, divisi dll.
Sistem lain organisasi kelompok adalah tim proyek, yang memiliki tugas khusus dan hanya ada selama
rentang waktu yang diperlukan untuk memenuhi tugas tersebut.
Status, kepentingan dan kekuatan kelompok dapat bervariasi dari tingkat direktur organisasi, yang memiliki
tanggung jawab secara hukum, hingga kelompok diskusi informal (ad hoc) , yang tidak memiliki kekuatan dan
hanya penting bagi anggotanya. Tujuan kelompok biasanya faktor utama yang menentukan jenis, struktur
dan karakteristik kelompok.
Tujuan Organisasi. Kelompok kerja mungkin dibuat dalam organisasi untuk tujuan berikut:
pembagian kerja,
untuk menyatukan keahlian, talenta, dan pengalaman yang sesuai dengan suatu tugas,
mengontrol dan mengatur pekerjaan,
menyelesaikan masalah dan membuat keputusan,
mengumpulkan informasi dan ide,
menguji dan meratifikasi ide-ide,
koordinasi dan liaison,
negosiasi dan resolusi konflik,
pemeriksaan dan penyelidikan kejadian yang sudah berlalu.

Tujuan Individu .
Tiap individu dapat bergabung dalam kelompok untuk satu atau lebih tujuan berikut:
untuk memuaskan kebutuhan sosial dan afiliasi, untuk memiliki atau untuk membagi,
untuk membuat konsep diri, dalam hubungan dengan orang lain sebagai panutan,
untuk mendapatkan pertolongan dan dukungan,
untuk berbagi aktivitas yang sama,
untuk mendapatkan kekuatan, promosi atau keuntungan politis.

Kelompok memanfaatkan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman tiap anggota, untuk efisiensi yang
lebih baik atau buruk.

Kelompok cenderung menghasilkan ide yang lebih sedikit daripada jumlah ide yang didapat bila individu
bekerja terpisah. Namun, ide yang dihasilkan cenderung lebih baik karena ide tersebut lebih berat
dievaluasi, dan memiliki tambahan ilmu kolektif dari kelompok selama dievaluasi.

Kelompok cenderung mengambil risiko yang lebih besar dalam mengambil keputusan daripada individu
karena tanggung jawab yang dipikul bersama.

Orang berperilaku lebih mengambil untung dalam kelompok, karena aman dengan jumlah orang dalam
kelompoknya.

Efektivitas sebuah kelompok mungkin tergantung dari banyak hal, beberapa diantaranya termasuk tujuan,
struktur, keanggotaan dll.kelompok (terperinci); selain itu, kedewasaan kelompok, yang berubah selama
usia kelompok.

Ukuran Kelompok
Semakin besar kelompok, makin bervariasi talenta, kemampuan, keahlian, dan pengalaman, tetapi makin kecil
kesempatan untuk tiap individu berpartisipasi hingga kemampuan terbaik mereka dan membuat kontribusi yang
bermanfaat. Jumlah optimal kelompok biasanya sekitar lima, enam, atau tujuh.

Karakteristik Anggota
Orang dengan karakteristik yang sama cenderung membuat kelompok yang stabil, Kelompok tersebut memiliki
homogenitas, tetapi cenderung mudah diprediksi dan kurang inovatif. Kelompok dengan anggota yang memiliki
karakteristik yang berbeda-beda memiliki tingkat konflik yang lebih tinggi, tetapi sering lebih inovatif dan lebih
produktif.

Tujuan dan Peran Individu

Bila tiap anggota kelompok memiliki tujuan yang sama, efektivitas kelompok amat meningkat. Namun, beberapa
anggota kelompok mungkin memiliki tujuan tertentu yang tidak disadari anggota lainnya(agenda tersembunyi).
Hal ini termasuk aktivitas untuk menutupi kesalahan, mencatat nilai, membuat aliansi, membayar nilai lama, dll.
Bila ini terjadi, efektivitas kelompok dapat amat sangat berkurang.

Sifat Pekerjaan
Efektivitas akan bervariasi dengan sifat pekerjaannya, apakah sangat penting, apakah hasil dapat diukur dalam
skala waktu dan kuantitas; seberapa penting tujuan tugas bagi tujuan individu; dan seberapa jelas pekerjaan
didefinisikan.

Cara kelompok bekerja berubah secara radikal selama eksistensinya. Saat individu masuk ke dalam
kelompok awalnya mereka tidak saling mengenal satu sama lain. Mereka tidak mengetahui keahlian,
kemampuan dan pengalaman yang dimiliki anggota lain. Mereka mungkin tidak mengetahui bagaimana
bekerjasama dan berkoordinasi satu sama lain. Mereka berada di kurva belajar terbawah.

Dengan berjalannya waktu, kelompok ini akan bertumbuh dan dengan usaha (dan mungkin sedikit
keberuntungan), akan menjadi unit kerja yang terkoordinasi. Bagaimana hal ini terjadi menjadi subjek
banyak penelitian, dan sejumlah model teori telah dibuat.

Berikut ini dua diantaranya:

1.

Model perkembangan kelompok Tuckman (Tuckmans model of group development)

2. Model Bass dan Ryterband (Bass and Ryterband Model)

Tuckman [1] menyatakan terdapat 4 tahap perkembangan kelompok: pembentukan (forming), penyerbuan
(storming), pembuatan norma-norma (norming), dan penampilan (performing).

Pembentukan (forming): Anggota kelompok bertemu untuk pertama kalinya. Mereka adalah kumpulan
individu. Mereka mungkin tidak saling tahu atau tidak saling kenal. Mereka perlu menetapkan apa tujuan
kellompok, siapa yang memimpin kelompok, siapa yang bepengaruh dalam kelompok. Tiap invidu bertahap
untuk membangun identitas personal.

Penyerbuan (storming): Ini adalah tahap konflik. Lebih dari satu individu mungkin ingin menjadi pemimpin
kelompok. Kepemimpinan mungkin diuji. Ketegangan interpersonal mungkin terjadi. Agenda tersembunyi
mungkin mulai tampak. Penanganan masalah yang baik oleh kelompok mengarah ke formulasi tujuan yang
realistik.

Pembentukan norma (norming): Norma perilaku kelompok mulai dibuat. Pengetahuan anggota kelompok
tentang sumber daya keahlian dalam kelompoknya memungkinkan praktek kerja yang baik terjadi.
Kepercayaan dan pengertian antar anggota kelompok memungkinkan proses pengambilan keputusan yang
realistik terjadi.

Penampilan (performing): Kelompok ini sudah dewasa penuh. Kelompok ini bekerja dengan efisien dan
terkoordinasi. Terdapat sikap terbuka tiap anggota kelompok, dengan sikap saling menghormati dan
mempercayai.

Bass dan Ryterband [2] juga menyatakan model dengan 4 tahap:

Membangun rasa saling menerima dan keanggotaan (developing mutual acceptance and membership):
Anggota-anggota awalnyatidak saling mempercayai dan terpadat rasa takut kekurangan personal. Mereka
defensif, dan membatasi perilakunya hanya menyetujui dan ritual.

Komunikasi dan pembuatan keputusan (Communication and decision making): Anggota-anggota belajar
menerima satu sama lain, dan menunjukkan perasaan mereka. Norma prosedur dibuat. Para anggota
membangun rasa saling menerima. Sikap terbuka dan membangun terbentuk.

Motivasi dan produktivitas (motivtion and productivity): Para anggota sekarang terlibat dalam pekerjaan
kelompok. Mereka bekerja sama daripada berkompetisi. Para anggota termotivasi dan produktivitas
meningkat.

Kontrol dan organisasi (control and aorganization): Pekerjaan dialokasikan dengan persetujuan sesuai
kemampuan anggotanya. Para anggota bekerja dengan bebs dan orgnisasi kelompok fleksible dan adaptif.

Kelompok yang dewasa, yang lama terbentuk dan memungkin memiliki tugas berkesinambungan, akan
menunjukkan pola perilaku yang berbeda. Salah satu model dari hal ini adalah siklus kreatif [3].
Fase merawat (nurturing phase): Para anggota bertemu. Mungkin terdapat diskusi sosial.Mungkin
disediakan the atau kopi. Keterlambatan mungkin ditoleransi. Kertas-kertas dibagi, hasil rapat sebelumnya
dibahas.
Fase pengumpulan energy (energizing phase): Interaksi antar anggota tinggi. Masalah penting dievakuasi.
Terjadi konflik dan diselesaikan. Keputusan-keputusan dibuat.
Fase puncak kegiatan (peak activity phase): Interaksi antar anggota tinggi. Masalah penting dievaluasi.
Terjadi konflik dan diselesaikan. Keputusan-keputusan dibuat.
Fase relaksasi (relaxation phase): Semua tugas penting selesai. Para anggota mulai bersantai. Dan
memikirkan aktivitas atau janji berikutnya. Ini bukan waktu untuk memberikan masalah penting baru.

Contoh penerapan model siklus kreatif adalah rapat tim manajemen, atau tim desain proyek. Rapat-rapat
ini mungkin tiap bulan untuk kasus pertama, atau tiap minggu untuk contoh kedua.

Tujuan kedua kasus adalah untuk membahas kemajuan seperti jadual, tetapi dapat melibatkan kegiatan
lain. Karena rapat dilakukan sebagai cara komunikasi dan pembuatan keputusan.

Format rapat sering digunakan dalam lingkungan pekerjaan, beberapa orang berpendapat bahwa jika rapat
terlalu banyak digunakan maka rapat dapat merupakan cara yang sangat tidak efisien untuk menjalankan
bisnis.

Efisiensi dan efektivitas rapat sangat tergantung dari cara rapat dijalankan oleh ketua dan perilaku anggota
rapat . Insinyur akan menghadiri rapat dengan frekuensi meningkat selama karirnya, dan oleh sebab itu
sangat bijaksana mempelajari karakteristiknya.

Jenis-Jenis Rapat
Rapat secara umum diklasifikasikan berdasarkan ukuran, frekuensi, komposisi, dan motivasi:
Ukuran
Rapat dapat dibagi menjadi tiga kelompok utama berdasarkan ukurannya:
Besar rapat besar, mungkin 100 orang atau lebih, dibagi menjadi pembicara dan pendengar;
Sedang konsil, dengan pembicara, pendengar, pertanyaan dan komentar;
Kecil komite, dengan maksimal sekitar 12 orang dan memiliki ruang bebas untuk diskusi dan interaksi.

1.
2.
3.

Frekuensi
Empat kelompok rapat berdasarkan frekuensi adalah:
1.Harian menghubungkan orang-orang sebagai bagian pekerjaan mereka;
2.Mingguan atau bulanan rapat-rapat seperti rapat formal atau rapat koordinasi dan pembuat keputusan
pimpinan fungsional dalam organisasi;
3.Tahunan jenis rapat yang diperlukan untuk anggarandasar atau keputusan lain, seperti rapat besar
tahunan perusahaan terbatas yang melibatkan direktur dan pemegang saham. Rapat ini cenderung sangat
formal;
4.Ad hoc rapat untuk hal yang tidak teratur, tergantung waktu dan biasanya dibentuk untuk mengatasi
masalah atau situasi tertentu.

Komposisi
Dalam hal ini kita bisa mengelompokkan berdasarkan kesamaan aktivitas anggotanya:
Aktivitas yang sama insinyur, dokter, akuntan:
Aktivitas paralel manajer dari bagian suatu perusahaan produksi, pemimpin bagian suatu proyek,
manajer penjualan regional perusahaan pemasaran;
Berbeda-beda pertemuan orang dengan minat yang berbeda, disatukan hanya oleh satu minat yang
sama, yang menjadi alasan untuk berkumpul.

Motivasi
Pengelompokkan ini berhubungan dengan tujuan berkumpul, yang dapat bersifat bisnis atau sosial,
aktif atau rekreasional:
1.Tujuan umum peningkatan kinerja atau proses, kelompok desain produk, klub lanjut usia, tim sepak
bola, pressure group;
2. Kompetitif - manajer cabang perusahaan berdiskusi untuk alokasi sumber daya.

Fungsi rapat
Fungsi rapat yang paling jelas adalah komunikasi dan pembuatan keputusan, tetapi rapat juga memenuhi
spektrum fungsi kelompok yang lebih luas.
Rapat mendefinisikan tim, kelompok, seksi atau unit. Kehadiran individu dalam rapat menekankan
keutuhan kelompok, dan memungkinkan saling mengenal dengan anggota lain dalam kelompok.
Anggota kelompok dapat saling membagi inforamasi, otoritas dan tanggung jawab, dan untuk mendapat
pengetahuan, pengalaman dan penilaian dari anggota lain.
Rapat memungkinkan tiap individu mengetahui tujuan kolektif kelompok, dan cara tiap anggota
berkontribusi untuk meraih tujuan tersebut.
Rapat memungkinkan pemimpin kelompok, (baik disebut ketua atau manajer), untuk memimpin dan
mengkoordinasi seluruh anggota.
Rapat memungkinkan tiap individu membangun status dalam kelompok, dan keanggotaan kelompok
dapat memberi status pada individu dalam organisasi.

Mengatur rapat

Terdapat banyak video pelatihan yang memberi panduan bagaimana prosedur yang benar untuk
mempersiapkan rapat.

Lima kunci penting untuk membuat rapat berjalan baik adalah, (dengan bantuan huruf untuk
membantu menghafal):
perencanaan (planning);
pre-notifikasi (pre-notification);
persiapan (preparation);
proses (processing) dan
pencatatan (putting it on record).

Perencanaan (planning)

Sangatlah penting merencanakan tujuan rapat.

Apakah rapat adalah cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut?

Pemimpin rapat sebaiknya mengerti dengan jelas apa tujuan rapat saat tiba di bagian kesimpulan.

Pre-notifikasi (pre-notification)
Semua anggota kelompok harus diberitahu tentang rapat dan tujuannya.
Waktu, tempat, dan lama rapat harus disebarkan kepada anggota yang lain, dan harus ada kesiapan untuk
mengatasi komitmen anggota kelompok.
Pemberitahuan harus diberikan agar anggota dapat datang tanpa membatalkan rencana lainnya, dan
mempersiapkan informasi apapun yang diperlukan untuk memberi kontribusi dalam rapat.
Kadang-kadang, pemimpin rapat atau sekretaris yang manipulatif dapat mengatur rapat pada waktu dan
tempat yang membuat anggota tertentu tidak dapat datang.
Persiapan (preparation)
Untuk beberapa hal, persiapan berjalan paralel dengan pre-notifikasi.
Masalah yang ada diatur dalam urutan yang baik. Jumlah waktu yang diperlukan untuk membahas tiap
item harus dinilai. Kadar pentingnya tiap item juga harus dipertimbangkan.
Perhatian seharusnya diarahkan pada item yang mendesak dan harus diselesaikan dengan cepat,
sehingga sisa waktu dapat digunakan untuk memikirkan masalah jangka panjang dengan tingkat
kepentingan yang lebih besar.
Lebih baik membuat keputusan cepat untuk masalah yang mendesak namun kurang penting diawal rapat,
dan memberikan lebih banyak waktu pada masalah yang lebih besar.
Anggota kelompok perlu tahu agenda rapat sebelumnya sehingga mereka dapat bersiap-siap dan mampu
berkontribusi dalam diskusi dan proses pembuatan keputusan.

Proses (processing)
Pengaturan rapat memerlukan keahlian yang baik, dan sangatlah mengejutkan kemampuan ini jarang
dimiliki orang yang memimpin rapat.
Diskusi tiap item harus terstruktur. Anggota harus dibawa kembali ke poin bila mereka mulai membahas
subyek di luar yang ditentukan (diversi), atau berusaha membahas ulang hal yang sudah selesai (reversi).
Anggota yang suka berbicara harus dengan halus tetapi tegas dikendalikan (repetisi), sehingga kontribusi
anggota lain yang masih segan dapat diperoleh.
Cara-cara diskusi sendiri, atau rapat kecil dalam rapat (diversi) harus dicegah.
Pemimpin yang terlatih dapat mengatasi tiap ketidaksetujuan yang ada selama rapat dengan positif, dan
mengarahkan kelompok pada suatu konsensus.
Pemimpin rapat tidak boleh memaksakan pandangannya, kesalahan yang sering terjadi ketika pemimpin
rapat jauh lebih senior daripada anggota lainnya. Hal tersebut membuat rapat menjadi tidak berarti, hasil
yang sama dapat diperoleh lebih efisien dengan menuliskan instruksi dari pemimpin rapat kepada tiap
anggota.
Para anggota harus menyadari mungkin pemimpin memerlukan dukungan anggota untuk melakukan
sesuatu dan tidak seharusnya menyetujui hal yang mereka rasa salah.

Pencatatan (put it on record)

Sangatlah penting untuk meringkas kemajuan rapat, dan mencatat keputusan yang telah dibuat, jutifikasi
prinsip, tindakan apa yang akan diambil, dan oleh siapa.
Hal ini memastikan bahwa pada tanggal tertentu, mungkin pada rapat berikutnya, cerita sebelumnya
sudah selesai, dan kemajuan dapat dilanjutkan tanpa membuang waktu mencari apa yang sudah
dikerjakan.
Pencatatan dapat dilakukan oleh pemimpin rapat, salah satu anggota yang ditunjuk secara permanen,
atau rotasi, atau sekretaris rapat.
Pilihan terakhir memiliki banyak keuntungan karena anggota rapat kurang dapat berpartisipasi bila ia
harus berkonsentrasi mencatat perkembangan rapat.
Sangat membantu bila kesimpulan, keputusan dan tindakan direkapitulasi pada akhir rapat untuk
memastikan semua anggota jelas dengan hasil rapat dan berkomitmen pada keputusan yang telah
diambil, sebelum rapat dibubarkan.